Instroom welkomstmail templates

Instroom welkomstmail templates

Het proces voor de instroom van een nieuwe medewerker kan zodanig worden ingericht dat hierin een medewerkerstap is opgenomen. Als het instroomproces een medewerkerstap bevat en deze stap wordt bereikt, dan ontvangt de nieuwe medewerker een welkomstmail (e-mail) met daarin een link naar SDB HR, om zijn of haar gegevens verder aan te vullen.

De e-mail die naar de medewerker wordt verzonden is aanpasbaar. Zo kan een organisatie een eigen welkomst tekst schrijven en kunnen er desgewenst bijlagen worden verzonden naar de nieuwe medewerker met bijvoorbeeld een on-boarding programma of een loonbelastingverklaring etc.

Er kunnen meerdere versies van welkomstmails worden ingericht. Op deze manier kunnen er voor de verschillende types van instromende medewerkers specifieke welkomstmails gekozen worden.  Zo krijgt iedere nieuwe medewerker relevante inhoud en bijlagen. Deze infonote beschrijft hoe er meerdere instroom e-mail templates kunnen worden ingericht.

Welkomstmail templates beheren

Het aanmaken, wijzigen en verwijderen van welkomstmail templates vindt plaats bij de menu-optie [ Beheer ➜ Stamtabellen ➜ E-mailings ➜ Instroom ]

In het scherm “e-mail aanpassen” kunnen verschillende acties worden uitgevoerd:


Instellingen van een welkomstmail template

De teksten en bijlage(s) kunnen per welkomstmail ingericht worden. Zo kan bijvoorbeeld de template voor de nieuwe medewerker een on-boardingsprogramma bevatten en de template voor de vrijwilligers een korte instructie met een routebeschrijving.

De naam van een welkomstmail template dient uniek en herkenbaar te zijn. Als er dadelijk meer dan één template aan een instroom proces wordt gekoppeld, dan kan er tijdens het starten van het instroom proces een welkomstmail template worden gekozen. De naam wordt weergegeven als er een keuze is bij het starten van instroom.

 

Welkomstmail templates aan proces koppelen

Zodra een e-mail template is aangemaakt, kan deze aan een instroom proces worden gekoppeld.

Ga hiervoor naar [ Beheer ➜ HR ➜ Processen ➜ Instroomproces bewerken ➜ Details ]


 Kies bij e-mail templates voor templates die bij gebruik van het proces mogen worden gekozen.
  1. Als er géén e-mail template is gekoppeld, dan kiest SDB HR automatisch het eerste template dat bestaat. In de meeste gevallen is dit de versie “Standaard”.
  2. Als er één e-mail template is gekoppeld, dan zal de ingerichte template altijd worden toegepast bij het starten van een instroom mutatie met het gekozen proces.
  3. Als er meer dan één e-mail template is gekoppeld, dan krijgt de gebruiker bij het starten van het instroom proces de keuze welk e-mail template in die situatie dient te worden toegepast.

Welkomstmail templates toepassen bij een instroom proces

Als er meer dan één e-mailtemplate is gekoppeld aan het instroom proces, dan krijgt men bij het starten van instroom de keuze welk e-mailtemplate bij de medewerkerstap gebruikt dient te worden.
[ HR ➜ Instroom ➜ Starten ]


De keuze voor een e-mail template is verplicht voordat de instroom mutatie wordt gestart.