Groep planning

Groep planning

De groep planning geeft u inzicht in de totale kind planning. Alle data van de planningen van de kinderen wordt verzameld. Zowel uit de traject- als de weekplanning.
Daarnaast kunt u de BKR inzien zodat u inzicht heeft in de personeelsplanning vanuit de kind planning.

Met verschillende opties kunt u op verschillende manier informatie inzien en door gebruik te maken van de planningshulp kunt u op een makkelijke en effectieve manier kinderen plannen.

Instelling details









Administratie
U kiestde administratie waarvan u de groepen wilt selecteren.
Groep
U selecteert een groep waarvan u de planning wilt ophalen. Het is hierbij mogelijk om meerdere groepen tegelijk te selecteren om de aantallen in te zien bij het samenvoegen van deze groepen.
Jaar
Selecteer het jaar waarvan u de planning wilt inzien.
De planning laat data actueel zien voor zover er planning beschikbaar is. Echter voor de snelheid wordt er gewerkt met zogenaamde berekende opgeslagen data. Deze wordt gegenereerd voor het huidige jaar en 2 jaar daarop. Planning data van jaren daarna is actueel maar kan iets langer duren voordat dit getoond wordt.

Groep overzicht
Wanneer u de administratie en de groep(en) heeft geselecteerd, wordt de planning zichtbaar. Per week en per dagdeel wordt het aantal kinderen getoond die gepland zijn

.

Cel extra informatie details

U kunt tevens zien hoeveel kinderen er die week een flexbudget hebben en wat de bezettingspercentages zijn. Het is mogelijk om nog extra info toe te voegen aan deze getallen. Deze info wordt in het overzicht getoond als extra getal rechtsonder in het grijs.




Via info toevoegen heeft u verschillende mogelijkheden:
  1. Leeftijd onder 12 maanden, alle kinderen onder de 12 maanden worden als extra getal getoond.
  2. W (wachtlijst), alle kinderen met een W in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  3. Deze kinderen zijn niet meegenomen in de bezetting.
  4. G (geplaatst), alle kinderen met een G in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  5. T (tijdelijk, trajectplanning), alle kinderen met een T in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  6. F (Flexibel, trajectplanning), alle kinderen met een F in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond. Dus dit zijn NIET de kinderen met een flexbudget.
  7. R (reservering, trajectplanning), alle kinderen met een R in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  8. VVE (trajectplanning), alle kinderen met VVE in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  9. Flex reservering, alle kinderen met Fr in de trajectplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  10. Bezettingspercentages, invoegen van de bezetting percentages per dagdeel.

  11. B (Budget), alle kinderen met een B in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  12. E (Extra), alle kinderen met een E in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  13. V (Vakantie), alle kinderen met een V in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  14. Deze kinderen zijn niet meegenomen in de bezetting.
  15. A (Afwezig), alle kinderen met een A in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  16. Deze kinderen zijn niet meegenomen in de bezetting.
  17. Fl (Flex budget), alle kinderen met Fl in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  18. Z (Ziek), alle kinderen met een Z in de weekplanning op de betreffende groep en op het betreffende dagdeel worden als extra getal getoond.
  19. Deze kinderen zijn niet meegenomen in de bezetting.

Wanneer u zelf nog weekplanning plaatsingstypen heeft aangemaakt, zijn deze hier ook te selecteren. Afhankelijk of u gekozen heeft voor een geplaatst of ongeplaatst plaatsingstypen worden deze kinderen wel of niet meegenomen in de bezetting.


Cel achtergrond kleuren

 Licht groen, er is normaal ruimte binnen de groepscapaciteit

  Licht rood, de maximum capaciteit is bereikt
 Donker rood, er wordt over het maximum van de groep heen gepland.


Planning waarde varianten

De groep planning kan op 3 manieren wordt getoond: 



  1. Weekplanning. De planning wordt opgehaald zoals bekend is in de weekplanningen van de kinderen en getoond per week. Hierbij wordt dus rekening gehouden met bijvoorbeeld afwezige, zieke en extra kinderen.
  2. Weekplanning (obv contract). De planning wordt opgehaald zoals bekend is in de trajectplanningen van de kinderen en getoond per week. Hierbij worden bijvoorbeeld zieke, afwezige en extra kinderen niet meegenomen in de berekeningen.
  3. Maandplanning. De planning wordt opgehaald zoals bekend is in de weekplanningen van de kinderen en getoond per maand. Hierbij wordt dus rekening gehouden met bijvoorbeeld afwezig, zieke en extra kinderen. Hier wordt als uitgangspunt de laatste volledige week van de betreffende maand genomen. Dus wanneer het dan een vakantieweek betreft, zul je voor die maand de planning van die vakantieweek zien.

Kind plaatsing details per dagdeel

Wanneer u klikt op een dagdeel wordt er rechts meer informatie zichtbaar over de betreffende kinderen.
U ziet hier standaard de naam van het kind, leeftijd, inschrijfdatum, wachtlijstdatum, patroon van die week en de tijdslijn van de geselecteerde dag.



U kunt hier op iedere naam van de kolom klikken om te sorteren op deze gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld makkelijk op de leeftijd of de inschrijfdatum sorteren van de kinderen. Ook is het mogelijk om op meerdere kolommen gelijktijdig te sorteren. In de kolomtitel zal met een getal de sorteerprioriteit worden weergegeven


Er zijn nog verschillende opties mogelijk om extra tonen bij de kinderen.

Toon opmerkingen.
De opmerkingen uit de trajectregel van het kind worden hier getoond onder de naam van het kind.



Toon prioriteit.
De prioriteit die gekoppeld is aan het kind wordt hier getoond in een extra kolom.



Toon voorkeurslocaties
De voorkeurslocaties van het kind worden getoond in een extra kolom.



Toon zaterdag en zondag.
Zaterdag en zondag tonen in het bezettingsoverzicht.



Wachtlijst selectie



Kinderen kunnen al geruime tijd op de wachtlijst staan of juist pas over een tijd een plaatsingswens hebben.
Hierbij is de optie: ‘toon uitsluitend wachtlijst’ met de parameters ‘start' (peilmoment) en ‘periode’ en ‘tot einde periode’ een belangrijke
hulpmiddel om de lijst nauwkeurig naar de wensen te filteren.

Start
Alle kinderen die op of vanaf deze datum op de wachtlijst staan worden opgenomen in het resultaat.

kinderen waarvan de einddatum van de wachtlijst voor deze datum ligt worden dus niet in het resultaat opgenomen.


Periode
De periode gezien vanaf de startdatum waarin de kinderen worden geselecteerd die op de wachtlijst staan.

Voorbeeld: start =01-03-2022, Periode = 3 maanden.
De periode van: 01-03-2022 t/m 31-05-2022 zal bekeken worden op kinderen die op de wachtlijst staan. Dus al stonden of gedurende de periode erop komen, maar ook waarvan de einddatum wachtlijst in deze periode ligt. En worden in het resultaat getoond.


Tot einde periode
De wachtlijstkinderen moeten ook tenminste tot en met de ‘startdatum' + ‘periode’ nog op de wachtlijst staan.

Voorbeeld: start =01-03-2022, Periode = 3 maanden. En de optie: ‘tot einde periode’ is aangezet.
De periode van: 01-03-2022 t/m 31-05-2022 zal bekeken worden op kinderen die op de wachtlijst staan. Dus al stonden of gedurende de periode erop komen. Kinderen waarvan de einddatum wachtlijst in deze periode ligt worden niet opgenomen in het resultaat. Er moet dus nog een plaatsingsvraag zijn op de laatste dag van de periode.


De knop ‘Toon wachtlijst selectie’ initieert de actie om de selectie te maken. Dus wanneer er aanpassingen gemaakt worden in de filtering, is het nodig om dit te bevestigen via deze knop om het gewenste resultaat te tonen. Dit zorgt ervoor dat de functie snel reageert, zonder bij elke aanpassingen de data onnodig te verversen.

Ratio details



De kleuren in de ratio details zijn gerelateerd aan het aantal personeelsleden. 
Groen, voldoende personeelsleden tov het aantal kinderen.
Oranje meer personeelsleden dan noodzakelijk is 
Rood, te weinig pesoneelsleden tov van wat noodzakelijk is
Groen, voldoet aan de voorwaarden van het benodigde aantal personeelsleden


Planningshulp in groep-planning


In de groep planning is er de mogelijkheid om planning hulp aan te vinken om snel te zien op welke dagen en vanaf wanneer het mogelijk is om een kind te plaatsen.

Wanneer deze optie is aangevinkt zullen er nog extra opties in het scherm verschijnen.



  1. Een plaatsingspatroon vak.
Hierin kunnen dagdelen worden aangevinkt waarvoor de plaatsing wordt gezocht.
  1. De periode selectie
De periode selectie is optioneel
  1. Inclusief flex plaatsingen.
  2. Plaatsing mede afhankelijk van medewerker (medewerker planning).
De plaatsing kan indien er geen extra capaciteit nodig is incl. de opgevraagde plaatsing.
  1. Percentage voor bepaling plaatsingsmogelijkheid.
Een zelf te bepalen percentage voor wanneer de mogelijke plaatsing beschouwd wordt als voldoende om verder te bekijken.



In de optioneel ingestelde periode wordt gezocht naar de plaatsingsmogelijkheden die in het dagdelen blok zijn opgegeven. Per dagdeel wordt d.m.v. een groen of rood driehoekje duidelijk gemaakt wanneer er wel of geen plaatsing mogelijk is. Van deze mogelijkheden wordt per week het gemiddelde bepaalt en weergegeven in een percentage. Apart voor de plaatsingsmogelijkheid en apart voor de ratio-capaciteit (past het binnen de huidig noodzakelijke capaciteit).

Wanneer het percentage >= aan het ingestelde percentage is zal de cel oranje gekleurd worden.

Indien ook de optie: plaatsing mede afhankelijk van medewerker planning is aangevinkt. Zal de cel: plaatsing fit% in een week uitsluitend oranje zijn wanneer de medewerkers capaciteit niet groter wordt.

Medewerker verandering

Wanneer je zoekt en de plaatsing kan omdat er groepscapaciteit is kan het wel een verandering in medewerkers veroorzaken. Dit zal worden weergegeven door het rood kleuren van het aantal medewerkers. In het onderstaande voorbeeld. Gaan we van 10 naar 12 kinderen, maar ook het aantal noodzakelijke medewerkers neemt toe van 2 naar 3. 


Kinderen pinnen


Selectievoorbeeld en te nemen stappen

Het is mogelijk om kinderen te selecteren. Deze worden dan apart in een vak boven de resultaat tabel getoond. De selectie blijft behouden ook wanneer er gewisseld wordt van groepen. Dit kan met meerdere kinderen gelijktijdig.

Onderstaande plaatje geeft een voorbeeld weer om van een administratie alle kinderen op te vragen die momenteel op de wachtlijst staan in de komende 3 maanden gezien vanaf 1 maart met een voorkeur als eerste locatie: KDV.
Door op de knop Toon wachtlijst selectie te klikken wordt de lijst van kinderen verzameld en getoond. 
Door het vinkje te zetten voor de kinderen waar je mee aan de slag wilt worden deze 'gepind' en kun je eventueel andere selectie maken zonder deze te verliezen. 
Klik dan op set om het zoekpatroon in te stellen en klik op de knop: Toon de plaatsingsmogelijkheden. 
Naast het gepinde kind zal het resultaat getoond worden. Klik dan de groep aan waarvan je het resultaat in de detail wilt bekijken. En de tabel met dagdeeldetails wordt dan weergegeven. 




    • Related Articles

    • Planning

      Groep planning

    • Groep activiteiten schema's

      Groep activiteiten schema's Bij Groep activiteiten schema’s maakt u schema’s aan die gebruikt kunnen worden als dagboek op de groep. U maakt een standaard schema. De groepen hebben wel de mogelijkheid om dit schema naar eigen wens aan te passen. U ...

    • Rapporten planning

      BSO vervoersrapport Via rapporten - BSO vervoersrapport kan je een rapport genereren van de kinderen die op die dag opgehaald moeten worden. Hierbij kan je selecteren op locatie of op school. GGD inspectie rapportage Het GGD inspectierapport kan heel ...

    • Organisatie inrichting - algemeen

      Organisatie inrichting In dit menu wordt de inrichting vastgelegd van de administratie. Juridisch, maar ook de structuur in administraties - locaties - groepen. Via alle detail instellingen legt u verder vast de financiële afspraken en het proces ...

    • Rapporten

      Dit menu geeft een groot aantal rapporten. Het menu is onderverdeeld in categorieën. Elk van de categorieën bevat de gerelateerde rapporten. De structuur van dit menu inclusief elk individueel rapport is onderdeel van de gebruikersrechten. Lees meer ...