Instroom welkomstmail templates
Het proces voor de instroom van een nieuwe medewerker kan zodanig worden ingericht dat hierin een medewerkerstap is opgenomen. Als het instroomproces een medewerkerstap bevat en deze stap wordt bereikt, dan ontvangt de nieuwe medewerker een welkomstmail (e-mail) met daarin een link naar SDB HR, om zijn of haar gegevens verder aan te vullen.
De e-mail die naar de medewerker wordt verzonden is
aanpasbaar. Zo kan een organisatie een eigen welkomst tekst schrijven en kunnen
er desgewenst bijlagen worden verzonden naar de nieuwe medewerker met bijvoorbeeld
een on-boarding programma of een loonbelastingverklaring etc.
Er kunnen meerdere versies van welkomstmails worden
ingericht. Op deze manier kunnen er voor de verschillende types van instromende
medewerkers specifieke welkomstmails gekozen worden. Zo krijgt iedere nieuwe medewerker relevante
inhoud en bijlagen. Deze infonote beschrijft hoe er meerdere instroom e-mail
templates kunnen worden ingericht.
Welkomstmail templates beheren
Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van welkomstmail
templates vindt plaats bij de menu-optie [ Beheer ➜ Stamtabellen ➜ E-mailings ➜ Instroom ]
In het scherm “e-mail aanpassen” kunnen verschillende acties worden uitgevoerd:
Instellingen van een welkomstmail template
De teksten en bijlage(s) kunnen per welkomstmail ingericht
worden. Zo kan bijvoorbeeld de template voor de nieuwe medewerker een on-boardingsprogramma
bevatten en de template voor de vrijwilligers een korte instructie met een routebeschrijving.
De naam van een welkomstmail template dient uniek en herkenbaar te zijn. Als er dadelijk meer dan één template aan een instroom proces wordt gekoppeld, dan kan er tijdens het starten van het instroom proces een welkomstmail template worden gekozen. De naam wordt weergegeven als er een keuze is bij het starten van instroom.
Welkomstmail templates aan proces koppelen
Zodra een e-mail template is aangemaakt, kan deze aan een
instroom proces worden gekoppeld.
Ga hiervoor naar [ Beheer ➜ HR ➜ Processen ➜ Instroomproces bewerken ➜ Details ]
Kies bij e-mail templates voor templates die bij gebruik van
het proces mogen worden gekozen.
- Als er géén e-mail template is gekoppeld, dan kiest SDB HR automatisch het eerste template dat bestaat. In de meeste gevallen is dit de versie “Standaard”.
- Als er één e-mail template is gekoppeld,
dan zal de ingerichte template altijd worden toegepast bij het starten van een
instroom mutatie met het gekozen proces.
- Als er meer dan één e-mail template is
gekoppeld, dan krijgt de gebruiker bij het starten van het instroom proces de
keuze welk e-mail template in die situatie dient te worden toegepast.
Welkomstmail templates toepassen bij een instroom proces
Als er meer dan één e-mailtemplate is gekoppeld aan
het instroom proces, dan krijgt men bij het starten van instroom de keuze welk
e-mailtemplate bij de medewerkerstap gebruikt dient te worden.
[ HR ➜
Instroom ➜ Starten
]
De keuze voor een e-mail template is verplicht voordat de
instroom mutatie wordt gestart.
Related Articles
Instroom basisgegevens template
Hoe maak ik een template? Ga naar SDB*Salaris > Medewerker > Gegevens > Basis gegevens templates. Vul een template naam met een bijbehorende omschrijving. Selecteer per tabblad de waardes die je bij de template wil standaardiseren. Blauwe velden kun ...Templates voor het aanmaken van nieuwe medewerkers
In SDB*Salaris kunt u zelf templates aanmaken voor het invoeren van werknemers. Deze templates kunt u zelf vullen of aanmaken op basis van een bestaande medewerker. SNEL EN EENVOUDIG EEN NIEUWE MEDEWERKER AANMAKEN M.B.V. TEMPLATES Wat is er nieuw of ...Stamtabel Verzuimactie templates
De stamtabel verzuimactie templates is de basis van de wet Poortwachter acties. De acties worden aangemaakt zodra een nieuwe verzuimmelding in het proces volledig is goedgekeurd. Deze acties kunnen naar eigen inzicht van de organisatie aangepast en ...Van Ad-hoc rapportage tot ingevulde Bulkmail
In dit artikel wordt beschreven hoe een Ad Hoc rapport tot een gepersonaliseerde e-mail naar een groep medewerkers kan worden getransformeerd. Er wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Office functionaliteit genaamd: “Mail Merge/Verzendlijsten”. ...Instroom nieuwe medewerker kan gegevens tussentijds opslaan
Met de module Instroom kan een nieuwe medewerker via de mail uitgenodigd worden om een formulier met gegevens in te vullen. We hebben het mogelijk gemaakt dat de nieuwe medewerker dit formulier tussentijds op kan slaan, om later verder te gaan met ...