Alles wat je nodig hebt om activiteiten aan te maken, te bewerken, te annuleren en aanmeldingen te beheren via het webportaal.

Een nieuwe activiteit aanmaken

Activiteiten worden direct gepubliceerd zodra je ze opslaat. Er is geen conceptstatus.

1. Ga naar Activiteiten in het menu.
2. Klik op Activiteit toevoegen.
3. Vul het formulier in:
   • Titel — de naam van de activiteit (verplicht)
   • Omschrijving — beschrijf wat de activiteit inhoudt (verplicht)
   • Locatie — kies een locatie uit de lijst (verplicht)
   • Startdatum en -tijd — wanneer begint de activiteit (verplicht)
   • Einddatum en -tijd — wanneer eindigt de activiteit (verplicht)
   • Aantal vrijwilligers — hoeveel deelnemers je nodig hebt (0 = onbeperkt)
   • Foto — voeg een afbeelding toe (optioneel, zie hieronder)
   • Vaardigheden — koppel benodigde competenties (optioneel, zie hieronder)
   • Automatisch bevestigen — schakel dit in om aanmeldingen direct goed te keuren (zie hieronder)
   • Extern zichtbaar — vink dit aan als de activiteit ook zichtbaar moet zijn buiten jouw organisatie (zie hieronder)
4. Klik op Opslaan. De activiteit is nu direct zichtbaar voor leden in de app.

Een activiteit bewerken

1. Ga naar Activiteiten en open de activiteit die je wilt wijzigen.
2. Klik op de Bewerken-knop (potloodpictogram) bovenaan de pagina.
3. Pas de gewenste velden aan.
4. Klik op Opslaan.

Aangemelde leden ontvangen een melding dat de activiteit is bijgewerkt.

Let op: de locatie van een activiteit kan na aanmaak niet meer worden gewijzigd.

Een activiteit annuleren

1. Open de activiteit die je wilt annuleren.
2. Klik op de Annuleren-knop (verbodspictogram) bovenaan de pagina.
3. Er verschijnt een bevestigingsvenster. Je kunt optioneel een reden invullen (maximaal 500 tekens).
4. Klik op Annuleren om te bevestigen.

Wat er daarna gebeurt:

• Alle aangemelde leden (ook leden op de wachtlijst en leden met een aanmelding in afwachting) ontvangen een pushmelding dat de activiteit is geannuleerd. Als je een reden hebt ingevuld, staat die in de melding.
• De activiteit verdwijnt uit de app-feed en de ontdekpagina, maar blijft zichtbaar in je eigen overzicht onder het tabblad Geannuleerd.
• Het is niet meer mogelijk om de activiteit te bewerken of nieuwe aanmeldingen te ontvangen.

Aanmeldingen bekijken en beheren

Het aanmeldingen-tabblad

1. Open een activiteit.
2. Ga naar het tabblad Aanmeldingen.

Je ziet een overzicht van alle leden die zich hebben aangemeld, met hun huidige status:

• In afwachting — aanmelding wacht op jouw goedkeuring
• Goedgekeurd — aanmelding is bevestigd; het lid mag deelnemen
• Afgewezen — aanmelding is afgewezen
• Wachtlijst — het maximale aantal deelnemers is bereikt; het lid staat in de rij
• Geannuleerd — het lid heeft zichzelf afgemeld

Status handmatig wijzigen

1. Klik op de dropdown naast de naam van een lid.
2. Kies de gewenste status (bijv. Goedgekeurd of Afgewezen).

Het lid ontvangt automatisch een pushmelding bij goedkeuring of afwijzing.

Automatisch bevestigen

Met de instelling Automatisch bevestigen worden aanmeldingen van gevalideerde leden direct goedgekeurd, zonder dat jij ze handmatig hoeft te bevestigen.

• Is er een maximumaantal vrijwilligers ingesteld en zijn alle plekken bezet, dan belandt het lid automatisch op de wachtlijst.
• Leden die nog niet gevalideerd zijn, krijgen altijd de status In afwachting, ongeacht deze instelling.

Extern zichtbaar maken

Met het selectievakje Extern zichtbaar bepaal je of de activiteit ook zichtbaar is voor leden van andere organisaties.

• Aangevinkt: de activiteit is zichtbaar in de app voor iedereen, ook buiten jouw organisatie.
• Uitgevinkt (standaard): alleen leden van jouw organisatie zien de activiteit.

Een foto toevoegen

1. Klik in het formulier op het fotogebied.
2. Upload een afbeelding van je computer.
3. Sla de activiteit op.

De foto wordt getoond op de activiteitskaart in de app.

Vaardigheden koppelen

Je kunt benodigde vaardigheden (zoals EHBO of Rijbewijs B) aan een activiteit koppelen, zodat leden en coordinatoren direct zien welke competenties vereist zijn.

1. Zoek in het formulier het onderdeel Vaardigheden.
2. Vink de gewenste vaardigheden aan in de lijst. Zowel standaard-vaardigheden als vaardigheden die jouw organisatie zelf heeft aangemaakt zijn beschikbaar.
3. Sla de activiteit op.

De geselecteerde vaardigheden worden als labels getoond op de activiteitspagina.

Activiteitsoverzicht: tabbladen

Het activiteitenoverzicht heeft drie tabbladen:

• Aankomend — activiteiten die nog komen
• Reeds geweest — activiteiten die voorbij zijn
• Geannuleerd — geannuleerde activiteiten

Veelgestelde vragen

Kan ik een activiteit als concept opslaan? Nee, dat is niet mogelijk. Zodra je een activiteit opslaat, is deze direct zichtbaar voor leden in de app. Controleer daarom alle gegevens voordat je opslaat.

Wat gebeurt er als ik een activiteit annuleer? Alle aangemelde leden ontvangen een pushmelding. Hun aanmeldingen worden automatisch geannuleerd. De activiteit verdwijnt uit de app-feed maar blijft zichtbaar in het webportaal onder het tabblad Geannuleerd. Je kunt de activiteit daarna niet meer bewerken.

Hoe werkt de wachtlijst? Als een activiteit een maximumaantal vrijwilligers heeft en alle plekken zijn bezet, komen nieuwe aanmeldingen op de wachtlijst. Zodra een goedgekeurd lid zich afmeldt, wordt het eerste lid op de wachtlijst automatisch goedgekeurd en ontvangt dit lid een melding.

Kan ik een geannuleerde activiteit ongedaan maken? Nee, annuleren kan niet ongedaan worden gemaakt. Als de activiteit toch doorgaat, maak dan een nieuwe activiteit aan.

Wie ziet de activiteitsthread in de berichten? Alle leden die zijn aangemeld voor de activiteit (goedgekeurd, in afwachting of op de wachtlijst) kunnen berichten sturen en ontvangen in de thread. Zie ook het artikel over berichten versturen.