Wat is een backofficebericht in KIS?

Een backofficebericht is een gesprek tussen de backoffice en één gezin. Je gebruikt het voor persoonlijke of administratieve onderwerpen, zoals facturen, contracten, de planning of een vraag aan de klantenservice. Elk backofficebericht is een apart gesprek met een vast onderwerp. Je vindt alle backofficeberichten op het tabblad Back office van de pagina Berichten.

Het gesprek is zichtbaar in KIS en in de Octopus Ouderapp. Wat jij in KIS schrijft, komt bij de ouder aan in de Ouderapp. De ouder kan in de Ouderapp in hetzelfde gesprek reageren, en dat antwoord zie je in KIS terug.

Wanneer gebruik je een backofficebericht?

• De inhoud is alleen voor één gezin bedoeld.
• Je wilt een administratieve vraag stellen of iets persoonlijk laten weten.
• Je wilt verschillende onderwerpen apart van elkaar houden.

Je kunt meerdere gesprekken met hetzelfde gezin hebben, ook over hetzelfde onderwerp. Het advies is wel om per onderwerp één gesprek te voeren, zodat alles goed terug te vinden is.

Met wie voer je een backofficebericht?

Je kiest altijd de eerste ouder van een gezin als deelnemer, en precies één. Tweede ouders staan niet in de keuzelijst. De ouder moet een account hebben; zonder account kun je geen gesprek met de ouder starten.

Standaard leest de tweede ouder mee in een backofficegesprek. De eerste ouder kan dat in de Ouderapp per gesprek uitzetten. Vanuit KIS kun je dit niet regelen. Heeft de eerste ouder de tweede ouder uitgesloten, dan ziet de tweede ouder het gesprek niet en krijgt die er ook geen meldingen van.

Wat zie je bij een backofficebericht in de lijst op het tabblad Back office?

Per gesprek zie je de naam van het gezin, het onderwerp, het laatste bericht, de datum en het aantal ongelezen berichten. Een backofficegesprek heeft geen eigen naam of foto: het gesprek wordt getoond met de naam en foto van de eerste ouder. Die kun je niet aanpassen. De omschrijving van het gesprek kun je wel aanpassen via de gespreksgegevens, bovenin het geopende gesprek.

Hoe start je een nieuw backofficebericht?

1. Open in KIS de pagina Berichten.
2. Klik op Nieuw bericht.
3. Kies bij het type bericht voor Backofficebericht.
4. Kies de organisatie.
5. Kies het onderwerp: Customer service, Facturen, Contract, Planning, Locatiemanager of Andere. Het onderwerp is verplicht en kun je later niet meer wijzigen.
6. Vul eventueel een korte omschrijving in.
7. Kies bij Deelnemers de eerste ouder.
8. Schrijf eventueel het eerste bericht en voeg eventueel een bijlage toe.
9. Klik op Aanmaken en verzenden.

Het gesprek wordt aangemaakt en de ouder ziet het in de Ouderapp. Elk nieuw backofficebericht is een nieuw, apart gesprek.

Je kunt een backofficebericht ook starten vanaf het scherm van een ouder: klik op Berichten en daarna op Nieuw bericht. De ouder staat dan al ingevuld.

Hoe stuur je een bericht in een bestaand backofficegesprek?

1. Open het gesprek op het tabblad Back office.
2. Typ je bericht in het invoerveld onderaan. Met Shift en Enter begin je een nieuwe regel.
3. Voeg eventueel bijlagen toe met de knop voor bijlagen.
4. Druk op Enter of klik op de verzendknop.

Het bericht verschijnt in hetzelfde gesprek, in KIS en in de Ouderapp. Een bericht mag maximaal 10.000 tekens en tien bijlagen hebben. Eén bestand mag maximaal 500 MB groot zijn. Versturen kan pas als alle bijlagen klaar zijn met uploaden.

Hoe bewerk je je eigen bericht in een backofficegesprek?

1. Zoek je eigen bericht in het gesprek.
2. Kies Bewerken.
3. Pas de tekst of de bijlagen aan.
4. Sla de wijziging op.

Het bericht krijgt de aanduiding "bewerkt", ook in de Ouderapp. Je kunt alleen berichten bewerken die je zelf hebt verstuurd, niet die van een collega of van de ouder.

Hoe verwijder je een bericht uit een backofficegesprek en zet je het terug?

1. Zoek je eigen bericht in het gesprek.
2. Kies Verwijderen.
3. Bevestig dat je het bericht wilt verwijderen.

Het bericht is dan voor iedereen verwijderd. Op de plek van het bericht staat dat het bericht is verwijderd, ook in de Ouderapp. Direct daarnaast staat Ongedaan maken: daarmee zet je het bericht voor iedereen terug. Een verwijderd bericht kun je niet bewerken; zet het eerst terug.

Je kunt alleen je eigen berichten verwijderen. Een heel gesprek verwijderen kan alleen degene die het gesprek heeft aangemaakt, en dat is definitief.

Waarom kan ik niet meer schrijven in een backofficegesprek?

Staat de module Uitgebreide communicatie voor de organisatie van het gesprek uit, dan blijft het gesprek leesbaar, maar kan niemand er nog in schrijven: jij niet en de ouder ook niet. Je ziet dan de melding "U heeft geen toestemming om berichten te sturen in deze chat." Een nieuw backofficebericht starten voor zo'n organisatie kan ook niet. Zet de module weer aan op het tabblad Modules van de organisatie.

Waar vind je de backofficeberichten van één ouder?

Open het scherm van de ouder in KIS en klik op Berichten. Je komt dan in het berichtenoverzicht van die ene ouder. Je herkent dat overzicht aan "parent/" gevolgd door een nummer in het adres, en aan de knop terug naar de ouder met de naam van de ouder erin. Op het tabblad Back office zie je daar alleen de backofficegesprekken met deze ouder.