Dienstreizen indienen via Octopus en verwerken in Planning

Dienstreizen indienen via Octopus en verwerken in Planning

Een medewerker dient een dienstreis in via de Octopus-app; de planner keurt die in SDB Planning goed of af. Deze handleiding beschrijft beide kanten en de instellingen die daarvoor nodig zijn.

1. Indienen in Octopus

De medewerker gaat in de app naar de Werk-pagina, kiest onderin het dienstverband en tikt op Reiskosten. Daarna:
  1. de adressen van de reis invoeren; de afstand wordt automatisch berekend;
  2. afhankelijk van de instellingen van de organisatie kunnen de woon-werkkilometers tegelijk worden gedeclareerd;
  3. het vervoermiddel corrigeren als dat nodig is;
  4. een omschrijving of opmerking invullen — dat is verplicht.
Onder Declaraties staan alle ingediende declaraties met de omschrijving, de kilometers en de status:
PictogramStatus
vinkje
Goedgekeurd
doorgestreepte cirkel
Afgekeurd
klokje
In behandeling
Door op een declaratie te tikken zie je de details. Een declaratie die in behandeling is, kan de medewerker daar ook weer intrekken.

2. Dienstreizen inzien in Planning

Ga naar Start, tabblad Kwaliteit, en klik op de tegel Goed te keuren dienstreizen. Je komt dan op het tabblad Dienstreizen.

InfoStaat de module Reisbewegingen aan, dan heet dat tabblad Reisbewegingen.
In het overzicht staan alle ingediende dienstreizen. In de kolom Acties staan drie knoppen:
  1. het oogje — details bekijken;
  2. het vinkje — goedkeuren;
  3. het kruisje — afkeuren.

3. Details bekijken

Met het oogje zie je de afstand, de ingevulde adressen, de route op de kaart en de overige gegevens van de declaratie.

4. Goedkeuren en afkeuren

Met het vinkje of het kruisje handel je de declaratie af. Bij het afkeuren moet je een opmerking met de reden invullen. De status van de declaratie wordt daarna aangepast en is niet meer te wijzigen.

5. In bulk afhandelen

Links in de lijst kun je meerdere declaraties tegelijk selecteren. Met de Acties-knop rechtsboven keur je die in één keer goed of af.

6. Rechten instellen

Voor de medewerker
RechtWat het doet
Dienstreizen
Geeft in de Octopus-app de mogelijkheid om dienstreizen te declareren.
Dienstreizen - verreken woon-werkverkeer
Voegt bij het declareren de knop Verreken woon-werkverkeer toe.
Voor de planner
  1. Datarechten op de betreffende planeenheden — nodig om de dienstreizen te kunnen inzien;
  2. het functionele recht Goedkeuren dienstreizen — nodig om ze ook goed te kunnen keuren.

7. Export instellen

Onder Beheer > Procedures > Export moet een extra looncomponent worden toegevoegd. Doe dat voor elke CAO. De kilometers gaan mee met het looncomponent dat bij Primaire waarde is ingevuld.

8. Combineren met reisbewegingen

Dienstreizen kunnen samen met Reisbewegingen worden gebruikt. Wordt een dienstreis handmatig ingediend, dan overschrijft die de automatisch berekende reisbeweging.
AlertReisbewegingen houden rekening met de diensten op het rooster; dienstreizen niet. De medewerker voert de adressen zelf in en overschrijft daarmee het rooster.