Beheer inrichting

Om gebruik te kunnen maken van verlofregelingen in HR, dienen er een aantal items te worden ingericht in SDB Beheer.  

1. Rollen en bevoegdheden voor de schermautorisatie van medewerkers, managers en beheerders 
2. Stamtabel voor de inrichting van verlofsoorten en begeleidende teksten 
3. Proces voor kindregistratie 
4. Proces voor verlofregistratie 
5. Stuurgegeven variabele mutaties voor het wel/niet doorgeven van mutaties voor de loonberekening 
   

Rollen en bevoegdheden 

[ Beheer | Applicatie | Bevoegdheden ] 

 

In onderstaande tabel staan de bevoegdheden beschreven die benodigd zijn voor de registratie van verlofregelingen. We geven een toelichting op de bevoegdheid en een adviesrol, welke naar eigen inzicht kan worden ingericht. De bevoegdheden kunnen aan een nieuwe of bestaande rol worden toegevoegd. Doe dit door een rol te selecteren en vervolgens de lees- of schrijfrecht aan te vinken bij de bevoegdheid en op te slaan.

Let op dat een wijziging van bevoegdheden pas effectief wordt nadat er opnieuw is ingelogd.
 

Bevoegdheid	Advies rol	Toelichting
HR | Ik wil | Verlof aanvragen	HR:Gebruiker	Leesrecht geeft inzage in verlofsaldi en verlofaanvragen als deze aanwezig zijn.  Schrijfrecht maakt het indienen van een verlof mutatie mogelijk als er een proces is.*
HR | Mijn Inzicht | Personalia	HR:Gebruiker	Leesrecht geeft inzage in de eigen kindregistratie.   Schrijfrecht maakt het mogelijk om een proces als medewerker te starten voor bijvoorbeeld kindregistratie.
Manager Functies | Personeelsdossier | Verlof	HR:Manager	Leesrecht geeft inzage in verlofsaldi en verlofaanvragen van de medewerker, als deze aanwezig zijn.  Schrijfrecht maakt het starten van een verlofmutatie namens de medewerker mogelijk als er een proces is. Ook geeft schrijfrecht de mogelijkheid om verlofsaldi bij te stellen en om verlofaanvragen te beëindigen of te verwijderen.
Manager Functies | Personeelsdossier | Personalia	HR:Manager	Leesrecht geeft inzage in de kindregistratie van de medewerker. Daarnaast is deze bevoegdheid nodig om een proces namens de medewerker te kunnen starten voor bijvoorbeeld kindregistratie.
Beheer | Stamtabellen | Verlofsoorten	HR:Beheer	Leesrecht geeft de mogelijkheid om de verlofsoorten in te zien.  Schrijfrecht geeft de mogelijkheid om per verlofsoort de toelichting en documentinrichting aan te passen.
Beheer | HR | Stuurgegevens	HR:Beheer	Schrijfrecht geeft de mogelijkheid om het stuurgegeven voor variabele mutaties salaris aan te passen.
Beheer | HR | Processen	HR:Beheer	Schrijfrecht geeft de mogelijkheid om een verlofproces te kunnen inrichten.

 

* Let op: schrijfrecht op de bevoegdheid HR | Ik wil | Verlof aanvragen  is ook nodig voor het indienen van een verlof mutatie in een proces namens de medewerker, in combinatie met Manager Functies | Personeelsdossier | Verlof voor het starten van een proces

Stamtabel verlofsoorten 

[ Beheer | Stamtabellen | Verlofsoorten ] 
 

De stamtabel verlofsoorten bevat de verlofsoorten die in een proces kunnen worden ingericht. De verlofsoorten voor de verlofregelingen zijn bij iedere klant standaard aangemaakt en zijn uniek. De volgende verlofsoorten worden ondersteund: 

1. Zwangerschaps- en bevallingsverlof 
2. Zwangerschaps- en bevallingsverlof (Meerling) 
3. Geboorteverlof 
4. Aanvullend geboorteverlof 
5. Adoptieverlof 
6. Pleegzorgverlof 
7. Betaald ouderschapsverlof bij geboorte 
8. Betaald ouderschapsverlof bij adoptie 
9. Betaald ouderschapsverlof bij pleegzorg 
10. Onbetaald ouderschapsverlof 
11. Kortdurend zorgverlof 
12. Langdurend zorgverlof

 

Naast bovenstaande lijst, zijn er ook andere verlofsoorten (niet standaard). Bijvoorbeeld regulier verlof en bijzonder verlof. Deze verlofsoorten zijn in te richten in de stamtabel. Let wel, een verwerking van deze verlofsoorten wordt niet met de plannings-/salarisoplossing gecommuniceerd. Alleen bij klanten die gebruik maken van arbeidspatroon leidt een dergelijke aanvraag tot een verlofboeking. Voor klanten die geen arbeidspatroon gebruiken, raden we aan deze verlofsoorten niet te gebruiken en in de planningsapplicatie te houden. 

 

Door bij de stamtabel in de regel op bewerken te klikken, kunnen de details van een verlofsoort worden bewerkt: 

 

 

 

Op dit scherm kan worden ingericht of een document toevoegen bij de verlofregistratie mogelijk en/of verplicht is. Daarnaast staat er de toelichting op de verlofregeling, deze is voor de medewerker zichtbaar als de verlofsoort bij het aanvragen is geselecteerd. Er is voor iedere verlofsoort een standaard tekst, die kan worden aangepast.  

Procesinrichting kindregistratie 

[ Beheer | HR | Processen ] 

 

Sommige van de verlofsoorten kunnen pas worden aangevraagd als de medewerker daar een verlofsaldo voor heeft. Deze verlofsaldi zijn verbonden tot de registratie van één of meerdere kinderen. Om de registratie van een kind mogelijk te maken, moet dit in de procesinrichting zijn opgenomen. 

 

Om dit te kunnen doen, maak je een nieuw proces aan, of je past een bestaand personeelsdossier/instroom proces aan. Bij de “formulieren”-stap van de procesinrichting, is er een nieuw veld beschikbaar: “Kinderen”. Zet dit veld bij de stap op “schrijven” en de mogelijkheid tot kindregistratie is ingericht. Kindregistratie is niet in vrijwilligersprocessen in te richten. 

 

Procesinrichting verlof 

[ Beheer | HR | Processen ] 

 

Voor het aanvragen en het verwerken van verlofmutaties is er een procesinrichting nodig. Bij iedere klant zijn twee standaard verlofprocessen toegevoegd met de status “niet actief”. Door de proces status op “Actief” te zetten en de accordatiestappen naar eigen inrichting te maken, kan het proces direct gebruikt worden.

Niet-actieve processen kunnen zichtbaar en daarmee bewerkbaar worden gemaakt door het filter op het scherm aan te passen: 

 
 

Belangrijk: In het standaard verlofproces is gekozen voor de default accorderingsfunctie "Leidinggevende". Bij sommige organisaties wordt deze accorderingsfunctie niet gebruikt, of heeft deze een andere naam. Het is heel belangrijk om hier de accorderingsfunctie in te stellen die bij jullie organisatie gebruikt wordt. Daarnaast is het mogelijk om extra goedkeurings stappen of e-mail stappen toe te voegen aan het proces. Dit kan door het proces te bewerken en bij de "Stappen" de gewenste stap toe te voegen:

Iedere verlofsoort, die voor verlofregelingen gebruikt wordt, is maximaal twee keer in een proces in te richten. Eén keer in een proces dat door de medewerker wordt geïnitieerd en één keer in een proces dat door de leidinggevende (of iemand anders dan de medewerker) wordt geïnitieerd. 

 

Als een organisatie een apart proces wenst voor bijvoorbeeld kort- en langdurend zorgverlof, dan kunnen de verlofsoorten kort- en langdurend zorgverlof uit het ene proces worden verwijderd en vervolgens in een ander (nieuw) proces worden ingericht. 

E-mailstappen in proces 

In een proces kunnen e-mailstappen worden toegevoegd. Door deze in te richten, kan bijvoorbeeld een planner worden geïnformeerd over een ingediende/verwerkte verlofaanvraag. De tags zoals terug te vinden in het document “Infonote | SDB HR | Datatemplates” kunnen worden gebruikt. Zie onderstaande tabel voor de beschikbare tags die betrekking tot verlof hebben. 

 

Eerste verlofdag	{EersteVerlofDag}	DateTime
Laatste verlofdag	{LaatsteVerlofDag}	DateTime
Eerste verlofdag tweede keuze	{EersteVerlofDagTweedeKeus}	DateTime
Laatste verlofdag tweede keuze	{LaatsteVerlofDagTweedeKeus}	DateTime
Verlofsoort	{VerlofSoort}	String
Verloftype	{VerlofType}	String
Verlof uren per week	{VerlofUrenPerWeek}	Decimal
Verlof uren totaal	{VerlofUrenTotaal}	Decimal

Stuurgegeven salaris mutaties verlof

[ Beheer | HR | Stuurgegevens ] 

 

Als verlofmutaties worden verwerkt, dan heeft dit impact op de verloning. Het verlof wordt via een loonfactor aan de salarisberekening aangeboden. Zie verlofrecht overzicht voor de loonfactoren. 

 

Door het stuurgegeven “salaris mutaties voor verlof regelingen” uit te zetten, worden de variabele verlof mutaties niet aangemaakt voor salaris. De verlofuren zouden in deze situatie vanuit het rooster of handmatig moeten worden aangeleverd.  

    

• Related Articles

• Verlof verwerken

  Als een verlofmutatie volledig is goedgekeurd, dan zal de mutatie verwerken. Afhankelijk van de gekozen verlofsoort en de beheer inrichting, worden er variabele mutaties doorgegeven aan SDB Salaris en/of wordt de verlofperiode aan SDB Planning ...

• Aandachtspunten overgang naar verlofregelingen

  Hieronder een aantal punten om rekening mee te houden: Verlofregelingen zal voor iedere klant met [ SDB HR | Personeel ] beschikbaar komen, hier is geen actie voor nodig. Zwangerschaps- en bevallingsverlof wordt straks niet meer via verzuim ...

• Verlof aanvragen

  Verlof aanvragen worden via SDB HR ingediend. De medewerker en de manager kunnen hiertoe de mogelijkheid hebben, afhankelijk van procesinrichting en bevoegdheden. Zoals eerder benoemd, kunnen sommige verlofsoorten pas worden aangevraagd als er een ...

• Kind registratie

  Sommige van de verlofsoorten kunnen alleen worden aangevraagd als hier een verlofsaldo voor is. Een verlofsaldo is bijvoorbeeld van toepassing bij kindgebonden verlofsoorten. Voor een dergelijk verlofsaldo dient er bij de medewerker een kind ...

• Mutaties met einddatum ongedaan maken

  Mutaties die zijn ontstaan doordat er op het mutatieformulier een einddatum is opgegeven kunnen nu ongedaan gemaakt worden, wanneer ze nog niet zijn verwerkt. Mutaties kunnen ongedaan worden gemaakt in [ Beheer | HR | Mutatieonderhoud ] door op de ...