Project Registratie

Project Registratie

Inleiding

Met de module Project Registratie worden medewerkers eenvoudig ingepland op specifieke projecten. Zo krijgen zij direct de mogelijkheid om hun uren te registreren op de juiste onderdelen. Omdat Projectregistratie volledig onafhankelijk van Rooster functioneert, kunt u deze module flexibel inzetten, ongeacht de planning binnen Rooster.

Wat is er nodig?

  1. De module Project Registratie moet aangezet zijn (SDB Zorgt)
  2. Rollen bespreken en de autorisatiegroepen inrichten (zie hiervoor het kopje Autorisatiegroepen inrichten)

Autorisatiegroepen inrichten

Voor de autorisatiegroepen raden wij het volgende aan:


Autorisatiegroep		RechtUitleg
Medewerker:Mijn activiteiten inzienMaakt ‘Mijn Activiteiten’ zichtbaar in het Medewerkerportaal

Activiteiten planning kunnen wijzigenGeeft de medewerker de mogelijkheid eigen afspraken te wijzigen/verwijderen
Teamleider:Project registratie – Team inzienMaakt ‘Activiteiten’ zichtbaar in RoosterPlan. Hier kunnen afspraken worden aangemaakt en goedgekeurd
Datarechten van medewerkers
(Optioneel) Zoek alle medewerkers in activiteitenplanningBij het maken van een afspraak, heeft de teamleider geen datarechten nodig van een medewerker om een afspraak hiervoor te maken
Manager:Alle rechten van teamleider
Project registratie – Beheer eigen projectenMaakt de tab ‘Beheer’ zichtbaar onder RoosterPlan
  • Projecten worden zichtbaar als een medewerker manager is van dit project
  • Geeft het recht om projecten aan te maken, automatisch wordt de manager aan het project toegevoegd met de rol ‘manager’
  • Geeft het recht projecten te wijzigen waarbij deze de rol ‘manager’ heeft
(Applicatie)beheerder:Project registratie – Beheer alle projectenMaakt de tab ‘Beheer’ zichtbaar onder RoosterPlan
  • Alle projecten zijn zichtbaar
  • Geeft het recht projecten aan te maken
  • Geeft het recht alle projecten te wijzigen
Activiteiten beherenGeeft het recht activiteiten aan te maken en te verwijderen

Projecten beheren (voor manager en beheerder)

Open de ‘Beheer projecten’ tab onder 'Planning'. In dit overzicht staan alle projecten welke de medewerker mag inzien.


Via 'Nieuw' kan er een nieuw project worden gemaakt. Klik op het oogje om de details van een project te zien en te bewerken. 
Na beide opties, opent het detailscherm van het project:

In dit scherm:
  1. Voeg medewerkers toe met de 'Nieuw' knop
  2. Wijzig de rol of geldigheid van een medewerker met het potloodje
  3. Verwijder een medewerker met de prullenbak
  4. Vergeet niet op 'Opslaan' te drukken!

Projecten inzien

Ga naar 'Mijn Portaal' > 'Mijn Activiteiten' om je eigen projecten in te zien.
Ga naar 'Planning' > 'Activiteiten' om al je geautoriseerde projecten te zien.

Kies rechtsboven voor 'Rooster' en vervolgens voor 'Projecten'

Mijn Activiteiten

Rooster

In het scherm van 'Mijn Activiteiten', kan een medewerker eigen afspraken inzien, wijzigen en toevoegen:



Ook kan er een periode worden gekopieerd.
Hiermee worden alle afspraken in de geselecteerde weken, één op één gekopieerd naar andere weken.

  1. Bron:
    1. Startdatum:
      1. Standaard gevuld met de eerste dag van de eerder geselecteerde week
    2. Einddatum:
      1. Laatste dag van de te kopiëren periode. Deze dag moet altijd een zondag zijn
  2. Bestemming:
    1. Startdatum:
      1. Kies een maandag van de week waar de periode naartoe moet worden gekopieerd. Deze moet ná de Einddatum van de Bron liggen.
    2. Einddatum:
      1. Gewenste einddatum
    3. De bestemming mag een lengte hebben dan de bron. In zo'n geval wordt het patroon eerder gestopt, of wordt deze herhaald.

 

 In dit scherm kan ook gekozen worden om slechts een enkele afspraak te kopiëren.
Gebruik hiervoor de drie puntjes bij een afspraak en klik op 'Afspraak kopiëren'.


Door op lege cellen te klikken, wordt de afspraak gekopieerd.
Klik op klaar als je hiermee klaar bent.


Lijst

Rechtsboven kan er ook gekozen worden om te wisselen van 'Rooster' naar 'Lijst'
Medewerkers kunnen hier hun eigen afspraken indienen, zodat deze door de teamleider of manager goedgekeurd kunnen worden.
Selecteer hiervoor een of meerdere afspraken via de checkboxen links en kies onder 'Acties' voor 'Uren indienen'
De afspraak krijgt de status ingediend:

Activiteiten

Managers en teamleiders kunnen projecten ook openen via 'Planning' > 'Activiteiten'. Hier zijn dezelfde functionaliteiten (behalve het kopiëren) als in 'Mijn Activiteiten', maar kunnen hier de afspraken van alle medewerkers worden gewijzigd, niet alleen die van de medewerker zelf.
Ook kunnen hier uren worden goedgekeurd. Open hiervoor rechtsboven de 'Lijst' weergave:



Ook kan er rechtsboven een Project rapport worden gegenereerd. Die biedt dezelfde informatie als de lijstweergave, maar dan in een Excel bestand.