Project Registratie

Met de module Project Registratie plan je medewerkers in op projecten en registreren zij hun uren op de juiste onderdelen. De module werkt los van het rooster: je kunt hem gebruiken ongeacht wat er in Roosterplan gepland staat.

De module moet voor jouw organisatie aanstaan. Dat regelen wij; neem contact op met Support SDB Planning. Spreek daarnaast eerst de rollen door en richt de autorisatiegroepen in.

1. Richt de autorisatiegroepen in

Wij raden deze opzet aan:

Medewerker

Recht	Wat het doet
Mijn activiteiten inzien	Maakt Mijn Activiteiten zichtbaar in het medewerkerportaal.
Activiteiten planning kunnen wijzigen	Laat de medewerker eigen afspraken wijzigen en verwijderen.

Teamleider

Recht	Wat het doet
Project registratie – Team inzien	Maakt Activiteiten zichtbaar in Roosterplan; daar maak je afspraken aan en keur je ze goed.
Datarechten van medewerkers (optioneel)	—
Zoek alle medewerkers in activiteitenplanning	Met dit recht heeft de teamleider geen datarechten van een medewerker nodig om voor die medewerker een afspraak te maken.

Manager

Alle rechten van de teamleider, plus:

Recht	Wat het doet
Project registratie – Beheer eigen projecten	Maakt het tabblad Beheer zichtbaar onder Roosterplan. Projecten waarvan de medewerker manager is, worden zichtbaar. Geeft het recht projecten aan te maken (de manager wordt automatisch toegevoegd met de rol manager) en projecten te wijzigen waarvan hij manager is.

(Applicatie)beheerder

Recht	Wat het doet
Project registratie – Beheer alle projecten	Maakt het tabblad Beheer zichtbaar, toont alle projecten, en geeft het recht alle projecten aan te maken en te wijzigen.
Activiteiten beheren	Geeft het recht activiteiten aan te maken en te verwijderen.

2. Projecten beheren

Open Planning > Beheer projecten. In het overzicht staan alle projecten die je mag inzien.

met Nieuw maak je een project aan;
met het oogje open je de details van een project om die te bewerken.

In het detailscherm van het project:

voeg medewerkers toe met Nieuw;
wijzig de rol of de geldigheid van een medewerker met het potloodpictogram;
verwijder een medewerker met de prullenbak.

Klik daarna op Opslaan.

3. Projecten inzien

Mijn portaal > Mijn Activiteiten — je eigen projecten;
Planning > Activiteiten — alle projecten waarvoor je geautoriseerd bent. Kies rechtsboven Rooster en daarna Projecten.

4. Mijn Activiteiten: de roosterweergave

In Mijn Activiteiten ziet de medewerker de eigen afspraken en kan die wijzigen en toevoegen.

Een periode kopiëren

Alle afspraken uit de gekozen weken worden één op één naar andere weken gekopieerd.

Veld	Wat je invult
Bron – Startdatum	Standaard de eerste dag van de eerder gekozen week.
Bron – Einddatum	De laatste dag van de te kopiëren periode. Dit moet altijd een zondag zijn.
Bestemming – Startdatum	Een maandag van de week waar de periode naartoe gaat. Die moet ná de einddatum van de bron liggen.
Bestemming – Einddatum	De gewenste einddatum.

De bestemming mag een andere lengte hebben dan de bron. Is die korter, dan stopt het patroon eerder; is die langer, dan wordt het patroon herhaald.

Eén afspraak kopiëren

Gebruik de drie puntjes bij een afspraak en kies Afspraak kopiëren. Klik daarna op lege cellen om de afspraak daar te plaatsen. Klik op Klaar als je klaar bent.

5. Mijn Activiteiten: de lijstweergave

Rechtsboven wissel je van Rooster naar Lijst. Hier dient de medewerker de eigen afspraken in, zodat de teamleider of manager ze kan goedkeuren:

selecteer een of meer afspraken met de vinkjes links;
kies onder Acties de optie Uren indienen.

De afspraak krijgt daarna de status ingediend.

6. Activiteiten: voor teamleiders en managers

Managers en teamleiders openen de projecten via Planning > Activiteiten. Daar zijn dezelfde mogelijkheden als in Mijn Activiteiten — behalve het kopiëren — maar dan voor de afspraken van alle medewerkers.

Uren goedkeuren doe je in de Lijst-weergave, die je rechtsboven opent.

7. Projectrapport

Rechtsboven kun je een projectrapport genereren. Dat bevat dezelfde informatie als de lijstweergave, maar dan als Excel-bestand.