Inrichten declaratieproces "Namens"

Inrichten declaratieproces "Namens"

In dit artikel wordt beschreven hoe er inrichting kan worden gemaakt om namens een medewerker/vrijwilliger te declareren.

Bevoegdheid inrichten

Om het mogelijk te maken namens een medewerker/vrijwilliger te kunnen declareren, dien je te beschikken over een bevoegdheid.
De bevoegdheid heet: “Manager functies | Personeelsdossier| Declaraties”, dient op schrijven te staan en is in te richten bij menu optie:

Beheer > Applicatie > Bevoegdheden


De bevoegdheid kan bijvoorbeeld op schrijven worden gezet bij de Rol: “Selfservice: Manager”. Dit zou betekenen dat alle gebruikers met deze rol declaraties kunnen indienen namens de medewerker/vrijwilliger.

Proces inrichten

Net als declaraties die worden ingediend door de medewerker, dient er voor declaraties “namens” een proces te worden ingericht. De inrichting vindt plaats bij menu optie:
Beheer > Selfservice > Processen
Volg onderstaande stappen om een procesinrichting te maken voor een declaratie namens de medewerker/vrijwilliger.

( 1 )  Type
Hier wordt het type van het proces bepaald, voor een declaratie “namens” dient te worden gekozen voor het type Declaratie.
Naam: Zelf invullen (bijvoorbeeld VOG Namens)
Type: Declaratie

( 2 ) Details
Hier worden extra instellingen voor het proces opgegeven. In het geval van declaratie kan hier het declaratieformulier worden ingesteld en het medewerker type.
Declaratieformulier: Zelf kiezen  
  1. Keuze is afhankelijk van de declaratieformulieren die in de stamtabellen zijn ingericht
    Beheer > Stamtabellen > Declaratieformulieren
Medewerker type: Zelf kiezen
  1. Medewerker voor declaraties namens medewerker
  2. Vrijwilliger voor declaraties namens vrijwilliger
( 3 ) Afdeling
Hier kan optioneel een afwijkende afdeling worden ingericht. Let op dat per afwijkende afdeling aparte processtappen moeten worden ingericht.

( 4 ) Stappen
Hier worden de stappen van het declaratieproces gedefinieerd. Een stap kan worden ingericht als Medewerker/vrijwilligerstap of bevat een accorderingsfunctietype. De accorderingsfunctietypes kunnen worden ingericht in de schermen Accordatiestructuur/Accorderingsfuncties.
Kies de afdeling waarvoor het proces ingericht moet worden: Alleen te gebruiken als er afwijkende afdelingen zijn ingericht.
Kies de persoon die het proces initieert: Kies de accorderingsfunctie die het declaratieproces “namens” mag initiëren/starten.
Kies hoe het proces moet verlopen:
Stapsgewijs:
De processtappen worden volgordelijk uitgevoerd.
Automatisch: Een declaratie wordt na indienen direct verwerkt.
Willekeurig: De processtappen worden niet volgordelijk uitgevoerd.
Processtappen +
Indien gekozen voor Stapsgewijs of Willekeurig kunnen er processtappen worden toegevoegd met het + teken.

Klik op het + icoon om processtappen toe te voegen.

Kies voor Accordatie om een stap toe te voegen in het proces die goedkeuring vereist.
      Goedkeuren door: Kies een accorderingsfunctietype die de stap dient goed te keuren.
      Streefdagen: Geef een aantal dagen op.
      Bedrag Grens: Geef een maximum op, als declaraties boven dit aantal uitkomen kunnen deze niet worden ingediend. Betreft het kilometers, geef dan een maximum aantal kilometers op. 

! Richt geen accordatiestap in met de Medewerker/Vrijwilliger. In een declaratieproces mag de medewerker alleen als initiator worden ingericht.

Kies voor Email om een stap toe te voegen die een email verstuurd nadat de voorliggende stap is uitgevoerd. Als de eerste stap een email stap is, wordt er bijvoorbeeld na het indienen een email verzonden. Er dient bij een emailstap altijd een Groep óf een Email te zijn ingericht.

Groep: Selecteer het accorderingsfunctietype dat een email dient te ontvangen.
            Email: Als een vast email dient te worden gemaild vanuit het proces, dan kun je dat hier opgeven.
              Onderwerp: Het onderwerp van het email
            Inhoud: De inhoud van het email, het is hierin mogelijk om code templates te gebruiken.
              Voor uitleg over code templates staat er een handleiding in het informatiecentrum (tab informatie binnen de SDB applicatie).

( 5 ) Formulieren

Wordt niet gebruikt voor declaratie processen.

( 6 ) Opslaan

Nadat alle stappen zijn uitgevoerd dient het proces nog te worden opgeslagen. Mochten er inrichtingsfouten zijn gemaakt dan dienen dezen eerst te worden opgelost alvorens er mag worden opgeslagen.

Ingebruikname

Met de bevoegdheid op schrijven en een aanwezig declaratieproces ‘namens’, is de inrichting klaar. In het personeelsdossier zijn declaraties nu in te dienen voor de medewerker/vrijwilligers. Ga naar:

              SDB HR > Personeelsdossier > Declaraties

Na het klikken op één van de nieuwe buttons kunnen de reguliere stappen voor een declaratie worden gevolgd.




    • Related Articles

    • Inrichten contractverlenging en uitstroom

      In dit artikel wordt toegelicht hoe er met de procestypes contract verlenging en uitstroom kan worden omgegaan. Voorheen vielen alle wijzigingen op een bestaande medewerker onder het type Personeelsdossier, hier zijn nu subcategorieën aan toegevoegd. ...

    • Accordatiestructuur inrichten

      Menu-optie: SDB*Beheer | HR | Accordatiestructuur Op dit scherm zie je het organogram zoals ingericht bij SDB*Beheer | Organisatie | Organisatiestructuur. Op het hoogste niveau wordt de klantnaam getoond zoals opgenomen in de klantgegevens. ...

    • Stamtabel Verzuimactie templates

      De stamtabel verzuimactie templates is de basis van de wet Poortwachter acties. De acties worden aangemaakt zodra een nieuwe verzuimmelding in het proces volledig is goedgekeurd. Deze acties kunnen naar eigen inzicht van de organisatie aangepast en ...

    • Beheer inrichting

      Om gebruik te kunnen maken van verlofregelingen in HR, dienen er een aantal items te worden ingericht in SDB Beheer. Rollen en bevoegdheden voor de schermautorisatie van medewerkers, managers en beheerders Stamtabel voor de inrichting van ...

    • Hoofdvervoermiddel invullen vanuit declaraties

      Om het proces van het invullen van een hoofdvervoermiddel voor medewerkers makkelijker te maken, is er de mogelijkheid om het hoofdvervoermiddel te vullen vanuit een geselecteerd vervoermiddel in een declaratie in [ HR | Ik wil | Declareren ]. ...