Backofficebericht in KIS
Een backofficebericht is een berichttype binnen KIS waarmee je een gesprek start of voortzet met één ouder. Dit type is bedoeld voor individuele communicatie vanuit de backoffice.
Je gebruikt een backofficebericht bijvoorbeeld voor vragen of mededelingen over facturen, contracten, planning, customer service of andere persoonlijke onderwerpen.
Je gebruikt een backofficebericht wanneer je gericht contact wilt opnemen met één ouder, zonder dat dit bericht onderdeel is van groepscommunicatie.
Een backofficebericht is geschikt als:
- de inhoud alleen voor één gezin relevant is;
- je een administratieve vraag of mededeling wilt sturen;
- je een ouder individueel wilt informeren;
- je verschillende contactmomenten apart van elkaar wilt houden.
Met een backofficebericht kun je:
- een nieuwe individuele conversatie starten;
- een ouder rechtstreeks benaderen vanuit de backoffice;
- per onderwerp aparte communicatie voeren;
- onderscheid maken tussen verschillende contactmomenten.
Omdat ieder backofficebericht een eigen onderwerp heeft en als aparte conversatie wordt gestart, blijft de communicatie overzichtelijk en goed terug te vinden. Per conversatie toont het een lopende conversatie, zowel voor de KIS backoffice als de Octopus Ouderapp. Hierbij kunnen er in de KIS backoffice berichten aan de conversatie toegevoegd worden. In een later stadium kan de ouder ook via de Octopus Ouderapp reageren binnen deze conversatie.
Dit is bedoeld om één conversatie per onderwerp te houden, maar je kunt wanneer gewenst een conversatie starten en zo meerdere conversaties per onderwerp hebben
- Het bericht wordt verstuurd aan één ouder.
- De eerste ouder ontvangt het bericht.
- De eerste ouder bepaalt in de Octopus Ouderapp of de tweede ouder meeleest in een conversatie.
- Ieder backofficebericht heeft een onderwerp.
- Op dit moment kunnen ouders niet reageren via de Octopus Ouderapp.
- Elk nieuw backofficebericht start een nieuwe conversatie.
Backofficeberichten zijn ook zichtbaar in het berichtenoverzicht van één specifieke ouder. Je komt in dit overzicht wanneer je via het scherm van een ouder naar Berichten gaat.
Je herkent dit ouderoverzicht aan:
parent/in de URL, gevolgd door een nummer;- de knop Terug naar ouder met daarin de naam van de ouder.
In deze selectie zie je alle berichten waarbij deze ouder betrokken is, waaronder ook backofficeberichten. Zo kun je backofficecommunicatie bekijken in de volledige context van alle communicatie rondom die ouder.
Nieuw backofficebericht aanmaken
Bij een nieuw backofficebericht vul je de volgende onderdelen in:
Kies Backofficebericht.
Kies de organisatie waarin je het gesprek wilt aanmaken (dit is nodig voor de selectie van ouders)
Kies een onderwerp voor het gesprek. Beschikbare onderwerpen zijn:
- Customer service
- Facturen
- Contract
- Planning
- Locatiemanager
- Andere
Het onderwerp helpt om gesprekken overzichtelijk te ordenen.
Vul een korte omschrijving in van waar het gesprek over gaat.
Selecteer de ouder die deelneemt aan het gesprek. Dit kan alleen een eerste ouder zijn.
Bij een backofficebericht kun je maar één deelnemer selecteren.
Schrijf het eerste bericht van het gesprek.
Voeg eventueel een bijlage toe.
- Open in KIS het onderdeel voor berichten.
- Kies voor Nieuw bericht.
- Selecteer bij Type bericht de optie Backofficebericht.
- Kies de juiste organisatie.
- Selecteer het juiste onderwerp.
- Vul bij Omschrijving kort in waar het gesprek over gaat (optioneel)
- Selecteer bij Deelnemers de eerste ouder voor wie het gesprek bedoeld is.
- Schrijf bij Eerste bericht het bericht dat je wilt versturen.
- Voeg eventueel een bijlage toe via Voeg een bijlage toe.
- Kies Aanmaken en verzenden om het gesprek direct te starten.
Wat gebeurt er daarna?
- Het bericht wordt als een nieuwe conversatie verzonden.
- De ouder ontvangt het bericht in de Ouderapp.
- Een volgend backofficebericht wordt opnieuw als aparte conversatie gestart.
Een backofficebericht blijft per onderwerp beschikbaar als bestaande conversatie. Binnen die conversatie kun je vervolgberichten sturen en eerder geplaatste berichten beheren.
In een bestaande conversatie kun je:
- een nieuw bericht plaatsen;
- een eerder bericht bewerken;
- een bericht verwijderen;
- een verwijdering ongedaan maken.
Gebruik een bestaande conversatie als je verder wilt communiceren binnen hetzelfde onderwerp.
- Open de bestaande backofficeconversatie.
- Ga naar het invoerveld onderaan het gesprek.
- Typ je bericht.
- Voeg eventueel een bijlage toe.
- Verstuur het bericht.
- Het nieuwe bericht wordt toegevoegd aan de bestaande conversatie.
- De ouder ziet het bericht terug in dezelfde gespreksreeks in de ouderapp.
Je kunt een eerder geplaatst bericht aanpassen.
- Open de bestaande conversatie.
- Zoek het bericht dat je wilt aanpassen.
- Kies Bewerk.
- Pas de tekst van het bericht aan.
- Sla de wijziging op.
- De aangepaste versie van het bericht wordt zichtbaar in de conversatie.
- In de ouderapp ziet de ouder bij dit bericht een label bewerkt.
Bericht verwijderen
Je kunt een bericht verwijderen uit een bestaande conversatie.
- Verwijderen gebeurt voor iedereen.
- De ouder ziet in de ouderapp dat het bericht is verwijderd.
- Open de bestaande conversatie.
- Zoek het bericht dat je wilt verwijderen.
- Kies Verwijderen.
- Bevestig dat je het bericht wilt verwijderen.
- Het bericht wordt verwijderd voor alle deelnemers.
- In de ouderapp blijft zichtbaar dat het bericht is verwijderd.
Een verwijderd bericht kan weer worden teruggezet.
- Open de bestaande conversatie.
- Zoek het verwijderde bericht.
- Kies de optie om de verwijdering ongedaan te maken.
- Bevestig dat je het bericht wilt herstellen.
- Het bericht wordt weer zichtbaar in de conversatie.
- Het bericht staat weer terug voor iedereen, ook in de ouderapp.