Proces digitaal ondertekenen

Proces digitaal ondertekenen

Met digitaal ondertekenen kunnen contracten/bevestigingen/sepa machtigingen en andere correspondentie verstuurd worden voor digitale ondertekening.

Hierdoor wordt er niet alleen papier bespaard, maar is het proces van een getekend contract korter en sneller. Daarnaast is het mogelijk een duidelijk overzicht van de statussen van de contracten op te vragen en wordt alles automatisch opgeslagen bij de ouder in het digitaal dossier.

Voordat er gebruik gemaakt kan worden van het digitaal ondertekenen, dienen de instellingen gevuld te zijn digitaal ondertekenen in de algemene instellingen of als er administratie specifieke teams in gebruik zijn in signrequest dan via de administratie instellingen - digitaal ondertekenen. 

Documenten om te versturen naar de ouder kunnen worden opgesteld bij Sjablonen . Onder sjablonen wordt de opmaak bepaalt van het document en de gegevens voor het digitaal ondertekenen van het betreffende document ingevoerd.

Contracten e.a. bevestigingen genereren

De documenten die zijn aangemaakt bij sjablonen kunnen gebruikt worden voor het digitaal ondertekenen door de ouder.

Door een vinkje te zetten voor de trajectregels van het kind wordt een document gegenereerd.

Alleen trajectregels met dezelfde type opvang kunnen tegelijk worden geselecteerd en alleen de trajectregels die worden geselecteerd

worden op het document getoond.

Een voorbeeld van het contract wordt op het scherm getoond.

Automatisch wordt bij ‘Versturen via’ getoond ‘Digitale handtekening’ wanneer deze module is ingeschakeld.

Het opstellen van een document werkt hier hetzelfde als zonder digitale handtekening en zoals beschreven in de Trajectplanning.

Contract e.a. bevestiging versturen

Via ‘Opslaan’ kan het document verzonden worden.

Er opent een pop-up.

E-mail adres afzender

Dit e-mail adres wordt meegestuurd als afzender van de mail. Dit e-mail adres is afhankelijk van de instellingen in het systeem.
Als de SMTP gegevens zijn ingevoerd bij E-mail server instellingen onder de administratie instellingen dan wordt hier het e-mailadres gevuld vanuit deze instellingen.

Als de SMTP gegevens niet zijn gevuld dat wordt gekeken naar het e-mailadres van de administratie.

Als beide afzender adressen niet gevuld zijn dat wordt als afzender no-reply@quebble.com gebruikt.

Wij adviseren te werken met SMTP. Dit is betrouwbaarder en dat een mail in de spam terecht komt is een heel stuk kleiner.

E-mail adres 1ste ouder

Het e-mail adres van de 1ste ouder waar het document naar wordt gestuurd en getekend moet worden.

E-mail adres 2de ouder

Het e-mail adres van de 2de ouder waar het document naar wordt gestuurd. Dit wordt echter alleen gevuld wanneer de optie ‘benoem beide ouders in het contract' is aangevinkt bij het opstellen van het document. Wanneer de 2e ouder ook op het contract wordt benoemd, is deze ouder ook verplicht het contract als 2e ouder te ondertekenen.

E-mail adres van de mede ondertekenaar

Het e-mail adres van de verantwoordelijke binnen de organisatie voor het ondertekenen van de documenten. Dit adres wordt gevuld bij de sjablonen als mede ondertekenaar.

Dit adres moet uniek zijn en niet gelijk aan het afzenderadres. 

Wanneer het adres van de mede ondertekenaar hetzelfde is als de afzender vanuit de e-mail server instellingen of de administratie instellingen dan wordt hier no-reply@quebble.com gebruikt.

Het proces loopt als volgt:

1. Het document wordt naar de 1ste ouder gestuurd om te ondertekenen.
2. Na het ondertekenen door de 1ste ouder, wordt het document (indien hiervoor gekozen is) naar de 2de ouder gestuurd om te ondertekenen.
3. Als de 2de ouder dan ondertekend heeft dan wordt het document naar het e-mail adres van de mede ondertekenaar gestuurd om te
4. ondertekenen.
5. Als alle partijen ondertekend hebben dan wordt het getekende document naar de betreffende ondertekende partijen gestuurd. Dit zijn biede ouders (indien tweede ouder meegenomen), mede ondertekenaar én afzender.

Wanneer de 2 ouder niet hoeft te tekenen en er alleen gekozen is voor de handtekening van de 1 ouder dan wordt de stap van de 2de ouder overgeslagen en wordt na het ondertekenen door de 1ste ouder het document direct verstuurd naar de mede ondertekenaar.

Opgeslagen contracten e.a. bevestigingen

Documenten die worden opgesteld om digitaal te ondertekenen worden opgeslagen bij de ouder onder Contracten en in de Contractenlijst

In beide schermen zijn de statussen zichtbaar en bestaat de mogelijkheid van de contracten en logbestanden te openen.

Sepa machtiging

Het is mogelijk om een sepa machtiging mee te sturen met een contract of een losse sepa machtiging om digitaal te ondertekenen.

Een sepa machtiging hoeft alleen getekend te worden door de ouder en niet door een mede ondertekenaar van de organisatie.

Hiervoor dient u een sjabloon aan te maken.

1. Sjablonen
   

Dit sjabloon kunt u koppelen aan een contractsjabloon waardoor het direct met het contract wordt meegestuurd.

1. Sjablonen
   

U kunt ook een losse sepa machtiging sturen naar de ouder.

1. Sepa machtiging
   
   

• Related Articles

• Algemeen facturatie proces

  Facturatie instellingen Voordat u kunt factureren dient u een flink aantal instellingen vast te leggen. Deze zijn opgedeeld in De juridische en algemeen administratieve inrichting, de financieel administratieve inrichting en de tarief en ...

• Proces van inschrijving en verwerking

  De ouder schrijft een kind in via het online inschrijfformulier. Het online inschrijfformulier is een standaard onderdeel van de kindplanning applicatie. Dit formulier is standaard in de opmaak en mogelijkheden. Door de gebruiker kan hier niets aan ...

• Instellingen

  Het instellingen menu geeft een groot aantal opties weer. In de basis zijn de instellingen globaal voor de applicatie en gelden dus voor het gehele domein. Er zijn een aantal functies, zoals sjablonen waarbij gedifferentieerd kan worden per ...

• Organisatie inrichting - algemeen

  Organisatie inrichting In dit menu wordt de inrichting vastgelegd van de administratie. Juridisch, maar ook de structuur in administraties - locaties - groepen. Via alle detail instellingen legt u verder vast de financiële afspraken en het proces ...

• Administraties

  Een administratie is de juridische eenheid van de administratie. Zoals deze bekend is bij de kamer van koophandel. De volgende velden worden daarvoor ingevoerd. Organisatie (kies hier de organisatie waar deze administratie aan gelinkt is). ...