Iedere medewerker levert vóór de eerste werkdag een opgaaf gegevens voor de loonheffingen in. Op dat formulier staan de persoonsgegevens die u nodig hebt om loonheffing in te houden, en geeft de medewerker aan of u de loonheffingskorting moet toepassen. Dit artikel legt uit wat er op het formulier staat, wat u ermee moet doen en hoe u het sjabloon in SDB HR gebruikt.
Als werkgever of uitkeringsinstantie houdt u loonbelasting en premie volksverzekeringen — samen de loonheffing — in op het loon of de uitkering. Daarvoor hebt u de persoonsgegevens van de medewerker nodig.
Met dit formulier geeft de medewerker twee dingen door:
De Belastingdienst stelt hiervoor een model beschikbaar. U mag ook een eigen (online) formulier gebruiken, zolang daar dezelfde gegevens op staan.
| Situatie | Uiterlijk |
|---|---|
| Nieuwe medewerker | Vóór de eerste werkdag |
| Medewerker begint op de dag van indiensttreding zelf | Vóór hij of zij begint met werken |
| Uitkeringsgerechtigde | Vóór de eerste betaling |
Het formulier moet ingevuld én ondertekend zijn.
| Vraag | Gegeven | Toelichting |
|---|---|---|
| 1a | Achternaam en voorletter(s) | |
| 1b | Burgerservicenummer (bsn) | |
| 1c | Straat en huisnummer | Bij meerdere adressen: het adres waar het centrum van het maatschappelijk leven ligt |
| 1d | Postcode en woonplaats | |
| 1e | Land en regio | Alleen invullen als de medewerker in het buitenland woont |
| 1f | Geboortedatum |
| Vraag | Wat de medewerker aangeeft |
|---|---|
| 2a | Bevestiging dat hij of zij weet dat de korting maar bij één werkgever mag worden toegepast |
| 2b | Wel of niet toepassen van de loonheffingskorting |
| 2c | Vanaf welke datum u de korting moet toepassen |
| 2d | Wel of niet toepassen van de alleenstaande-ouderenkorting |
| 2e | Vanaf welke datum u de korting moet stopzetten |
Datum en handtekening. Zonder handtekening is de opgaaf niet geldig.
De loonheffingskorting is de verzamelnaam voor de heffingskortingen waarmee u rekening houdt bij het inhouden van loonheffing. Daardoor houdt de medewerker netto meer over.
De belangrijkste regel: een medewerker mag de loonheffingskorting maar door één werkgever of uitkeringsinstantie tegelijk laten toepassen. Bij meerdere dienstbetrekkingen kiest de medewerker zelf bij wie.
Dit betekent in de praktijk:
Past meer dan één werkgever de korting tegelijk toe, dan wordt er te weinig loonheffing ingehouden en moet de medewerker na de aangifte inkomstenbelasting bijbetalen.
Levert de medewerker de gegevens niet of niet juist aan, of kan hij of zij zich niet legitimeren, dan bent u verplicht het anoniementarief van 52% toe te passen. U mag de loonheffingskorting dan niet toepassen.
Dat is geen keuze en geen sanctie die u zelf oplegt: het volgt rechtstreeks uit de wet. Het is dus in het belang van beide partijen om de opgaaf op tijd en volledig binnen te hebben.
Verandert er iets in de gegevens nadat de medewerker het formulier heeft ingeleverd — een verhuizing, of een andere keuze over de loonheffingskorting — dan moet de medewerker dat schriftelijk aan u doorgeven. Hij of zij mag daarvoor opnieuw dit formulier gebruiken.
Het document is als bijlage toegevoegd. Wil je het document gebruiken in processen, kan je het document als template toevoegen in Beheer → HR → Documenten templates.
| Op het formulier | Bron |
|---|---|
| 1a Achternaam en voorletter(s) | Achternaam en voorletters van de medewerker |
| 1b Burgerservicenummer | Bsn |
| 1c Straat en huisnummer | Adresgegevens |
| 1d Postcode en woonplaats | Adresgegevens |
| 1e Land | Land van herkomst |
| 1f Geboortedatum | Geboortedatum |
| Datum ondertekening | Datum waarop het document wordt aangemaakt |
| Handtekening | Ondertekenaar (digitale ondertekening) |
Vraag 2 (loonheffingskorting) blijft leeg. Dat is een keuze die de medewerker zelf maakt en die u niet vooraf mag invullen. Ook vraag 1e — de regio bij een buitenlands adres — vult de medewerker zelf aan.
Controleer na het samenvoegen altijd of de voorgevulde gegevens kloppen. De medewerker is degene die de opgaaf ondertekent en blijft verantwoordelijk voor de juistheid.
Mogen wij een eigen formulier gebruiken in plaats van het model van de Belastingdienst?
Ja. U mag een eigen (online) formulier gebruiken, zolang daarop dezelfde gegevens worden uitgevraagd en de medewerker ondertekent.
Moet de medewerker bij elke wijziging een volledig nieuw formulier inleveren?
Nee, een schriftelijke melding volstaat. Het formulier mag daar wel voor gebruikt worden en is in de praktijk het makkelijkst, omdat de keuze over de loonheffingskorting er expliciet op staat.
Geldt dit ook voor uitkeringen?
Ja. Uitkeringsinstanties vragen dezelfde gegevens uit. De opgaaf moet dan binnen zijn vóór de eerste betaling.
Een medewerker krijgt AOW van de SVB. Wat nu?
De SVB past de loonheffingskorting automatisch toe op de AOW-uitkering. Krijgt de medewerker daarnaast loon van u, dan kiest hij of zij zelf bij wie de korting wordt toegepast. Wil de medewerker de korting bij de SVB stopzetten, dan moet dat rechtstreeks aan de SVB worden doorgegeven, bijvoorbeeld via MijnSVB.
Een medewerker heeft een bijstandsuitkering en gaat bij ons werken.
Laat de loonheffingskorting dan bij u toepassen en laat de medewerker dit doorgeven aan de gemeente. De gemeente houdt daar rekening mee.