Voorwoord

De feestdagen staan weer voor de deur. Een gezellige periode, maar voor de salarisadministratie ook een hele drukke periode! SDB streeft ernaar om je zo goed mogelijk te ondersteunen bij de jaarovergang.

Wij wensen je gezellige feestdagen en alle goeds voor 2025.

Team SDB HR/Salaris

Kalender jaarovergang 2024 - 2025

In de periode van 6 t/m 23 januari kan de jaarovergang uitgevoerd worden. Maak zelf de keuze op welke dag deze gedraaid moet worden.

Vooraf

Voordat de jaarovergang uitgevoerd kan worden:

·        Moet 2024 helemaal afgerond zijn, inclusief de extra run december

·        Vul je in SDB Salaris de opties op het scherm Salaris | Start | Jaarwissel in, voor 17:00 uur.

Tijdens

De jaarovergang wordt dagelijks uitgevoerd tussen 17.00 ’s middags en 09.00 ’s ochtends, daarna kun je werken in 2025.

Dag ná de jaarovergang

Nadat de jaarovergang is uitgevoerd, moeten de volgende controles worden uitgevoerd in SDB Beheer:

·       Organisatie | klantgegevens

·       Organisatie | klantopties 

·       Organisatie | loonfactoren

(LET OP! De besturing loonfactoren bepaalt hoe de salarisverwerking wordt opgenomen in de boekhouding, zie stap 4).

De laatste dag waarop de jaarovergang kan worden uitgevoerd is donderdag 23 januari. Indien er geen jaarovergang wordt aangevraagd, wordt deze automatisch op de dag uitgevoerd.

Het draaien van een jaarovergang kan niet worden teruggedraaid!

Stap 1 - Laatste salarisverwerkingen in 2024

Net als in voorgaande jaren eindigt het jaar 2024 met het verwerken van de extra run december (voorheen 13^e run). In deze run worden de roostermutaties en andere variabele mutaties van december afgerekend en kunnen eventuele correcties voor 2024 worden ingevoerd.

Communiceer binnen de organisatie over mutaties in SDB HR. Dit geldt speciaal voor alle wijzigingen in het personeelsdossier die een ingangsdatum in 2024 hebben. Stem met de managers af dat de laatste salarisverwerking pas wordt uitgevoerd nadat de HR mutaties zijn geaccordeerd. Ook variabele mutaties, zoals declaraties, wil je wellicht nog in de laatste salarisverwerking meenemen. 

Alle mutaties gedaan na de jaarwissel, worden in het nieuwe jaar verwerkt.

Pas na het uitvoeren van de extra run december kan de jaarwissel worden opgestart. In het uitzonderlijke geval dat er geen mutaties of correcties zijn over december, kun je contact opnemen met de helpdesk. Zij kunnen dan de jaarwissel inplannen.

Vergeet niet om de werkkosten over 2024 in te voeren. Deze kun je vinden op het scherm onder Salaris | Start | Werkkosten.

Stap 2 - Opties jaarwerk 2024

Tot de afsluitende werkzaamheden van 2024 behoort het controleren en desgewenst wijzigen van de opties voor het jaarwerk. Dit moet gedaan worden na de laatste salarisverwerking en vóór de datum waarop de jaarovergang wordt. Ga hiervoor in SDB Beheer naar Organisatie | Klantopties.

Hieronder vind je een overzicht met de verschillende opties:

Optie 7: Sortering salarisspecificaties

Deze sortering geldt ook voor de jaaropgaaf. Indien voor de jaaropgaaf een afwijkende sortering aangehouden moet worden, wijzig je deze optie ná de laatste salarisverwerking.

Optie 72: Interne verzamelloonstaat

·        optie 1: pdf (alleen PDF bestand downloaden)

·        optie 3: pdf + csv (PDF + CSV-bestand downloaden)

 Optie 76: Ontvangen auditfile salaris t.b.v. controle belastingdienst

·        optie 0: niet

·        optie 1: wel Dit bestand is na de jaarovergang beschikbaar in SDB Salaris via de menu-optie: Salaris | Resultaten | Output | Jaarwerk. 

Voor het activeren van de cumulatieve journaalpost over het jaar 2024 in hetzelfde formaat als de periodieke journaalpost, gebruik je optie 21. Dit bestand is na de jaarovergang beschikbaar in SDB Salaris via de menu-optie: Salaris | Resultaten | Output | Jaarwerk.

Optie 21: Cumulatieve journaalpost

·        optie 0: nee                       

·        optie 1: ja          

Stap 3 - Details keuzemogelijkheden jaarovergang 

Nadat de extra run van december is uitgevoerd moet het scherm met opties voor de jaarwissel worden ingevuld via Salaris | Start | Jaarwissel. 

Indien dit scherm niet ingevuld wordt, gelden de standaardwaarden (zie onderstaand voorbeeld) en wordt de jaarwissel uitgevoerd op 23 januari 2025.

Het kan zijn dat er meer/minder invulveldjes beschikbaar zijn, dan het voorbeeld. Dit is afhankelijk van welke modules er in gebruik zijn.

1. Jaarovergang uitvoeren op
   

Op de avond van de aangegeven dag wordt SDB Salaris overgezet naar januari 2025, alle werkdagen in de periode maandag 6 tot en met donderdag 23 januari 2025 kunnen gekozen worden.

1. Stamtabellen opschonen
   

Door deze optie aan te vinken worden afdelingen, kostenplaatsen, kostensoorten en functiecodes met een verstreken einddatum verwijderd, maar alleen als ze niet meer gekoppeld zijn aan werknemers.

1. Jaaropgaaf notificatie versturen
   

Voor klanten met SDB HR is deze optie beschikbaar om aan te geven of er op 1 februari 2025 een notificatie verzonden moet worden naar de medewerkers met een link naar de jaaropgaaf.

Deze keuze kan na de jaarwissel nog aangepast worden in SDB Beheer via de menu-optie HR | Stuurgegevens. Helemaal onderaan het scherm kan het vinkje aangepast worden.

1. Feestdagentabel vullen
   

De feestdagentabel wordt gevuld met de standaard christelijke feestdagen. Deze tabel kan naderhand nog aangepast worden.

1. Verlofsaldi overnemen
   

Voor degene die nog gebruik maken van de verlofkaart, kan hier worden aangegeven of de verlofsaldi uit 2024 moeten worden overgeboekt naar de verlofkaart van 2025.

Vanaf de dag na de jaarovergang en na controle, en na aanvulling van de klantgegevens 2025 kan de salarisberekening over januari 2025 worden gestart. Het verwerken van variabele mutatie en de roosters wordt bij deze productie overgeslagen, deze zijn al afgerekend in de extra run december. Daardoor zal voor de meeste werknemers alleen het vast overeengekomen salaris worden betaald.

Pas in de maand februari 2025 volgt er een salarisberekening waarin de roosterresultaten over januari 2025 worden gecombineerd met de vast overeengekomen salarissen.

Stap 4 - Acties direct ná de jaarovergang

Nadat de jaarovergang is uitgevoerd, bevindt SDB Salaris zich in de periode januari 2025. Voordat de eerste salarisverwerking opstart kan worden, moeten de volgende parameters voor 2025 worden gecontroleerd en eventueel aangepast:

1. Klantgegevens
   

Deze staan onder de menu-optie: SDB Beheer | Organisatie | Klantgegevens. Hierin staan voornamelijk parameters die de salarisverwerking inhoudelijk aansturen. Een deel van deze gegevens wordt gewijzigd naar de standaardwaarden voor 2025. Indien je wijzigingen wilt aanbrengen in deze gegevens, doe dit dan direct na de jaarovergang en vóór de eerste salarisproductie van 2025. Als er in een eerder jaar wijzigingen t.o.v. de standaardwaarden hebt opgegeven dan worden deze overgenomen in de klantgegevens voor 2025. Controleer in ieder geval:

1. premie- en heffingspercentages
   
2. maximum (dag)lonen
   
3. franchises
   
4. de aansturing van de journaalpost (indien je overstapt op een ander financieel systeem).
   

Let tenslotte op het gebruik van hoofd- en kleine letters in de naam- en adresgegevens van de organisatie. Dit bepaalt ook hoe deze gegevens op de salarisspecificaties worden weergegeven.

1. Klantopties
   

Onder de menu-optie: SDB Beheer | Organisatie | Klantopties geef je aan welke diensten afgenomen worden binnen het systeem en in welke vorm. Voorafgaand aan de eerste salarisproductie kunnen de meeste opties gewijzigd worden. Enkele opties worden daarna “bevroren” om een consequente administratie te kunnen voeren. Opties die onderdeel uitmaken van het contract met SDB kunnen niet via het scherm gewijzigd worden. Neem daarvoor contact op met de afdeling Support.

1. Besturing loonfactoren
   

Onder de menu-optie: SDB Beheer | Organisatie | Loonfactoren kan de besturing van alle loonfactoren bekeken en aangepast worden. Hier wordt onder meer vastgelegd hoe de salarisjournaalpost er uit ziet en welke loonfactoren in de werkkostenregeling ondergebracht worden.

1. Werkkosten
   

Na de jaarovergang moet de ‘Indicatie werkkosten’ ingevuld worden bij de loonfactoren die je in de vrije ruimte wil onderbrengen. Er is door SDB een standaard set loonfactoren benoemd, met de ‘Indicatie werkkosten’ op ‘ja’. Wij adviseren je om alle loonfactoren langs te lopen, om er zeker van te zijn dat de set compleet is en niet teveel loonfactoren worden meegeteld. Voor extra ondersteuning bij de werkkostenregeling, kan desgewenst een afspraak maken met één van de SDB consultants.

Stap 5 - Beschikbare output na de jaarovergang

De dag nadat de jaarovergang heeft plaats gevonden, wordt bij SDB het afrondende jaarwerk 2024 aangemaakt.

 De volgende output is beschikbaar:

1. In SDB Salaris kan het jaarwerk opgevraagd worden onder de menu-optie Salaris | Resultaten | Output, in de map “Jaarwerk” in het jaar 2024. Hier staat onder andere:
   
1. de interne verzamelloonstaat
   
2. historisch overzicht
   
3. de jaaropgaven
   
2. Voor gebruikers van SDB HR staan de jaaropgaven klaar. Op 1 februari 2025 wordt vanuit SDB HR collectief aan de werknemers een email toegezonden wanneer dit aangegeven is in het keuzescherm Jaarwissel.
   

Wijzigingen en nieuwe functionaliteit 2025

In de eerste week van januari word je in een apart document (“Infonote wijzigingen salarisverwerking”) geïnformeeerd over de wijzigingen en nieuwe functionaliteiten in de software van SDB Salaris.

Deze zal in het informatiescherm in SDB Salaris beschikbaar gesteld worden.