Personalia

Personalia

Personalia

Deze module is bedoeld om gegevens van een cliënt te wijzigen of aan te vullen. Via de gerelateerde tegel 'Inschrijfgegevens' vindt men in de knoppenbalk de knop 'Uitschrijven' waarmee een cliënt wordt uitgeschreven.

Het personaliascherm bestaat uit verschillende soorten gegevens. Het scherm kan in de bewerkstand worden gezet met behulp van het potloodje in de knoppenbalk.

Persoonsgegevens

Veld

Omschrijving

BSN

Moet voldoen aan de ELF-proef, controle volgt bij het opslaan van het record. Dit veld is alleen zichtbaar wanneer de default waarde 'gebruik_id' gelijk is aan 'bsn'.

BSN-BRON

Default bij wijzigen is 'Eigen administratie'.

RRN

Voor het invullen van het rijksregisternummer zoals wordt gehanteerd in België. Dient te voldoen aan de vereisten en is 11 tekens langs.

Geslachtsnaam

+ eventuele voorvoegsel(s)

Wettelijk vastgelegde achternaam die iemand bij de geboorte erft van de vader of moeder en die volgt op één of meerdere voornamen

Partnernaam

+ eventuele voorvoegsel(s)

De achternaam van de partner mag gebruikt als de cliënt gehuwd is of een geregistreerde partner heeft.

Naamgebruik

Keuze uit:

•Onbekend

Eén van de velden geslachtsnaam en/of partnernaam moeten worden gevuld.

In USER wordt de geslachtsnaam getoond. Als deze niet bestaat wordt de partnernaam getoond.

•Geslachtsnaam

De geslachtsnaam moet worden gevuld.

In USER wordt de geslachtsnaam getoond, ongeacht of de partnernaam is gevuld.

•Partnernaam

De partnernaam moet worden gevuld.

In USER wordt de partnernaam getoond, ongeacht of de geslachtsnaam is gevuld.

•Geslachtsnaam - partnernaam

Beide velden moeten worden gevuld (geslachtsnaam en partnernaam).

In USER worden de geslachtsnaam + partnernaam getoond.

•Partnernaam - geslachtsnaam

Beide velden moeten worden gevuld (geslachtsnaam en partnernaam).

In USER worden de partnernaam + geslachtsnaam getoond.

Soort

Keuzemogelijkheden: Cliënt, Tijdelijk, Bezoeker, Anoniem

Indien de persoon als 'bezoeker' is aangemaakt in de module 'Nieuwe cliënt', dan wordt de soort 'Bezoeker' en kan deze niet gewijzigd worden.

Adres

Veld

Omschrijving

Binnenlands adres

Aanvinken indien het een adres in Nederland betreft. Als deze aangevinkt staat worden de velden: straatnaam, woonplaats en land gevuld na het invoeren van een geldige postcode en huisnummer (Het getoonde huisnummer is de combinatie van huisnummer, letter, toevoeging en aanduiding).

Bij een buitenlands adres kan in het veld woongemeente worden gekozen voor 'Buitenland' aangezien er geen buitenlandse gemeenten gekozen kunnen worden.

Verblijfsadres

Als 'Gebruik verblijfsadres' is aangevinkt dan moet de cliënt minstens een verblijfsadres hebben waarbij 'correspondentie adres' is aangevinkt. Vink in het scherm 'Verblijfsadres' bij een adres het veld 'Correspondentie adres' aan.

Geheim adres

Als 'Geheim adres' is aangevinkt worden de adresgegevens niet getoond in de cliëntwidget (links in het scherm) en wordt het adresblok in de module Personalia ingeklapt waardoor het adres niet direct zichtbaar is als de module wordt geopend. Om toch de adresgegevens te kunnen zien kan het adresblok handmatig uitgeklapt worden. Als 'Geheim adres' wordt uitgevinkt worden de adresgegevens weer getoond in de widget en wordt het adresblok in de module Personalia weer uitgeklapt waardoor het adres weer direct zichtbaar is.

Actueel / Mutaties

Op het tabblad Actueel wordt het actuele adres van de cliënt getoond. Op het tabblad Mutaties worden alle ingevoerde adressen getoond met daarbij de bijbehorende medewerker en datum/tijd van registratie.

Contactgegevens

Veld

Omschrijving

SMS Ontvangen

Default wordt de waarde die in de default waarde ‘klnt_sms_ontvangen’ ingesteld staat overgenomen. Als er geen default waarde ingesteld staat, wordt ‘Onbekend’ gebruikt.

Telefoonnummer

Men kan meerdere telefoonnummertypes invullen:
- vast privé
- vast zakelijk
- vast tijdelijk
- mobiel privé
- mobiel zakelijk
- mobiel tijdelijk
- bij geen gehoor

Het is niet mogelijk om een hetzelfde telefoonnummertype meerdere keren in te voeren.

SMS gebruiken (achter een telefoonnummer)

Bij enkele telefoonnummers kan aangegeven worden of dat voor het ontvangen van een sms gebruikt mag worden of niet. Dit geldt voor de nummers:
- vast privé
- vast zakelijk
- mobiel privé
- bij geen gehoor 

Let op:
Ook al staat het veld 'SMS Ontvangen' op 'Ja', dan moet alsnog aangegeven worden wélk telefoonnummer daarvoor gebruikt kan/mag worden: het veld 'SMS gebruiken' moet in dat geval aangevinkt worden

Wanneer geen SMS ontvangen

De cliënt kan aangeven in welke periode(s) hij geen sms wil ontvangen: bv in een vakantieperiode. De sms-berichten die in deze periode(s) vallen, worden na het beëindigen van die periode niet alsnog verstuurd. Er mag geen overlap in periodes plaatsvinden.

Niet storen

Er kan een ‘Niet storen’ tijdsvak aangehouden worden waarbinnen geen sms-berichten worden verstuurd. USER houdt deze berichten vast tot het verlopen van de eindtijd waarna de sms-berichten alsnog verstuurd worden. Dit tijdsvak kan in de default waarde ‘klnt_sms_nachtbuffer’ in het 'alfa-numerieke' veld ingesteld worden, in de notatie ‘uummuumm’, bijvoorbeeld ‘00000600’. Deze default waarde kan in het Personalia scherm overschreven worden. Als er geen default waarde ingesteld staat, óf wanneer hij verkeerd is gevuld (<> 8 cijfers), is er geen nachtbuffer aanwezig.

E-mailadres

Het is mogelijk om twee e-mailadressen en toelichtingen op te voeren: privé en zakelijk

Het e-mailadres moet een geldige waarde bevatten [naam]@[extensie].[code]

Hoofdletters worden naar kleine letter omgezet.

LOV

E-mailadres (max. 100 karakters)

Toelichting (max. 30 karakters)

Legitimatie
Voordat gecommuniceerd mag worden met het BSN is het noodzakelijk dat voor de cliënt een legitimatienummer vastgelegd is of dat deze vergewist is.

Aanvullend op het vastleggen van een legitimatienummer kan deze gecontroleerd worden via de WID controle. Deze controle is niet verplicht om te kunnen communiceren met het BSN, maar vormt een extra check of het document in omloop mag zijn. De WID controle is te starten door in de knoppenbalk te klikken op het 'WID'-icoon. Na controle verschijnt er een melding op het scherm of het legitimatienummer in omloop mag zijn. (Het doet geen uitspraken over de geldigheid; die is af te lezen op de aangegeven geldigheidsdata op het document zelf).  Het scherm zal verversen, waarna zichtbaar wordt dat de WID controle is uitgevoerd.

Het veld 'Wel op signalering tonen' onder 'Vergewist' kan worden aangevinkt indien 'Vergewist' is aangevinkt. Indien 'Wel op signalering tonen' is aangevinkt dan heeft dit gevolgen voor de Zorgadministratie dashboard signalering 'BSN/WID signalering' en de Behandelaars/Afdeling(/groep) dashboard signalering 'WID/BSN/COV nog niet uitgevoerd'. Indien het veld 'Vergewist' en het veld 'Wel op signalering tonen' zijn aangevinkt dan wordt de cliënt op deze signaleringen getoond (m.b.t. WID). Indien de WID controle is uitgevoerd maar niet akkoord of onbekend is dan wordt tevens op WID gesignaleerd.
Tip: indien de SBV-z melding 'Fout-24001 :FOUT: Het opgegeven document kan niet gebruikt worden als identiteitsdocument volgens de WID artikel 1' verschijnt, dan kan het zijn dat het opgegeven document niet in omloop mag zijn of geblokkeerd is.

BSN Controle
Door in de knoppenbalk te klikken op het 'BSN'-icoon is het mogelijk om bij SBV-Z het BSN te controleren.  Bij binnenkomst in het scherm wordt automatisch een BSN controle uitgevoerd, waarbij gezocht wordt op geboortedatum, geslachtsaanduiding, huisnummer en postcode. Indien hier geen resultaten gevonden worden, wordt vervolgens gezocht op geslachtsnaam, geboortedatum en geslachtsaanduiding.

Nadat resultaten gevonden zijn, worden de kolommen gevuld met deze gegevens. Van links naar rechts bevat het scherm de volgende kolommen:
  1. Gegevens USER: de gegevens van de cliënt zoals deze in USER bekend zijn voordat de BSN controle is uitgevoerd.
  2. Gegevens SBV-Z: de gegevens zoals deze aan de hand van het zoekpad gevonden zijn bij SBV-Z.
  3. Overnemen: per gegeven dat overgenomen kan worden in USER wordt een checkbox getoond. Het aanvinken van de checkbox zorgt ervoor dat het resultaat van dit veld zoals teruggekomen vanaf SBV-Z wordt overgenomen in USER. Het vinkje achter het BSN wordt standaard aangezet, omdat het noodzakelijk is dit gegeven over te nemen om te kunnen communiceren met het BSN. Indien het gegeven niet overgenomen kan worden wordt dit aangeduid met een icoon van een oranje uitroepteken. Wanneer vervolgens op het uitroepteken wordt geklikt kan de reden hiervan bekeken worden. Bijvoorbeeld dat de postcode zoals door SBV-Z is gevonden niet in USER bekend is en daarom niet overgenomen kan worden. In sommige gevallen wordt ook nog het grijze uitroepteken icoon getoond. In dat geval is het door SBV-Z doorgegeven resultaat nog in onderzoek. Dit gaat bijvoorbeeld op als het verblijfsadres nog in onderzoek is.
  4. Resultaat: dit zijn de gegevens zoals deze na opslaan worden overgenomen bij de cliënt in USER.

Wanneer het gegeven uit USER afwijkt van het gegeven zoals door SBV-Z is doorgegeven wordt dit getoond door aan de betreffende regel een lichte achtergrondkleur mee te geven.

Het kan voorkomen dat op verzoek van de ingeschrevene in de BRP wordt geregistreerd dat het verstrekken van gegevens over die ingeschrevene aan bepaalde derden niet is toegestaan. Het attribuut 'Indicatie geheim' is in dit geval gevuld met de waarde ‘Er is een beperking op de gegevensverstrekking van toepassing’. In het andere geval bevat het attribuut 'Indicatie geheim' de waarde ‘Geen beperking'.

Scan identiteitsdocument
Vanuit het personaliascherm kan via de knoppenbalk doorgeklikt worden naar een scan van het identiteitsdocument van de cliënt. Deze scan kan gemaakt worden met een extern aangesloten baliescanner en bijbehorende software, waarna vervolgens de scan in USER te raadplegen is.

Wanneer het scherm wordt geopend wordt de bijbehorende scan van de cliënt gezocht op basis van het in USER reeds aanwezige BSN, documentnummer of een combinatie van achternaam en geboortedatum. Wanneer van de cliënt meerdere scans gevonden zijn dan worden de gegevens van de scan getoond die als laatste is ingescand. Is er geen scan gevonden dan wordt hier ook een melding van gegeven. In dat geval is er geen scan aanwezig die voldoet aan de zoekopdracht. Doet dit probleem zich voor, kijk dan of de scan ook daadwerkelijk is verstuurd vanaf de baliescanner en zorg ervoor dat er tenminste een BSN, documentnummer of combinatie van achternaam en geboortedatum in USER aanwezig is waarop gezocht kan worden.

In het scherm worden vervolgens drie blokken getoond:
  1. Gegevens USER: aan de linkerkant van het scherm staan alle gegevens van de cliënt die reeds in USER bekend zijn.
  2. Gegevens scan: aan de rechterkant van het scherm staan alle gegevens die via de scan van het identiteitsdocument verkregen zijn. Daarnaast kunnen in dit blok de volgende keuzes worden gemaakt:
    1. Naamgebruik: wanneer de cliënt ook een partnernaam heeft kan de cliënt kiezen wat het naamgebruik in USER dient te zijn.
    2. Persoonsgegevens overnemen: er kan aangegeven worden dat de persoongegevens zoals deze terugkomen van de scan overgenomen moeten worden bij de cliënt in USER.
    3. Foto overnemen: apart van de persoonsgegevens kan ervoor gekozen worden om de foto van het identiteitsdocument over te nemen. Let op dat de foto alleen overgenomen kan worden indien het identiteitsdocument van de cliënt een chip heeft waarop deze foto is opgeslagen.
  3. Algemene gegevens: onderin het scherm staan gegevens over wie de scan heeft uitgevoerd, wanneer en vanaf welke scanner.

Na opslaan worden, indien hiervoor is gekozen, de gegevens overgenomen bij de cliënt. Hierna wordt de scan van de cliënt afgemeld en wordt deze verwijderd van de server.

Info
Informatie voor applicatiebeheerders
Voordat het personaliascherm kan worden ingevuld, moeten de volgende basiscodetabellen gevuld zijn (in inrichting - topografische basisgegevens):
  1. Gemeente
  2. Land
  3. Postcode

Extra velden personalia
Extra velden inrichten kan via inrichting - client - extra velden personalia.
Deze velden verschijnen onderaan deze module en zijn een uitbreiding op de personaliavelden. Deze worden instelling specifiek ingericht.

NotesBedrijfsregels
Als de cliënt nog geen inschrijving heeft gehad, dan is het potloodje om de personalia items te bewerken niet zichtbaar. Men dient dan eerst een inschrijving te maken.


Uitsluiten aanlevering ZIBs

Via de module Personalia is de gerelateerde tegel 'Uitsluiten aanlevering ZIBs' aan te roepen. In dit scherm legt men de beslissing vast van een cliënt of zijn/haar gegevens via een ZIB (zorg informatie bouwsteen) mogen worden verstuurd.

Dit overzicht bevat een vanaf en t/m datum wanneer gegevens niet mogen worden verstuurd en daarvoor kan men ook een reden vastleggen.

Daarnaast legt men ook de medewerker vast die het heeft aangevraagd of heeft vastgelegd.

Rollen

Rollen:

Omschrijving:

PERSONALIA

Geeft toegang tot de module- personalia (met het recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken) via het hoofdmenu en tot het menu-personalia aanmelden/cliënt (met het recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken), overzicht cliënt, wachtlijsten, overzicht cliënt koppelingen, overzicht verwijsbrieven en het menu-printen brieven via het menu- rapportage- printen brieven

PERSONALIA_LEES

Geeft toegang tot de module- personalia (geen recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken) via het hoofdmenu en tot het menu-personalia aanmelden/cliënt (geen recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken), overzicht cliënt, wachtlijsten, overzicht cliënt koppelingen, overzicht verwijsbrieven

Rollen:

Omschrijving:

UITSLUITEN_AANLEVERING

Geeft toegang tot de module 'Uitsluiten aanlevering ZIB's'- met lees- en schrijfrechten.

UITSLUITEN_AANLEVERING_LEES

Geeft toegang tot de module 'Uitsluiten aanlevering ZIB's'- met alleen leesrechten.

    • Related Articles

    • Extra velden personalia

      Extra velden personalia Het scherm is te benaderen via de tegel Inrichting - Cliënt - Extra velden personalia. De extra velden worden gebruikt in de module 'Personalia'. Het maximaal aantal extra velden is op 15 vastgelegd (USER Forms ondersteuning). ...

    • Verblijfsadres

      Verblijfsadres Dit scherm is benaderbaar als een gerelateerde tegel in de module Personalia en is bedoeld om een postadres vast te leggen. Dit kan ook een verblijf binnen een instelling zijn (locatie). Het adres van de afdeling/groep wordt dan ...

    • NAW-gegevens

      NAW-gegevens In de module NAW-gegevens worden een aantal gegevens van de cliënt getoond. De gegevens zijn onderverdeeld in adresgegevens, telefoon en e-mailgegevens. Bij het adres kan aangegeven worden of het een binnenlands adres betreft of niet. ...

    • Historische gegevens Relatie dashboard

      Historische gegevens Relatie dashboard Het 'Historische gegevens Relatie' dashboard opent een het zoekscherm voor historische relaties. Zodra de juiste relatie gekozen is opent het dashboard met de volgende tegels: Personalia Behandelen ROM ...

    • Snelle invoer cliënt

      Snelle invoer cliënt Om snel een cliënt met inschrijving aan te maken is de module 'Nieuwe cliënt' ontwikkeld, benaderbaar via de tegel 'Snelle invoer cliënt. Deze is te vinden op de dashboards van de (hoofd)behandelaar, zorgadministratie en ...