Facturatie instellingen
Voordat u kunt factureren dient u een flink aantal instellingen vast te leggen. Deze zijn opgedeeld in
De juridische en algemeen administratieve inrichting, de financieel administratieve inrichting en de tarief en contractafspraken met de ouders.
De onderdelen en details hiervan kunt u lezen via de volgende links.
- Algemene administratie instellingen
- Financieel administratief
- Financieel / contractueel
Financiële bijdragen en verwerkingen
Wanneer er sprake is van partijen anders dan de ouders die ook bijdragen in de kosten van een plaatsing is het mogelijk nodig om ook contracthouders aan te maken, overheidsprogramma’s in te richten en ouderbijdrage tabellen aan te maken.
- Contracthouders
- Overheidsprogramma's
- Ouderbijdrage tabellen
Er kunnen de volgende situaties onderscheiden worden.
Subsidie o.b.v. inkomen.
Bij de ouder wordt dan het inkomen ingevoerd en op de dagdelen wordt het overheidsprogramma gekoppeld
- Financiële gegevens
- Trajectplanning
VVE plaatsingen
Op de dagdelen of in de trajectregel wordt het overheidsprogramma gekoppeld
- Trajectplanning
Toeslagen belastingdienst en of vaste SMI bijdragen of soortgelijke bijdragen aan de factuur.
- Financiële bijdrage
Facturering
Wanneer alle bovengenoemde instellingen en inrichtingen zijn gedaan is het systeem gereed om de facturatie uit te voeren wanneer dit gewenst is.
In volgorden moeten daar de volgende acties worden uitgevoerd:
Aanmaken conceptfacturen
Om de concept facturen aan te maken met de gegevens zoals ze op dat moment bekend zijn in het systeem klik je op Herbereken conceptfacturen.
Herberekenen
Afhankelijk van de grootte van de administratie kan dit een paar minuutjes duren. Dit is echter alleen bij grote administraties.
Bij de kleinere administraties zal dit binnen een minuut klaar zijn.
De facturen kunnen door middel van het oogje worden bekeken.
Let goed op de meldingen zodat het proces juist wordt afgerond.
Goedkeuren
Wanneer de conceptfacturen zijn aangemaakt en eventueel gecontroleerd, kunnen deze worden goedgekeurd.
Let ook hier goed op de meldingen zodat het proces juist wordt afgerond.
Stuur email/PDF aanmaken
Na het goedkeuren is de kolom gemaild/gedownload gevuld. U kunt hieraan zien welke ouders factuur per email hebben aanstaan en welke ouders dit niet hebben.
Stuur e-mail
Voor de ouders die geen factuur per email hebben aanstaan, kunt u een PDF aanmaken die u kunt downloaden (PDF aanmaken).
Export
Het is mogelijk om de facturen te exporteren naar een financieel softwarepakket.
Factuur details
Standaard factuur
De opvangkosten worden standaard vanuit de trajectplanning gefactureerd. Dat is het contract wat de ouder afneemt voor het kind.
Wanneer u dit factureert voor de betreffende maand dan zal de factuur er als volgt uitzien.
De gegevens die onder ‘volgens contract’ staan, worden gefactureerd vanuit de trajectplanning.
Daarbij wordt de omschrijving van het artikel getoond, de dagdelen, het aantal uur per maand en de prijs per maand.
Onderaan wordt per LRK het aantal uren en bedrag getoond.
Correctie factuur
Wanneer u in de instellingen van de administratie gekozen heeft om de correcties mee te nemen in de volgende maand dan komen de correcties op de factuur voor de volgende maand erbij.
Wanneer er dus een wijziging gedaan is in de trajectplanning voor een maand die al eerder gefactureerd was, ziet u deze correcties op de nieuwe factuur erbij staan.
U ziet hier ‘Huidige periode’, ‘volgens contract’. Dat is de nieuwe periode die wordt gefactureerd volgens de trajectplanning.
Bij ‘Correcties voor periode(n), ‘factuur periode: juni volgens contract’ worden de correcties getoond waarbij wordt aangegeven over welke maand de correcties gaan.
Doordat erbij staat ‘volgens contract’ kunt u zien dat het om een correctie gaat in de trajectplanning.
Factuur met financiële bijdrage
Wanneer er bij een ouder een financiële bijdrage is ingevoerd dan wordt dit op de factuur inzichtelijk gemaakt.
Onderaan de factuur staat de informatie over de financiële bijdrage.
Er wordt aangegeven wat de totale opvangkosten zijn voor de huidige maand.
Daaronder staat het totaal van de directe bijdrage voor de huidige maand.
Als laatst wordt het bedrag getoond dat overblijft na het verwerken van de financiële bijdrage.
Onderin wordt aangegeven welke partij de financiële bijdrage betaald en het bedrag wat op dat moment in het systeem is ingevoerd.
Factuur met periodiek
Wanneer een kindje periodiek komt. Bijvoorbeeld 1 x in de 2 weken dan komt er een tekst op de factuur bij te staan.