Hoe je reiskosten en declaraties van leden vastlegt, goedkeurt en als uitbetaalopdracht exporteert naar jouw financieel pakket.

Wat zijn onkostenvergoedingen?

Met Onkosten vergoed je de werkelijk gemaakte kosten van jouw leden (vrijwilligers). Er zijn twee soorten posten:

• Reiskosten — kilometers × kilometertarief (standaard € 0,25 per kilometer, de onbelaste norm)
• Declaratie — een werkelijk betaald bedrag, onderbouwd met een bonnetje of ander bewijs

Het platform is het bronsysteem: je legt de posten vast, keurt ze goed en exporteert ze. De daadwerkelijke uitbetaling doe je in jouw eigen financieel pakket met het exportbestand.

Beschikbaarheid: Onkosten is onderdeel van het Enterprise-abonnement (tijdens de proefperiode ook beschikbaar). Het menu-item Onkosten is zichtbaar voor coördinatoren en administrators.

De onkostenpagina

Ga naar Onkosten in het linker menu. De pagina heeft twee weergaven:

• Posten — alle reiskosten- en declaratieposten, met filters op soort, status en periode
• Uitbetaalopdrachten — gebundelde posten die klaarstaan voor export

Statussen

Een post die jij als coördinator zelf aanmaakt (of automatisch laat genereren) is meteen Goedgekeurd. Alleen posten die een lid zelf indient via de app beginnen als Te controleren.

Reiskosten toevoegen

1. Klik op Reiskosten toevoegen.
2. Zoek en kies het lid.
3. Vul het van- en naar-adres in. Tijdens het typen verschijnen adressuggesties — kies het juiste adres.
4. Vink Retour (heen en terug) aan als het om een retourrit gaat.
5. De afstand en het bedrag worden direct berekend op basis van de route. De kilometers kun je daarna nog handmatig aanpassen.
6. Vul een omschrijving in en klik op Toevoegen.

Declaratie toevoegen

1. Klik op Declaratie toevoegen.
2. Zoek en kies het lid.
3. Vul het bedrag, de datum en een omschrijving in.
4. Upload het bonnetje (PDF of foto, max. 20 MB). Een bewijs is verplicht bij een declaratie.
5. Klik op Toevoegen.

Via het actie-menu bij een post kun je later het bewijs bekijken.

Reiskosten automatisch genereren per activiteit

Voor een afgelopen activiteit kun je in één keer reiskosten aanmaken voor alle deelnemers:

1. Open de activiteit via Activiteiten.
2. Klik op Reiskosten genereren (zichtbaar voor coördinatoren, nadat de activiteit is afgelopen).

Voor elk goedgekeurd aangemeld lid wordt een reiskostenpost aangemaakt op basis van de retourafstand tussen het woonadres van het lid en de locatie van de activiteit, maal het kilometertarief. Leden zonder woonadres (of een activiteit zonder locatie) worden overgeslagen — je ziet in het resultaat hoeveel posten zijn aangemaakt en overgeslagen. Nogmaals klikken maakt geen dubbele posten aan.

Leden zelf laten declareren via de app

Je kunt leden toestaan om zelf declaraties (alleen bonnetjes, geen reiskosten) in te dienen via de app:

1. Ga naar Instellingen, tabblad Leden, kaart Onkosten & boekingen.
2. Zet de schakelaar Leden mogen zelf declaraties indienen aan. Deze staat standaard uit.

Een ingediende declaratie verschijnt op de onkostenpagina met de oranje badge Te controleren. Controleer het bonnetje en kies Goedkeuren in het actie-menu. Pas daarna kan de post in een uitbetaalopdracht.

Betaalgegevens (IBAN) van leden

Om een lid uit te kunnen betalen zijn een IBAN en tenaamstelling nodig:

• Als coördinator: open het lid via Leden, kies bewerken en vul de betaalgegevens in.
• Het lid zelf: kan de eigen betaalgegevens invullen in de app via Profiel → bewerken.

De IBAN wordt gevalideerd, versleuteld opgeslagen en daarna alleen gemaskeerd getoond. Posten van leden zonder geldige betaalgegevens worden bij het exporteren automatisch uitgesloten en blijven staan tot de IBAN is aangevuld.

Boekingsinstellingen

Voor een correcte journaalpost stel je eenmalig de boekingsgegevens in via Instellingen, tabblad Leden, kaart Onkosten & boekingen:

• Kilometertarief (standaard € 0,25)
• Grootboekrekening reiskosten en grootboekrekening declaraties
• Tegenrekening en dagboek
• Optioneel een kostenplaats

Uitbetalen: uitbetaalopdracht samenstellen en exporteren

1. Selecteer in de weergave Posten de goedgekeurde posten die je wilt uitbetalen.
2. Klik op Uitbetaalopdracht aanmaken. Kies een naam, of voeg de posten toe aan een bestaande concept-opdracht.
3. Ga naar de weergave Uitbetaalopdrachten en klik bij de opdracht op Exporteren.
4. Het exportbestand wordt gedownload. Het bevat de betaalregels per lid (IBAN, tenaamstelling, bedrag) én een gebalanceerde journaalpost (kostenrekeningen tegenover de tegenrekening).
5. Importeer het bestand in jouw financieel pakket; dat verzorgt de boeking en de daadwerkelijke uitbetaling.

Na het exporteren krijgen de posten de status Geëxporteerd en zijn ze vergrendeld.

Een concept-opdracht kun je nog aanpassen: posten eruit halen (Uit opdracht halen) of de hele opdracht verwijderen — de posten gaan dan terug naar de lijst met goedgekeurde posten.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het menu-item Onkosten niet? Onkosten is onderdeel van het Enterprise-abonnement en is alleen zichtbaar voor coördinatoren en administrators. Heeft jouw organisatie geen Enterprise-abonnement (en geen lopende proefperiode), dan is de pagina verborgen.

Kan een lid zelf reiskosten indienen via de app? Nee. Leden kunnen alleen declaraties (bonnetjes) indienen, en alleen als je dat hebt aangezet via de instelling Leden mogen zelf declaraties indienen. Reiskosten leg jij als coördinator vast — handmatig of automatisch per activiteit.

Wat gebeurt er met posten van een lid zonder IBAN? Die worden bij het exporteren uitgesloten van de uitbetaalopdracht en gaan terug naar de lijst met goedgekeurde posten. Vul de betaalgegevens aan en neem de posten op in een volgende opdracht.

Kan ik een geëxporteerde post nog wijzigen? Nee. Een geëxporteerde post is definitief aangeleverd aan het financieel pakket en is vergrendeld.

Waarom werden bij het genereren van reiskosten leden overgeslagen? Een reiskostenpost kan alleen berekend worden als het lid een woonadres heeft én de activiteit een locatie. Ontbreekt een van beide, dan wordt dat lid overgeslagen en zie je dat terug in de melding na het genereren.