Dienstreizen

Dienstreizen

Indienen in Octopus

Ga naar de Werk-pagina, kies onderin je dienstverband en druk Reiskosten.


Voer vervolgens de adressen van de reis in. De afstand wordt automatisch berekend.
Afhankelijk van de instellingen van je organisatie, kunnen woon-werk kilometers tegelijk worden gedeclareerd.

Vergeet je vervoermiddel niet te corrigeren indien nodig. Verder is een omschrijving / opmerking verplicht.


Door op declaraties te drukken, klap je deze uit.
Alle ingediende declaraties komen hier te staan met beschrijvingen, kilometers en status.
De statussen zijn:
Goedgekeurd (het vinkje)
Afgekeurd (de doorgestreepte cirkel)
In behandeling (het klokje)


Krijg meer details van een declaratie te zien door erop te drukken.
Declaraties in behandeling kunnen hier ook worden ingetrokken


Afhandelen in Planning

Dienstreizen inzien

Ga naar Start → Kwaliteit. Klik hier op de tegel Goed te keuren dienstreizen. Je wordt automatisch naar de Dienstreizen tab geleid.
(Let op! Indien de module Reisbewegingen aan staat, komt hier Reisbewegingen te staan.)


Hier worden alle ingediende dienstreizen getoond.
Onder acties staan 3 knoppen:
Details zien (het oogje)
Goedkeuren (het vinkje)
Afkeuren (het kruisje)

 

Details zien

Bekijk hier de afstand, ingevulde adressen, de route weergeven op de kaart en andere details.

Goedkeuren en afkeuren

Via het vinkje of kruisje kan een dienst worden goed- of afgekeurd.
Bij het afkeuren van een declaratie, dient er een opmerking met rede gegeven te worden.


De status van de declaratie zal vervolgens worden aangepast.
Deze kunnen nu niet meer worden gewijzigd.

In bulk afhandelen

Aan de linkerkant zijn meerdere declaraties tegelijk te selecteren. Deze kunnen allemaal in één keer worden goed- of afgekeurd met de blauwe actiesknop rechtsbovenin

Instellen in Beheer

Functionele rechten

De medewerker

  1. Dienstreizen:
    Dit recht geeft de optie in de Octopusapp om dienstreizen te kunnen declareren
  2. Dienstreizen - verreken woon-werkverkeer
    Dit recht voegt de knop     Verreken woon-werkverkeer toe bij het declareren

De planner

  1. Datarechten voor de benodigde planeenheden
    Dit geeft het recht om dienstreizen in te zien
  2. Het functioneel recht Goedkeuren dienstreizen
    Dit geeft het recht om de dienstreizen die mogen worden ingezien, ook daadwerkelijk goed te keuren

Export

Onder Beheer → Procedures → Export dient een extra looncomponent toegevoegd te worden. Doe dit voor elke CAO.
De kilometers zullen mee worden gegeven met het looncomponent ingevuld bij Primaire waarde.

Combinatie met reisbewegingen

Dienstreizen kunnen in combinatie worden gebruikt met Reisbewegingen. Indien een dienstreis handmatig wordt ingediend, overschrijft deze de automatisch berekende reisbeweging. 

Let op! Waar reisbewegingen rekening houden met de diensten op het rooster, doen dienstreizen dit niet, aangezien de medewerker handmatig de adressen toevoegt en hierbij het rooster overschrijft.