Wat doe je met Nieuw bericht in KIS?

Met de knop Nieuw bericht, rechtsboven op de pagina Berichten, start je vanuit KIS een nieuw gesprek met één ouder of verstuur je een aankondiging aan een groep ouders. Bovenaan het venster kies je eerst het type bericht. Die keuze bepaalt welke velden je daarna invult.

Je kiest uit twee typen:

• Backofficebericht: een gesprek met één ouder, met een vast onderwerp.
• Aankondiging (in het scherm kan dit ook Mededeling heten): één bericht aan een groep ouders die je zelf samenstelt.

De Groepsappmonitor is geen type bericht. Dat is een tabblad om mee te lezen met de communicatie vanuit de Groepsapp.

Welk type bericht kies je bij Nieuw bericht?

Kies een backofficebericht als je één gezin persoonlijk wilt benaderen, als het om een administratieve of persoonlijke vraag gaat, of als je een apart gesprek per onderwerp wilt voeren. De ouder kan in de Ouderapp op een backofficebericht reageren.

Kies een aankondiging als je een groep gezinnen wilt informeren, als je ouders wilt selecteren op hun plaatsing, of als je één bericht naar veel ouders tegelijk wilt sturen. Ouders kunnen niet op een aankondiging reageren.

Hoe maak je een backofficebericht aan met Nieuw bericht?

1. Open in KIS de pagina Berichten.
2. Klik op Nieuw bericht.
3. Kies bij het type bericht voor Backofficebericht.
4. Kies de organisatie. Je ziet alleen organisaties die de module Uitgebreide communicatie aan hebben staan. De organisatie bepaalt welke ouders je kunt kiezen.
5. Kies het onderwerp. Dit is verplicht. Je kiest uit Customer service, Facturen, Contract, Planning, Locatiemanager en Andere.
6. Vul eventueel een omschrijving in (maximaal 1000 tekens).
7. Kies bij Deelnemers de ouder. Je kunt precies één ouder kiezen, en alleen een eerste ouder. Typ een naam om te zoeken.
8. Schrijf eventueel het eerste bericht (maximaal 10.000 tekens) en voeg eventueel een bijlage toe.
9. Klik op Aanmaken en verzenden. Met Annuleren wordt er niets aangemaakt.

De knop Aanmaken en verzenden blijft grijs zolang er geen organisatie, geen onderwerp of geen deelnemer is gekozen. Meer over backofficeberichten lees je in het artikel "Backofficebericht in KIS".

Hoe maak je een aankondiging aan met Nieuw bericht?

1. Open in KIS de pagina Berichten.
2. Klik op Nieuw bericht.
3. Kies bij het type bericht voor Aankondiging.
4. Vul bij Plaatsingsperiode beide datums in. Alleen gezinnen met een plaatsing in deze periode worden bereikt.
5. Stel bij Ontvangers de doelgroep samen met de filters Organisaties, Administraties, Locaties, Groepen, Contractvorm, Soort zorg en Ouders. Elk filter dat je invult, maakt de groep kleiner.
6. Controleer onder de filters hoeveel ouders je met deze selectie bereikt.
7. Vul de titel en het bericht in. Beide zijn verplicht.
8. Voeg eventueel bijlagen en labels toe.
9. Kies bij Bezorging of je een pushmelding wilt sturen en of het bericht ook naar tweede ouders gaat. Beide staan standaard uit.
10. Klik op Verstuur, of op Sla op als concept om de aankondiging later af te maken.

Een verstuurde aankondiging kun je niet meer wijzigen of verwijderen. Controleer daarom altijd eerst hoeveel ouders je bereikt. Meer over aankondigingen, labels en de leesstatus lees je in het artikel "Aankondigingen in KIS".

Waar moet je op letten bij Nieuw bericht?

• Het type bericht kies je als eerste, omdat het bepaalt welke velden er verschijnen.
• Heeft geen enkele organisatie de module Uitgebreide communicatie aan staan, dan kun je geen backofficebericht kiezen. Het venster opent dan direct op Aankondiging.
• Start je Nieuw bericht vanaf het scherm van een ouder, dan kun je alleen een backofficebericht met die ouder maken. De ouder staat dan al ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
• Een bericht mag maximaal tien bijlagen hebben en één bestand mag maximaal 500 MB groot zijn.