Personalia
Deze module is bedoeld om gegevens van een cliënt te
wijzigen of aan te vullen. Via de gerelateerde tegel 'Inschrijfgegevens' vindt
men in de knoppenbalk de knop 'Uitschrijven' waarmee een cliënt wordt
uitgeschreven.
Het personaliascherm bestaat uit verschillende soorten
gegevens. Het scherm kan in de bewerkstand worden gezet met behulp van het
potloodje in de knoppenbalk.
Persoonsgegevens
Veld | Omschrijving |
BSN | Moet voldoen aan de
ELF-proef, controle volgt bij het opslaan van het record. Dit veld is alleen
zichtbaar wanneer de default waarde 'gebruik_id' gelijk is aan 'bsn'. |
BSN-BRON | Default bij wijzigen is
'Eigen administratie'. |
RRN | Voor het invullen van het
rijksregisternummer zoals wordt gehanteerd in België. Dient te voldoen aan de
vereisten en is 11 tekens langs. |
Geslachtsnaam + eventuele voorvoegsel(s) | Wettelijk vastgelegde
achternaam die iemand bij de geboorte erft van de vader of moeder en die
volgt op één of meerdere voornamen |
Partnernaam + eventuele voorvoegsel(s) | De achternaam van de
partner mag gebruikt als de cliënt gehuwd is of een geregistreerde partner
heeft. |
Naamgebruik | Keuze uit: •Onbekend | Eén van de velden geslachtsnaam en/of partnernaam moeten
worden gevuld. In USER wordt de geslachtsnaam getoond. Als deze niet
bestaat wordt de partnernaam getoond. | •Geslachtsnaam | De geslachtsnaam moet worden gevuld. In USER wordt de geslachtsnaam getoond, ongeacht of
de partnernaam is gevuld. | •Partnernaam | De partnernaam moet worden gevuld. In USER wordt de partnernaam getoond, ongeacht of de
geslachtsnaam is gevuld. | •Geslachtsnaam - partnernaam | Beide velden moeten worden gevuld (geslachtsnaam en
partnernaam). In USER worden de geslachtsnaam + partnernaam getoond. | •Partnernaam - geslachtsnaam | Beide velden moeten worden gevuld (geslachtsnaam en
partnernaam). In USER worden de partnernaam + geslachtsnaam
getoond. |
|
Soort | Keuzemogelijkheden:
Cliënt, Tijdelijk, Bezoeker, Anoniem Indien de persoon als
'bezoeker' is aangemaakt in de module 'Nieuwe cliënt', dan wordt de soort
'Bezoeker' en kan deze niet gewijzigd worden. |
Adres
Veld | Omschrijving |
Binnenlands adres | Aanvinken indien het een
adres in Nederland betreft. Als deze aangevinkt staat worden de velden:
straatnaam, woonplaats en land gevuld na het invoeren van een geldige
postcode en huisnummer (Het getoonde huisnummer is de combinatie van
huisnummer, letter, toevoeging en aanduiding). Bij een buitenlands adres
kan in het veld woongemeente worden gekozen voor 'Buitenland' aangezien er
geen buitenlandse gemeenten gekozen kunnen worden. |
Verblijfsadres | Als 'Gebruik
verblijfsadres' is aangevinkt dan moet de cliënt minstens een verblijfsadres
hebben waarbij 'correspondentie adres' is aangevinkt. Vink in het scherm 'Verblijfsadres'
bij een adres het veld 'Correspondentie adres' aan. |
Geheim adres | Als 'Geheim adres' is
aangevinkt worden de adresgegevens niet getoond in de cliëntwidget (links in
het scherm) en wordt het adresblok in de module Personalia ingeklapt waardoor
het adres niet direct zichtbaar is als de module wordt geopend. Om toch de adresgegevens
te kunnen zien kan het adresblok handmatig uitgeklapt worden. Als 'Geheim
adres' wordt uitgevinkt worden de adresgegevens weer getoond in de widget en
wordt het adresblok in de module Personalia weer uitgeklapt waardoor het
adres weer direct zichtbaar is. |
Actueel / Mutaties | Op het tabblad Actueel wordt
het actuele adres van de cliënt getoond. Op het tabblad Mutaties worden
alle ingevoerde adressen getoond met daarbij de bijbehorende medewerker en
datum/tijd van registratie. |
Contactgegevens
Veld | Omschrijving |
SMS Ontvangen | Default wordt de waarde
die in de default waarde ‘klnt_sms_ontvangen’ ingesteld staat overgenomen.
Als er geen default waarde ingesteld staat, wordt ‘Onbekend’ gebruikt. |
Telefoonnummer | Men kan meerdere
telefoonnummertypes invullen: - vast privé - vast zakelijk - vast tijdelijk - mobiel privé - mobiel zakelijk - mobiel tijdelijk - bij geen gehoor Het is niet mogelijk om
een hetzelfde telefoonnummertype meerdere keren in te voeren. |
SMS gebruiken (achter een
telefoonnummer) | Bij enkele telefoonnummers
kan aangegeven worden of dat voor het ontvangen van een sms gebruikt mag
worden of niet. Dit geldt voor de nummers: - vast privé - vast zakelijk - mobiel privé - bij geen gehoor Let op: Ook al staat het veld
'SMS Ontvangen' op 'Ja', dan moet alsnog aangegeven worden wélk
telefoonnummer daarvoor gebruikt kan/mag worden: het veld 'SMS gebruiken'
moet in dat geval aangevinkt worden |
Wanneer geen SMS ontvangen | De cliënt kan aangeven in
welke periode(s) hij geen sms wil ontvangen: bv in een vakantieperiode. De
sms-berichten die in deze periode(s) vallen, worden na het beëindigen van die
periode niet alsnog verstuurd. Er mag geen overlap in periodes plaatsvinden. |
Niet storen | Er kan een ‘Niet storen’
tijdsvak aangehouden worden waarbinnen geen sms-berichten worden verstuurd.
USER houdt deze berichten vast tot het verlopen van de eindtijd waarna de
sms-berichten alsnog verstuurd worden. Dit tijdsvak kan in de default waarde
‘klnt_sms_nachtbuffer’ in het 'alfa-numerieke' veld ingesteld worden, in de
notatie ‘uummuumm’, bijvoorbeeld ‘00000600’. Deze default waarde kan in het
Personalia scherm overschreven worden. Als er geen default waarde ingesteld
staat, óf wanneer hij verkeerd is gevuld (<> 8 cijfers), is er geen
nachtbuffer aanwezig. |
E-mailadres | Het is mogelijk om twee
e-mailadressen en toelichtingen op te voeren: privé en zakelijk Het e-mailadres moet een
geldige waarde bevatten [naam]@[extensie].[code] Hoofdletters worden naar
kleine letter omgezet. LOV | E-mailadres (max. 100 karakters) | Toelichting (max. 30 karakters) |
|
Legitimatie
Voordat gecommuniceerd mag worden met het BSN is het
noodzakelijk dat voor de cliënt een legitimatienummer vastgelegd is of dat deze
vergewist is.
Aanvullend op het vastleggen van een legitimatienummer kan
deze gecontroleerd worden via de WID controle. Deze controle is niet verplicht
om te kunnen communiceren met het BSN, maar vormt een extra check of het
document in omloop mag zijn. De WID controle is te starten door in de
knoppenbalk te klikken op het 'WID'-icoon. Na controle verschijnt er een
melding op het scherm of het legitimatienummer in omloop mag zijn. (Het doet
geen uitspraken over de geldigheid; die is af te lezen op de aangegeven geldigheidsdata
op het document zelf). Het scherm zal verversen, waarna zichtbaar wordt
dat de WID controle is uitgevoerd.
Het veld 'Wel op signalering tonen' onder 'Vergewist' kan
worden aangevinkt indien 'Vergewist' is aangevinkt. Indien 'Wel op signalering
tonen' is aangevinkt dan heeft dit gevolgen voor de Zorgadministratie dashboard
signalering 'BSN/WID signalering' en de Behandelaars/Afdeling(/groep) dashboard
signalering 'WID/BSN/COV nog niet uitgevoerd'. Indien het veld 'Vergewist' en
het veld 'Wel op signalering tonen' zijn aangevinkt dan wordt de cliënt op deze
signaleringen getoond (m.b.t. WID). Indien de WID controle is uitgevoerd maar
niet akkoord of onbekend is dan wordt tevens op WID gesignaleerd.
Tip: indien de SBV-z melding 'Fout-24001 :FOUT: Het opgegeven document
kan niet gebruikt worden als identiteitsdocument volgens de WID artikel 1'
verschijnt, dan kan het zijn dat het opgegeven document niet in omloop mag zijn
of geblokkeerd is.
BSN Controle
Door in de knoppenbalk te klikken op het 'BSN'-icoon is het
mogelijk om bij SBV-Z het BSN te controleren. Bij binnenkomst in het
scherm wordt automatisch een BSN controle uitgevoerd, waarbij gezocht wordt op
geboortedatum, geslachtsaanduiding, huisnummer en postcode. Indien hier geen
resultaten gevonden worden, wordt vervolgens gezocht op geslachtsnaam,
geboortedatum en geslachtsaanduiding.
Nadat resultaten gevonden zijn, worden de kolommen gevuld
met deze gegevens. Van links naar rechts bevat het scherm de volgende kolommen:
- Gegevens USER: de gegevens van de cliënt zoals deze
in USER bekend zijn voordat de BSN controle is uitgevoerd.
- Gegevens SBV-Z: de gegevens zoals deze aan de hand
van het zoekpad gevonden zijn bij SBV-Z.
- Overnemen: per gegeven dat overgenomen kan worden in
USER wordt een checkbox getoond. Het aanvinken van de checkbox zorgt ervoor dat
het resultaat van dit veld zoals teruggekomen vanaf SBV-Z wordt overgenomen in
USER. Het vinkje achter het BSN wordt standaard aangezet, omdat het
noodzakelijk is dit gegeven over te nemen om te kunnen communiceren met het
BSN. Indien het gegeven niet overgenomen kan worden wordt dit aangeduid met
een icoon van een oranje uitroepteken. Wanneer
vervolgens op het uitroepteken wordt geklikt kan de reden hiervan bekeken
worden. Bijvoorbeeld dat de postcode zoals door SBV-Z is gevonden niet in USER
bekend is en daarom niet overgenomen kan worden. In sommige gevallen wordt ook
nog het grijze uitroepteken icoon
getoond. In dat geval is het door SBV-Z doorgegeven resultaat nog in onderzoek.
Dit gaat bijvoorbeeld op als het verblijfsadres nog in onderzoek is.
- Resultaat: dit zijn de gegevens zoals deze na
opslaan worden overgenomen bij de cliënt in USER.
Wanneer het gegeven uit USER afwijkt van het gegeven zoals
door SBV-Z is doorgegeven wordt dit getoond door aan de betreffende regel een
lichte achtergrondkleur mee te geven.
Het kan voorkomen dat op verzoek van de ingeschrevene in de
BRP wordt geregistreerd dat het verstrekken van gegevens over die ingeschrevene
aan bepaalde derden niet is toegestaan. Het attribuut 'Indicatie geheim' is in
dit geval gevuld met de waarde ‘Er is een beperking op de gegevensverstrekking
van toepassing’. In het andere geval bevat het attribuut 'Indicatie geheim' de
waarde ‘Geen beperking'.
Scan identiteitsdocument
Vanuit het personaliascherm kan via de knoppenbalk
doorgeklikt worden naar een scan van het identiteitsdocument van de cliënt.
Deze scan kan gemaakt worden met een extern aangesloten baliescanner en
bijbehorende software, waarna vervolgens de scan in USER te raadplegen is.
Wanneer het scherm wordt geopend wordt de bijbehorende scan
van de cliënt gezocht op basis van het in USER reeds aanwezige BSN,
documentnummer of een combinatie van achternaam en geboortedatum. Wanneer van
de cliënt meerdere scans gevonden zijn dan worden de gegevens van de scan
getoond die als laatste is ingescand. Is er geen scan gevonden dan wordt hier
ook een melding van gegeven. In dat geval is er geen scan aanwezig die voldoet
aan de zoekopdracht. Doet dit probleem zich voor, kijk dan of de scan ook daadwerkelijk
is verstuurd vanaf de baliescanner en zorg ervoor dat er tenminste een BSN,
documentnummer of combinatie van achternaam en geboortedatum in USER aanwezig
is waarop gezocht kan worden.
In het scherm worden vervolgens drie blokken getoond:
- Gegevens USER: aan de linkerkant van het
scherm staan alle gegevens van de cliënt die reeds in USER bekend zijn.
- Gegevens scan: aan de rechterkant van het
scherm staan alle gegevens die via de scan van het identiteitsdocument
verkregen zijn. Daarnaast kunnen in dit blok de volgende keuzes worden gemaakt:
- Naamgebruik: wanneer de cliënt ook een partnernaam
heeft kan de cliënt kiezen wat het naamgebruik in USER dient te zijn.
- Persoonsgegevens overnemen: er kan aangegeven worden
dat de persoongegevens zoals deze terugkomen van de scan overgenomen moeten
worden bij de cliënt in USER.
- Foto overnemen: apart van de persoonsgegevens kan
ervoor gekozen worden om de foto van het identiteitsdocument over te nemen. Let
op dat de foto alleen overgenomen kan worden indien het identiteitsdocument van
de cliënt een chip heeft waarop deze foto is opgeslagen.
- Algemene gegevens: onderin het scherm staan
gegevens over wie de scan heeft uitgevoerd, wanneer en vanaf welke scanner.
Na opslaan worden, indien hiervoor is gekozen, de gegevens
overgenomen bij de cliënt. Hierna wordt de scan van de cliënt afgemeld en wordt
deze verwijderd van de server.
Informatie voor applicatiebeheerders
Voordat het personaliascherm kan worden ingevuld, moeten de
volgende basiscodetabellen gevuld zijn (in inrichting - topografische
basisgegevens):
- Gemeente
- Land
- Postcode
Extra velden personalia
Extra velden inrichten kan via inrichting - client - extra
velden personalia.
Deze velden verschijnen onderaan deze module en zijn een
uitbreiding op de personaliavelden. Deze worden instelling specifiek ingericht.
Bedrijfsregels
Als de cliënt nog geen inschrijving heeft gehad, dan is het
potloodje om de personalia items te bewerken niet zichtbaar. Men dient dan
eerst een inschrijving te
maken.
Uitsluiten aanlevering ZIBs
Via de module Personalia is de gerelateerde tegel 'Uitsluiten aanlevering ZIBs' aan te roepen. In dit scherm legt men de beslissing vast van een cliënt of zijn/haar gegevens via een ZIB (zorg informatie bouwsteen) mogen worden verstuurd.
Dit overzicht bevat een vanaf en t/m datum wanneer gegevens niet mogen worden verstuurd en daarvoor kan men ook een reden vastleggen.
Daarnaast legt men ook de medewerker vast die het heeft aangevraagd of heeft vastgelegd.
Rollen
Rollen: | Omschrijving: |
PERSONALIA | Geeft toegang tot de module- personalia (met het recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken) via het hoofdmenu en tot het menu-personalia aanmelden/cliënt (met het recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken), overzicht cliënt, wachtlijsten, overzicht cliënt koppelingen, overzicht verwijsbrieven en het menu-printen brieven via het menu- rapportage- printen brieven |
PERSONALIA_LEES | Geeft toegang tot de module- personalia (geen recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken) via het hoofdmenu en tot het menu-personalia aanmelden/cliënt (geen recht om wijzigingen aan te brengen of nieuwe cliënten aan te maken), overzicht cliënt, wachtlijsten, overzicht cliënt koppelingen, overzicht verwijsbrieven |
Rollen: | Omschrijving: |
UITSLUITEN_AANLEVERING | Geeft toegang tot de module 'Uitsluiten aanlevering ZIB's'- met lees- en schrijfrechten. |
UITSLUITEN_AANLEVERING_LEES | Geeft toegang tot de module 'Uitsluiten aanlevering ZIB's'- met alleen leesrechten. |