Instellingen - Gebruikers - Applicatie Toegang - Ouders (ouderapp)

Algemeen

Inloggen in de Octopus Ouderapp gebeurt met SDB Identity. Dit is een makkelijke en veilige manier van inloggen.
De instellingen van Identity zijn afhankelijk van de organisatie. Voor meer informatie over Identity: SDB Identity.

Deze pagina zijn ouders die gebruikers zijn voor de ouderapp.
Deze pagina is bedoeld voor het inloggen op de ouderapp met Identity.

Ouder overzicht

Een overzicht van de ouderapp gebruikers is te vinden via Instellingen - Gebruikers - Applicatie Toegang - Gezinnen.
Alle ouders die worden aangemaakt onder Gezinnen met een emailadres worden hier getoond.

Rechts kan gefilterd worden op Organisatie/Administratie/Locatie.

Wanneer de filter op Organisatie wordt toegepast dan worden alle ouders met een emailadres getoond die gekoppeld zijn aan die Organisatie.

Wanneer de filter op Administratie wordt toegepast dan worden alle ouders met een emailadres getoond die kinderen hebben met een trajectregel op die Administratie.

Wanneer de filter op Locatie wordt toegepast dan worden alle ouders met een emailadres getoond die kinderen hebben met een trajectregel op die Locatie.

Filter op Administratie en Locatie kijkt niet naar actieve trajectregels, maar naar trajectregels in het totaal. Dus ook ouders waarvan de kinderen gestopt zijn of nog moeten starten worden hier getoond.

Rechtsboven met het filter icoon kan er op verschillende mogelijkheden gefilterd worden op de lijst.

Door te klikken op de naam van de kolom worden de gegevens gesorteerd op die kolom.
Door te klikken op de 3 puntjes achter de naam van de kolom worden er verschillende acties mogelijk om het overzicht van de kolommen aan te passen.

Dan is het ook nog mogelijk om te filteren op ouders met een actief contract.

Dit zijn alle ouders die op dit moment een actief contract hebben.

Voor nu zijn dat ook ouders waarvan de wachtlijst trajectregel op het moment al gestart is. Dit zal op een later moment worden aangepast.

Statussen

Statussen ouder (Status)

Actief: ouder kan inloggen in de Octopus Ouderapp.
Inactief: ouder kan niet inloggen in de Octopus Ouderapp.

Dit staat los van Identity. Als een ouder inactief is dan kan de ouder nog wel inloggen in Identity, maar heeft geen toegang meer tot de Octopus Ouderapp.

Statussen Identity (Flow status)

Niet aangemaakt: ouder is aangemaakt in het KIS systeem, maar er is nog geen uitnodiging verstuurd voor Identity
In behandeling: de uitnodiging vanuit KIS wordt verstuurd.
Verstuurd: de uitnodiging vanuit KIS is verstuurd.
Gemachtigd: de ouder is ingelogd in de Octopus Ouderapp.

Acties

In de kolom Actie is 1 optie:

Stuur uitnodiging

Met de envelop kun je de uitnodiging versturen naar de ouder.

Om de ouder te activeren in Identity dient er een uitnodiging te worden verstuurd naar het emailadres van deze ouder. Dat kan via de envelop, maar ook via 'Stuur uitnodiging'. Vink dan de checkbox aan bij de ouder die de uitnodiging dient te ontvangen. Er kunnen meerdere ouders tegelijk geselecteerd worden om een uitnodiging te versturen.

Een uitnodiging wordt naar de ouder verstuurd met het sjabloon dat kan worden aangemaakt via de instellingen.
Meer informatie over de sjablonen van de uitnodigingen is hier te vinden: Workflow sjablonen

De ouder ontvangt een email met daarin de uitleg om zich te activeren als Identity gebruiker voor de Octopus Ouderapp.

Zodra de uitnodiging wordt verstuurd, wordt de ouder gesynchroniseerd met Identity en zal het proces van inloggen en wachtwoorden via Identity lopen.

Wanneer een ouder op 'Inactief' stond dan zal dit na het versturen van een uitnodiging automatisch veranderen in 'Actief'.

Controle bij niet zichtbare ouders in Applicatie Toegang

Het kan voorkomen dat een ouder niet zichtbaar is in het overzicht van Applicatie Toegang, terwijl deze wel correct is ingevoerd in KIS.

In dat geval kan het probleem liggen bij de gebruikersnaam in Identity.

De gebruikersnaam in Identity moet namelijk uniek zijn en wordt automatisch aangemaakt op basis van het eerste deel van het e-mailadres (het gedeelte vóór het @-teken).

Wanneer deze gebruikersnaam al bestaat (bijvoorbeeld doordat een andere ouder dezelfde naam heeft), kan de ouder niet correct worden aangemaakt of gesynchroniseerd met Identity. Hierdoor wordt de ouder mogelijk niet zichtbaar in Applicatie Toegang.

Wat kun je doen?

Controleer of er meerdere ouders zijn met hetzelfde eerste deel van het e-mailadres

Gebruik indien nodig een afwijkend e-mailadres om te zorgen dat de gebruikersnaam uniek is

Let op

Dit komt vaker voor bij gezinsleden die een vergelijkbaar e-mailadres gebruiken.

E-mailadressen van ouders omwisselen

Bij het wijzigen of omwisselen van e-mailadressen van ouders kan het voorkomen dat het systeem een melding geeft dat een e-mailadres al in gebruik is. Deze controle is bewust ingebouwd om te voorkomen dat onjuiste toegang tot de Octopus Ouderapp wordt verkregen.

Oplossing

Wanneer je twee e-mailadressen wilt omwisselen, voer dan tijdelijk de onderstaande stappen uit:

Wijzig eerst het tweede e-mailadres door er tijdelijk +1 aan toe te voegen.
Bijvoorbeeld:
- Oorspronkelijk: test@test.nl
- Tijdelijk: test+1@test.nl
Sla de wijziging op. Hierdoor wordt ook de gekoppelde applicatiegebruiker bijgewerkt.
Voer vervolgens de gewenste wijziging van het andere e-mailadres uit.
Zet daarna het tijdelijke e-mailadres weer terug naar het oorspronkelijke e-mailadres.

Waarom is dit nodig?

Het systeem voorkomt dat hetzelfde e-mailadres tegelijkertijd aan meerdere ouder- of gebruikersrecords gekoppeld is. Door tijdelijk +1 aan het e-mailadres toe te voegen, ontstaat er een uniek onderscheid tussen het e-mailadres van de ouder en het e-mailadres dat bij de gekoppelde oudergebruiker geregistreerd staat.

Hierdoor vervalt de blokkade tijdelijk en kan het systeem de gekoppelde gebruikers correct synchroniseren. Nadat de gegevens zijn bijgewerkt, kan het e-mailadres weer worden teruggezet naar de juiste waarde.

Let op
Deze werkwijze is alleen nodig wanneer e-mailadressen worden omgewisseld of wanneer een e-mailadres nog gekoppeld is aan een bestaande oudergebruiker.