Alles wat je nodig hebt om activiteiten aan te maken, te bewerken, te annuleren en aanmeldingen te beheren via het webportaal.

Een nieuwe activiteit aanmaken

Activiteiten worden direct gepubliceerd zodra je ze opslaat. Er is geen conceptstatus.

1. Ga naar Activiteiten in het menu.
2. Klik op Activiteit toevoegen.
3. Vul het formulier in:
   • Titel — de naam van de activiteit (verplicht)
   • Omschrijving — beschrijf wat de activiteit inhoudt (verplicht)
   • Locatie — kies een locatie uit de lijst (verplicht)
   • Zichtbaarheid — wie mag deze activiteit zien (zie hieronder)
   • Datum — de dag waarop de activiteit plaatsvindt (verplicht)
   • Starttijd — wanneer de activiteit begint (verplicht)
   • Eindtijd — wanneer de activiteit eindigt (verplicht)
   • Herhaling — vink aan voor een terugkerende activiteit (zie hieronder)
   • Aantal vrijwilligers — hoeveel deelnemers je nodig hebt (0 = onbeperkt)
   • Foto — voeg een afbeelding toe (optioneel, zie hieronder)
   • Vaardigheden — koppel benodigde competenties (optioneel, zie hieronder)
   • Automatisch bevestigen — schakel dit in om aanmeldingen direct goed te keuren (zie hieronder)
4. Klik op Opslaan. De activiteit is nu direct zichtbaar voor de leden die je gekozen zichtbaarheid toelaat.

Een activiteit bewerken

1. Ga naar Activiteiten en open de activiteit die je wilt wijzigen.
2. Klik op de Bewerken-knop (potloodpictogram) bovenaan de pagina.
3. Pas de gewenste velden aan.
4. Klik op Opslaan.

Aangemelde leden ontvangen een melding dat de activiteit is bijgewerkt.

Let op: de locatie van een activiteit kan na aanmaak niet meer worden gewijzigd.

Een activiteit annuleren

1. Open de activiteit die je wilt annuleren.
2. Klik op de Annuleren-knop (verbodspictogram) bovenaan de pagina.
3. Er verschijnt een bevestigingsvenster. Je kunt optioneel een reden invullen (maximaal 500 tekens).
4. Klik op Annuleren om te bevestigen.

Wat er daarna gebeurt:

• Alle aangemelde leden (ook leden op de wachtlijst en leden met een aanmelding in afwachting) ontvangen een pushmelding dat de activiteit is geannuleerd. Als je een reden hebt ingevuld, staat die in de melding.
• De activiteit verdwijnt uit de app-feed en de ontdekpagina, maar blijft zichtbaar in je eigen overzicht onder het tabblad Geannuleerd.
• Het is niet meer mogelijk om de activiteit te bewerken of nieuwe aanmeldingen te ontvangen.

Aanmeldingen bekijken en beheren

Het aanmeldingen-tabblad

1. Open een activiteit.
2. Ga naar het tabblad Aanmeldingen.

Je ziet een overzicht van alle leden die zich hebben aangemeld, met hun huidige status:

• In afwachting — aanmelding wacht op jouw goedkeuring
• Goedgekeurd — aanmelding is bevestigd; het lid mag deelnemen
• Afgewezen — aanmelding is afgewezen
• Wachtlijst — het maximale aantal deelnemers is bereikt; het lid staat in de rij
• Geannuleerd — het lid heeft zichzelf afgemeld

Status handmatig wijzigen

1. Klik op de dropdown naast de naam van een lid.
2. Kies de gewenste status (bijv. Goedgekeurd of Afgewezen).

Het lid ontvangt automatisch een pushmelding bij goedkeuring of afwijzing.

Automatisch bevestigen

Met de instelling Automatisch bevestigen worden aanmeldingen van gevalideerde leden direct goedgekeurd, zonder dat jij ze handmatig hoeft te bevestigen.

• Is er een maximumaantal vrijwilligers ingesteld en zijn alle plekken bezet, dan belandt het lid automatisch op de wachtlijst.
• Leden die nog niet gevalideerd zijn, krijgen altijd de status In afwachting, ongeacht deze instelling.

Zichtbaarheid kiezen

Bij elke activiteit kies je wie de activiteit mag zien. Er zijn drie opties:

Je kunt de zichtbaarheid altijd later wijzigen door de activiteit te bewerken.

Leden direct uitnodigen voor een activiteit

Vooral bij Alleen op uitnodiging is dit handig: je voegt leden toe zonder dat zij zich eerst hoeven aan te melden. Hun status wordt meteen op Goedgekeurd gezet en ze krijgen een pushmelding.

1. Open de activiteit waar je leden voor wilt uitnodigen.
2. Klik op de knop Genodigden toevoegen.
3. Zoek en selecteer in het venster één of meerdere leden van jouw organisatie.
4. Klik op Uitnodigen.

Resultaat:

• Geselecteerde leden krijgen direct status Goedgekeurd en een pushmelding "Je bent uitgenodigd".
• Leden die al een actieve aanmelding hadden worden overgeslagen (toast: "X leden waren al ingeschreven").
• Geblokkeerde of inactieve leden worden niet uitgenodigd (toast: "X leden konden niet worden uitgenodigd").
• Je kunt dezelfde knop later opnieuw gebruiken om extra leden toe te voegen.

Terugkerende activiteit

Vink het selectievakje Herhaling aan om dezelfde activiteit op meerdere dagen te plannen. Je kiest dan een patroon (bijv. wekelijks) en een einddatum voor de herhaling. Leden kunnen zich per voorkomen apart aan- of afmelden.

Een terugkerende activiteit blijft één rij in je overzicht. Op de detailpagina zie je de volgende geplande data. Je kunt een specifiek voorkomen apart annuleren zonder de hele serie te raken.

Een foto toevoegen

1. Klik in het formulier op het fotogebied.
2. Upload een afbeelding van je computer.
3. Sla de activiteit op.

De foto wordt getoond op de activiteitskaart in de app.

Vaardigheden koppelen

Je kunt benodigde vaardigheden (zoals EHBO of Rijbewijs B) aan een activiteit koppelen, zodat leden en coordinatoren direct zien welke competenties vereist zijn.

1. Zoek in het formulier het onderdeel Vaardigheden.
2. Vink de gewenste vaardigheden aan in de lijst. Zowel standaard-vaardigheden als vaardigheden die jouw organisatie zelf heeft aangemaakt zijn beschikbaar.
3. Sla de activiteit op.

De geselecteerde vaardigheden worden als labels getoond op de activiteitspagina.

Activiteitsoverzicht: tabbladen

Het activiteitenoverzicht heeft drie tabbladen:

• Aankomend — activiteiten die nog komen
• Reeds geweest — activiteiten die voorbij zijn
• Geannuleerd — geannuleerde activiteiten

Veelgestelde vragen

Kan ik een activiteit als concept opslaan? Nee, dat is niet mogelijk. Zodra je een activiteit opslaat, is deze direct zichtbaar voor leden in de app. Controleer daarom alle gegevens voordat je opslaat.

Wat gebeurt er als ik een activiteit annuleer? Alle aangemelde leden ontvangen een pushmelding. Hun aanmeldingen worden automatisch geannuleerd. De activiteit verdwijnt uit de app-feed maar blijft zichtbaar in het webportaal onder het tabblad Geannuleerd. Je kunt de activiteit daarna niet meer bewerken.

Hoe werkt de wachtlijst? Als een activiteit een maximumaantal vrijwilligers heeft en alle plekken zijn bezet, komen nieuwe aanmeldingen op de wachtlijst. Zodra een goedgekeurd lid zich afmeldt, wordt het eerste lid op de wachtlijst automatisch goedgekeurd en ontvangt dit lid een melding.

Kan ik een geannuleerde activiteit ongedaan maken? Nee, annuleren kan niet ongedaan worden gemaakt. Als de activiteit toch doorgaat, maak dan een nieuwe activiteit aan.

Wie ziet de activiteitsthread in de berichten? Alle leden die zijn aangemeld voor de activiteit (goedgekeurd, in afwachting of op de wachtlijst) kunnen berichten sturen en ontvangen in de thread. Zie ook het artikel over berichten versturen.

Wat is het verschil tussen "Alleen op uitnodiging" en de wachtlijst? Bij Alleen op uitnodiging beslis jij vooraf wie de activiteit überhaupt te zien krijgt — andere leden zien hem helemaal niet. De wachtlijst is voor activiteiten die zichtbaar zijn voor iedereen maar waar geen plek meer is; daar staan leden zelf op zodra de plekken vol zijn.

Kan een uitgenodigd lid de uitnodiging afslaan? Ja. Het lid kan zich uitschrijven via de app, net als bij een gewone activiteit. De activiteit verdwijnt dan weer uit zijn zicht (omdat hij geen actieve registratie meer heeft). Je kunt het lid opnieuw uitnodigen als dat nodig is.