Inrichten vakantie-opvang
Instellingen vakantie-opvang
Om ervoor te zorgen dat kinderen op juiste wijze worden gepland tijdens een schoolvakantie en dat dit
op juiste wijze wordt gebudgetteerd en gefactureerd is het nodig om een aantal instellingen uit te
voeren.
Groepsinstellingen
Bij de groepsinstellingen dienen de openingstijden van vakantiedagen ingevuld te zijn.
1. Ga linksboven naar Organisaties > Groepen.
2. Zoek de groep op waarvoor je de vakantietijd wilt invullen.
3. Klik rechts van de groep op het oogje.
4. Klik op het tabblad ‘Groepsinstellingen’.
5. Klik op ‘Wijzig groepsinstellingen’.
6. Vul de datum in per wanneer je de wijziging wilt doorvoeren.
7. Vul bij de vakantietijden de standaard openingstijden van de vakantie-opvang in (dus zonder
vervroegde of verlaatte opvang).
8. Klik onderaan op ‘Opslaan’.
Kalender
In een kalender worden vakanties, sluitingsdagen, feestdagen, studiedagen weergegeven.
Voor de groepen BSO worden de kalenders gekoppeld aan een school.
Voor de groepen KDV en PSZ worden de kalenders gekoppeld aan een contractvorm.
Scholen en hun schooltijden
Voor de groepen BSO is het van belang dat alle scholen met de juiste schooltijden zijn ingesteld, zodat
het juiste aantal uren kan worden berekend.
1. Ga linksonder naar Instellingen > Scholen.
2. Klik op ‘School aanmaken’.
3. Bij het veld schoolnaam kies je de school uit het keuzerolmenu.
4. Vul alle benodigde gegevens in.
5. Klik op ‘Opslaan’.
6. Zoek de school op waarvoor je de schooltijden wilt invullen.
7. Klik rechts van de school op het oogje.
8. Klik op ‘Niveaus’.
9. Klik op ‘Aanmaken niveau’.
10. Kies de juiste kalender en geef het niveau een naam (bijvoorbeeld onderbouw, bovenbouw,
algemene bouw).
11. Klik op ‘Opslaan’.
12. Klik rechts van het niveau op het oogje.
13. Klik op ‘Groepsinstellingen’.
14. Klik op ‘Wijzig groepsinstellingen’.
15. Vul de datum in per wanneer je de wijziging wilt doorvoeren.
16. Vul bij het schoolrooster en bij de breng- en ophaaltijden de standaard schooltijden van de
schoolweken in.
17. Klik onderaan op ‘Opslaan’.
Contractvormen
Er kunnen verschillende contractvormen worden ingericht om duidelijk te stellen vanuit welke
voorwaarden de uren en tarieven voor een plaatsing worden berekend. Hierbij kan voor vakantie-opvang een aparte contractvorm worden ingericht als hiervoor bijvoorbeeld een bepaald aantal weken
geldt of een ander tarief.
Om ervoor te zorgen dat de planning voor een kind klopt met de schooltijden en kalenders, dient bij de
persoonlijke gegevens van het kind de juiste informatie gekoppeld te worden.
Voor kinderen van KDV en PSZ is dit niet nodig, omdat de kalender aan de contractvorm is gekoppeld.
Voor kinderen van de BSO volg je de volgende stappen:
1. Ga naar ‘Gezinnen’.
2. Klik op het kind waarvoor je de gegevens wilt koppelen.
3. Klik op ‘Wijziging toevoegen’.
4. Vul de datum in waarop de wijziging dient in te gaan. Dit kan ook met terugwerkende kracht.
5. Vul bij de velden ‘School’ en ‘Niveau’ de juiste gegevens in.
6. Klik op ‘Opslaan’.
Vakantieplanning
Als alle instellingen op juiste wijze zijn ingevoerd, dan kan een kind worden geplaats via de
trajectplanning.
52 weken pakket
Bij een contractvorm van 52 weken wordt een kind alle schoolvakanties gepland en zie je bij de
weekplanning dat er voor alle weken een G staat op de geplande dagen. In de weekplanning worden
vakantiedagen weergegeven met een driehoekje rechtsonder in een dagdeel. Voor de groepen BSO zie
je dat een kind op deze vakantiedagen voor de gehele dag staat gepland.
Bij dit pakket is het niet nodig om een aparte trajectregel toe te voegen voor vakantie-opvang.
40 weken pakket
Bij een contractvorm van 40 weken wordt een kind alleen in de weken buiten de schoolvakanties
geplaatst. Bij de weekplanning zie je dat er alleen voor deze weken een G staat op de geplande dagen.
In de weekplanning worden vakantiedagen weergegeven met een driehoekje rechtsonder in een
dagdeel en deze dagen zijn dus leeg.
Aanvullend vakantiepakket
Als een ouder een aanvullend vakantie-pakket wilt afnemen van bijvoorbeeld 6-weken vakantie, dan is
nodig om dit als een aparte trajectregel toe te voegen.
1. Ga naar de ‘Trajectplanning’ van het kind.
2. Klik op ‘Toevoegen’.
3. Kies de groep waarop het kind wordt geplaats.
4. Kies de juiste contractvorm, bijvoorbeeld ‘6 wkn vakantiepakket’.
5. Selecteer start en einddatum en plan het kind op de gewenste dagen op het ochtend- en het
middagdeel.
6. Kies bij alle geplande dagdelen, bij de algemene informatie rechts op het scherm, voor de
tijdentabel ‘Gebruik standaard factuurtijden en schoolniveau’
7. Zet bij alle geplande ochtenddelen, bij de algemene informatie rechts op het scherm, de
schuifjes voor facturatie uit.
8. Zet bij alle geplande middagdelen, bij de algemene informatie rechts op het scherm, het
schuifje ‘Factureer vakantie-uren vanuit contractvorm’ aan.
Vervroegde/ verlate opvang tijdens vakantie
Als er tijdens de vakantie ook uren buiten de standaard openingstijden worden afgenomen, dan is het
van belang dat er voor een andere tijdentabel wordt gekozen bij de algemene informatie rechts op het
scherm.
Plaatsing op eigen groep: Kies voor tijdentabel ‘Gebruik de openingstijden van de groep’.
Plaatsing op een aparte vervroegde/ verlate groep: Kies voor tijdentabel ‘Gebruik de factuurtijden van
de groep (bijvoorbeeld 7.00 – 7.30)