Welke informatie uit USER/Reflex ziet een cliënt in Karify?

Via de koppeling tussen USER/Reflex en Karify kunnen cliënten onderdelen van hun dossier bekijken. In dit artikel lees je wat een cliënt daadwerkelijk in Karify ziet en aan welke voorwaarden de informatie moet voldoen.

De koppeling ondersteunt:

• Agenda

• Rapportages

• Documenten

• Zelfgemaakte Vragenlijsten zonder matrix

Randvoorwaarden

Voor alle onderdelen gelden de volgende uitgangspunten:

• De informatie wordt opgehaald op basis van het cliëntnummer in USER/Reflex.

• Het cliëntnummer in Karify moet overeenkomen met het cliëntnummer waaronder de informatie in USER/Reflex is vastgelegd.

• Wat een cliënt ziet, is afhankelijk van de gegevens die in USER/Reflex zijn ingevuld en van de portaalinstellingen in Karify.

Agenda

Wat ziet de cliënt in het agendaoverzicht?

De afspraken worden per datum gegroepeerd. Bij iedere afspraak ziet de cliënt:

• de titel van de afspraak;

• de begin- en eindtijd;

• de locatie, als deze is ingevuld.

Als in de portaalinstellingen Gebruik onderwerp als titel van een afspraak is ingeschakeld, wordt het onderwerp uit de afspraak in USER/Reflex als titel gebruikt. Is er geen onderwerp ingevuld, dan wordt de naam van de activiteit getoond.

Wat ziet de cliënt bij het openen van een afspraak?

Op de detailpagina ziet de cliënt:

• de titel van de afspraak;

• de datum en begin- en eindtijd;

• de toelichting of omschrijving, als deze beschikbaar is en in de portaalinstellingen mag worden getoond;

• de afspraakactiviteit, wanneer het onderwerp als titel wordt gebruikt;

• de aanwezige medewerkers met hun functie;

• eventuele andere betrokken personen en hun relatie tot de cliënt;

• de locatie.

Bij een online afspraak wordt Online als locatie getoond. De locatie wordt overgenomen vanuit het EPD.

Via de portaalinstellingen bepaalt jullie organisatie:

• of het onderwerp als afspraaktitel wordt gebruikt;

• of de afspraaktoelichting zichtbaar is;

• of de achternaam van een medewerker wordt getoond;

• welke algemene uitleg over het verzetten of annuleren van afspraken bovenaan de afspraak staat.

Wanneer is een afspraak zichtbaar?

Een afspraak wordt zichtbaar als:

• deze aan het juiste cliëntnummer is gekoppeld;

• de cliënt voor de afspraak is uitgenodigd;

• de cliënt niet als op tijd afgemeld staat;

·       de gebruikte activiteit niet door jullie organisatie is uitgesloten van de koppeling;

·       de afspraak binnen de periode valt die Karify opvraagt.

Als de Planningshorizon is ingeschakeld, ziet de cliënt toekomstige afspraken alleen tot de ingestelde publicatiehorizon. Afspraken die verder in de toekomst liggen, worden pas na een volgend publicatiemoment zichtbaar. Afspraken uit het verleden blijven beschikbaar.

Een afspraak kan zichtbaar zijn zonder medewerker of betrokken relatie. Deze gegevens worden alleen getoond wanneer daarvoor op de datum van de afspraak een geldige registratie aanwezig is.

Waarom kan een afspraak ontbreken?

Een afspraak kan onder andere ontbreken wanneer:

• deze bij een ander cliëntnummer is geregistreerd;

• de cliënt niet als uitgenodigd staat;

• de cliënt op tijd is afgemeld;

• de activiteit voor de koppeling is uitgesloten;

• de afspraak nog buiten de ingestelde publicatiehorizon ligt.

Rapportages

Welke rapportages kan de cliënt zien?

Karify kan vijf soorten rapportages uit USER/Reflex tonen:

• Afspraken: verslaglegging bij een afspraak of kalenderregistratie.

• Doelen: verslaglegging over behandel- of zorgdoelen.

• Voortgang: algemene voortgangsrapportages.

• Evaluatie: conclusies uit een evaluatie.

• Dagrapportage: dagelijkse verslaglegging (vanaf versie 9.33.x)

Jullie organisatie bepaalt in de portaalinstellingen welke van deze typen voor cliënten beschikbaar zijn. Daarnaast kan je in de portaalinstellingen ook bepalen vanaf welke datum rapportages zichtbaar moeten zijn.

Wat ziet de cliënt in het rapportageoverzicht?

Rapportages worden per datum gegroepeerd en als kaarten weergegeven. Op een kaart ziet de cliënt:

• een herkenbaar pictogram voor het type rapportage;

• de schrijver van de rapportage;

• het tijdstip van schrijven;

• de rapportagetekst;

• bij lange teksten een knop om meer of minder tekst te tonen.

Bij een afsprakenrapportage wordt de afspraaknaam als titel gebruikt. Als Gebruik onderwerp als titel van een afspraak is ingeschakeld, wordt in plaats daarvan het onderwerp uit USER/Reflex getoond. Ook ziet de cliënt bij dit type door wie de rapportage is geschreven.

Bij de overige rapportagetypen wordt de naam van de rapporteur als titel gebruikt. Via de portaalinstellingen bepaalt jullie organisatie of daarbij ook de achternaam zichtbaar is.

Wanneer is een rapportage zichtbaar?

Voor alle rapportages geldt dat:

• de rapportage aan het juiste cliëntnummer moet zijn gekoppeld;

• er tekst in de rapportage moet staan;

• de rapportagedatum binnen de ingestelde synchronisatieperiode moet vallen;

• het rapportagetype in de portaalinstellingen moet zijn geselecteerd.
• Een rapportage niet als privé gemarkeerd is

Afsprakenrapportage

De afspraak moet als geregistreerd staan en mag niet als indirect tijdblok zijn aangemerkt. Daarnaast moet de activiteit niet uitgesloten zijn in de instellingen in USER/Reflex.

Doelrapportage

De instelling voor voortgangsrapportage bij behandeldoelen moet in USER/Reflex zijn ingeschakeld. Ook moeten het behandel- of zorgdoel en de rapporteur correct zijn gekoppeld.

Voortgangsrapportage

Een voortgangsrapportage wordt alleen getoond als deze niet als privé is gemarkeerd. Privérapportages worden niet met de cliënt gedeeld.

Evaluatie

Van een evaluatie wordt alleen de tekst van het onderdeel Conclusie getoond.

Dagrapportage

De instelling voor dagrapportages in de voortgang moet in USER/Reflex zijn ingeschakeld. Ook moeten de bijbehorende dienst en rapporteur correct zijn gekoppeld. Dit is beschikbaar vanaf versie 9.33.x

Waarom kan een rapportage ontbreken?

Een rapportage kan onder andere ontbreken wanneer:

• deze bij een ander cliëntnummer hoort;

• de rapportagetekst leeg is;

• een voortgangsrapportage als privé is gemarkeerd;

• een afsprakenrapportage niet bij een geregistreerde afspraak hoort of als indirect tijdblok geldt;

• voor doel- of dagrapportages de benodigde instelling in USER/Reflex niet is ingeschakeld;

• de rapportage ouder is dan de ingestelde synchronisatiedatum;

• het rapportagetype in de portaalinstellingen niet is geselecteerd.

Documenten/Correspondentie

Wat ziet de cliënt in het documentenoverzicht?

In het overzicht ziet de cliënt per document:

• de bestandsnaam;

• de documentdatum;

• de naam van de auteur, als deze beschikbaar is;

Wat ziet de cliënt bij het openen van een document?

Op de detailpagina ziet de cliënt:

• de bestandsnaam;

• de documentdatum;

• de omschrijving, als deze is ingevuld;

• de naam van de auteur, als deze beschikbaar is;
• een download knop.

De cliënt kan het bestand vervolgens downloaden. Afhankelijk van het bestandstype en de gebruikte browser, kan een client het document meteen in de browser bekijken. Downloaden kan altijd.

Wanneer is een document zichtbaar?

Een document wordt zichtbaar als:

• het aan het juiste cliëntnummer is gekoppeld;

• er een rubriek aan het document is toegekend;
• De filtering op specifieke rubrieken, gekoppeld aan een rol die ook in het profiel van de client zit, wordt nog doorontwikkeld en komt in een latere versie beschikbaar.

• het document de juiste status (verwerkt, definitief) ;

Waarom kan een document ontbreken?

Een document kan onder andere ontbreken wanneer:

• het bij een ander cliëntnummer hoort;

• geen rubriek is toegekend;

• de documentstatus niet zichtbaar is voor cliënten;

Vragenlijsten

Welke vragenlijsten worden getoond?

Via deze koppeling worden uitsluitend Zelfgemaakte vragenlijsten zonder matrix uit USER/Reflex getoond. Andere soorten vragenlijsten, formulieren, ROM-vragenlijsten en zelfgemaakte vragenlijsten met een matrix worden via dit onderdeel niet aan de cliënt aangeboden.

Wat ziet de cliënt in het overzicht?

Karify verdeelt de vragenlijsten over twee schermen:

• In te vullen vragenlijsten: vragenlijsten die nog niet zijn gestart of waaraan de cliënt al is begonnen.

• Afgeronde vragenlijsten: vragenlijsten die de cliënt definitief heeft afgerond.

Bij een openstaande vragenlijst ziet de cliënt:

• de titel van de vragenlijst;

• wanneer de vragenlijst beschikbaar is gekomen of voor het laatst is ingevuld;

• de voortgang.

Bij afgeronde vragenlijsten ziet de cliënt:

• de titel van de vragenlijst;

• wanneer deze is afgerond.

Afgeronde vragenlijsten met dezelfde titel worden in het overzicht bij elkaar gegroepeerd.

Wat ziet en kan de cliënt bij het openen?

Bij een openstaande vragenlijst ziet de cliënt de titel, de vragen en de eerder ingevulde antwoorden. De antwoorden worden tijdens het invullen automatisch tussentijds opgeslagen. De cliënt kan daardoor later verdergaan. Na het invullen kan door de cliënt de vragenlijst definitief worden ingediend.

Bij een afgeronde vragenlijst kan de cliënt:

• de vragen en gegeven antwoorden teruglezen;

• de ingevulde vragenlijst afdrukken.

Een definitief afgeronde vragenlijst kan niet opnieuw worden ingevuld of gewijzigd.

Wanneer is een vragenlijst zichtbaar?

Een vragenlijst wordt zichtbaar als:

• het een Zelfgemaakte vragenlijst zonder matrix is;

• deze aan het juiste cliëntnummer is toegewezen;

• de vragenlijst voor de cliënt beschikbaar is gesteld in het EPD;

• de vragenlijst en de vragen de juiste rechten hebben in het EPD, zodat deze beschikbaar worden voor een client.

Waarom kan een vragenlijst ontbreken?

Een vragenlijst kan onder andere ontbreken wanneer:

• deze bij een ander cliëntnummer hoort;

• de vragenlijst niet of niet meer aan de cliënt is toegewezen;

• het geen Zelfgemaakte vragenlijst zonder matrix is;

• de vragenlijst niet beschikbaar is gesteld;

• de status niet past bij het geopende overzicht.

Samenvatting

Wanneer informatie onverwacht ontbreekt, controleer dan eerst het cliëntnummer, de registratie in USER/Reflex en de relevante portaalinstellingen in Karify.