Het jaar verlof overzetten kan via Instellingen / Bulkmutaties / Jaar verlof overzetten.

Hiermee kan het jaarverlof van voorgaand jaar overgezet worden naar het nieuwe jaar.

Bij het verlof overzetten is het volgende van belang:

·        Alle weken van de medewerkers moeten goedgekeurd/behandeld zijn.

o   Controleer dit d.m.v. het status rapport. Indien er nog ingeleverde diensten in de planning staan, dan kan het jaar verlof niet overgezet worden

·        Het jaarverlof kan één keer per onderdeel per jaar overgezet worden.

·        Alle weken van de medewerkers moeten definitief zijn.

·        Wij adviseren om eerst alle declaraties af te handelen.

·        Controleer het ‘Gedetailleerd verlofkaart rapport’ voor bijzonderheden alvorens het akkoord geven.

·        Pas indien van toepassing verlofkaarten en urenverwerking aan voor het definitief overzetten van het verlof.

Stappen om het jaarverlof over te zetten:

Stap 1: Selecteer het desbetreffende jaar (dit kan maximaal 2 jaar terug).

Indien nog niet alle weken definitief zijn gemaakt dan zal dit getoond worden:
‘Organisatie is definitief gemaakt: NEE’.

Als er JA staat kunnen de volgende stappen uitgevoerd worden:

Stap 3: Als alle weken definitief gemaakt zijn, dan kan er een selectie gemaakt worden in het soort verlof dat overgezet dient te worden.

Stap 4: Genereer het gedetailleerd verlofkaart rapport met peildatum 31-12-2021.

Stap 5: Controleer het rapport op de verlofstanden die overgezet worden, pas waar nodig de verlofkaart of in de urenverwerking de diensten van de individuele medewerkers aan voor het definitief overzetten van het verlof.

Bij het verlof overzetten worden er twee rapporten gegenereerd.

Het eerste rapport is op basis van de peildatum 31-12.

In het gedetailleerd verlofkaart rapport kan er een controle gedaan worden op juistheid van de over te zetten saldo’s. als deze saldo’s niet juist zijn dan kunnen er nog wijzigingen gedaan worden op de individuele verlofkaart of in de urenverwerking. Als er aanpassingen gedaan zijn, genereer dan een nieuw rapport, zodat de aangepaste gegevens hierin staan. Als alle verlofsaldo’s na controle kloppen kunnen de verlofsaldo’s overgezet worden met de knop ”akkoord overzetten verlof”

Let op: Mocht je in de selectie alleen kiezen voor wettelijk verlof dan toont het rapport niet alleen deze gegevens, maar het rapport dat binnen deze functionaliteit gegeneerd wordt toont alle gegevens van het gedetailleerd verlofkaart rapport.

Controle bestand vóór het overzetten. Rechts in het scherm.

In het rapport staat de peildatum in de “datum uit dienst” kolom. Als de datum afwijkt van 31-12-2021 dan zijn dit medewerkers die uit dienst zijn gegaan in dit kalenderjaar.

Stap 6:  Bij akkoord kan er geklikt worden op ‘Akkoord overzetten verlof’. Let op dit is onomkeerbaar.

Let op: het kan even duren voordat alle gegevens overgezet zijn, wissel tijdens dit proces niet van tabblad.

Stap 8: Er wordt een tweede rapport gegenereerd het gedetailleerd verlofkaart rapport voor 2022

Controle bestand na het overzetten:
Voor het overzetten van het verlof staan de saldo’s van de verlofsoort in de kolom huidig jaar (HJ) na het overzetten van het verlof staan de saldo’s in het tweede rapport onder voorgaand jaar (VJ).

In het eerste rapport staan de uren onder ‘Huidig jaar’ in het tweede rapport staan de uren onder ‘Voorgaand jaar’.

Na het overzetten van het verlof worden de verlofstanden als volgt getoond op de verlofkaart en in het rapport:

·        Beschikbaar wettelijk verlof wordt wettelijk verlof voorgaand jaar

·        Beschikbaar bovenwettelijk verlof wordt bovenwettelijk verlof voorgaand jaar

·        Beschikbaar (buffer)compensatie wordt startsaldo

·        Beschikbaar senioruren wordt seniorrecht voorgaand jaar

·        Beschikbaar spaaruren wordt toegevoegd als correctie

·        Het verlof dat is overgezet wordt met een correctie aangegeven op de verlofkaart van voorgaand jaar.

Verlofkaart na het overzetten

Op de verlofkaart van het voorgaande jaar staan de overgezette uren als correctievermindering onder gerealiseerd verlof, zodat de verlofkaart op “0” uitkomt.

Verlofkaart voorgaand jaar

In de verlofkaart van het huidige jaar zullen de overgezette uren als plus correctie worden weergegeven onder het verlofrecht.

Verlofkaart huidig jaar

Eventuele correcties en wijzigingen in de urenverwerking en of op de individuele verlofkaart die na het overzetten van het verlof gedaan worden, worden niet automatisch bijgewerkt op de verlofkaart van het nieuwe kalenderjaar. Dit moet handmatig aangepast worden op de verlofkaart.

 
(Buffer)Compensatie

De compensatie kaart zal na het overzetten ook correct worden weergegeven.
De eventuele uren van voorgaand worden in de (buffer)compensatie worden door middel van een correctie eraf gehaald

En in het huidige jaar toegevoegd aan de startsaldo

Als een organisatie gebruik maakt van bufferuren dan is het belangrijk dat eerst de bufferuren overgezet worden naar het volgend jaar, anders wordt de buffercompensatie omgezet naar compensatie uren. Dit kan een groot verschil opleveren.

Advies voor de organisaties:

Draag er zorg voor dat alle diensten en verlofstatus geregistreerd staan voor het opstarten van het proces. Zodra dit proces is afgerond kan de medewerker geen diensten meer inleveren (alleen aanpassen, als dienst wordt geweigerd door manager). Op een geweigerde dienst kan geen verlof status ingediend worden, omdat de verlofrechten na het overzetten op “0” worden gezet, is het NIET meer mogelijk verlof te registreren.