Berichten in de KIS Groepsapp

Hoe werkt Berichten in de KIS Groepsapp?

Berichten in de KIS Groepsapp werkt met gesprekken in plaats van losse berichten. Er is één gesprek per kind en één werkplek voor de dagverslagen van een groep. Je typt en verstuurt in het gesprek zelf, en het antwoord van een ouder komt daar gewoon onder te staan. Je oude berichten van vóór deze verandering blijven bewaard in het archief.

Een gesprek met ouders hoort bij een kind, niet bij een groep. Een kind heeft één gesprek, ook als het in twee groepen is geplaatst of tijdelijk in een samengevoegde groep zit. Een bericht van een ouder komt daardoor altijd bij het juiste kind terecht.

Wat zie je in het berichtenoverzicht van de Groepsapp?

Bovenaan staat Berichten, met rechts de knop Archief. Daaronder staan het zoekveld, de filterknoppen en de knop + Nieuw bericht.
Met de filterknoppen kies je wat je ziet: Berichten, Groepen, Kinderen of Dagverslag. Het overzicht opent op Berichten. Daar staan de gesprekken over een kind.
Dagverslagen staan bewust niet tussen de berichten, maar onder Dagverslag.
Elk gesprek bewaart de hele geschiedenis, met het nieuwste bericht onderaan, zoals je dat van een chat kent.
Een antwoord van een ouder is gewoon het volgende bericht in het gesprek.
Een gesprek dat je opent, wordt als gelezen gemarkeerd. Het aantal ongelezen berichten staat achter het gesprek in de lijst en bij Berichten in het menu.
Het overzicht en het aantal ongelezen berichten volgen de groepen die je in de app hebt gekozen. Wissel je van groep, dan veranderen de lijst en het aantal mee.
Het overzicht laadt 30 gesprekken tegelijk. Met Meer gesprekken laden, onderaan de lijst, zie je er meer.
Staat er Concept: voor een gesprek, dan heb je daar nog een niet-verzonden bericht klaarstaan.

In de Groepsapp zie je gesprekken over een kind en dagverslagen. Backofficegesprekken tussen KIS en een ouder staan niet in de Groepsapp. Die voert de backoffice in KIS.

Hoe begin je een nieuw bericht in de Groepsapp?

Onder de filterknoppen staat de knop + Nieuw bericht. Je ziet dan twee lijsten:

Groepen: de groepen die je in de app hebt gekozen. Werk je op meer dan één locatie, dan staan de groepen onder de naam van hun locatie. Vink een of meer groepen aan om een groepsbericht te sturen. Met de knop Dagverslag naast een groep open je het dagverslag van die groep.
Kinderen: tik op een kind om het gesprek met de ouders van dat kind te openen.

Je zoekt op de naam van een kind, een groep of een locatie, en een deel van de naam is genoeg. Bij Kinderen zie je alle ingeschreven kinderen van de groepen die je hebt gekozen, ook kinderen die vandaag niet gepland staan. Kinderen die vandaag aanwezig zijn, staan bovenaan met het label Aanwezig. De lijst toont 30 kinderen tegelijk; met Meer kinderen laden zie je er meer.

Heb je al een gesprek met een kind, dan kom je in dat bestaande gesprek. Is er nog geen gesprek, dan wordt het pas aangemaakt als je het eerste bericht verstuurt. Verstuur je niets, dan blijft er ook geen leeg gesprek achter.

Hoe stuur je een groepsbericht in de Groepsapp?

Met een groepsbericht laat je de ouders van een of meer groepen in één keer iets weten. Je schrijft het bericht één keer, en de app stuurt het als apart bericht naar het gesprek van elk kind. Ouders zien niet wie het bericht nog meer heeft gekregen, en ze kunnen alleen in het gesprek over hun eigen kind reageren.

Tik op + Nieuw bericht.
Vink bij Groepen de groep of groepen aan. De gekozen groepen staan bovenaan bij Gekozen groepen. Met het kruisje haal je een groep weer weg, met Alles wissen begin je opnieuw.
Tik op Doorgaan met … groep(en).
Controleer de ontvangers. Elk kind staat als een los blokje in het scherm. Met het kruisje haal je een kind uit de verzending. Heb je per ongeluk kinderen weggehaald, dan zet Selectie herstellen iedereen terug.
Typ je bericht en voeg eventueel foto's, video's of documenten toe.
Verstuur het bericht en bevestig in het venster "Naar wie gaat dit bericht?".

Kies je meerdere groepen, bijvoorbeeld omdat twee groepen vandaag zijn samengevoegd, dan krijgt elk kind uit die groepen het bericht in zijn eigen gesprek. Een kind dat in twee van de gekozen groepen staat, krijgt het bericht maar één keer.

Wie krijgt een groepsbericht? Het bericht gaat naar de ouders van de kinderen die vandaag in de groep zijn, volgens de aanwezigheid van vandaag. Het gaat om de hele dag, dus ook kinderen die later komen of al zijn opgehaald krijgen het bericht. Een kind dat ziek of afwezig is gemeld, krijgt het bericht niet. Bovenaan het scherm staat hoe laat de selectie is bepaald. Vlak voor het versturen bepaalt de app de selectie opnieuw. In de bevestiging zie je daarna hoeveel berichten er weggaan en hoeveel daarvan een bijlage hebben.

Foto's in een groepsbericht. De tekst gaat naar iedereen in de selectie. Een foto waarop je kinderen hebt getagd, gaat alleen naar de ouders van die getagde kinderen. Een foto zonder tags gaat naar iedereen; daar waarschuwt de app je eerst voor. Video's en documenten kun je niet taggen, die gaan altijd naar iedereen. Zitten er kinderen zonder fototoestemming in de selectie, dan noemt de app die kinderen bij naam. Staan ze op een foto, blur ze dan eerst in de foto-editor.

Na het versturen zie je bij elk kind of het bericht is aangekomen. Onderin staat hoeveel berichten zijn verstuurd en hoeveel zijn mislukt. Met Opnieuw proberen verstuur je alleen de mislukte berichten nog een keer.

Concept. Een groepsbericht dat je nog niet hebt verstuurd, bewaart de app op dit apparaat. Het concept hoort bij die groep en die dag. De volgende dag begin je met een leeg bericht, omdat er dan andere kinderen in de groep kunnen zijn.

Hoe verstuur je tekst, foto's, video's en documenten in de Groepsapp?

Onderin het gesprek staat de invoerbalk. Met de + voeg je bijlagen toe: foto's, video's en documenten zoals pdf, Word, Excel, PowerPoint, tekstbestanden en audio.

Bijlagen worden op de achtergrond verstuurd. Je kunt dus rustig verder werken.
Je bericht staat er meteen met Versturen…. Zodra het aankomt, krijgt het de definitieve tijd.
Lukt versturen niet, dan blijft het bericht staan als Niet verzonden, met een knop Opnieuw.
Een bericht mag maximaal 5.000 tekens en 10 bijlagen hebben. Kom je in de buurt van het maximum aantal tekens, dan zie je hoeveel tekens je nog over hebt.
Kan een bestand niet mee, dan zie je hoeveel bestanden niet zijn toegevoegd en waarom. De rest gaat gewoon mee.

Hoe controleer je foto's in de Groepsapp voordat je ze verstuurt?

Tik op het potlood op een foto om hem te bewerken. Gezichten worden automatisch herkend en je maakt ze onherkenbaar door te blurren. Blurren is blijvend: het gebeurt vóórdat de foto wordt verstuurd en is niet terug te draaien.

Verstuur je een foto die je niet in de foto-editor hebt geopend, dan vraagt de app eerst of je de foto's hebt gecontroleerd.

Of een tag op een foto bepaalt wie de foto krijgt, hangt af van waar je hem verstuurt:

In een gesprek over één kind bepaalt het gesprek wie de foto krijgt, niet de tag.
In een groepsbericht gaat een getagde foto alleen naar de ouders van de getagde kinderen.
In een dagverslag wordt een getagd kind aan de rij Voor: toegevoegd.

Hoe bevestig je naar wie een bericht in de Groepsapp gaat?

Gesprek over één kind: geen extra controle. Het bericht gaat altijd naar de ouders van dat ene kind.
Groepsbericht: je bevestigt vlak voor het versturen. De app laat zien hoeveel losse berichten er weggaan, naar welke groep of groepen en hoe laat de aanwezigheid is bepaald.
Dagverslag: je bevestigt bij elk verslag, omdat elk verslag naar de ouders gaat van precies de kinderen die je eronder hebt gezet. Ook als je een verstuurd verslag bewerkt, bevestig je opnieuw.

Hoe bewerk of verwijder je je eigen bericht in de Groepsapp?

Bij je eigen verzonden berichten staat een ⋮-menu:

Bewerken: pas de tekst aan. Bijlagen kun je niet bewerken. Het bericht toont daarna "bewerkt".
Verwijderen: na je bevestiging blijft het bericht staan als "Dit bericht is verwijderd".
Herstellen: een verwijderd bericht zet je via hetzelfde menu terug.

Dat kan in een gesprek over een kind en in een dagverslag, zonder tijdslimiet. Berichten van anderen, en berichten die nog aan het versturen zijn, kun je niet aanpassen.

Hoe werkt het dagverslag in de Groepsapp?

Elke groep heeft één dagverslag-gesprek dat alleen medewerkers zien. Je opent het via + Nieuw bericht, met de knop Dagverslag naast de groep, of via de filterknop Dagverslag in het overzicht.

Op een tablet in de breedte staat links de lijst met verslagen, met de tabbladen Concept en Verzonden, en rechts het verslag dat je kiest. Op een telefoon, of een tablet die rechtop staat, zie je de verslagen onder elkaar met het schrijfveld onderaan.

Met + Nieuw dagverslag begin je een leeg verslag.
In de rij Voor: zet je met + Kind de kinderen waar het verslag over gaat. Je kiest uit de kinderen die vandaag aanwezig zijn. Een verslag hoort altijd bij minstens één kind; zonder kind kun je het niet bewaren of versturen.
Met Kies sjabloon voeg je een compleet activiteitenschema van de groep toe aan de activiteiten die er al staan.
Met Activiteit toevoegen voeg je activiteiten één voor één toe.
Bijlagen voeg je toe zoals in een gewoon gesprek, dus ook documenten.
Met Plaatsen verstuur je het verslag. De activiteiten worden dan onder je tekst gezet. Tekst en activiteiten samen mogen niet langer zijn dan 5.000 tekens.

Een verstuurd dagverslag komt bij elk gekozen kind in het gesprek over dat kind terecht. Foto's en video's uit het verslag komen in de tijdlijn van het kind in de Ouderapp.

Hoe werkt een concept van een dagverslag?

Een nieuw dagverslag wordt automatisch als concept op de server bewaard terwijl je schrijft. Onder het verslag staat of dat gelukt is: Concept opslaan…, Concept opgeslagen, of een melding dat het nog niet gelukt is. Met Concept opslaan zet je het verslag apart en begin je met een leeg formulier aan het volgende.

Een concept komt op elk apparaat terug, en elke collega van de groep kan het verder schrijven, versturen of verwijderen.
Ouders zien een concept nooit, ook niet in de geschiedenis van het kind.
Heeft een collega het concept intussen elders verstuurd of verwijderd, dan meldt de app dat. Je tekst blijft staan, maar de bijlagen niet. Sla het opnieuw op als concept om verder te gaan.

Let op: open je een concept opnieuw, of bewerk je een verstuurd verslag, dan bewaart de app dat niet vanzelf. Je wijzigingen blijven alleen op het scherm staan tot je zelf op Concept opslaan, Plaatsen of Opslaan tikt. Kies je tussendoor een ander verslag of tik je op Annuleren, dan ben je die wijzigingen kwijt. Een verstuurd verslag kan alleen de schrijver ervan bewerken.

Waar vind je je oude berichten in de Groepsapp?

Rechtsboven in het overzicht staat de knop Archief. Daar vind je alle berichten van vóór deze verandering.

Het archief is alleen om te lezen: geen nieuwe berichten, geen reacties en geen bewerkingen.
Zoeken en filteren werken gewoon, zodat je alles terug kunt vinden.
Er wordt niets overgezet en er gaat niets verloren.
Nieuwe berichten verstuur je altijd via een gesprek.

Krijg je als medewerker pushmeldingen van nieuwe berichten in de Groepsapp?

Nee, op dit moment niet. Pushmeldingen naar medewerkers staan uit, en daarom kun je een gesprek ook nog niet dempen. Je ziet nieuwe berichten in de app zelf, aan het aantal ongelezen berichten bij Berichten. Ouders krijgen wel pushmeldingen.

Nog goed om te weten over Berichten in de Groepsapp

Een concept in een gewoon gesprek of een groepsbericht staat op dat apparaat, onder jouw account. Een collega die op hetzelfde apparaat inlogt, ziet het niet. Een concept van een dagverslag staat op de server en komt op elk apparaat terug.
Het tijdstip van een verzonden bericht komt van de server, niet van de klok van de tablet.
De i-knop rechtsboven in een gesprek opent de Chatinfo. Daar zie je wie er in het gesprek zitten, en bij een dagverslag welke kinderen er vandaag zijn.
Met het potlood in de Chatinfo pas je de omschrijving van een dagverslag aan. De naam volgt de groep en ligt vast. Een gesprek over een kind kun je als medewerker niet aanpassen. Het potlood staat er alleen als er iets aan te passen valt.
Kun je in een gesprek niets plaatsen, dan staat er dat het gesprek alleen-lezen is.
Automatisch aangemaakte gesprekken kun je niet verwijderen. Gesprekken over een kind en dagverslagen horen bij de organisatie en blijven staan.