Bij declaraties afronden kan een selectie van vestigingen gemaakt worden en wordt een overzicht getoond van alle declaraties die nog in behandeling staan. Het betreft hierbij alle declaratie soorten die door de organisatie is ingevoerd bij instellingen / systeeminstellingen / declaratie types. Zoals compensatie uren uitbetalen, reiskosten, bovenwettelijk verlof uitbetalen etc..

In dit overzicht gaat het om de medewerkers die nog in dienst zijn bij de organisatie.

Het is belangrijk om te zorgen dat de declaraties voor compensatie uren uitbetalen en bovenwettelijk verlof zijn afgehandeld omdat dit invloed heeft om de verlofkaart van de medewerker.

Declaraties afronden:
Stap 1:  Selecteer de gewenste periode.
Stap 2: Selecteer een vestiging of gehele organisatie.
Stap 3:  Klik op ‘Toon declaraties’.
Stap 4: Het systeem toont in het overzicht alle medewerkers die nog een openstaande declaratie hebben. Eventueel is er de mogelijkheid om een CSV bestand te maken van het overzicht.
Stap 5: Door middel van het selectievakje kan per medewerker of in zijn geheel de declaraties worden goedgekeurd of geweigerd.
Stap 6:  Na de selectie kan er gekozen worden voor in behandeling laten / goedkeuren / weigeren.
Stap 7: Klik op ‘Opslaan declaraties’.
Stap 8: De declaraties zijn verwerkt.

Let op: Er wordt geen automatisch rapport gegenereerd bij dit onderdeel. Details van de beoordeelde declaraties zijn terug te vinden in het rapport ‘Declaraties per medewerker’.

Het eventuele CSV rapport geeft een overzicht weer van alle declaraties die op het scherm getoond worden. In dit rapport is niet te zien of de declaraties afgehandeld zijn, daarvoor kan gebruik gemaakt worden van het rapport ‘Declaraties per medewerker’.

CSV overzicht

 

Rapport ‘Declaraties per medewerker’

Let op: het goedkeuren van deze declaraties kan invloed hebben op het export bestand, als de declaraties binnen het boekjaar van de export vallen. Dit kan mogelijk een TWK zijn.

Als er in januari nog declaraties van december goedgekeurd worden dan valt december niet in dit boekjaar. Dit betekent dat bij de export het belangrijk is om ook een export te doen van december zodat de uren en declaraties van december met een TWK in het overzicht komen voor de export.

In het werknemersportaal is bij de medewerker te zien of een declaratie middels de bulkmutatie is goedgekeurd of geweigerd.

De medewerker gaat naar het werknemersportaal en vervolgens naar declaraties. Rechts is een overzicht van alle declaraties. Bij ‘Notitie manager’ is te zien of het door middel van de bulkmutatie is afgehandeld.

Als declaraties afronden na het jaar verlof overzetten gedaan wordt, is er een kans dat er een afwijking in de verlofkaart en/of compensatie uren komt van de medewerker. Deze afwijking zal niet automatisch worden meegenomen en zal dan handmatig door de organisatie gedaan dienen te worden.

Declaraties medewerkers uit dienst

Bij ‘Declaraties van medewerkers uit dienst’ wordt direct een lijst getoond met alle declaraties die nog open staan van medewerkers die uit dienst zijn.

Afhandelen Declaraties van medewerkers uit dienst:
Stap 1: Het systeem toont direct het overzicht van alle medewerkers die uit dienst zijn, die nog een openstaande declaratie hebben. Eventueel is er de mogelijkheid om een CSV bestand te maken van dit overzicht.
Stap 2: Door middel van het selectievakje kan per medewerker of in zijn geheel de declaraties worden goedgekeurd of verwijderd.
Stap 3:  Na de selectie kan er gekozen worden voor in behandeling laten / goedkeuren / verwijderen.
Stap 4: Klik op ‘Opslaan declaraties’.
Stap 5: De declaraties zijn verwerkt.

Let op: Er wordt geen automatisch rapport gegenereerd bij dit onderdeel. Details van de beoordeelde declaraties zijn terug te vinden in het rapport ‘Declaraties per medewerker’.

Het eventuele CSV rapport geeft een overzicht weer van alle declaraties die op het scherm getoond worden. In dit rapport is niet te zien of de declaraties afgehandeld zijn, daarvoor kan gebruik gemaakt worden van het rapport ‘Declaraties per medewerker’.

CSV overzicht

Rapport ‘Declaraties per medewerker’

Let op: het goedkeuren van deze declaraties kan invloed hebben op het export bestand, als de declaraties binnen het boekjaar van de export vallen. Dit kan mogelijk een TWK zijn.

In het werknemersportaal is bij de medewerker te zien of een declaratie middels de bulkmutatie is goedgekeurd of geweigerd.

De medewerker gaat naar het werknemersportaal en vervolgens naar declaraties. Rechts is een overzicht van alle declaraties. Bij ‘Notitie manager’ is te zien of het door middel van de bulkmutatie is afgehandeld.