Als organisatie kan er zelf gekozen worden welke weken definitief gemaakt worden.
Voor het afsluiten van een jaar en daarbij het overzetten van het verlof is het van belang dat alle weken van de medewerkers definitief gemaakt zijn.

Let op: als het jaar definitief gemaakt wordt voor het verlof overzetten is het belangrijk dat alle uren van de medewerkers allemaal zijn verwerkt en er geen diensten meer open staan bij de manager om te keuren. Controleer hiervoor het rapport “statusoverzicht”. Het is belangrijk dat hier geen oranje vlakken meer staan.

Als de weken niet definitief gemaakt zijn, dan kan er geen jaar verlof overgezet worden.

Als er na het verlof overzetten nog wijzigingen in de uren van de medewerker plaatsvinden, kan dit gevolgen hebben voor de verlofkaart van de medewerker. Dit wordt dan niet automatisch achteraf verwerkt. Dit kan dan handmatig aangepast worden via de urenverwerking of de verlofkaart van de medewerker.

Bij het definitief maken van het verlof is het volgende van belang om rekening mee te houden:

·        Diensten die niet ingeleverd of geweigerd zijn worden verwijderd

·        Ingeleverde diensten blijven in behandeling staan

·        Niet genoten verlof wordt ingetrokken

·        Medewerker kan geen wijzigingen meer doen in een definitief gemaakte week (tenzij er nog ingeleverde diensten staan en deze door de manager geweigerd wordt)

·        Het definitief maken kost mogelijk wat tijd om uit te voeren

·        Wissel niet van tabblad tijdens het definitief maken

 

Het definitief maken kan via Instellingen / Bulkmutaties / Definitief maken / Medewerkers definitief maken.

 

Stappen voor het definitief maken:
Stap 1:  Selecteer de weken die definitief gemaakt moeten worden.
Stap 2: Kies Toon medewerkers om een overzicht te krijgen van de medewerkers die nog niet alle weken definitief gemaakt hebben.
Stap 3: Maak een selectie van medewerkers.
Stap 4: Klik links op de knop ‘Geselecteerde medewerkers definitief maken’.
Stap 5: Rechts wordt een rapport gegenereerd met verwijderde diensten en ingetrokken verlof.

 

Alle weken over de gehele organisatie dienen definitief gemaakt te worden voor het overzetten van het jaarverlof.

Let hierbij op dat als er nog diensten ingeleverd worden en een manager weigert de dienst, dan is de definitief gemaakte week van de medewerker weer open. Hierdoor kan er geen jaar verlof overgezet worden en zal er opnieuw definitief gemaakt dienen te worden.
Ons advies is om dit binnen de organisatie goed te communiceren zodat iedereen weet wanneer het verlof overgezet gaat worden en alle diensten afgehandeld moeten zijn.

In het controle bestand zijn de diensten die verwijderd zijn terug te vinden. Het gaat daarbij om diensten die niet ingeleverd of geweigerd zijn.

Het verlof dat is ingetrokken door het definitief maken wordt ook getoond.

 

Tip: het definitief maken kan tussentijds gebruikt worden. Hiermee kan dan een periode afgesloten worden zodat medewerkers geen diensten meer in kunnen leveren in een bepaalde periode.

Er kan altijd nog een correctie op de diensten gedaan worden in de urenverwerking.