Een aankondiging is een berichttype binnen KIS waarmee je een bericht verstuurt naar ouders op basis van een geselecteerde plaatsingsperiode en doelgroepfilters.
Dit type is bedoeld voor communicatie naar een groep ouders, bijvoorbeeld wanneer je meerdere gezinnen tegelijk wilt informeren over een onderwerp dat voor hen relevant is.
Met aankondigingen kun je:
- een nieuwe aankondiging starten voor een geselecteerde doelgroep;
- een doelgroep samenstellen op basis van plaatsingsperiode en filters;
- zien hoeveel ouders je met je selectie bereikt;
- een titel en bericht opstellen;
- een bijlage toevoegen;
- labels toevoegen;
- kiezen of je het bericht direct verstuurt of opslaat als concept;
- bepalen of ouders een pushnotificatie ontvangen;
- bepalen of het bericht ook naar de tweede ouder wordt gestuurd;
- extra berichten toevoegen aan een bestaande conversatie;
- per bericht bekijken welke ouders het bericht wel of niet hebben gelezen.
Aankondigingen zijn bedoeld voor eenzijdige communicatie. Verstuurde berichten in aankondigingen kun je niet bewerken of verwijderen.
Aankondigingen in het ouderoverzicht
Aankondigingen zijn ook zichtbaar in het berichtenoverzicht van één specifieke ouder, zodra die ouder onderdeel is van de selectie van ontvangers. Je komt in dit overzicht wanneer je via het scherm van een ouder naar Berichten gaat.
Je herkent dit ouderoverzicht aan:
parent/ in de URL, gevolgd door een nummer;- de knop Terug naar ouder met daarin de naam van de ouder.
In deze selectie zie je alle berichten waarbij deze ouder betrokken is. Dat betekent dat je hier ook aankondigingen ziet waarin deze ouder als ontvanger is meegenomen. Zo kun je een aankondiging bekijken in de volledige context van alle communicatie rondom die ouder.
Nieuwe aankondiging aanmaken
Bij een nieuwe aankondiging vul je de volgende onderdelen in:
Kies Aankondiging.
Geef aan:
- Plaatsing actief vanaf
- Plaatsing actief tot
Alleen gezinnen met een plaatsing in deze periode worden bereikt.
Stel de doelgroep samen met de beschikbare filters:
- Organisaties
- Administraties
- Locaties
- Groepen
- Contractvorm
- Soort zorg
- Ouders
Met de plaatsingsperiode en filters bepaal je welke ouders de aankondiging ontvangen.
Vul in:
Voeg eventueel een bijlage toe.
Voeg indien gewenst labels toe aan het bericht.
Labels helpen om aankondigingen te ordenen en sneller terug te vinden.
Bepaal of:
- een pushnotificatie aan ouder(s) wordt verstuurd;
- het bericht ook naar de tweede ouder wordt gestuurd.
Stap voor stap instructies: nieuwe aankondiging aanmaken
- Open in KIS het onderdeel voor berichten.
- Kies voor Nieuw bericht.
- Selecteer bij Type bericht de optie Aankondiging.
- Vul de plaatsingsperiode in.
- Stel onder Ontvangers de juiste doelgroep samen.
- Controleer hoeveel ouders met deze selectie worden bereikt.
- Vul bij Bericht de titel in.
- Schrijf daarna de inhoud van het bericht.
- Voeg eventueel een bijlage toe.
- Voeg indien gewenst labels toe.
Kies onder Bezorging of je:
- een pushnotificatie wilt versturen;
- het bericht ook naar de tweede ouder wilt sturen.
- Kies Verstuur om het bericht direct te verzenden, of Sla op als concept om het later verder af te maken.
Bestaande conversatie gebruiken
Elke nieuwe aankondiging start als een nieuw bericht. Binnen een bestaande aankondigingsconversatie kun je daarna wel extra berichten toevoegen.
Dit is handig als je ouders opnieuw wilt informeren over hetzelfde onderwerp, zonder een volledig nieuwe conversatie te starten.
Wat kun je in een bestaande conversatie doen?
In een bestaande aankondigingsconversatie kun je:
- nieuwe berichten toevoegen aan dezelfde conversatie;
- per bericht bekijken hoeveel ouders het bericht hebben gelezen;
- in detail bekijken welke ouders het bericht wel of niet hebben gelezen.
Je kunt verstuurde aankondigingen niet bewerken en niet verwijderen.
Bericht toevoegen aan een bestaande conversatie
Gebruik een bestaande conversatie als je aanvullende informatie wilt versturen over hetzelfde onderwerp.
Eindgebruikersinstructies: bericht toevoegen
- Open de bestaande aankondigingsconversatie.
- Ga naar het invoerveld onderaan het gesprek.
- Typ je aanvullende bericht.
- Voeg eventueel een bijlage toe.
- Verstuur het bericht.
- Het nieuwe bericht wordt toegevoegd aan dezelfde conversatie.
- Ouders ontvangen de aanvulling binnen dezelfde berichtenreeks.
- Als de originele mededeling een notificatie had dan krijg je nu weer een notificatie van het nieuwe bericht.
Bij ieder bericht in een aankondigingsconversatie zie je hoeveel ouders het bericht hebben gelezen.
Je kunt op dit aantal klikken om het leesoverzicht van dat specifieke bericht te openen.
Wat kun je in het leesoverzicht zien?
In het leesoverzicht zie je per ouder:
- naam;
- e-mailadres;
- of het bericht is gelezen of niet gelezen.
Zo kun je eenvoudig controleren wie de aankondiging al heeft gezien en bij wie dat nog niet het geval is.
Stap voor stap instructies: leesstatus bekijken
- Open de aankondigingsconversatie.
- Zoek het bericht waarvan je de leesstatus wilt bekijken.
- Klik op het aantal ouders dat het bericht heeft gelezen.
- Bekijk in het overzicht welke ouders het bericht hebben gelezen en welke niet.
Labels beheren
Labels helpen je om aankondigingen logisch te ordenen.
Wat kun je met labels doen?
Met labels kun je:
- bestaande labels gebruiken;
- nieuwe labels toevoegen;
- labels verwijderen als je ze niet meer wilt gebruiken.
Stap voor stap instructies: label aanmaken
- Open het onderdeel waarin je labels bij een aankondiging beheert.
- Typ de naam van het nieuwe label.
- Kies het plus-icoon bij het label.
- Het nieuwe label is toegevoegd, je hoeft hier niet een aankondiging voor te versturen.
Belangrijk om te weten
- Als je een label verwijdert, kun je dit label niet meer gebruiken voor nieuwe aankondigingen.
- Aankondigingen die dit label al gebruiken, houden het label wel.
- Het verwijderen van een label heeft dus geen invloed op bestaande aankondigingen.
Stap voor stap instructies: label verwijderen
- Open het onderdeel waarin je labels bij een aankondiging beheert.
- Zoek het label dat je wilt verwijderen.
- Kies het verwijder-icoon bij het label.
- Het label is verwijderd, je hoeft hier niet een aankondiging voor te versuren,
Belangrijk om te weten
- Aankondigingen zijn bedoeld voor communicatie naar een doelgroep.
- Elke nieuwe aankondiging start als een nieuw bericht.
- Binnen een bestaande conversatie kun je wel extra berichten toevoegen.
- Verstuurde aankondigingen kun je niet bewerken.
- Verstuurde aankondigingen kun je niet verwijderen.
- Per bericht kun je zien hoeveel ouders het bericht hebben gelezen.
- Je kunt per bericht een detailoverzicht openen met wie het bericht wel of niet heeft gelezen.
- Gebruik aankondigingen alleen als het bericht voor meerdere ouders relevant is.
- Controleer je filters zorgvuldig, zodat je de juiste doelgroep bereikt.
- Gebruik een duidelijke titel, zodat ouders direct begrijpen waar het bericht over gaat.
- Verstuur alleen een pushnotificatie als het bericht om snelle aandacht vraagt.
- Gebruik één conversatie per onderwerp, zodat vervolgberichten logisch bij elkaar blijven.