Personeelsdossier wijzigingen via Octopus
Wanneer je SDB HR gebruikt en in Octopus ook de module HR/ Salaris afneemt, hebben medewerkers toegang tot hun personeelsdossier via Octopus. Heb je dit niet maar wil je dit wel voor de organisatie? Neem dan contact op met je customer success manager voor meer informatie.
Vanaf Octopus versie 2.2.0 kunnen er ook wijzigingen aangevraagd worden door medewerkers via Octopus, wanneer er processen zijn ingericht die door de medewerker geïnitieerd mogen worden.
Let op dit is een bèta functionaliteit die we nog in ontwikkeling hebben. Een medewerker moet dit wel zelf nog aanzetten via de Labs functionaliteit in Octopus. Naar aanleiding van de feedback van gebruikers en onze eigen bevindingen zullen we nog zaken aanpassen voordat het als een standaard in Octopus komt.
Wanneer een wijziging door een medewerker via Octopus wordt aangevraagd, gaat deze wijziging het reguliere proces in, net als wanneer dit via SDB HR zelf wordt ingediend door een medewerker.
Bij het indienen van een wijziging zal het veld in Octopus in eerste instantie de huidige waarde tonen, die kun je dan aanpassen. Wanneer je dit wijzigt en indient gaat de wijziging het verdere proces in. Dat kan ook een automatisch proces zijn waar verder geen goedkeuring op zit.
Op dit moment zijn nog niet alle type wijzigingen beschikbaar. Het is nu nog niet mogelijk om kinderen te registreren via de Octopus app en aan de wijzigingen kunnen nog geen documenten gekoppeld worden.
- Een proces met waar velden in staan met betrekking tot kinderen staat nu wel in Octopus als de medewerker initiator van het proces is, maar de velden om te wijzigen tonen nog niet. Hier wordt aan gewerkt.
- Wanneer er een proces is waarbij de eerste stap voor de medewerker een document toegevoegd kan worden, zal dit wel zichtbaar zijn in SDB HR en niet in Octopus.
Let op; een proces kan wel ingediend worden via Octopus zonder document ook al staat een document op verplicht in het formulier
Dit zijn een aantal voorbeelden van hoe dit eruit ziet in de Octopus app.
Wanneer een wijziging is ingediend, zie je dit terug onder 'Openstaande wijzigingen'. Hier tonen wijzigingen die nog in het proces zitten met de status, of wijzigingen die wel al goedgekeurd zijn maar nog gepland staan voor verwerking. Zodra een wijziging verwerkt is, zie je deze hier niet meer terug, maar kun je de betreffende gegevens in het personeelsdossier zien staan.
Bij een openstaande wijziging zie je een overzicht van de velden in het proces. Hier zie je de beginwaarde staan, met een pijltje naar de nieuwe waarde. Is een veld leeggehaald, kun je dat zien doordat er geen waarde achter het pijltje staat. Is een leeg veld gevuld, kun je dat zien doordat er geen waarde vóór het pijltje staat. Indien een veld helemaal leeg toont, is er geen wijziging op doorgevoerd.
Beginwaarden in velden van een openstaande wijziging passen zich aan naar wijzigingen die er gedaan zijn.
- Wanneer er meerdere nieuwe wijzigingen op hetzelfde veld worden ingediend, in een automatisch proces met een begindatum in de toekomst, zal dit de begin waarden in alle openstaande wijzigingen aanpassen.
- Wanneer het een proces met goedkeuring betreft, zal dit gebeuren als de laatste stap is goed gekeurd maar de datum van verwerking nog niet is ingegaan.
- Wanneer de begindatum reeds verstreken is wordt in beide gevallen de wijziging gelijk verwerkt en zal de wijziging niet meer onder openstaande wijzigingen te vinden zijn.
Onder openstaande wijzigingen staan álle voor de medewerker openstaande wijzigingen, ook de wijzigingen die voor de medewerker zijn ingediend door een ander, zoals iemand van HR of de teamleider.
Wat valt er onder openstaande wijzigingen:
- Status gepland voor verwerking (gaat in de toekomst in of heeft nog salaris run nodig om verwerkt te worden)
- Status Ingediend (nog niet door iemand in behandeling genomen)
- Status In behandeling
Een door de medeweker ingediende wijziging die nog niet is goed gekeurd, kan ook via Octopus weer ingetrokken worden.
Nog even alle voorwaarden op een rijtje om deze functionaliteit te kunnen gebruiken:
- De app versie is tenminste 2.2.0
- SDB HR is in gebruik
- SDB Octopus voor HR/ Salaris is in gebruik
- De medewerker moet toegang hebben tot Octopus
- De Labs functionaliteit 'Dossier' is aangezet door de medewerker
- Er is een proces ingericht met initiator 'Medewerker'
- Dit proces is actief
Op dit moment zijn nog niet alle type wijzigingen beschikbaar. Het is nu nog niet mogelijk om kinderen te registreren via de Octopus app en aan de wijzigingen kunnen nog geen documenten gekoppeld worden. Hier wordt aan gewerkt.
Related Articles
HR Dossier gebruiken in Octopus
Je eigen personeelsdossier is ook via Octopus te benaderen! Wanneer je SDB HR/ Salaris gebruikt en ook de module HR Octopus afneemt, verschijnt het personeelsdossier automatisch voor medewerkers in de app. Let op dit is een bèta functionaliteit die ...Notities in het Personeelsdossier
Notities Bij medewerkers en vrijwilligers kan in het personeelsdossier een notitie worden toegevoegd. Het veld is prominent in het personeelsdossier aanwezig en kan gebruikt worden om hulpinformatie omtrent de medewerker snel in te zien. Het ...Ziekmelding wijzigen door medewerker
Wanneer er in een verzuimproces met initiator medewerker ook 'situatie wijzigen' is aangevinkt, kunnen medewerkers zelf hun ziekmelding wijzigen. Dit is beschikbaar via het verzuim dossier van de medewerker, onder [Mijn Inzicht | Verzuim] wanneer je ...Wat is het personeelsdossier?
Wat is het personeelsdossier? Het personeelsdossier in SDB HR is een digitaal overzicht waarin alle belangrijke gegevens van medewerkers en vrijwilligers worden opgeslagen. Het bevat informatie over contracten, werktijden, salaris, opleidingen, ...Ziekmelden en hersteld melden via Octopus
Ziek- en herstelmeldingen via Octopus In Octopus is het mogelijk de keuze te maken medewerkers ziek en hersteld te laten melden via de app. Wanneer een medewerker in Octopus zich ziek of beter meld, volgt dat hetzelfde proces als wanneer een ...