1.    Vooraf

1.1      Waartoe dient ProForma

De module ProForma heeft tot doel inzicht te bieden in:

·       De netto gevolgen van een wijziging in de contractgegevens en variabele mutaties;

·       Het bruto-netto traject van een loonberekening voor een nieuwe medewerker.

1.2      Relatie ProForma met SDB HR / SDB Salaris

SDB HR / SDB Salaris en ProForma zijn zeer nauw met elkaar verbonden. Alle twee maken gebruik van één en hetzelfde rekenprogramma. Maar er is geen enkele koppeling tussen deze twee functionaliteiten. Daarom geldt dat waarden en berekeningen die wordt ingevoerd in de module ProForma niet verwerkt (kunnen) worden in SDB HR / SDB Salaris.

Het is belangrijk om te weten dat ProForma wordt uitgevoerd in de maand ná de maand van de laatste loonberekeningen. Deze staat aangegeven rechts boven op het scherm.

Het is niet mogelijk om voor een andere (toekomstige) maand een berekening te maken.

1.3      Symbolen van de module ProForma

In de module worden de nu volgende symbolen gebruikt:

     Selecteren 

Je kunt de gegevens van een werknemer kopiëren als basis voor bijvoorbeeld een nieuwe medewerker.

      Mutaties toevoegen                   

Ten behoeve van het invoeren van stamgegevens en/of variabele mutaties.

           Het oproepen van de mutaties die je hebt ingevoerd, zowel stamgegevens als variabel, om deze te wijzigen of aan te vullen.

2.    Toegang tot module Proforma

2.1      Autoriseren van de module Proforma

De module ProForma is optioneel. Wanneer de module door SDB is geactiveerd, kan in de autorisatie aan de betreffende gebruikersgroepen de rechten worden toegekend voor het gebruik van deze module. Let wel, met de autorisatie van de Proforma module heeft de gebruikersgroep toegang tot het totale personeelsbestand en de salarissen van alle medewerkers.:

Voor wie geautoriseerd is tot het gebruik van de module Proforma is de module te benaderen via SDB Salaris | Salaris | Extra | Proforma

3.    Starten met de module Proforma

3.1      Beginnen met een nieuwe Proforma berekening

Is Proforma nog niet eerder gebruikt, dan verschijnt na het starten van de module dit scherm:

Kies nu rechts onder bij de grijze knoppen voor Nieuwe medewerker of Alle medewerkers (waaruit een bestaande medewerker geselecteerd kan worden).

Na de selectie verschijnt de set met functies (in dit geval een Nieuwe medewerker)

Is er al een proforma berekening gemaakt, door jou of door een andere medewerker, en is deze opgeslagen, dan wordt de naam getoond van de medewerker waarvoor de eerdere proforma is gemaakt. Wil je een proforma berekening maken voor een andere medewerker, dan moet de persoon worden verwijderd uit de selectie met behulp van  . Er volgt geen attentiescherm voor een bevestiging; de werknemer wordt met alle ingevoerde mutaties direct uit de selectie verwijderd.

3.2      Nieuwe medewerker of bestaande medewerker

Rechts onder in grijs getoond staan de keuzemogelijkheden.

Scherm leegmaken

Medewerkers en mutaties worden verwijderd. Het scherm is dan leeg en kan opnieuw worden gevuld. Let wel, eenmaal verwijderd betekent dat ook het set van mutaties dat was ingevoerd niet meer is in te zien.

Nieuwe medewerker

Er wordt een nieuwe medewerker toegevoegd waarbij een aantal rubrieken al voorgevuld is. Deze rubrieken kun je aanpassen en aanvullen. Deze optie wordt veelal gekozen voor bruto-netto berekeningen voor sollicitanten. Na deze keuze maak je gebruik van de buttons onder Actie voor de bewerking en de berekening.

Alle medewerkers

Je kunt ook een huidige medewerker selecteren om de effecten van een mutatie in te zien. Of de gegevens van een medewerker kopiëren naar een nieuwe medewerker, bijvoorbeeld een sollicitant.

Bewaarde sets mutaties

Hier de lijst met bewaarde sets. Om een template snel te kunnen vinden is het handig om aan elke set een herkenbare omschrijving mee te geven.

Bewaren van huidige set mutaties

Het is mogelijk om een set mutaties van een medewerker te bewaren en zo een lijst van profielen op te bouwen, die op een gewenst moment kan inlezen. De namen van de sets zijn als volgt opgebouwd: Positie 1: soort M = Medewerker / K = Kopie / N = Nieuwe medewerker, positie 2-8: persoonsnummer en positie 9-10: volgnummer.

3.3      Selecteren of kopiëren van medewerker gegevens

Na de keuze van de knop [Alle medewerkers] verschijnt een opsomming van alle medewerkers met hun personeelsnummer, naam, functie, uren per week en fulltime salaris.

Je kunt er nu voor kiezen om deze medewerker te selecteren om daarna te muteren.

Of je kiest deze medewerker om daarvan een kopie te maken om als basis te dienen voor bijvoorbeeld een bruto-netto berekening voor een nieuwe medewerker / sollicitant. Je hoeft dan niet alle gegevens in te voeren, maar ga je uit van salarisgegevens van een vergelijkbaar dienstverband. Let wel op bij het kopiëren, want ook de historische gegevens worden meegenomen, zoals verdiende ORT, ziekte, overwerk, pensioengrondslag etc. Deze kunnen van invloed zijn op de proforma berekening.

Als er al een proefverwerking voor de volgend maand is gedraaid (maar nog geen salarisverwerking), is het mogelijk om een medewerker te selecteren, inclusief alle mutaties vanuit de proefverwerking. Er verschijnt dan een plus teken bij het kunnen selecteren van een medewerker.

Deze functie is bedoeld om een soort “mini-proefverwerking” uit te voeren op ingevoerde mutaties van één medewerker. De salarisadministratie kan deze functie gebruiken om te beoordelen of de mutaties het gewenste resultaat hebben. Let op: de resultaten kunnen niet terug worden gekopieerd.

Na het selecteren of kopiëren ga je verder met het toevoegen van mutaties.

3.4      Actiebuttons

Links boven staan de actiebuttons

Muteren gegevens

Via deze functie kunnen vaste of variabele mutaties worden ingevoerd. Heb je een bestaande medewerker geselecteerd, dan worden de stamgegevens getoond en kunnen deze desgewenst gewijzigd en aangevuld worden.

Bekijken van alle ingevoerde mutaties

Een overzicht van de mutaties die je hebt toegevoegd bij deze medewerker. Je kunt hier controleren of de ingevoerde mutaties akkoord zijn of niet. Vervolgens kun je de mutaties aanvullen, wijzigen of verwijderen óf de berekening laten uitvoeren. Ook handig als  deze mutaties op een later moment wilt invoeren in SDB HR.

Verwijderen medewerker

De betreffende medewerker wordt verwijderd uit de selectie.

Uitvoeren pro forma berekening

De salarisberekening wordt gestart. Na afloop wordt automatisch het mutatieverslag getoond met fouten en/of signaleringen. Daarna kan de loonstrook worden opgevraagd. Ook in Pdf format.

4.    Vaste of variabele gegevens aanpassen

4.1      Mutaties toevoegen

Na de selectie van Nieuwe medewerker of van een Bestaande medewerker (of gekopieerd) volgt het invoeren van mutaties. Kies voor het toevoegen van mutaties met behulp van  onder het kopje Actie.

Na de keuze voor het toevoegen van mutaties verschijnt een keuzemenu:

Vaste persoonsgegevens

In het geval van vaste medewerkersgegevens hoeft voor mutaties in de actuele maand (de rechts boven op het scherm getoonde maand) geen maandnummer te worden opgegeven.

Als het een mutatie met terugwerkende kracht (TWK-mutatie) moet zijn, kan dat in de ‘periode van’ en ‘periode tot en met’ worden opgegeven. Het spreekt voor zich dat de TWK-mutatie alleen van toepassing is op bestaande medewerkers.

Variabele gegevens

Geef het maandnummer waarin de variabele mutatie moet worden uitbetaald of ingehouden. Denk daarbij aan onregelmatigheidstoeslag, extra uren of overwerk en declaraties van reiskosten.

4.2          Muteren van vaste personeelsgegevens

De vijf tabbladen van de vaste gegevens corresponderen veel met de tabbladen in SDB Salaris.

·       NAW gegevens: naam, adres en woonplaats, reisafstand en de reiskostenregeling

·       Functie: de functie-, contract- en salarisgegevens

·       Heffingen: aansturing loonheffing en premieberekeningen inclusief PFZW

·       Overigen: kostensoort en kostenplaats, leningen en keuzes van MKSA

·       Vaste LF: vaste loonfactoren zoals bijvoorbeeld een bijdrage ziektekostenverzekering

Voor het gemak is het nummer van de looncode erbij gezet.

Om te begrijpen wat het veld uiteindelijk doet in de berekening, is het Handboek loonfactoren 2024 te raadplegen. Dit is te vinden rechts boven op het scherm achter het vraagteken.

Voor de minder ervaren gebruiker van Salaris of ProForma is het erg belangrijk om het handboek loonfactoren 2024 bij de hand te hebben.

4.3      Muteren van variabele gegevens

Dit betreft de eenmalige gegevens die uitsluitend voor de betreffende maand gelden. Dit zijn overwegend de mutaties die normaal gesproken uit het roostersysteem komen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal gewerkte dagen (van belang voor het berekenen van de reiskostenvergoeding) en de uren bij het corresponderende ORT percentage.

Het invoeren vereist altijd twee met elkaar corresponderende velden: de code (= loonfactor) en de waarde. Zie het Handboek loonfactoren voor de juiste keuze van de loonfactoren. Let op dat bij de ‘Waarde variabel’ de . (punt) als decimaal wordt gebruikt.

De loonfactor bepaalt of het een betaling of inhouding is. Bijvoorbeeld loonfactor 025: Studiekosten is standaard een uitbetaling. Maar loonfactor 032: Studiekosten is standaard een inhouding. Wanneer het nodig is dat de waarde negatief moet worden meegenomen (ten opzichte van de standaard werking) moet een – (min)teken vóór de waarde worden geplaatst.

4.4      Opslaan

Na het invoeren van mutaties, zowel de vaste als de variabele mutaties, moet je voordat je teruggaat naar het menu kiezen voor de oranje knop rechts onder [Opslaan]. Wil je niet opslaan en het invoeren van mutaties verlaten, dan kiest je voor [Annuleren]. In dat geval vervallen de mutaties die je op dat moment hebt ingevoerd.

5.    Resultaten

Na het invoeren van de mutaties volgt het moment waarop de proforma berekening kan worden uitgevoerd.

5.1     Uitvoeren Proforma berekening           

Kies voor het uitvoeren Proforma berekening met behulp van het icoon . Hier start je de feitelijke berekening mee. De berekening duurt enkele seconden waarna een scherm wordt opgebouwd waarop het mutatieverslag staat.

5.2     Mutatieverslag

Dit mutatieverslag bevat een signaleringsoverzicht van de (mogelijke) fouten en waarschuwingen in de berekening. Dit kan aanleiding geven tot het aanpassen van de mutaties. Kies in dat geval rechts onder voor de knop [Beginscherm]

5.3     Loonstrook

Om de loonstrook in te zien moet gekozen worden voor de oranje knop [Loonstrook]. Deze bestaat uit twee bladzijden: de loonstrook plus de berekening van de loonkosten per uur. Deze laatste kan nuttig zijn bij de onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden. Niet zelden maken werkgevers van deze berekening gebruik als zij willen weten wat een werknemer per uur kost.

Is de loonstrook in orde en wilt u deze bewaren, kies dan links boven voor Loonstrook in PDF en sla deze op.

Ben je niet tevreden over het resultaat, kies dan rechtsonder weer voor [Beginscherm] en pas daarna de mutaties aan en voer opnieuw de Proforma berekening uit. Dit herhaal je totdat je het gewenste resultaat hebt.

6.    Aandachtspunten

6.1      Nieuwe werknemer / sollicitant

Er wordt bij het invoeren van een nieuwe werknemers een lege personeelskaart aangemaakt met daarop een aantal default waarden. Pas deze aan om de loonberekening te personaliseren. Denk aan naam, adres en functie, Maar er zijn ook een aantal verplichte velden die moeten worden ingevuld. Dat zijn:

·       Geboortedatum van de werknemer

·       (0521) Datum in dienst

Let op, periode van de loonberekening moet overeenkomen met de datum in dienst

·       (0530) Salariscode

·       (0532) Parttime uren per week

·       (0533) Dagen per week

·       (0534 en 0535) Schaalnummer en trede óf (0544) Maandsalaris nominaal

Vergeet ook niet om de voor de cao kenmerkende vaste vergoedingen op de geven bij Vaste Loonfactoren. Bijvoorbeeld cao kinderopvang de € 8,00 werkgeversbijdrage ziektekostenverzekering (loonfactor 064 waarde 8.00) of cao jeugdzorg de € 20.00 werkgeversbijdrage ziektekostenverzekering (loonfactor 064 waarde 20.00).

Belangrijk is ook het veld (0552) Code loonheffingskorting. Standaard staat deze op ‘Geen loonheffingskorting toepassen’. Pas deze indien nodig aan.

Wil je dat ook de reiskostenvergoeding wordt meegenomen in de loonberekening, zorg er dan voor dat de reisafstand is ingevuld bij (0661) Kilometers woon/werkverkeer en geeft in de variabele mutaties het te verwachten aantal te werken dagen op in de maand van de loonberekening (0091 Dagen gewerkt [geen sv]).

6.2      Toekomstige loonberekeningen niet mogelijk

Toekomstige loonberekeningen zijn niet mogelijk. Je kunt uitsluitend een loonberekening maken van de huidige verwerkingsmaand. Zie rechtsboven op het scherm.

In het geval van een netto loon berekening voor een sollicitant vereist dit een aanpassing van de datum in dienst. Kies in dat geval de 1^e van de huidige verwerkingsmaand.

Wat nu als de salarisbedragen in de komende maand(en) wijzigt als gevolg van een cao-verhoging en je uit wilt gaan van dat hogere salaris? In dat geval kun je geen gebruik maken van de velden (0534 en 0535) Schaalnummer en trede. Kies dan voor (0544) Maandsalaris nominaal en geef het fulltime bedrag op van de toekomstige loonschaal.

6.3      Uitschakelen vakantietoeslag of eindejaarsuitkering

Een proforma berekening in de maand mei leidt automatisch tot de uitbetaling van vakantietoeslag. Ook als deze loonberekening bedoeld is om een sollicitant inzicht te geven in het netto loon. Als de vakantietoeslag op de proforma berekening ongewenst is, kan deze onderdrukt worden door te kiezen voor Variabel gegeven per de maand 5.

En geef dan bij Code variabele 1 op: loonfactor 118 met de waarde € 0.01

Zo ook kan er, afhankelijk van de cao, in de maand november of december eindejaarsuitkering worden uitbetaald. Ook die kan worden onderdrukt. Kies in dat geval voor Variabel gegeven per de maand waarin eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. En geef dan bij Code variabele 1 op: loonfactor 206 met de waarde € 0.01

6.4      Hoofd- en sub-dienstverbanden

Als uit de set van alle medewerkers een medewerker met meerdere dienstverbanden geselecteerd moet worden, is slechts één geselecteerd dienstverband voldoende. Het hoofd- en alle sub-dienstverbanden worden dan tezamen geselecteerd en meegenomen in de berekening die daarna gemaakt wordt.

6.5      Werken vanaf AOW-datum om stage

Als een werknemer na het bereiken van de AOW leeftijd wil blijven werken, en je wilt berekenen wat nadien het netto loon wordt, kun je geen gebruik maken van de set gegevens van die medewerker. De aanpassing van de pensioengegevens, belastingtabel etc. leidt niet tot een correcte berekening. Kies daarom voor ‘Nieuwe medewerker’ en voer de noodzakelijke gegevens in. Houdt er ook rekening mee dat de loonheffingskorting al wordt toegepast door de Sociale verzekeringsbank en kies daarom voor ‘AOW-er: geen heffingskorting toepassen’.

Bij een stagiaire in loondienst die in dienst treedt als werknemer, kun je evenmin gebruik maken van de set gegevens van de stagiaire. Wijziging van de contractgegevens leiden tot onjuiste loonberekeningen. Kies daarom ook bij een stagiaire die in dienst treedt voor een ‘Nieuwe medewerker’.