Wat is een aankondiging in KIS?

Een aankondiging is één bericht van de organisatie aan een groep ouders die je zelf samenstelt, op basis van een plaatsingsperiode en filters. Je gebruikt een aankondiging om meerdere gezinnen tegelijk te informeren, bijvoorbeeld over een sluitingsdag of nieuws van de locatie. In het scherm kan een aankondiging ook Mededeling heten; dat is hetzelfde.

Een aankondiging is eenrichtingsverkeer: ouders lezen de aankondiging in de Octopus Ouderapp, maar kunnen er niet op reageren. Je vindt alle aankondigingen, ook de concepten, op het tabblad Aankondigingen van de pagina Berichten.

Wat kun je met aankondigingen in KIS?

• een aankondiging opstellen voor een zelf samengestelde groep ouders;
• vooraf zien hoeveel ouders je bereikt;
• een aankondiging opslaan als concept en later versturen;
• bijlagen en labels toevoegen;
• kiezen of ouders een pushmelding krijgen en of tweede ouders de aankondiging ook ontvangen;
• later een vervolgbericht toevoegen aan een verstuurde aankondiging;
• per bericht zien welke ouders het hebben gelezen en welke niet.

Hoe maak je een nieuwe aankondiging aan?

1. Open in KIS de pagina Berichten.
2. Klik op Nieuw bericht.
3. Kies bij het type bericht voor Aankondiging.
4. Vul bij Plaatsingsperiode de datum vanaf en de datum tot en met in. Beide zijn verplicht.
5. Stel bij Ontvangers de doelgroep samen (zie hieronder).
6. Controleer onder de filters hoeveel ouders je bereikt.
7. Vul de titel in. De titel is verplicht, ook voor een concept.
8. Schrijf het bericht (maximaal 10.000 tekens).
9. Voeg eventueel bijlagen toe (maximaal tien, elk maximaal 500 MB).
10. Voeg eventueel labels toe.
11. Kies bij Bezorging of je een pushmelding wilt sturen en of de aankondiging ook naar tweede ouders gaat. Beide staan standaard uit.
12. Klik op Verstuur. Of klik op Sla op als concept om later verder te gaan.

Versturen lukt alleen als beide datums, de titel en het bericht zijn ingevuld en de selectie minstens één ouder bereikt. Ontbreekt er iets, dan zie je in het venster wat er nog mist, bijvoorbeeld dat er een plaatsingsperiode gekozen moet worden of dat de selectie geen ouders bereikt.

Welke ouders ontvangen een aankondiging?

Een ouder ontvangt de aankondiging als een kind van dat gezin in de gekozen plaatsingsperiode een plaatsing in een groep heeft, en die plaatsing past bij alle filters die je hebt ingevuld. Daarbij geldt:

• Ook ouders van een kind met een flexibel contract, of met alleen vakantie-uren, ontvangen de aankondiging. Het gaat erom dat het kind een lopende plaatsing heeft, niet of er vaste dagen in staan.
• Ouders van een kind dat alleen op de wachtlijst staat, ontvangen de aankondiging niet.
• Een conceptplaatsing, of een plaatsing die buiten de gekozen periode valt, telt niet mee.
• Alleen ouders met een account voor de Ouderapp kunnen een aankondiging ontvangen.
• Tweede ouders ontvangen de aankondiging alleen als je bij Bezorging "ook naar tweede ouders" hebt aangevinkt.

Elk filter dat je invult, maakt de groep kleiner. Een filter dat je leeg laat, beperkt niets. Het filter Locaties kun je pas gebruiken als je eerst een administratie hebt gekozen. Met het filter Ouders beperk je de groep tot de ouders die je daar kiest; laat je het leeg, dan bereik je iedereen die bij de andere filters past.

De ontvangers worden vastgelegd op het moment dat je de aankondiging verstuurt. Verandert een plaatsing daarna, dan verandert de ontvangerslijst van een verstuurde aankondiging niet mee.

Hoe werkt een concept van een aankondiging?

Met Sla op als concept bewaar je een aankondiging zonder dat iemand hem ontvangt. Een concept heeft alleen een titel nodig; de rest mag nog leeg zijn. Op het tabblad Aankondigingen herken je een concept aan de aanduiding Concept. Klik op het concept om verder te gaan. Je kunt een concept later versturen of verwijderen. Elke collega die de aankondigingen kan zien, kan een concept ook bewerken, versturen of verwijderen.

Kun je een verstuurde aankondiging wijzigen of verwijderen?

Nee. Zodra een aankondiging is verstuurd, liggen de plaatsingsperiode, de doelgroep, de titel, de labels en de bezorgkeuzes vast. Het bericht zelf kun je ook niet meer bewerken of verwijderen, en de aankondiging als geheel ook niet. In het scherm staat dan "Een verzonden aankondiging kan niet meer worden gewijzigd".

Wat wel kan, is een vervolgbericht toevoegen aan dezelfde aankondiging.

Hoe voeg je een vervolgbericht toe aan een verstuurde aankondiging?

1. Open de aankondiging op het tabblad Aankondigingen.
2. Typ je aanvullende bericht in het invoerveld onderaan.
3. Voeg eventueel een bijlage toe.
4. Verstuur het bericht.

Het vervolgbericht komt bij dezelfde ontvangers aan, in dezelfde aankondiging in de Ouderapp. Heb je de oorspronkelijke aankondiging met een pushmelding verstuurd, dan krijgen de ontvangers ook bij het vervolgbericht een pushmelding. Is de oorspronkelijke aankondiging zonder pushmelding verstuurd, dan gaat er bij een vervolgbericht ook geen pushmelding uit. Een ouder die de aankondiging in de Ouderapp heeft gedempt, krijgt geen melding.

Na een vervolgbericht telt een ontvanger pas weer als "gelezen" zodra die ook het nieuwe bericht heeft gezien. De verzenddatum in de lijst blijft de datum van het eerste bericht.

Hoe bekijk je wie een aankondiging heeft gelezen?

Op het tabblad Aankondigingen zie je per aankondiging hoeveel ontvangers hem hebben gelezen. In de geopende aankondiging staat bij elk bericht hoeveel ontvangers juist dát bericht hebben gelezen, bijvoorbeeld "3 van 128 gelezen".

1. Open de aankondiging.
2. Klik bij het bericht op het aantal gelezen.
3. Je ziet per ontvanger de naam, het e-mailadres en of het bericht is gelezen of niet. Je kunt zoeken op naam.

Hoe maak je een label aan voor aankondigingen?

Labels gebruik je om aankondigingen te ordenen en om de lijst te filteren. Labels gelden voor je hele KIS-omgeving.

1. Open het labelveld bij het opstellen van een aankondiging.
2. Typ bovenin de naam van het nieuwe label.
3. Klik op het plus-icoon of druk op Enter.

Het label is direct aangemaakt en gekozen. Je hoeft daar geen aankondiging voor te versturen. Een labelnaam moet uniek zijn; hoofdletters en spaties aan het begin of eind tellen daarbij niet mee. Bestaat de naam al, dan zie je de melding "Dat label bestaat al".

Hoe verwijder je een label van aankondigingen?

1. Open het labelveld bij het opstellen van een aankondiging.
2. Zoek het label.
3. Klik op het prullenbak-icoon bij het label.

Let op: het label wordt direct verwijderd, zonder extra bevestiging. Het label verdwijnt dan ook van alle aankondigingen en concepten die het label hadden. De aankondigingen zelf blijven gewoon bestaan. Verwijder een label daarom alleen als je het nergens meer nodig hebt.

Hoe vind je aankondigingen terug op het tabblad Aankondigingen?

Op het tabblad Aankondigingen filter je op organisatie, administratie, groep en label. Je kunt per filter meerdere waarden kiezen. Op dit tabblad is geen zoekveld.

Bekijk je de berichten van één ouder (via de knop Berichten op het scherm van de ouder), dan zie je op het tabblad Aankondigingen alleen de aankondigingen die deze ouder heeft ontvangen. Vanaf het scherm van een ouder kun je geen nieuwe aankondiging starten.

Tips voor aankondigingen

• Controleer altijd hoeveel ouders je bereikt voordat je op Verstuur klikt. Twijfel je, sla dan eerst op als concept.
• Gebruik een duidelijke titel, zodat ouders direct zien waar de aankondiging over gaat.
• Stuur alleen een pushmelding als het bericht snel aandacht vraagt.
• Houd één aankondiging per onderwerp aan, zodat vervolgberichten bij elkaar blijven.