Correspondentie
In de module Correspondentie kunnen alle documenten die
betrekking hebben op een cliënt worden ingevoerd en geraadpleegd.
Men kan hierin filteren door linksboven op de knop 'Toon filter' te klikken. Zoeken naar correspondentie die latere datum dan 'afgelopen jaar' hebben, kunnen opgezocht worden door het filter 'Eigen datum' in te vullen met een vanaf/tm periode. Filteren kan ook op inhoud van het document. Middels
'Zoeken in document' wordt gezocht of zoekterm voorkomt:
- in de naam van de bijlage of
- in de omschrijving van de correspondentie of
- in de bijlage (hier alleen zoeken op hele woorden).
Let op: Wanneer een PDF bestand wordt geüpload in de correspondentie
module dan duurt het maximaal een uur voordat alle woorden uit het document
zijn geïndexeerd, dusdanig dat je woorden uit het document kan zoeken.
Verder kan worden gezocht op rubriek, status, soort,
kenmerk, tijd en Dwangzorg status:
Vanuit USER aangemaakte brieven die in USER worden
opgeslagen komen automatisch in de module Correspondentie terecht. Ook kan per module worden ingericht of een rapport moet kunnen worden opgeslagen
in de module Correspondentie. In dat geval wordt, na het afdrukken van
een rapport, een extra scherm geopend waar kan worden aangegeven of het rapport
moet worden opgeslagen en in welke rubriek. Daarnaast kunnen alle andere (ingescande)
documenten handmatig in het scherm Correspondentie worden ingevoerd. Deze
documenten kunnen ingedeeld worden in rubrieken.
Uitleg van de statussymbolen:
Statussen: | |

| Concept |

| Ter controle |

| Verwerkt |

| Verwerkt (definitief) |

| Te verzenden |

| Verzonden |
Een nieuwe correspondentie invoeren kan door te klikken op
de plusknop. Om een bestand in te lezen dient het bestand eerst te worden
geselecteerd vanuit de database (plek op de harde schijf waar het bestand zich
bevindt). Daarna dient het bestand in de database van USER te worden gezet door
middel van de knop 'Start upload'. De maximale bestandsgrootte is 32MB. Er is
een beperking op de upload van bepaalde bestandsextensies. Indien er getracht
wordt een extensie van een niet-toegestaan type te uploaden zal hiervan een
melding komen.
Indien een bestand is ingelezen, maar het record is nog niet
opgeslagen, verandert de knop 'Bestand kiezen' in 'Bewerken'. Hiermee kan
eventueel een ander bestand van de harde schijf worden gekozen om te uploaden.
Het eerste ingelezen bestand wordt dan niet in de database van USER opgeslagen.
Let op: indien een bestand wordt geopend vanuit
de correspondentie module en in MS Word kan worden bewerkt en opgeslagen, dan
is dit bestand nog niet opgeslagen in de database. Het bewerkte bestand wordt
bij het opslaan in MS Word lokaal opgeslagen. Dit bestand zal opnieuw ingelezen
moeten worden in de correspondentie module om het in de database weg te
schrijven.Brieven die aangemaakt zijn in USER ALTA worden direct in
PDF-formaat geopend en kunnen niet worden bewerkt.
Juridische titels
Indien in de module '(Juridische) titels en machtigingen',
WVGGZ of WZD titels zijn toegevoegd, met daaraan aan de status gekoppelde
bijlage(n), dan worden deze ook getoond in de correspondentie. In de rubriek is
dan de rubriek WVGGZ of WZD toegevoegd.
De rubrieken dienen te zijn aangemaakt onder de default
waarden. En deze dienen te zijn toegevoegd bij de inrichting rubrieken. En zijn
gekoppeld en voorzien van rechten.
Correspondentie uit een eerdere inschrijving
Via de tegel 'Afgesloten inschrijvingen' in het
cliëntdossier kan de correspondentie uit een eerdere inschrijving worden
geraadpleegd.
Inrichting
In de inrichting (Userdocs -> Rubrieken) is het
mogelijk om 3 selecties per rubriek te maken.
- Inkomend
- Uitgaand
- Intern
Als je hier bij een Rubriek een optie aanzet.
Bijvoorbeeld Uitgaand. En je kiest bij de client in
correspondentie voor deze combinatie (Rubriek en Soort), dan worden de gegevens
van deze correspondentie ook beschikbaar voor externe systemen.
Toegestane bestandsextensies:
Het is hier alleen mogelijk om bestanden met de extensies
'jpg, jpeg, png, gif, tiff, pdf, doc, docx, rtf, odt, xls, xlsx, ods, txt, csv,
ppt, dat, pptx, mp4, ecg, avi, xml' in te lezen.
Bij het inlezen van een niet-toegestane bestandsextensie
komt er een melding.
Rollen
Rollen: | Omschrijving: |
CORRESPONDENTIE | Geeft toegang tot de
module-correspondentie in het dossier met lees- en
schrijfrechten(mogelijkheid om correspondentie te koppelen in de database, bv
gescande documenten, opgeslagen documenten in een directory etc.) |
CORRESPONDENTIE_BEPERKT | Geeft beperkte toegang tot
de module-correspondentie in het dossier met lees- en
schrijfrechten(mogelijkheid om correspondentie te koppelen in de database, bv
gescande documenten, opgeslagen documenten in een directory etc.) |
CORRESPONDENTIE_DEL_DEFINITIEF | Geeft de gebruiker rechten
om definitieve documenten in de correspondentiemodule te verwijderen |
CORRESPONDENTIE_LEES | Geeft toegang tot de
module-correspondentie in het dossier met leesrechten(mogelijkheid om te
kijken welke documenten allemaal zijn opgeslagen in de database) |
CORRESPONDENTIE_LEES_BEPERKT | Geeft beperkte toegang tot
de module-correspondentie in het dossier met leesrechten(mogelijkheid om te
kijken welke documenten allemaal zijn opgeslagen in de database) |
CORRESPONDENTIE_STATUS_VERAND | Geeft de gebruiker rechten
om de status van documenten in de correspondentie module te wijzigen. |