Correspondentie

Correspondentie

In de module Correspondentie kunnen alle documenten die betrekking hebben op een cliënt worden ingevoerd en geraadpleegd. 

Men kan hierin filteren door linksboven op de knop 'Toon filter' te klikken. Zoeken naar correspondentie die latere datum dan 'afgelopen jaar' hebben, kunnen opgezocht worden door het filter 'Eigen datum' in te vullen met een vanaf/tm periode. Filteren kan ook op inhoud van het document. Middels 'Zoeken in document' wordt gezocht of zoekterm voorkomt:

1. in de naam van de bijlage of
   
2. in de omschrijving van de correspondentie of 
   
3. in de bijlage (hier alleen zoeken op hele woorden).
   

Let op: Wanneer een PDF bestand wordt geüpload in de correspondentie module dan duurt het maximaal een uur voordat alle woorden uit het document zijn geïndexeerd, dusdanig dat je woorden uit het document kan zoeken.

Verder kan worden gezocht op rubriek, status, soort, kenmerk, tijd en Dwangzorg status:

Vanuit USER aangemaakte brieven die in USER worden opgeslagen komen automatisch in de module Correspondentie terecht. Ook kan per module worden ingericht of een rapport moet kunnen worden opgeslagen in de module Correspondentie. In dat geval wordt, na het afdrukken van een rapport, een extra scherm geopend waar kan worden aangegeven of het rapport moet worden opgeslagen en in welke rubriek. Daarnaast kunnen alle andere (ingescande) documenten handmatig in het scherm Correspondentie worden ingevoerd. Deze documenten kunnen ingedeeld worden in rubrieken.

Uitleg van de statussymbolen:

Statussen:
	Concept
	Ter controle
	Verwerkt
	Verwerkt (definitief)
	Te verzenden
	Verzonden

Een nieuwe correspondentie invoeren kan door te klikken op de plusknop. Om een bestand in te lezen dient het bestand eerst te worden geselecteerd vanuit de database (plek op de harde schijf waar het bestand zich bevindt). Daarna dient het bestand in de database van USER te worden gezet door middel van de knop 'Start upload'. De maximale bestandsgrootte is 32MB. Er is een beperking op de upload van bepaalde bestandsextensies. Indien er getracht wordt een extensie van een niet-toegestaan type te uploaden zal hiervan een melding komen.

Indien een bestand is ingelezen, maar het record is nog niet opgeslagen, verandert de knop 'Bestand kiezen' in 'Bewerken'. Hiermee kan eventueel een ander bestand van de harde schijf worden gekozen om te uploaden. Het eerste ingelezen bestand wordt dan niet in de database van USER opgeslagen.

Let op: indien een bestand wordt geopend vanuit de correspondentie module en in MS Word kan worden bewerkt en opgeslagen, dan is dit bestand nog niet opgeslagen in de database. Het bewerkte bestand wordt bij het opslaan in MS Word lokaal opgeslagen. Dit bestand zal opnieuw ingelezen moeten worden in de correspondentie module om het in de database weg te schrijven.

Brieven die aangemaakt zijn in USER ALTA worden direct in PDF-formaat geopend en kunnen niet worden bewerkt.

Juridische titels
Indien in de module '(Juridische) titels en machtigingen', WVGGZ of WZD titels zijn toegevoegd, met daaraan aan de status gekoppelde bijlage(n), dan worden deze ook getoond in de correspondentie. In de rubriek is dan de rubriek WVGGZ of WZD toegevoegd.

De rubrieken dienen te zijn aangemaakt onder de default waarden. En deze dienen te zijn toegevoegd bij de inrichting rubrieken. En zijn gekoppeld en voorzien van rechten.

Correspondentie uit een eerdere inschrijving
Via de tegel 'Afgesloten inschrijvingen' in het cliëntdossier kan de correspondentie uit een eerdere inschrijving worden geraadpleegd.

Inrichting
In de inrichting (Userdocs -> Rubrieken) is het mogelijk om 3 selecties per rubriek te maken.

1. Inkomend
   
2. Uitgaand
   
3. Intern
   

Als je hier bij een Rubriek een optie aanzet. Bijvoorbeeld Uitgaand. En je kiest bij de client in correspondentie voor deze combinatie (Rubriek en Soort), dan worden de gegevens van deze correspondentie ook beschikbaar voor externe systemen.

Toegestane bestandsextensies:
Het is hier alleen mogelijk om bestanden met de extensies 'jpg, jpeg, png, gif, tiff, pdf, doc, docx, rtf, odt, xls, xlsx, ods, txt, csv, ppt, dat, pptx, mp4, ecg, avi, xml' in te lezen.

Bij het inlezen van een niet-toegestane bestandsextensie komt er een melding.

Rollen

Rollen:	Omschrijving:
CORRESPONDENTIE	Geeft toegang tot de module-correspondentie in het dossier met lees- en schrijfrechten(mogelijkheid om correspondentie te koppelen in de database, bv gescande documenten, opgeslagen documenten in een directory etc.)
CORRESPONDENTIE_BEPERKT	Geeft beperkte toegang tot de module-correspondentie in het dossier met lees- en schrijfrechten(mogelijkheid om correspondentie te koppelen in de database, bv gescande documenten, opgeslagen documenten in een directory etc.)
CORRESPONDENTIE_DEL_DEFINITIEF	Geeft de gebruiker rechten om definitieve documenten in de correspondentiemodule te verwijderen
CORRESPONDENTIE_LEES	Geeft toegang tot de module-correspondentie in het dossier met leesrechten(mogelijkheid om te kijken welke documenten allemaal zijn opgeslagen in de database)
CORRESPONDENTIE_LEES_BEPERKT	Geeft beperkte toegang tot de module-correspondentie in het dossier met leesrechten(mogelijkheid om te kijken welke documenten allemaal zijn opgeslagen in de database)
CORRESPONDENTIE_STATUS_VERAND	Geeft de gebruiker rechten om de status van documenten in de correspondentie module te wijzigen.

• Related Articles

• Correspondentie inlezen

  Correspondentie inlezen Het scherm is te benaderen via Functioneel beheer - Beheer - Inrichten externe koppelingen - Correspondentie inlezen Hier kunt u aangeven in welke hoofdmap USER kijkt naar documenten die ingelezen kunnen worden. Deze hoofdmap ...

• Rubrieken

  Rubrieken Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - USER Docs - Rubrieken Rubrieken kunnen worden gebruikt om in de module correspondentie aan te geven in welke rubriek de betreffende correspondentie moet worden ondergebracht. Men moet bv ...

• Genereren barcodes

  Genereren barcodes Het scherm is te benaderen via het dashboard: Cliënt - Personalia - Genereren barcodes Zorgadministratie - Genereren barcodes Indien men gebruik maakt van de modules correspondentie en de module gemakkelijk scannen kan men deze ...

• Karifyportaal

  Karifyportaal Cliënten kunnen in het Karify portaal gebruik maken van een aantal modules waarin gegevens vanuit de database van USER worden getoond. In enkele gevallen (mits met de juiste rollen) kan interactie plaatsvinden tussen cliënt en ...

• Sociogram/Sociaal netwerk

  Sociogram Deze module is te benaderen via het cliëntdossier. Het sociogram geeft in één overzicht de verschillende personen rondom de cliënt weer. De personen worden in verschillende modules vastgelegd. De volgende onderdelen worden getoond: De ...