Aangepaste openingstijden instellen in de kalender

Aangepaste openingstijden instellen in de kalender

Met het kalendertype Aangepaste openingstijden leg je vast dat je organisatie of locatie op een bepaalde dag korter open is dan normaal. In tegenstelling tot de types Vakantie of Locatie gesloten blijft de dag gewoon open: kinderen blijven ingepland en opvang is mogelijk, maar alleen binnen de aangepaste openingstijden.

Wanneer gebruik je dit? 
Gebruik dit kalendertype als de opvang op een dag wel doorgaat, maar met afwijkende tijden. Bijvoorbeeld:

Op kerstavond sluit de locatie om 16:00 uur in plaats van 18:30 uur.
Tijdens een studiemiddag is de locatie 's middags vanaf een bepaald tijdstip dicht.
De locatie opent later door een teambijeenkomst in de ochtend.
Gebruik niet dit type als de hele dag of een heel dagdeel volledig vervalt. Kies dan Vakantie of Locatie gesloten; die types blokkeren de dag volledig.

Stappenplan
  1. Ga in KIS naar Instellingen > Kalenders.
  2. Open de kalender die gekoppeld is aan de locatie of administratie waarvoor de aangepaste openingstijden gelden.
  3. Klik op de kalenderdag waarop je de aangepaste openingstijden wilt instellen.
  4. Kies bij Type voor Aangepaste openingstijden.

  5. Vul de betreffende datum in.
  6. Selecteer bij Tijd het dagdeel waarop de aangepaste openingstijd van toepassing is.
  7. Vul vervolgens de begintijd en eindtijd in van de periode waarin de locatie gesloten is.
    Voorbeeld:
    Normale openingstijd: 07:00 tot 20:00 uur
    Aangepaste sluitingstijd: 16:00 uur

    Vul dan in:
    Begintijd: 16:00
    Eindtijd: 20:00
    Hiermee wordt aangegeven dat de locatie vanaf 16:00 uur gesloten is.
  8. Vul eventueel een beschrijving in. Deze tekst wordt getoond in de Octopus OuderApp en kan worden gebruikt om ouders en medewerkers te informeren over de reden van de aangepaste openingstijden.
  9. Klik op Opslaan om de wijziging vast te leggen.
  10. Controleer het resultaat in de Groepsplanning en de Weekplanning van een kind:
    Kinderen blijven ingepland op de betreffende dag.
    De planning wordt automatisch aangepast aan de gewijzigde openingstijden.
    Kinderen worden dus alleen ingepland tot het aangepaste sluitingstijdstip.
Aandachtspunten
  1. Locatiekalender gaat vóór administratiekalender. Is er een kalender aan de locatie gekoppeld, dan geldt alleen die kalender.
    Een dag die je in de administratiekalender zet, heeft dan géén effect op die locatie.
  2. Leg de aangepaste openingstijden dus vast in de kalender die daadwerkelijk aan de locatie hangt, of aan de kalender die aan de administratie hangt.
  3. Plaatsingssoorten blijven ongewijzigd. Bestaande plaatsingen (zoals F, T, R, W, VVE, FR) veranderen niet door het toevoegen van aangepaste openingstijden; alleen de tijden worden ingekort.
  4. Alleen dit type werkt met tijden. Bij Vakantie en Locatie gesloten worden ingevulde start- en eindtijden niet gebruikt voor planning en aanvragen; het dagdeel wordt volledig geblokkeerd.
Herkenbaarheid 
Een aangepaste openingstijd op een dag krijgt in de kalender een blauwe kleur. 
Je kunt een aangepaste openingstijd herkennen in de weekplanning aan twee kenmerken:
In het betreffende dagdeel staat een blauw driehoekje.
Het betreffende dagdeel is licht rood gemarkeerd.

Deze markeringen geven aan dat voor die dag een afwijkende openingstijd of sluitingstijd is ingesteld ten opzichte van de standaard planning.
De weergave en aanvraagmogelijkheden in de ouderapp kunnen afwijken van de webapplicatie. Controleer bij twijfel altijd de planning in KIS zelf; dat is leidend.

Veelgestelde vragen 
  1. Wat is het verschil met "Locatie gesloten"?
    Bij Locatie gesloten vervalt het hele dagdeel of de hele dag.
    Bij Aangepaste openingstijden blijft de opvang doorgaan, maar korter.
  2. Kan ik een kind nog plaatsen op een dag met aangepaste openingstijden?
    Ja, de dag blijft open. Kinderen worden ingepland tot het moment waarop de locatie sluit.
  3. Waarom verandert er niets terwijl ik de dag in de administratiekalender heb gezet?
    Waarschijnlijk heeft de locatie een eigen gekoppelde kalender. Die heeft altijd voorrang. Zet de dag in de locatiekalender.
  4. Kan ik ook een latere openingstijd vastleggen?
    Ja, je geeft het gesloten tijdvak op. Zet de begintijd en eindtijd op het deel van de dag dat de locatie dicht is.

Samenvatting 
Je weet nu dat je met het kalendertype Aangepaste openingstijden een dag kunt vastleggen waarop je locatie korter open is, zonder dat de opvang vervalt.
Je legt het gesloten tijdvak vast in de juiste kalender (de locatiekalender heeft voorrang op de administratiekalender), waarna kinderen automatisch worden ingepland tot het aangepaste sluitingstijdstip.
Voor volledig gesloten dagen blijf je Vakantie of Locatie gesloten gebruiken.