Importeer KOT

Importeer KOT

Importeer KOT

Wanneer de organisatie het toelaat dat ouders de kinderopvangtoeslag (hierna te benoemen als KOT) direct op de rekening van de kinderopvangorganisatie laten betalen dan is dat vaak een flinke administratieve klus om te verwerken.
Door het gebruik maken van deze functie voor het importeren van de KOT, wordt veel tijd en energie bespaart. Daarbij wordt het netjes allemaal verwerkt in het systeem en is het direct duidelijk op de factuur voor de ouder wat er nog betaald moet worden.
Info
Momenteel ondersteunen we de bestanden van de Rabobank en de ABN AMBRO bank.

Contracthouder Belastingdienst

Om de KOT in te kunnen lezen, dient er een contracthouder 'Belastingdienst' aanwezig zijn met een aantal specifieke instellingen die van belang zijn.
Het gaat om de volgende instellingen:
  1. De contracthouder moet aangemaakt zijn voor directe financiële bijdragen.

  2. Voor de contracthouder moeten geen facturen worden aangemaakt.
  3. Voor iedere administratie, waarbij gebruik wordt gemaakt van het importeren van KOT, moet een debiteurnummer aanwezig zijn.
Warning
De naam van de contracthouder moet exact 'Belastingdienst' zijn. Dus geen extra tekst ervoor- of erachteraan.

Voor meer informatie voor het aanmaken van contracthouder verwijzen we naar: Aanmaken contracthouders

Importeren KOT

Via Rapporten - Financieel - Importeer KOT.
  1. Selecteer de administratie en de maand waarvoor de KOT moet worden geïmporteerd.
  2. Selecteer het MT940 bestand dat kan worden gedownload vanuit de bank. De regels in het bankbestand worden door KIS herkend doordat het is aangemerkt als Kinderopvangtoeslag en vanuit de Belastingdienst komt. Daarbij zal via het BSN van de ouder worden herkend bij welke ouder het geïmporteerd moet worden.
  3. Klik op Importeren
Warning
Per administratie dient de KOT te worden geïmporteerd. Ook wanneer er dus 1 bestand is voor meerdere administraties is. Dan moet hetzelfde bestand voor iedere administratie apart worden geïmporteerd.

Het proces wordt gestart. Dit kan enige tijd duren. (Ondertussen kan er gewoon geschakeld worden naar andere schermen)
Voor iedere import zal een regel worden aangemaakt in de tabel waarin de details worden weergegeven.
In de kolom status wordt getoond wanneer het bestand is geïmporteerd.
Er wordt getoond hoeveel records zijn geïmporteerd, hoeveel er zijn aangemaakt bij de ouders en totaal zijn doorlopen.

Foutrapport

Het kan ook voorkomen dat er een foutrapport wordt weergegeven bij de import. Dat is te zien via het document icoontje in de kolom Actie.

Een paar voorbeeld van fouten in de import:
Deze fouten kunnen worden gecorrigeerd in het systeem en via het ververs knopje in de kolom Actie kan de import opnieuw worden gestart.
Uiteraard worden dan alleen de nog niet verwerkte regels uit het bestand geïmporteerd.

Ouder/Factuur

Wanneer de KOT is geïmporteerd zullen de bedragen als financiële bijdragen bij de betreffende ouders worden aangemaakt.
De factuur zal het totaal bedrag vermelden - de financiële bijdrage (KOT) = het bedrag wat de ouder zelf nog moet betalen.
Als de KOT door de ouder wordt aangepast via de belastingdienst dan zal dit ook weer automatisch via het inlezen worden verwerkt op de eerstvolgende factuur.
Afhankelijk van de lay-out van de factuur die wordt gebruikt, wordt het getoond op de factuur.






    • Related Articles

    • Rapporten financieel

      Importeer KOT Wanneer de organisatie het toelaat dat ouders de KOT (kinderopvang toeslag) direct op de rekening van de kinderopvangorganisatie laten betalen dan is dat vaak een flinke administratieve klus financieel te verwerken. Met de functie om de ...

    • Rapporten

      Dit menu bevat een groot aantal rapporten. Het menu is onderverdeeld in categorieën, waarbij elke categorie de bijbehorende rapporten bevat. De structuur van dit menu inclusief elk individueel rapport is onderdeel van de gebruikersrechten. Lees meer ...

    • Instellingen

      Het instellingen menu geeft een groot aantal opties weer. In de basis zijn de instellingen globaal voor de applicatie en gelden dus voor het gehele domein. Er zijn een aantal functies, zoals sjablonen waarbij gedifferentieerd kan worden per ...

    • Rapporten VVE

      Rapporten VVE KOT/N-KOT rapportage Peutermonitor rapport VVE rapport Genereren rapport De volgende gegevens kunnen ingevoerd worden. Administratie: wanneer u alleen een administratie selecteert, zullen alle kinderen die aan de overige filtering ...

    • Contracthouders

      Door via het menu naar ‘Financieel -> Contracthouders’ navigeren kom je bij het onderstaande menu, hierin kan je contracthouders bewerken/aanmaken en verwijderen. Deze optie kan nuttig zijn i.v.m. doorberekeningen naar bijvoorbeeld Gemeentes. CH ...