Handleiding voor vrijwilligers
In dit artikel vind je een toelichting op het Vrijwilligersportaal. Deze informatie kan dienen als handleiding voor vrijwilligers. Desgewenst kun je de onderdelen kopiëren en er een eigen handleiding van maken voor binnen de organisatie.
Via Mijn Inzicht onder Mijn dossier kun je het eigen Vrijwilligersdossier inzien.
Klik op de verschillende rubrieken om meer informatie te bekijken. Niet elke rubriek hoeft door jouw organisatie gebruikt te worden.
Elke rubriek bevat andere gegevens;
- Personalia - de basisinformatie die er bekend is over jou als persoon
- Rekeningen - eventuele rekeninginformatie die er bekend is (bijvoorbeeld voor het uitkeren van declaraties)
- Kenmerken - kunnen gebruikt worden voor registratie van eventuele middelen zoals kleding
- Documenten - Hier kun je documenten inzien zoals een vrijwilligersovereenkomst en de VOG-verklaring. Je kunt ook zelf documenten uploaden zoals bijvoorbeeld je CV.
- Kwalificaties - indien er kwalificaties toegekend worden voor bijvoorbeeld de verschillende activiteiten die er uitgevoerd worden, worden deze hier toegekend
- Inzet - kan gebruikt worden om aan te geven op welk dag en dagdeel van de week een vrijwilliger Aanwezig of Beschikbaar is. Op deze manier wordt overzichtelijk wanneer een vrijwilliger ingezet zou kunnen worden. Wanneer je geen gebruik maakt van een plansysteem maar wel een redelijk overzicht wil hebben van in te zetten vrijwilligers, kan deze oplossing helpend zijn.
Onder de rubriek Mijn Wijzigingen zie je processen die je vanuit je dossier kunt opstarten. Dit zijn digitale processen die op een eenvoudige manier stapsgewijs kunnen worden uitgevoerd en afgerond. Wanneer een proces is afgerond en verwerkt, vind je dit ook terug in je dossier onder de rubriek wijzigingen.
Het is afhankelijk van de inrichting van jouw organisatie, welke processen je hier kunt vinden. Bijvoorbeeld digitaal ondertekenen voor een overeenkomst, of het wijzigen van persoonsgegevens. Wanneer er een proces is ingericht, kun je deze starten via het Vrijwilligersdossier. Deze komt dan bij de organisatie ter goedkeuring.
Declareren
Via “ik wil --> declareren” kom je in de declaratiemodule. Hier staan alle declaraties die je eerder hebt ingediend, met daarbij een vermelding van het type en de status. Ook kun je hier een nieuwe declaratie aanmaken.
Als je een nieuwe declaratie wilt indienen klik je op de blauwe knop rechts boven. Het is afhankelijk van welke declaratiesoorten er voor vrijwilligers zijn ingericht, hoe deze heet. Bijvoorbeeld Reiskosten of en VOG.
Wanneer een declaratie is ingediend, kun je de status van je declaratie op het beginscherm terugvinden.
- Concept - Wanneer je een declaratie start kan je deze als concept opslaan. Zo heb je de optie om alle declaraties van de maand te verzamen en tegelijkertijd in te dienen.
- Ingediend - Wanneer je op de knop indienen drukt krijgt je declaratie de status ingediend. Deze gaat dan het proces van goedkeuring in.
- Afgewezen - Deze status ontstaat als iemand in het proces de declaratie heet afgekeurd. Als je deze declaratie aanklink kan er een opmerking bijstaan waarom deze is afgekeurd.
- Verwerkt - De declaratie is goedgekeurd en verwerkt door het systeem, de declaratie zal met de eerstvolgende salarisrun worden meegenomen.
Kilometer Declaratie
Als je een declaratiesoort selecteert waar kilometers in voorkomen, dan worden er extra opties voor de declaratieregel getoond.
- Datum, Soort, Omschrijving en Documenten werken zoals beschreven.
- Locaties: dit zijn locaties die zijn vastgelegd door de organisatie. Je kunt ze met de muis naar de kolom “route” verslepen.
- Route: Hier kun je de route invoeren die je wilt declareren. Voeg het startpunt en het eindpunt toe. Staat je startpunt niet bij de vaste locaties, ga dan naar “voer een locatie in” en vul je startadres in. Deze wordt getoond onder “route”. Ga je dit startpunt vaker gebruiken, voeg deze dan toe aan “locaties” door het blauwe vak te verslepen naar “locaties’. Het adres wordt nu opgeslagen en is alleen voor jou zichtbaar. Via het potloodje kun je er een naam aan geven. Wil je ook de terugreis declareren, voeg dan na je eindpunt nogmaals je startpunt toe. Je kunt de vaste locaties vanuit de linker kolom naar de route slepen met de muis.
- Visualisatie: hier kan je de route bekijken op de kaart.
- Vul hier adressen in.
- Deze optie verrekent standaard woon-werkverkeer met de declaratie maar wordt niet altijd gebruikt door de organisatie. Ga na of dit voor jou zo is.
- Hier wordt het totaal aantal kilometers van de rit zoals bij “route” is ingevoerd weergegeven.
Declaratieregel Overzicht
Zodra je op een van de declaratiebuttons hebt geklikt, kom je in het onderstaande scherm (kleuren zijn gewijzigd). Het scherm zal in eerste instantie geen regels bevatten, deze kun je zelf toevoegen.
- Maak een nieuwe declaratieregel aan.
- Bewerk, verwijder of kopieer een bestaande regel.
- Sla de declaratie op zonder deze in te dienen, dit is een bewaarfunctie zodat je eventueel
- meerdere declaraties in één keer kan indienen.
- Dien de declaratie in. Deze zal vervolgens het goedkeuringsproces doorlopen
Declaratie Regel Toevoegen
Als je op “nieuw” drukt kom je in het volgende scherm. Wil je een kilometer declaratie toevoegen zie dan het volgende sub hoofdstuk.
Vul hier de datum in waarop de kosten zijn gemaakt en het type in waaronder de kosten vallen.
Je kunt een extra omschrijving invullen van het soort kosten dat gemaakt zijn in (bijv. dienst of teamavond). Bij bedrag vul je het te declareren bedrag in. Indien nodig kun je een extra toelichting invullen. Vaak is het verplicht om documenten te uploaden welke je declaratie aantonen. Denk hierbij aan kwitanties of een uitdraai van je OV-chipkaart
Druk op opslaan als je klaar bent met invullen.
Let op; je declaratie is hiermee nog niet ingediend. Nadat je op opslaan hebt geklikt, kom je terug in het overzicht scherm van de huidige kosten declaratie. Als je nog meer declaraties wilt invoeren van hetzelfde type, klik dan op Nieuw. Als je de declaratie toch niet wil doorvoeren, klik dan op intrekken. Klik op opslaan als concept als je de declaratie wilt bewaren, maar nog niet wil indienen. Klik op indienen als je de declaratie wil indienen.
Related Articles
Vrijwilligersportaal: Standaardlijsten
In het Vrijwilligersportaal is het mogelijk om, naast de Ad Hoc Rapportage, standaardlijsten uit te draaien. Deze lijsten vind je in het HR menu [HR | Overzichten | Standaardlijsten]. In de standaard lijsten staan twee tabs, een voor jubilea gegevens ...Ad Hoc rapportage voor het Vrijwilligersportaal
Met de functie ad hoc rapportage kunnen velden uit de database in overzichten geplaatst worden. Door de velden te selecteren creëer je een rapportage, die zich onder de selectie gelijk toont. Hiermee kun je heel flexibel een naar eigen wens ...Kwalificaties, beschikbaarheid en inzet van vrijwilligers
Kwalificaties, inzet en beschikbaarheid zijn te gebruiken om vrijwilligers te koppelen aan bepaalde activiteiten. Het begint met het inrichten van een kwalificatielijst, deze wijs je toe aan vrijwilligers en dan kun je op de aangegeven ...Overzicht mutaties en declaraties
Voor een overzicht van declaraties kun je naar [ HR | Overzichten | Mutaties ] Hier vind je een drietal tabbladen, te weten Mutaties, Details en Declaratieregels. Met deze drie tabbladen heb je een goed beeld van wat er aan declaraties ingediend is, ...