SDB Planning | Configuratie mogelijkheden Leerplatform en Planning

Koppeling SDB Leerplatform en SDB Planning: de drie configuraties

Gebruikt jouw organisatie zowel SDB Leerplatform als SDB Planning? Dan kun je de twee met elkaar laten samenwerken. Dat kan op drie manieren, die je los of samen kunt gebruiken. In dit artikel lees je per configuratie wat er gebeurt, hoe je hem instelt en waar je op moet letten.

Waar stel je het in? Alle drie de configuraties stel je per catalogusitem in. Open het catalogusitem in het bewerkscherm via Catalogus. Daar vind je het blok SDB Planning. Dat blok zie je alleen als de SDB Planning-integratie voor jullie omgeving is ingeschakeld. Welke instellingen in het blok staan, hangt af van het soort catalogusitem.

Bekwaamheid als kwalificatie

Behaalt een medewerker een catalogusitem, bijvoorbeeld een leerpad, dan gaat dat resultaat als kwalificatie naar SDB Planning. Planners kunnen die kwalificatie daar gebruiken bij de planningsmatch. Zo plan je alleen medewerkers in die aantoonbaar bekwaam zijn voor een dienst.

Hoe stel je dit in?

Open het catalogusitem in het bewerkscherm.
Zet in het blok SDB Planning de schakelaar Na voltooiing resultaat als kwalificatie doorsturen naar SDB Planning aan.
Sla het catalogusitem op.

Goed om te weten

De resultaten gaan elke nacht naar Planning. Een resultaat van vandaag staat dus morgen als kwalificatie in Planning.
Zet je de schakelaar aan, dan gaan bij de eerstvolgende nachtelijke synchronisatie ook alle eerder behaalde resultaten eenmalig mee.
Zet je de schakelaar uit, dan worden er geen nieuwe resultaten meer doorgestuurd. Kwalificaties die al in Planning staan, blijven daar staan.

Studiebelasting van e-learning als nominale uren

Rondt een medewerker een e-learning af, dan stuurt het Leerplatform de studiebelasting van die e-learning als nominale uren naar SDB Planning. Jouw organisatie kan die uren vervolgens meenemen in de uitbetaling.

Datum: de uren komen in Planning op de dag van afronding, niet op de dagen waarop de medewerker aan de e-learning werkte.
Aantal uren: altijd de studiebelasting die bij het catalogusitem is ingevuld, bijvoorbeeld 60 minuten. Hoe lang de medewerker er echt over deed, telt niet mee.
Eén keer per afronding: voor dezelfde afronding worden nooit twee keer uren geboekt. Rondt een medewerker de e-learning later opnieuw af, bijvoorbeeld omdat een bekwaamheid is verlopen, dan volgt wel een nieuwe boeking.
Omschrijving: in Planning staat de naam van de e-learning bij de boeking.
Snelheid: de uren staan binnen enkele minuten na afronding in Planning.

Hoe stel je dit in?

Open de e-learning in het bewerkscherm.
Vul in het blok Catalogusitem algemeen de Studiebelasting in minuten in.
Zet in het blok SDB Planning de schakelaar Studiebelasting verwerken in SDB Planning aan. Onder de schakelaar zie je hoeveel minuten als nominale uren worden doorgestuurd.
Vul eventueel een Code nominale uren in. Laat je dit veld leeg, dan wordt de standaardcode uit de koppeling gebruikt. Je consultant helpt je bij het bepalen van de juiste code.
Sla het catalogusitem op.

Kun je zien of een e-learning tijdens een dienst is gevolgd?

Het Leerplatform kan niet bepalen of een e-learning binnen of buiten diensttijd is gevolgd. Een medewerker kan een e-learning op elk moment starten, onderbreken en later verder volgen, soms verspreid over meerdere dagen. Het Leerplatform legt alleen vast wanneer de e-learning is afgerond, niet wanneer de medewerker er tijd aan heeft besteed. Daarom geldt:

Planning controleert niet of er op dat moment al een dienst stond
Het Leerplatform voorkomt niet dat een medewerker een e-learning tijdens werktijd volgt
De overlapcontrole uit configuratie 3 werkt niet voor e-learning. Bij een klassikale Training staan de tijden vooraf vast; bij een e-learning niet.

Zo voorkom je dubbele uren

Dubbele uren (werken en e-learning tegelijk) voorkom je met duidelijke afspraken binnen je organisatie. Bijvoorbeeld:

E-learning buiten diensttijd. Spreek af dat medewerkers e-learnings waarvoor ze nominale uren krijgen buiten hun dienst volgen.
E-learning tijdens de dienst. Mogen medewerkers een e-learning juist onder werktijd volgen? Zet dan Studiebelasting verwerken in SDB Planning uit voor dat catalogusitem. Er worden dan geen extra uren geboekt.
Per e-learning kiezen. Zo kun je verplichte e-learnings wel uren laten opleveren en vrijwillige niet.

Leg deze afspraken vast en communiceer ze naar medewerkers en leidinggevenden.

Goed om te weten

Alleen nieuwe afrondingen. Er worden alleen uren geboekt voor afrondingen na het moment waarop je de schakelaar aanzet. Eerdere afrondingen gaan niet alsnog naar Planning. Zet je de schakelaar uit en later weer aan, dan tellen alleen afrondingen vanaf het nieuwe moment.
Geen studiebelasting, geen uren. Is de studiebelasting leeg of 0, dan gaat er niets naar Planning. In het bewerkscherm zie je dan de melding Vul eerst de studiebelasting in bij Catalogusitem algemeen.
Studiebelasting aanpassen. Een nieuwe waarde geldt alleen voor afrondingen die daarna volgen. Uren die al in Planning staan, veranderen niet.

Overlapcontrole en trainingsuren bij klassikale Trainingen

Bij klassikale Trainingen werken het Leerplatform en Planning in twee stappen samen: eerst een controle bij de inschrijving, daarna het wegschrijven van de uren.

Stap 1: overlapcontrole bij inschrijving

Schrijft een medewerker zich in voor een Training, dan kiest hij of zij eerst het Dienstverband. Het Leerplatform controleert dan direct bij Planning of de trainingstijden overlappen met een ingeplande dienst of afwezigheid.

Stap 2: trainingsuren in het rooster

Is de inschrijving gelukt, dan komen alle trainingsuren in het rooster van de medewerker in Planning, onder een eigen diensturensoort. Wat er bij overlap gebeurt, bepaal je per Training met de instelling Opleidingsuren verwerken in SDB Planning:

Optie	Wat er gebeurt
Aan, bij overlappende dienst blokkeren	Heeft de medewerker op dat moment een dienst, dan is inschrijven niet mogelijk.
Aan, bij overlappende dienst wegschrijven als registratie-uren	Inschrijven kan altijd. Bij overlap komen de trainingsuren als registratie-uren naast de dienst in het rooster.
Uit, uren alleen in SDB Leerplatform	De uren gaan niet naar Planning.

Hoe stel je het in?

Open de klassikale Training in het bewerkscherm.
Kies in het blok SDB Planning bij Opleidingsuren verwerken in SDB Planning een van de drie opties.
Sla het catalogusitem op.

Goed om te weten

In- en uitschrijven gaat altijd via het Lerplatform. Planning neemt de inschrijving over, niet andersom.
Wijzigingen worden niet bijgewerkt. De uren gaan naar Planning op het moment van inschrijving. Verandert daarna de datum of tijd van de Training, dan past Planning dat niet automatisch aan.
Overlapblokkade per functie uitzetten. In Planning kun je de overlapblokkade per functie uitschakelen. Voor die medewerkers worden de trainingsuren dan niet in Planning geregistreerd.
Geen wachtrij. Opleidingsuren verwerken in SDB Planning en Wachtrij kunnen niet tegelijk aan staan.
Rooster annuleren. Een rooster met deelnemers die een dienst in Planning hebben, kun je niet annuleren. Verplaats de deelnemers of schrijf ze eerst uit