Met Nieuw bericht start je vanuit KIS een nieuw gesprek of verstuur je een aankondiging naar ouders. Tijdens het aanmaken kies je eerst het type bericht. Daarna vul je de gegevens in die bij dat type horen.

Je kunt kiezen uit:

• Backofficebericht
• Aankondiging

De keuze die je maakt bepaalt:

• wie het bericht ontvangt;
• hoeveel deelnemers je kunt selecteren;
• welke velden je moet invullen;
• of het bericht bedoeld is als gesprek of als eenzijdige communicatie.

De Groepsappmonitor is geen berichttype. Dit is een hulpmiddel om communicatie vanuit de groepsapp te volgen en op te volgen.

Gebruik Nieuw bericht wanneer je vanuit KIS contact wilt opnemen met één ouder of met een geselecteerde groep ouders.

Je gebruikt deze functie bijvoorbeeld als je:

• een ouder individueel wilt benaderen vanuit de backoffice;
• een aankondiging wilt versturen aan ouders met een plaatsing in een bepaalde periode;
• communicatie overzichtelijk wilt ordenen op onderwerp;
• een bericht wilt aanvullen met een bijlage.

Een backofficebericht gebruik je voor een gesprek met één ouder, van het type eerste ouder. Dit type is bedoeld voor individuele communicatie vanuit de backoffice.

Een aankondiging gebruik je voor communicatie met ouders op basis van een plaatsingsperiode en geselecteerde filters. Dit type is bedoeld voor het versturen van een bericht naar een doelgroep.

1. Open in KIS het onderdeel voor berichten.
2. Kies voor Nieuw bericht.
3. Selecteer het gewenste type bericht.
4. Vul daarna de velden in die bij dat type horen.
5. Controleer de gegevens.
6. Verstuur het bericht of sla het op als concept, als die optie beschikbaar is.

Gebruik een backofficebericht voor persoonlijke of administratieve communicatie met één ouder. Dit kan alleen de eerste ouder zijn. De eerste ouder bepaalt of de tweede ouder ook aan de conversatie meedoet.

Met een backofficebericht kun je:

• een individuele ouder benaderen;
• een gesprek starten met een vast onderwerp;
• het eerste bericht direct meesturen;
• een bijlage toevoegen;
• een gesprek overzichtelijk per onderwerp vastleggen.

Bij een backofficebericht vul je de volgende onderdelen in:

Je kiest Backofficebericht.

Je kiest binnen welke organisatie de chat wordt aangemaakt.

Je kiest een onderwerp voor het gesprek. In het scherm zijn bijvoorbeeld deze onderwerpen zichtbaar:

• Customer service
• Facturen
• Contract
• Planning
• Locatiemanager
• Andere

Het onderwerp helpt om gesprekken overzichtelijk te houden en snel te herkennen waar het contact over gaat.

Hier beschrijf je kort waar het gesprek over gaat.

Je selecteert de ouder die aan het gesprek deelneemt.

Bij een backofficebericht kun je slechts één deelnemer selecteren, een eerste ouder

Hier schrijf je het eerste bericht van de conversatie.

Je kunt een bijlage toevoegen aan het bericht.

• Een backofficebericht is gericht aan één ouder.
• Dit type ondersteunt alleen gesprekken met één deelnemer.
• Het gesprek heeft een vast onderwerp.
• Het eerste bericht wordt direct bij het aanmaken toegevoegd.

1. Kies bij Type bericht voor Backofficebericht.
2. Selecteer de juiste organisatie.
3. Kies het juiste onderwerp.
4. Vul bij Omschrijving kort in waar het gesprek over gaat.
5. Selecteer bij Deelnemers de ouder voor wie het bericht bedoeld is.
6. Schrijf bij Eerste bericht de inhoud van je bericht.
7. Voeg eventueel een bijlage toe via Voeg een bijlage toe.
8. Kies Aanmaken en verzenden om het bericht direct te versturen.
9. Kies Annuleren als je het bericht niet wilt opslaan of verzenden.

Gebruik een aankondiging voor een mededeling aan een geselecteerde doelgroep.

Met een aankondiging kun je:

• ouders selecteren op basis van plaatsingsgegevens;
• filteren op organisatie, administratie, locatie, groep, contractvorm, soort zorg en ouders;
• zien hoeveel ouders je met je selectie bereikt;
• een titel en bericht opstellen;
• een bijlage meesturen;
• labels toevoegen;
• bepalen of ouders een pushnotificatie ontvangen;
• bepalen of het bericht ook naar de tweede ouder wordt gestuurd;
• het bericht direct versturen of eerst opslaan als concept.

Bij een aankondiging vul je de volgende onderdelen in:

Je kiest in het scherm Mededeling. In de documentatie noemen we dit Aankondiging.

Je geeft aan:

• Plaatsing actief vanaf
• Plaatsing actief tot

Alleen gezinnen met een plaatsing in deze periode worden bereikt.

Je stelt de doelgroep samen met één of meer filters, zoals:

• Organisaties
• Administraties
• Locaties
• Groepen
• Contractvorm
• Soort zorg
• Ouders

Met de knop voor het selecteren van een plaatsingsperiode kun je zien hoeveel ouders worden bereikt.

Bij het bericht vul je in:

• Titel
• Bericht

Je kunt het bericht eventueel eerst als concept opslaan.

Je kunt een bijlage toevoegen aan het bericht.

Je kunt labels toevoegen om aankondigingen te ordenen en makkelijker terug te vinden.

Je kunt labels ook verwijderen. Houd daarbij rekening met het volgende:

• een verwijderd label kun je niet meer gebruiken voor nieuwe aankondigingen;
• aankondigingen die dit label al gebruiken, houden het label wel.

Je kunt aangeven of:

• een pushnotificatie naar ouder(s) wordt verstuurd;
• het bericht ook naar de tweede ouder wordt gestuurd.

• Een aankondiging is bedoeld voor communicatie naar een doelgroep.
• De selectie van ontvangers gebeurt op basis van plaatsingsperiode en filters.
• Je kunt het bericht direct versturen of eerst opslaan als concept.
• Je kunt extra bezorgopties instellen, zoals pushnotificaties en verzending aan de tweede ouder.
• Verwijderde labels zijn niet meer beschikbaar voor nieuwe aankondigingen.
• Bestaande aankondigingen behouden verwijderde labels wel.

1. Kies bij Type bericht voor Mededeling.
2. Vul de plaatsingsperiode in.
3. Stel onder Ontvangers de juiste doelgroep samen.
4. Controleer hoeveel ouders met deze selectie worden bereikt.
5. Vul bij Bericht de titel in.
6. Schrijf daarna de inhoud van het bericht.
7. Voeg eventueel een bijlage toe.
8. Voeg indien gewenst labels toe.
9. Houd er rekening mee dat verwijderde labels niet meer beschikbaar zijn voor nieuwe aankondigingen.
10. Kies onder Bezorging of je:

• een pushnotificatie wilt versturen;
• het bericht ook naar de tweede ouder wilt sturen.

11. Kies Verstuur om het bericht direct te verzenden.
12. Kies Sla op als concept als je het bericht later verder wilt afmaken.
13. Kies Annuleren als je wilt stoppen zonder op te slaan.

• je één ouder individueel wilt benaderen;
• het bericht administratief of persoonlijk van aard is;
• je per onderwerp een aparte conversatie wilt houden.

• je een doelgroep wilt informeren;
• je wilt filteren op plaatsingsgegevens;
• je één bericht naar een grotere groep ouders wilt sturen;
• je geen individuele conversatie wilt starten.

• Kies altijd eerst het berichttype dat past bij het doel van je communicatie.
• Gebruik een duidelijk onderwerp of een heldere titel, zodat ouders direct begrijpen waar het bericht over gaat.
• Controleer goed of je één ouder of juist een doelgroep wilt benaderen.
• Voeg alleen filters toe die nodig zijn, zodat je de juiste ouders bereikt.
• Gebruik labels om aankondigingen sneller terug te vinden.
• Houd er rekening mee dat verwijderde labels niet opnieuw gebruikt kunnen worden voor nieuwe aankondigingen.