Handleiding Geen Mandaat

Handleiding Geen Mandaat

1. Inleiding

In dit document wordt het overzicht "Geen Mandaat" beschreven.
Dit overzicht toont de afspraken of tijdsregistraties,
waarbij de cliënt geen geldig mandaat (oftewel indicatie) heeft voor de geplande of geregistreerde activiteit.
Bijvoorbeeld: Er is PV of Dagbesteding gepland, maar de cliënt heeft nog geen mandaat óf het mandaat is verlopen.
Of er is VP gepland, maar de cliënt heeft enkel een mandaat voor PV. Het overzicht kent hiermee een belangrijke
signaleringsfunctie voor de cliëntadministratie, de planners en de teams zelf.
Dit overzicht is ontwikkeld in het kader van het project Loskoppelen Planning en Administratie.
Binnen de planning is het nu namelijk mogelijk om nog niet gemandateerde zorg te plannen.
Dit biedt vele voordelen en past beter bij het dynamische zorgproces in de praktijk.
Om het risico op niet gemandateerde zorg te beperken, biedt het overzicht Geen Mandaat een belangrijke schakel binnen
de controle en communicatie tussen de cliëntadministratie, planners en uitvoerenden. 
Het overzicht Geen Mandaat kan gebruikt worden binnen de extramurale zorg en/of binnen de groepsplanning in SDB ECD.

2. Geen Mandaat

Om het Geen Mandaat scherm te benaderen navigeert men naar Planning > Geen Mandaat.



Het overzicht is enkel zichtbaar wanneer de gebruiker hiervoor de juiste autorisatie heeft.
De gebruiker dient hiervoor een rol te hebben met de permissie "Geen Mandaat" binnen de module "Planning".
Het overzicht toont de afspraken of tijdsregistraties, waarbij de cliënt geen geldig mandaat (oftewel indicatie) heeft voor de geplande of geregistreerde activiteit.
Welke activiteiten binnen het overzicht getoond worden, hangt af van het feit of de gebruiker geautoriseerd is voor V&V-planning en/of Groepsplanning.
Dit betreft de leespermissies binnen autorisatiebeheer Cliënten / Afspraken en Planning / Groepsplanning.
Enkel afspraken worden getoond ,die toegewezen zijn aan een OE welke valt binnen de data-autorisatie van de gebruiker.
In het geval van ongeplande zorg, wordt gekeken naar de OE van het medewerker-contract dat aan de tijdregistratie gekoppeld is.

2.1 Filters

Alvorens het overzicht getoond wordt, dient er middels de filters een selectie gemaakt te worden.
De begin- en einddatum van de te tonen periode zijn hierbij verplicht.
Daarnaast kan er verder ingezoomd worden op specifieke Organisatorische Eenheden of activiteiten.



Er kan op de volgende filters een selectie gemaakt worden:

− Begindatum*:
De begindatum van de te tonen periode. Standaard wordt deze gevuld met de datum van 
één week geleden. Alleen de afspraken en tijdsregistraties die binnen de geopende periode 
starten worden getoond.

− Einddatum*:
De einddatum van de te tonen periode. Standaard wordt deze gevuld met de datum van 
vandaag. De begin- en einddatum mogen niet meer dan 30 dagen uit elkaar liggen.

− Regio/Locatie:
De regio of locatie waarvoor u de Geen Mandaat lijst wilt tonen. Hier worden enkel de 
organisatorische eenheden (OE’s) getoond waarvoor de ingelogde gebruiker geautoriseerd 
is.

− Activiteit:
De activiteiten waarvoor u de Geen Mandaat lijst wilt controleren. U kunt hier één of 
meerdere activiteiten selecteren. Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker, worden 
V&V-activiteiten en/of groepsactiviteiten getoond.
V&V-activiteiten zijn de cliënt gerelateerde activiteiten die binnen de inrichting van de ACP 
‘gelabeld’ zijn als V&V-activiteit. Dit betreft producten of functie-complexiteitsklassen in SDB ECD.
Groepsactiviteiten zijn de producten óf functies die in SDB ECD als groepsactiviteit gekenmerkt 
zijn.

Door de knop "Tonen" wordt de Geen Mandaat lijst getoond voor de opgegeven filterselectie.
Het filter-widget verdwijnt dan automatisch, en de toegepaste filters worden bovenin uw scherm getoond.
Om de filters te wijzigen, kies dan voor ‘wijzig filters’.





Wanneer er niet gefilterd wordt op een Organisatorische Eenheid,
wordt automatisch gefilterd op alle OE’s waarvoor de gebruiker data-autorisatie in SDB ECD bevat.

2.2 Overzicht

Het overzicht biedt gedetailleerde informatie over de afspraken en tijdsregistraties zonder 
mandaat. Wanneer er meerdere afspraken of tijdregistraties binnen dezelfde periode vallen, 
worden deze per cliënt en activiteit gebundeld binnen één regel. Bij het aantal "prestaties" ziet u
hoeveel afspraken en registraties het betreft. Belangrijk om te weten is dat niet alleen prestaties
zonder mandaat getoond worden, maar ook prestaties die wél een mandaat hebben, maar nog
geen interne zorgstatus ("zorgtoewijzing"). U kunt beide situaties hier controleren.

Let op: Overschrijding van een mandaat, wanneer er meer gepland is dan geïndiceerd, wordt niet
in dit overzicht getoond. Zie hiervoor het overzicht "Indicatie vs Planning vs Realisatie".



Per regel worden de volgende velden getoond:

− Cliëntnummer:
Het nummer waarmee de cliënt in QIC geregistreerd is. Het overzicht wordt standaard op
deze kolom gesorteerd.

− Cliëntnaam:
De naam van de cliënt. Hier wordt de standaard schrijfwijze van de cliëntnaam gehanteerd.
Handleiding 

− Activiteit:
De activiteit van de afspraak of tijdregistratie. In de extramurale zorg zal dit dikwijls een
product of functie-complexiteitsklasse betreffen. In geval van groepsplanning, kan hier de
activiteit "Vervoer op afspraakniveau" getoond worden. Zie het kopje vervoer onderin deze
paragraaf voor verdere info.

− Indicatie:
In de Geen Mandaat lijst wordt gecontroleerd of de cliënt zowel een mandaat als een interne
zorgstatus heeft voor de geplande of geregistreerde activiteit. Binnen het veld ‘Indicatie’
wordt middels een rood kruisje (X) of groen vinkje (✔) getoond welke gedeelte van het
mandaat ontbreekt.

Wanneer een rood kruisje wordt getoond: Dan is er geheel geen mandaat
(indicatie) aanwezig. Dit kan ontstaan omdat er nog geen mandaat is aangemaakt of
een bestaand mandaat verlengd moet worden, óf omdat op het verkeerde product
geregistreerd is.

Wanneer een groen vinkje wordt getoond: Dan is er wel een mandaat aanwezig,
maar dit mandaat heeft nog geen interne zorgstatus (toewijzing) of is onder de
verkeerde stroming of product toegewezen.

− Aantal prestaties:
Het aantal prestaties betreft het totale aantal afspraken en/of tijdregistraties, die voor de
betreffende cliënt en activiteit geen mandaat of zorgstatus bevatten.

− Periode:
De periode waarbinnen de prestaties vallen. Als het gaat om één dag zal enkel één datum
weergegeven worden.

Het overzicht wordt standaard gesorteerd op cliëntnaam.

Wanneer u een regel aanklikt, wordt deze regel opengeklapt en zal additionele informatie
getoond worden. Hier wordt de Organisatorische Eenheid (OE) getoond waaraan de afspraak is
toegewezen. Het kan zijn dat dit veld leeg blijft, indien het ongeplande zorg betreft.



Vanuit het overzicht kan genavigeerd worden naar de diensten van de getoonde cliënten. Zie
hiervoor de volgende paragraaf.

Vervoer op afspraakniveau:
Binnen de groepsplanning in SDB ECD is het mogelijk om vervoer op afspraakniveau te plannen. Zie
‘Handleiding groepsplanning’ voor verdere info omtrent het onderwerp vervoer. Indien er vervoer
heen- of terug gepland is bij een reguliere afspraak, zal gecontroleerd worden of de cliënt een
geldig mandaat voor vervoer heeft. Vervoer kan inbegrepen zijn binnen een WLZ-indicatie, of er
kan een speciale vervoers-functie binnen WMO aangemaakt zijn.
Is er geen indicatie voor vervoer, wordt er een aparte regel aangemaakt voor het geplande
vervoer. Hierdoor is het mogelijk dat één afspraak dagbesteding met vervoer, resulteert in twee
regels in het overzicht ‘Geen Mandaat’. Eén voor Dagbesteding, en één voor Vervoer op
afspraakniveau.

2.3 Navigatie naar diensten van de cliënt

Direct vanuit de Geen Mandaat lijst kan er genavigeerd worden naar de diensten van de cliënt
door te klikken op het navigatie icoontje aan het eind van de regel (lichtblauw veld).




Hierdoor kan de gebruiker eenvoudig de mandaten van de betreffende cliënt nakijken, en indien
nodig een nieuw mandaat aanmaken of in zorg nemen.
Afhankelijk van uw browserinstellingen, wordt de pagina Diensten binnen de huidige pagina of
in een nieuw tabblad binnen uw browser geopend.

2.4 Autorisatie

Om naar het overzicht Geen Mandaat te kunnen navigeren in SDB ECD, dient u de juiste permissies te
hebben.

De permissies kunnen ingesteld worden via SDB ECD Meer > Beheer > Autorisatie > Rollen.
Selecteer een rol, en kies voor wijzigen. Kies vervolgens voor de module "Planning". Hier is bij de
groep Geen Mandaat de permissie beschikbaar voor het overzicht "Geen Mandaat".




Welke data getoond wordt in het overzicht, hangt zowel af van functionele autorisatie als van
data-autorisatie in SDB ECD:

− De activiteiten die getoond worden in het filter én in het overzicht zelf, hangen af van het
feit of de gebruiker de juiste permissies heeft voor groepsplanning afspraken en voor
(reguliere) afspraken. Dit betreft de lees-permissies binnen:

Cliënten / Afspraken: Alle activiteiten worden getoond die in de ACP gelabeld
zijn als V&V-activiteit.

Planning / Groepsplanning: Alle producten en functies worden getoond die in
SDB ECD gekenmerkt zijn als groepsactiviteit.

− Afhankelijk van de data-autorisatie van de gebruiker, wordt bepaald welke OE’s in het
filter én het overzicht getoond worden. Bij een afspraak wordt gekeken of de
toegewezen OE valt binnen de data-autorisatie van de gebruiker. Bij ongeplande zorg
wordt naar de OE van het medewerker-contract gekeken.