Handleiding Cliënten / Planning

Handleiding Cliënten / Planning

1. Weergave Planning Cliënt 

De basisplanning van een individuele cliënt kan als volgt benaderd worden: Cliënten > Zoeken >Planning.


Binnen de basisplanning worden alle actuele terugkerende afspraken van de cliënt getoond, die nu (vandaag) óf in de toekomst gepland staan. Afspraken die al in het verleden beëindigd of verwijderd zijn worden niet meer getoond. De afspraken worden gegroepeerd per weekdag weergegeven ten behoeve van een duidelijk overzicht. Enkel die weekdagen waarop de cliënt daadwerkelijk afspraken heeft, worden getoond. Omdat het een weergave van terugkerende afspraken betreft, wordt niet in concrete datums maar in weekdagen gedacht.

Per terugkerende afspraak worden de volgende velden getoond:

  1. Tijd: De tijd waarop de terugkerende structureel gepland is. Let op, het betreft de geplande tijd en niet de voorkeurstijd. Wanneer de geplande tijd afwijkt van het tijdsvenster (voorkeurstijd + marges), wordt er een pijltje naast de tijd getoond. Een pijltje omhoog indien de afspraak eigenlijk eerder gepland zou moeten worden, en een pijltje omlaag wanneer de afspraak juist later gepland zou moeten worden.



  1. Activiteit: De geplande activiteit tijdens de afspraak. Binnen de V&V-planning worden meestal ‘producten’ (ook wel ‘functie-complexiteitsklasses’ genoemd) gepland’. Binnen de groepsplanning worden producten of functies gepland.
  2. Duur: De geplande duur (u voor uren en m voor minuten)
  3. Deskundigheid: De afkorting van de bij de afspraak benodigde deskundigheid wordt getoond.
  4. Patroon: Het terugkeerpatroon van de afspraak. Bijvoorbeeld 1w voor een één wekelijks patroon, 2w voor tweewekelijks en 1d voor een dagelijks patroon. Bij een eenmalige ‘incidentele’ afspraak blijft dit veld leeg.
  5. OE: De OE waaraan de afspraak is toegewezen. Let op, dit betreft de OE die is ingesteld bij het toevoegen of wijzigen van de afspraak. De toegewezen OE kan afwijken van de OE waar de afspraak daadwerkelijk gepland is. Bijvoorbeeld wanneer de afspraak overstijgend gepland is in de route van een ander team (Hier zal verderop dieper op ingegaan worden).
  6. Route: De structurele route waar de afspraak is ingepland. Wanneer de afspraak nog niet ingepland is, blijft dit veld leeg.
  7. Signaleringen: Er worden verschillende signaleringen getoond:
Een  wanneer de afspraak een opmerking bevat.
Een datum wanneer de terugkerende afspraak geen herhaling in de huidige actuele week bevat. De datum van de eerstvolgende herhaling wordt dan getoond.
Signalering op bedrijfsregels voor afwijking tijdvenster en kwalificatieniveau, in de vorm van een geel of rood kruisje.

Acties: Binnen de pagina basisplanning kunnen afspraken toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden.
  1. Via de knop Toevoegen bovenin het scherm kan een nieuwe afspraak toegevoegd worden.
  2. Binnen de geselecteerde afspraak, worden rechts icoontjes voor het wijzigen (potloodje) en verwijderen (kruisje) van de afspraak getoond.
  3. Middels de checkboxes (vinkjes) links kan een selectie van afspraken gemaakt worden. Het is via een snelle selectie mogelijk om alle afspraken, of alle afspraken op een bepaalde weekdag te selecteren. Wanneer een selectie gemaakt is, verschijnen bovenin het scherm de knoppen Wijzigen en Verwijderen, waarmee meerdere afspraken tegelijk gewijzigd of verwijderd kunnen worden. *De opties wijzigen van meerdere afspraken is enkel beschikbaar voor groepsafspraken. Op termijn zal deze functionaliteit ook beschikbaar komen voor V&V-afspraken.
In de volgende paragrafen wordt in meer detail ingegaan op de functionaliteit voor het toevoegen, wijzigen of verwijderen van afspraken.

2. Afspraken toevoegen

Deze paragraaf beschrijft hoe een nieuwe (terugkerende) afspraak aangemaakt kan worden binnen de basisplanning. Om een nieuwe afspraak aan te maken klikt u op Toevoegen rechts bovenaan de pagina. Let op: De knop Toevoegen is enkel beschikbaar wanneer de gebruiker de benodigde autorisatie heeft voor het toevoegen van afspraken, zie paragraaf Autorisatie. Is een gebruiker zowel geautoriseerd voor het toevoegen van V&V-afspraken als voor Groepsafspraken, verschijnt er een keuzeknop. De gebruiker kan dan kiezen welk type afspraak hij wil toevoegen. Over het algemeen zal enkel een applicatiebeheerders voor beide varianten geautoriseerd zijn. Wanneer voor de knop Toevoegen gekozen is, opent het scherm Basisafspraak toevoegen.



Bij het toevoegen van een afspraak kunt u de volgende velden vullen:

  1. Activiteit*: Geef hier de activiteit aan die bij de afspraak uitgevoerd moet worden binnen de keuzelijst met activiteiten. De keuzelijst is opgesplitst in twee onderdelen, suggesties en alle. Binnen suggesties worden de activiteiten getoond waarvoor de betreffende cliënt een indicatie heeft, óf wanneer de activiteit al in een andere afspraak van de cliënt gepland is. Bij ‘alle’ activiteiten worden alle cliënt-gerelateerde activiteiten getoond die binnen de inrichting van de ACP/AP ‘gelabeld’ zijn als V&V-activiteit, of in ECD als groepsactiviteit gekenmerkt zijn. Binnen de keuzelijst kan getypt worden om een activiteit snel te selecteren.
  2. Vervoer (enkel van toepassing bij groepsafspraken): Binnen deze kolom wordt getoond of de cliënt vervoer benut binnen deze afspraak. Met behulp van de pijlen wordt aangegeven of sprake is van vervoer heen (pijl naar rechts), vervoer terug (pijl naar links), of vervoer in beide richtingen (twee pijlen). Wanneer de cliënt een indicatie heeft waarbij vervoer zit inbegrepen, worden de selectievakjes automatisch aangevinkt. Meer informatie over het plannen van vervoer wordt binnen de ‘Handleiding Groepsplanning’ besproken.
  3. Deskundigheid* (enkel van toepassing bij V&V-afspraken): Selecteer in de keuzelijst de minimale deskundigheid die nodig is om de afspraak uit te voeren. De deskundigheden die ‘gelabeld’ zijn als V&V-deskundigheid worden als keuzemogelijkheid getoond. Binnen de keuzelijst kan getypt worden voor een snelle selectie. De benodigde deskundigheid wordt in de planning vergeleken met de door de medewerker geboden deskundigheid, om te controleren of er sprake is van een juiste kwalificatie.
  4. Startdatum*: De datum waarop de terugkerende afspraak moet starten. Of, in het geval van een éénmalige afspraak, de datum waarop de afspraak zal plaatsvinden. Bij een nieuwe afspraak wordt de startdatum standaard gevuld met de dag van vandaag.
  5. Starttijd*: De geplande starttijd van de afspraak. Standaard wordt de starttijd gevuld met 0:00.
  6. Duur*: De duur van de afspraak in minuten.
  7. Eindtijd: De geplande eindtijd van de afspraak wordt automatisch bepaald op basis van ingevulde starttijd en duur.
  8. Voorkeurstijd (enkel van toepassing bij V&V-afspraken): Binnen de voorkeurstijd kan het tijdsvenster worden aangegeven waarbinnen de cliënt bij voorkeur geholpen zou worden. Dit betreft het voorkeurstijdstip en de marges voor en na de voorkeurstijd. Middels de vink urgent kan extra urgentie bij het tijdsvenster aangegeven worden. Indien het vinkje urgent aanstaat, worden er extra signaleringen binnen de planning getoond wanneer van het tijdsvenster wordt afgeweken. 


Let op: Wanneer een nieuwe afspraak toegevoegd wordt en de starttijd gewijzigd wordt, wijzigt de voorkeurstijd automatisch mee. Normaliter zal bij een nieuwe afspraak de voorkeurstijd automatisch gelijk zijn aan de geplande starttijd. Wanneer een veld binnen de voorkeurstijd gewijzigd wordt, blijft de voorkeurstijd behouden. Als de geplande starttijd daarna gewijzigd wordt, kunnen de geplande starttijd en de voorkeurstijd van elkaar afwijken.

Terugkeerpatroon: Middels het vinkje terugkeerpatroon kan aangegeven worden of het een terugkerende of éénmalige afspraak betreft. Standaard staat het vinkje aan, omdat binnen de basisplanning veelal terugkerende afspraken gepland zullen worden. Binnen het terugkeerpatroon kunnen verschillende opties ingegeven worden:
  1. Herhaal elke: Dit betreft het interval waarmee het terugkeerpatroon plaatsvindt. Bijvoorbeeld elke 1 week, of elke 2 weken.
  2. Herhaal op: Hier kunnen de weekdagen ingevuld worden op welke dag(en) het terugkeerpatroon moet plaatsvinden. Er kunnen meerdere dagen aangevinkt worden. Via de knop Alle, kunnen binnen één klik alle dagen ge(de)selecteerd worden.
  3. Eindigt: Hier kan de einddatum van het terugkeerpatroon ingegeven worden. Standaard wordt uitgegaan van een terugkeerpatroon zonder einddatum. Geadviseerd wordt om waar mogelijk ook met terugkeerpatronen zonder einddatum te werken, daar dit vaak het meest praktisch is binnen een structurele planning. Vooralsnog worden enkel wekelijks terugkerende afspraken ondersteund. Dagelijkse, maandelijkse of jaarlijkse terugkeerpatronen worden niet ondersteund, daar deze vaak problemen geven binnen een wekelijks structurele routeplanning. 
OE*: Een afspraak dient toegewezen te worden aan een Organisatorische Eenheid (OE). In de praktijk zal dit vaak een Afdeling/Team betreffen. De toegewezen OE bepaalt op welk planbord de te plannen afspraak getoond zal worden. Omdat een afspraak niet (meer) aan een indicatie is gekoppeld, is het verplicht bij de afspraak zelf een OE te kiezen. Het is mogelijk om de afspraken van een cliënt te verdelen over verschillende OE’s. Zo kunnen nachtmomenten bijvoorbeeld eenvoudig aan een overstijgend team worden toegewezen.

De keuzelijst van OE’s is opgesplitst binnen suggesties en alle. Binnen suggesties worden de OE’s getoond waar de cliënt een indicatie en/of interne status heeft. Ook worden eventuele OE’s getoond waar al andere afspraken van de cliënt gepland zijn. Bij ‘alle’ worden alle OE’s getoond waarvoor de ingelogde gebruiker geautoriseerd is. Binnen de keuzelijst kan getypt worden voor snelle selectie.

Opmerking: Een eventuele opmerking bij de afspraak. Deze opmerking dient ter info voor de planner. De opmerking wordt niet getoond aan de uitvoerende medewerker binnen ECD. Binnen de weergave van de basisplanning wordt de opmerking binnen een  getoond.

3. Afspraken wijzigen

Via de basisplanning is het mogelijk om terugkerende afspraken te wijzigen. De optie afspraak wijzigen kan wanneer een afspraakregel geselecteerd wordt doormiddel van het vinkje of met de muis op de afspraak te gaan staan. Op dat moment wordt er bovenin het scherm en rechts binnen de afspraakregel een potloodje getoond. Klik op het potloodje om het Afspraak wijzigen dialoogvenster te openen.



















Of de optie Afspraak wijzigen beschikbaar is, is afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Er wordt onderscheid gemaakt tussen permissies voor het wijzigen van nog niet ingeplande afspraken, en het wijzigen van reeds binnen een route geplande afspraken. Wanneer afspraken namelijk reeds ingepland zijn door een planner, kan het onwenselijk zijn wanneer de ingeplande afspraken later nog gewijzigd worden door een verpleegkundige. De aanpassing kan namelijk gevolgen hebben voor de verdere routeplanning. Wanneer voor Afspraak wijzigen gekozen wordt, wordt het dialoogvenster Basisafspraak wijzigen getoond.


In vele opzichten is dit dialoogvenster gelijk aan het dialoogvenster Basisafspraak toevoegen. De belangrijkste verschillen betreffen:

Wijzigingsdatum*: Er moet aangegeven worden vanaf welke datum de afspraak gewijzigd moet worden. Standaard wordt hier de dag van vandaag ingevuld. De wijzigingsdatum wordt getoond in plaats van de startdatum. Let op: een wijzigingsdatum die vóór de originele begindatum of na de einddatum van het terugkeerpatroon ligt, heeft mogelijk een ongewenst effect. Het wordt derhalve geadviseerd om nooit een wijzigingsdatum in het verleden te selecteren.
Terugkeerpatroon: Het terugkeerpatroon van een bestaande afspraak kan niet meer gewijzigd worden. Wilt u het terugkeerpatroon toch wijzigen, zult u de afspraak moeten verwijderen en een nieuwe afspraak moeten toevoegen.
Aandachtspunten bij het wijzigen van een afspraak:
  1. Wanneer de starttijd van een bestaande afspraak gewijzigd wordt, kan dit gevolgen hebben voor de routeplanning.
  2. Wanneer de starttijd van een bestaande afspraak gewijzigd wordt, kan er een verschil ontstaan met de voorkeurstijd en tijdsvenster van de afspraak. Wees bewust of u de starttijd óf de voorkeurstijd wilt wijzigen.
  3. Wanneer een afspraak gewijzigd wordt, worden ALLE herhalingen na de wijzigingsdatum gewijzigd, inclusief eventuele incidentele herhalingen. Het wijzigen komt overeen met de optie Alle volgende herhalingen binnen het wijzigen van de afspraak in de ACP.
Wijzigen van meerdere afspraken tegelijk: (*enkel beschikbaar bij groepsafspraken).

In sommige situaties kan het handig zijn een wijziging door te voeren voor meerdere afspraken tegelijkertijd. Bijvoorbeeld om afspraak naar een andere activiteit of OE om te boeken, óf voor een wijziging van de duur. In de lijstweergave kunnen met de selectievakjes een selectie van afspraken gemaakt worden. Vervolgens verschijnt bovenin het scherm de keuzeknop Actie(s). Hier kan voor de actie ‘wijzigen’ gekozen worden:


Hetzelfde scherm wordt getoond als bij het wijzigen van één enkele afspraak. Standaard kunnen alleen de velden gewijzigd worden, waarvan de waarde identiek is over de geselecteerde afspraken. Dus alleen wanneer de duur van alle geselecteerde afspraken hetzelfde is, wordt de duur getoond en is deze direct te wijzigen. De velden waarbij er verschillende waardes tussen de afspraken voorkomen, worden alleen lezen met grijze achtergrond en zonder vulling getoond. Bijvoorbeeld wanneer de duur van de ene afspraak 60 minuten is, en van de andere afspraak 120 minuten, zal het veld duur als alleen lezen getoond worden. Rechts van de velden die als alleen lezen getoond worden, wordt een potloodje getoond. Met behulp van dit potloodje kan het veld alsnog geactiveerd en gewijzigd worden voor de selectie van afspraken. Het spreekt voor zich dat dit een bewuste actie door de gebruiker moet zijn. De functionaliteit voor het in bulk wijzigen van meerdere afspraken tegelijk, is vooralsnog enkel beschikbaar voor groepsafspraken. 

4. Afspraken verwijderen 

Via de basisplanning is het mogelijk één of meerdere afspraken tegelijk te verwijderen. Feitelijk komt dit neer op het beëindigen van de terugkerende afspraken. Wanneer een afspraakregel geselecteerd wordt, verschijnt een kruisje aan de rechterkant binnen de regel. Middels dit icoon kan een enkele afspraak verwijderd worden. Het is ook mogelijk om middels de vinkjes links in de lijst één of meerdere afspraken te selecteren. Op het moment dat er minimaal één afspraak aangevinkt is, verschijnt bovenin het scherm de knop Verwijderen.



Let op: Het icoon verwijderen en de knop Verwijderen zullen alleen zichtbaar worden wanneer de ingelogde gebruiker de benodigde autorisaties heeft. Voor het verwijderen van reeds in een route geplande afspraken, is een aparte permissie benodigd. Zie paragraaf Autorisatie voor verdere details. Wanneer voor de actie Verwijderen gekozen wordt, wordt een pop-up getoond met een datumselectie.


Hier kan de datum gekozen worden vanaf wanneer de terugkerende afspraak verwijderd moet worden. Alle herhalingen (structureel en incidenteel) zullen vanaf die datum verwijderd worden.

5. Autorisatie

Voor het tonen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van afspraken zijn aparte autorisaties binnen ECD beschikbaar. Daarnaast kan er een onderscheid gemaakt worden binnen permissies voor afspraken de nog niet ingepland zijn, en afspraken die reeds bij een route of medewerker gepland zijn. Voor reeds ingeplande afspraken kan expliciet aangegeven worden of deze gewijzigd of verwijderd mogen worden. Deze permissie overruled de reguliere permissie voor het wijzigen of verwijderen van afspraken.


De permissies kunnen ingesteld worden via het ECD menu Beheer / Autorisatie / Rollen. Selecteer een rol, en kies voor wijzigen. De permissies kunnen apart ingesteld worden voor V&V-afspraken en voor groepsafspraken.

  1. V&V-afspraken: Kies voor de module Cliënten. Hier zijn bij de groep Planning de permissies beschikbaar voor Afspraken en Ingeplande afspraken. Om binnen de basisplanning een reeds bij een route geplande afspraak te kunnen wijzigen of verwijderen, heeft u de permissies voor ‘Ingeplande afspraken’ nodig.
  2. Groepsafspraken: Kies voor de permissies Groepsplanning binnen module ‘Planning’