Planning automatisch publiceren en zichtbaar maken
Met een planning cyclus laat je de planning van een planeenheid volgens een vast patroon
publiceren en zichtbaar maken, zonder dat iemand daar nog aan hoeft te denken. Je legt één keer
vast hoe vaak het gebeurt, hoe ver vooruit, en eventueel in welke rondes de diensten vrijkomen.
Deze handleiding is bedoeld voor de planner of beheerder van een planeenheid.
Je hebt het recht Planeenheidkaart nodig. Zonder dat recht zie je de planeenheidkaart niet
en lukt het opslaan van de cyclus niet.
Automatisch publiceren en Automatisch zichtbaar maken zijn twee losse cyclussen met
elk hun eigen instellingen. Publiceren zet de planning definitief; zichtbaar maken bepaalt
wanneer medewerkers de planning kunnen zien. Je kunt ze allebei gebruiken, of alleen één.1. Open de planeenheden
Klik in de zijbalk op Planeenheden.
2. Kies de planeenheid
Klik bovenaan op de selectbox en kies de planeenheid waarvoor je de planning automatisch wilt
publiceren.
3. Open het tabblad Instellingen
Open het tabblad Instellingen. In de rechterkolom staat onderaan het blok
Planning cyclus, met de vinkjes Automatisch publiceren en
Automatisch zichtbaar maken. Staat er al een cyclus, dan zie je onder het vinkje een
samenvatting van het patroon.
4. Zet Automatisch publiceren aan
Zet het vinkje Automatisch publiceren aan. Het venster Planning cyclus opent meteen. Sla
je dat venster niet op, dan blijft het vinkje uit en verandert er niets.
Bestaat er al een cyclus die je wilt wijzigen, klik dan op het potloodpictogram naast de
samenvatting: hetzelfde venster opent met de huidige instellingen.
5. Vul startdatum en terugkeerpatroon in
Vul bij Startdatum de eerste dag in waarop de cyclus moet lopen. Kies daarna bij
Terugkeerpatroon achter Herhaal elke het aantal en de eenheid:
- week — de cyclus loopt op de weekdag van de startdatum;
- maand — je kiest of de cyclus op de dag van de maand loopt, of op een vaste weekdag,
bijvoorbeeld Op de derde vrijdag.
6. Stel de planningshorizon in
Bij Planningshorizon geef je aan hoe ver vooruit er gepubliceerd wordt: Publiceert … maand
op voorhand. Bij één maand publiceert de cyclus telkens de planning van een maand later.
7. Voeg rondes toe
Wil je de planning in stappen vrijgeven, voeg dan onder Rondes met de plusknop een of meer
rondes toe. Per ronde vul je Van dag … t/m dag … in, gerekend vanaf de start van de
cyclus. Zet Automatisch koppelen aan om medewerkers in die ronde direct aan de diensten te
koppelen. Rondes zijn niet verplicht: zonder rondes publiceert de cyclus in één keer.
8. Controleer de voorbeelden en sla op
Rechts in het venster staat onder Voorbeelden wat de instellingen betekenen: de
eerstvolgende keren dat de cyclus loopt, met de periode die dan gepubliceerd wordt. Klopt dat
beeld, klik dan op Opslaan. Met Annuleren sluit je het venster zonder iets vast te
leggen.
Na het opslaan staat de samenvatting van de cyclus onder het vinkje op het tabblad.
9. Zet ook Automatisch zichtbaar maken aan
Wil je de planning ook automatisch zichtbaar maken voor medewerkers, zet dan het vinkje
Automatisch zichtbaar maken aan en doorloop hetzelfde venster. Alleen de planningshorizon
leest anders: Zichtbaar maken … maand op voorhand.
10. Een cyclus wijzigen of uitzetten
Wijzigen doe je met het potloodpictogram naast de samenvatting; Opslaan vervangt het oude
patroon. Zet je het vinkje uit, dan stopt de cyclus en gebeurt er niets meer automatisch. Wat al
gepubliceerd of zichtbaar gemaakt is, blijft staan.