In de planningsmodule is het mogelijk om gericht te zoeken naar de eerstvolgende afspraakmogelijkheid in de eerst beschikbare week.

indien in een planningsmodule gezocht wordt om een afspraak in te plannen en er is geen 'Andere periode' geselecteerd dan laat de planningsmodule de eerst beschikbare week zien waar afspraken ingepland kunnen worden. Hieronder laten wij zien hoe het ingesteld kan worden.

1. Klik op 'Instellingen'.
   

Figuur 1: Instellingen

2. Klik op 'Agenda'.
   

Figuur 2: Agenda

3. Klik op 'Planningsmodule'.
   

Figuur 3: Planningsmodule

4. Bij 'maximaal aantal weken doorzoeken' vult u het aantal weken in waarop de planningsmodule vooruit moet zoeken. In ons voorbeeld vullen wij 3 weken in.
   
5. Klik op 'Opslaan'.
   

Figuur 4: Maximaal aantal weken

6. Ga nu naar de planningsmodule van een patiënt
   
7. Vink de betreffende activiteit die gepland moet worden aan en klik op zoeken. De planningsmodule gaat dan binnen 3 weken naar de eerstvolgende plek die beschikbaar is.
   

Figuur 5: Planningsmodule

8. Wilt u de afspraak bijvoorbeeld plannen in de eerste week van mei, dan vinkt u 'Andere periode' aan en selecteert u de datum '29-04-2019 - 05-05-2019' en klikt u op 'Zoeken'.
   
9. U kunt in de planningsmodule ook zien dat hij zoekt naar beschikbare plekken in week '2904-2019 - 05-05-2019'.
   

Figuur 6: Zoeken naar beschikbare plekken

10. Wanneer er gene plaatsen beschikbaar zijn om een afspraak in te plannen dan krijgt u de melding 'geen beschikbare plekken gevonden'.
    

Figuur 7: Geen beschikbare plekken gevonden

GEANNULEERDE AFSPRAKEN NU VRIJGEGEVEN IN PLANNINGSMODULE

Geannuleerde afspraken worden vanaf nu in de planningsmodule vrijgegeven. Dit was voorheen niet mogelijk. Als een patiënt twee weken van tevoren zijn of haar afspraak annuleerde, dan kon deze afspraak voorheen niet opnieuw gereserveerd worden. Met de wijziging in de planmodule kan dit nu wel. Zodra een patiënt zijn afspraak annuleert, dan kunt u deze afspraak op ‘afgemeld’ zetten. De planmodule zal deze plek weer vrijgeven voor nieuwe afspraken. 

Hieronder laten we u zien hoe deze wijziging functioneert.

1. Klik boven in het hoofdmenu op ‘Agenda’. 
   

Figuur 1: Hoofdmenu

2. De agenda wordt geopend.
   

Figuur 2: Voorbeeld van een agenda

Klik op de afspraak die u wilt annuleren. 

3. De afspraak wordt geopend. Klik op de tab ‘Registreer activiteit’. 
   

Figuur 3: Voorbeeld van een agenda-afspraak

4. U kunt nu een activiteit registreren. 
   

Figuur 4: Een activiteit registreren

5. Klik op het telefoon-icoontje bij ‘Aanwezigheid’. Dit icoontje staat voor afmelding. 
   

Figuur 5: Een afmelding registreren

6. Vervolgens wordt u gevraagd naar de reden van afmelding. Klik op ‘Geef een reden op’.
   

Figuur 6: Reden van afmelding registreren

7. Een pop-up-venster verschijnt. Klik op het pijltje om een reden te selecteren. 
   

Figuur 7: Reden van afmelding registreren

8. Klikt u op ‘Anders’ dan volgt er een tweede regel waarop u de reden kunt specificeren. 
   

Vermeld de reden van afmelding en klik op ‘Selecteer’.

Figuur 8: Reden van afmelding registreren

9. Uw afspraak wordt geannuleerd. 
   

Figuur 9: Een afspraak annuleren

10. Ga nu terug naar de agenda. De zojuist geannuleerde afspraak staat nog in de agenda. Bij ‘Activiteit omschrijving’ staat dat de patiënt zich voor de afspraak heeft afgemeld. 
    

Figuur 10: Activiteitomschrijving

11. Opent u nu vanuit het zorgpad de planningsmodule dan ziet u dat de betreffende arts weer vrij is op dit tijdstip van deze dag.
    

Figuur 11: Planningsmodule

12. Zodra u een nieuwe afspraak heeft ingepland, dan ziet u in de agenda op deze datum het symbool voor een dubbele afspraak. Gaat u met de muis over deze afspraak, dan leest u dat deze afspraak is geannuleerd. 
    

Figuur 12: Agenda

PLANNINGSMODULE 'ANDERE PERIODE' UITBREIDEN

Bij de planningsmodule in het zorgpad is het mogelijk om ver in de toekomst een afspraak in te plannen. In de planningsmodule was het al mogelijk om op een 'andere periode' te zoeken. Met de optie 'Anders' is het nu mogelijk om een specifieke datum te selecteren wenst in te plannen. hieronder zal stap voor stap uitgelegd worden hoe die functie kunt gebruiken.

1. Klik boven in het hoofdmenu op 'patiënten'
   

Figuur 1: Instellingen

2. U bent nu in het patiëntenoverzicht. Klik op de betreffende patiënten waarbij u een afspraak wilt inplannen. In ons voorbeeld kiezen wij voor testpatiënt J.J. van Bakker.
   

Figuur 2: Overzicht patiënten

3. Klik op de naam van de patiënt, dan komt u in het profiel van de patiënt. Vervolgens klikt u op een planningsactie in het zorgpad. Bij de onderstaande patiënt is dat het zorgpadactie 'intake plannen'.
   

Figuur 3: Profiel patiënt

4. U bent nu in de planmodule van de patiënt.
   

Figuur 4: Planmodule

5. Vink de activiteit aan die u wilt inplannen. Vink vervolgens 'Andere periode' aan. U krijgt dan allerlei periodes te zien waarin de afspraak ingepland kan worden. Nu staat de optie 'Anders' erbij. Zie figuur 5.
   

Figuur 5: intake inplannen

6. Selecteer de optie 'Anders'. Een leeg vakje verschijnt naast het drop-down-menu waarin 'Anders' is geselecteerd.
   
7. Klik op het lege vakje. U ziet dan een kalendertje verschijnen. hierin kunt u de dag selecteren waarop de afspraak moet plaatsvinden. met deze functie kunt u tot ver in de toekomst een afspraak inplannen. Er is geen limiet 
   

Figuur 6: Intake inplannen

8. Selecteer een datum en klik op 'Zoeken'. onderstaand scherm verschijnt. Selecteer nu een tijd voor de betreffende activiteit die u wilt inplannen voor de patiënt.
   

Figuur 7: Intake inplannen

9. U kiest vervolgens een tijd uit waarop de afspraak moet plaatsvinden. Klik op de tijd en kies vervolgens op 'Reserveer. De afspraak is nu ingepland.
   

Figuur 8: Tijd inplannen

10. Zodra de afspraak correct is ingepland, ziet u een vinkje verschijnen voor de afspraak.
    

Figuur 9: Afspraakoverzicht

INTERVALTIJD PER AFSPRAAKCATEGORIE STANDAARD INSTELLEN VOOR PLANMODULE

Vanaf nu kunt u de intervaltijden per afspraakcategorie zelf instellen. Deze intervaltijden worden bij het inplannen van een afspraak automatisch opgehaald. 

Deze functie kan handig zijn, aangezien veel zorginstellingen gebruik maken van verschillende intervaltijden voor bepaalde behandelingen. Zo gebruiken ze een interval van bijvoorbeeld 15 minuten bij intakegesprekken en 30 minuten bij behandelingen. Met deze wijziging hoeft u dus niet per afspraak de interval tijdens het inplannen aan te passen. 

Hieronder laten we stap voor stap zien hoe u deze intervaltijd kunt instellen of aanpassen. 

1. Klik linksonder op het icoon ‘Instellingen’.
   

Figuur 1: Instellingen

2. Klik in het volgende scherm op ‘Agenda’.
   

Figuur 2: Overzicht instellingen

3. Klik op ‘Agenda Types.
   

Figuur 3: Agenda-instellingen

3. U ziet nu een overzicht van verschillende typen agenda’s. In ons voorbeeld ziet u een agenda voor fysiotherapie, voor GGZ, revalidatie, etc. Klik op de agenda waarvan u de interval wilt instellen of aanpassen. 
   

Figuur 4 Overzicht typen agenda’s

4. Vervolgens ziet u een overzicht van de afspraakcategorieën in uw omgeving. U kunt per categorie de kleur, het standaard aantal minuten (lengte van de afspraak) en vanaf nu ook de intervaltijd wijzigen. 
   

Figuur 5: Overzicht van afspraakcategorieën

5. Om een interval in te stellen of aan te passen, klikt u op het desbetreffende veld. Het veld krijgt een blauwe omlijning. 
   

Figuur 6: Overzicht van een voorbeeldagenda

6. Klik nogmaals op het blauw geselecteerde veld. Het veld verandert in een dropdown-menu. 
   

Klik op het pijltje en selecteer de juiste interval.

Figuur 7: Overzicht van een voorbeeldagenda

7. Klik vervolgens op ‘Wijzigingen opslaan’.
   

Figuur 8: Interval instellen

INTERVALTIJD IN PLANNINGSMODULE

Nu laten we u zien waar u deze ingestelde intervaltijd in de planmodule kunt terugzien. 

1. Klik in het menu op ‘Patiënten’.
   

Figuur 1: Hoofdmenu

Een overzicht van uw patiënten verschijnt. Klik op de naam van de betreffende patiënt. 

Figuur 2: Voorbeeld patiëntenoverzicht

2. In het volgende overzicht ziet u de NAW-gegevens van de betreffende patiënt. Bovenaan de pagina ziet u het zorgpad. Klik op ‘Planning’ in het zorgpad.
   

Figuur 3: NAW-gegevens van een patiënt

3. U bent nu in de planmodule. 
   

Figuur 4: Planmodule

4. Klik op ‘Filter’ rechtsboven. 
   

Figuur 5: Planmodule

5. In het volgende scherm ziet u globale en specifieke filters. 
   

Klik op een van de specifieke filters waarvan u de interval wilt bekijken. 

Figuur 6: Globale en specifieke filters

6. Standaard staat bij fysiotherapie de interval op 30 minuten. 
   

Figuur 7: Interval