Een dienst doorzetten naar de oproeppool

Vanuit de planning

Klik op de dienst in de planning.

Selecteer “vervangen via de oproeppool”.

Eventuele aanpassingen aan de dienst kunnen hier nog gedaan worden.

Met opslaan wordt de dienst opgeslagen om te worden vervangen via de oproeppool.

Vanuit de oproeppool

Via de oproeppool kan een dienst ook ingevoerd worden, bv als er een extra medewerker op de groep nodig is.

Selecteer toevoegen en voeg alle gegevens in.

De diensten die via de planning doorgezet zijn naar de oproeppool of toegevoegd vanuit de oproeppool staan duidelijk in de planning.

Er is een regel in de planning bijgekomen met de “openstaande oproeppooldiensten”.

Bij de medewerker die vervangen gaat worden staat een bliksemschicht bij de dienst.

Zodra de diensten ingevuld zijn via de oproeppool worden ze getoond in de planning.

In de extra toegevoegde regel “oproepkrachten”. Hiermee is duidelijk vanuit de planning dat de dienst is ingevuld via de oproeppool.

Open aanvragen in de oproeppool

Door op een dienst te klikken wordt deze geselecteerd 

De geselecteerde regel is dan lichtgrijs.

(Door op meerdere aanvragen te klikken worden meerdere geselecteerd en voor alle aanvragen wordt dan één medewerker gezocht.)

Nadat de dienst is geselecteerd kan er gekozen worden welke filter er wordt toegepast bij deze dienst.

Gebruik een filter bv Beschikbaar – deze filter kijkt naar de medewerkers die aangegeven hebben beschikbaar te zijn. (Alle filters kunnen zelf aangemaakt worden.)

Het systeem kijkt dan of deze medewerker ook voor deze tijd dan nog ingepland kan worden.

(Er kan ook gekozen worden om te zoeken zonder filter. Het systeem toont dan de medewerkers die niet zijn ingepland en houdt verder nergens rekening mee.)

Kies een filter

Rechts zullen de medewerkers getoond worden die aan het gekozen criterium voldoen

Om een medewerker te kunnen inplannen kan deze worden aangevinkt, vervolgens dient er aangeklikt te worden op welke manier deze medewerker op de hoogte wordt gebracht bij ‘contact’.

Bij contact is alleen mailen een mogelijkheid. 

Daarna kan er een aanvraag worden verstuurd door op de knop ‘aanvraag’ te klikken of de medewerker kan direct worden ingepland door op de knop ‘inplannen’ te klikken. 

Op het moment dat er gekozen is voor mail als contact manier dan zal er in beide gevallen, aanvragen of inplannen, een mail worden verstuurd naar de medewerker. 

Bij de keuze aanvraag zal de medewerker een mail krijgen met daarin de vraag of hij/zij beschikbaar is om deze dienst in te vullen.

Bij de keuze inplannen zal de medewerker een mail krijgen dat hij/zij is ingepland voor die dienst.

Er kunnen voor de dienst meerdere medewerkers aangevinkt worden, dezen kunnen dan alleen een aanvraag ontvangen.

Indien er meerdere medewerkers een aanvraag hebben ontvangen en één medewerker wordt ingepland dan zullen de andere medewerkers een email ontvangen dat de dienst al is voorzien.

Let op: de mails die medewerkers als antwoord sturen worden dezen naar een mailadres van de organisatie gestuurd.

In de planning is te zien dat de dienst is ingevuld. 

De dienst is onderin te zien bij regel oproepkrachten met hierin de naam van de medewerker en de dienst.

Als de dienst is doorgezet vanuit de planning dan komen er twee pijltjes op de ingevulde dienst te staan.

Door over de pijltje heen te gaan wordt getoond met een mouse-over wie deze dienst vervangen heeft.

Let op:

2. Als de dienst in de oproeppool gewijzigd wordt dan ontvangt de medewerker automatisch een mail met de wijzigingen.
3. Een oproeppool dienst kan alleen in de oproeppool aangepast worden, niet via de planning.

De filter

In de filter zijn meerdere onderdelen te selecteren.

De weergave geeft bij het zoeken bovenin een regel met de punten die aangeven staan.

Contractbasis kan een filter gekozen worden op basis van contract types.

Functies kan gekozen worden voor een bepaalde functie binnen de organisatie.

Kwalificaties kan gekozen worden voor een kwalificatie die ingevoerd is in het systeem.

Bekendheid kijkt naar hoe vaak een medewerker al op deze groep / vestiging ingepland is geweest.

Beschikbaarheid kijkt naar welke medewerkers zich voor de tijdstip van de aanvraag beschikbaar heeft gesteld.

Bij uren kan een filter ingesteld worden die kijkt naar de uren dat een medewerker al gepland is.

Overrule kan ingesteld worden om bepaalde statussen/ planningen/ diensten te overrulen.

Als deze filter gebruikt wordt kan bv alle verlof overruled worden, dan neemt het systeem met zoeken de medewerkers mee die op verlof staan.

Een dienst wijzigingen

In de oproeppool kan een aanvraag gewijzigd worden. Dit kan als er al een medewerker op ingepland is en als de aanvraag nog open staat.

In de oproeppool de dienst aanklikken.

Klik vervolgens op wijzigen.

De dienst wordt dan geopend om wijzigingen aan te brengen.

Het volgende kan gewijzigd worden:

8. de vestiging
9. de groep
10. de diensttijden
11. de pauzetijden
12. de kwalificaties
13. de reden
14. de opmerking
15. de status

Als er een medewerker al op de dienst is ingepland dan ontvangt de medewerker een mail met de wijziging(en).

Een dienst verwijderen

Een aanvraag in de oproeppool kan verwijderd worden in de oproeppool.

In de oproeppool klik op de dienst die verwijderd kan worden.

Klik op verwijderen.

De aanvraag wordt dan verwijderd uit de oproeppool en uit de planning.

Let op: deze handeling kan niet meer ongedaan gemaakt worden.

Een dienst annuleren

Een dienst die ingezet is via de oproeppool kan alleen via de oproeppool geannuleerd worden.

Het kan voorkomen dat de ingevulde dienst niet meer nodig is. In dit geval kan de dienst geannuleerd worden.

Ga naar de behandelde aanvragen in de oproeppool.

Selecteer de dienst die geannuleerd kan worden.

Klik op annuleren.

Hierna opent er een pop up:

Hierin kan er gekozen worden om de medewerker te verwijderen of de aanvraag die is gedaan te annuleren.

Als er gekozen wordt om alleen de medewerker te verwijderen dan:

6. De dienst krijgt de status kandidaat verwijderd.
7. De medewerker wordt van de dienst verwijderd.
8. De medewerker ontvangt een mail dat de dienst is geannuleerd.
9. De dienst komt weer als een openstaande dienst in de oproeppool.
10. De dienst kan hierna door een andere medewerker worden ingevuld.
11. De dienst kan verwijderd worden uit de oproeppool.

Als er gekozen wordt om de aanvraag te annuleren dan:

2. De dienst wordt uit de planning gehaald.
3. De medewerker ontvangt een mail dat de dienst is geannuleerd.

Om een dienst te annuleren / verwijderen die nog niet is ingevuld kan er op de dienst geklikt worden en op de knop ‘verwijderen’ worden geklikt.

Hiermee wordt de aanvraag verwijderd en is niet meer zichtbaar in de planning.

Bulkaanvraag

Als een planner geen rechten heeft op de oproeppool dan is het mogelijk om via de oproeppool aanvraag een bulkaanvraag te doen.

Via een bulkaanvraag kunnen meerdere diensten van een medewerker in een keer doorgezet worden naar de oproeppool.

Maak een selectie bij de data, de medewerker en een reden.

Alle diensten in die periode van de medewerker worden getoond, ook van de verschillende vestigingen.

Hierin kan een keuze gemaakt worden welke diensten er doorgezet moeten worden in een keer naar de oproeppool.

Door de diensten aan te vinken.

en doorzetten naar oproeppool te klikken 

Alle diensten die aangevinkt zijn worden doorgestuurd naar de oproeppool en bij alle diensten komt in de planning een bliksemschicht.

Tip: als er wel rechten op de oproeppool is dan kan de bulkaanvraag getoond worden door te klikken op de dienst die in de regel staat bij  "openstaande oproeppooldienst"

Dossier

In de oproeppool wordt er per dienst bijgehouden wat de status is en wie er zijn benaderd. 

Door de dienst te selecteren en vervolgens te kiezen voor het tabblad ‘benaderd’ is er in te zien wie er zijn benaderd voor deze dienst.

Bij het tabblad ‘dossier’ is de historie van geselecteerde dienst inzichtelijk.