Reserveringen

Reserveringen

Reserveringen


AFWIJKINGEN IN HET ROOSTER DOORVOEREN


Tijdens het maken van een reservering heeft u de mogelijkheid om afwijkingen in het rooster van behandelaren door te voeren. 

Hieronder laten we zien hoe u roosterafwijkingen tijdens het maken van een reservering doorvoert.


  1. Klik linksonder op het icoon ‘Instellingen’.


Figuur 1: Instellingen


  1. Klik in het volgende scherm op ‘Agenda’.


Figuur 12: Overzicht instellingen


  1. Klik op ‘Reserveringen’.



Figuur 4: Agenda-instellingen


  1. In het volgende scherm ziet u een overzicht van alle reserveringen. 


Figuur 5: Overzicht van reserveringen


  1. Klik op een reservering. 
  1. De betreffende reservering wordt geopend. Vul de velden in of pas de informatie aan en klik op ‘Zoeken’.
    Een reservering is afhankelijk van een aantal inrichtingszaken. Bij het inplannen van een reservering wordt op een aantal instellingen gecontroleerd.
    1. Openingstijden locatie
    2. Roosters behandelaren
    3. Maximale capaciteit behandelaren (inrichting roosters behandelaren)
    4. Activiteitcodes behandelaren
In onderstaande tabel wordt de betekenis van de velden omschreven.
Veld
Omschrijving
Naam
Naam van de reservering
(vrij tekstveld)
Specialisme
Kies hier het specialisme waaronder de reservering (afspraken) gemaakt moet worden.
(dropdown selectieveld)
Start dag
De start dag van de reservering. Vanaf deze dag wordt gezocht naar vrije tijdssloten voor de reservering.
(datumveld)
Eind dag
De eind dag van de reservering. Dit is de uiterste datum waarop gezocht wordt naar vrije tijdssloten voor de reservering.
(datumveld)
AgendaType
Hier wordt het afspraaktype (Groepstherapie, MDO en operatie) van de reservering gekozen.
dit afspraaktype is inzichtelijk in het afsprakenblok in de agendaview.
(dropdown selectieveld)
Behandelaren
Hier dienen de behandelaren waarbij de reservering gepland dient te worden ingevuld. Dit kan één behandelaar zijn, het is ook mogelijk om meerdere behandelaren te selecteren. De reservering komt in de agenda van de geselecteerde behandelaren.
(multiselect veld)
Activiteitcode
De activiteitcode kan geselecteerd worden. Deze activiteitcode wordt default voor ingevuld bij het afhandelen van de afspraak.
(dropdown selectieveld)
Hoofdlocatie
Hier wordt de hoofdlocatie van de reservering ingevuld. Dit is de hoofdlocatie waar de reservering plaats moet vinden.
(dropdown selectieveld)
Sublocatie
Hier wordt de sublocatie van de reservering ingevuld. Dit is de behandelruimte waar de reservering plaats moet vinden.
(dropdown selectieveld)
Middelen
Hier kan een middel geselecteerd worden. Het is ook mogelijk om meerdere middelen te selecteren. Bij het zoeken naar vrije tijdsloten wordt gekeken naar de beschikbaarheid van de middelen. Bij het inplannen van de reservering worden de geselecteerde ingepland bij de afspraken.
(multiselect veld)
Dagen
Hier kan een dag of meerdere dagen geselecteerd worden, waarop de reservering gepland dient te worden.
(multiselect veld)
Max Patiënten
Hier wordt het maximale aantal patiënten voor de reservering ingegeven. Dit maximale aantal kan niet hoger zijn dan het maximaal aantal patiënten dat in het rooster van de behandelaren is ingericht.
(numeriek veld)
Weken herhaling
Hier wordt ingegeven om de hoeveel weken gezocht moet worden naar vrije sloten voor de reservering. Indien hier 2 ingevuld wordt, wordt om de twee weken gezocht naar een vrije plaats voor de betreffende reservering.
(numeriek veld)
Omschrijving
Hier kan een omschrijving worden ingegeven.
Deze omschrijving wordt in het afsprakenblok in de agendaview en in de afspraak zelf getoond
(vrij tekstveld)
Aantal afspraken
Hier kan worden ingegeven hoeveel reserveringen er op één dag gepland dienen te worden. Indien hier meer dan 1 ingevuld wordt, dan verschijnen meer start en eindtijden voor de betreffende reservering.
(numeriek veld)
Start/eind tijd
Start en eindtijden van de te plannen reservering.
(tijdsveld)





Figuur 6: Een reservering maken 


  1. Een lijst met mogelijke data verschijnt. 


Figuur 7: Een reservering maken 


In de laatste kolom ‘Reden’ vindt u informatie waarom een behandelaar niet beschikbaar is. 

Een rood kruisje betekent dat geen van de geselecteerde behandelaren beschikbaar is. In ons voorbeeld zijn de vier geselecteerde behandelaren op die dagen en tijdstippen met een kruisje dus niet beschikbaar. 

Een uitroepteken betekent dat een (of meerdere behandelaren) beschikbaar is. De behandelaren waarvoor geen reden is vermeld, zijn op die dagen waarbij een uitroepteken staat beschikbaar. 


  1. Stel u wilt de afspraak op vrijdag 14 juli 2017 om 09.00 uur inplannen. Behandelaar B en C zijn die dag op dat tijdstip niet beschikbaar. 


Figuur 8: Een reservering maken 

Bij deze afspraak vindt u het echter belangrijk dat behandelaar B aanwezig is. Om ervoor te zorgen dat behandelaar B aanwezig is bij deze groepsafspraak, kunt u een afwijkende dag in zijn/haar rooster toevoegen vanuit de module ‘Reserveren’.


  1. Scrol naar beneden en klik op ‘Verander rooster’. 


Figuur 9: Rooster veranderen


  1. Een pop-up-venster verschijnt. In dit overzicht ziet u alle afspraken terugkomen welke niet volledig kunnen worden ingepland, omdat het rooster van deze behandelaren niet aansluit op de nog in te plannen afspraak. U kunt nu het rooster voor de betreffende behandelaar voor die bepaalde dag en op dat bepaald tijdstip aanpassen. In ons voorbeeld vinken we behandelaar B op 14 juli aan en klikken we vervolgens op ‘Rooster aanpassen’’. 


Figuur 9: Rooster veranderen


Zodra u op ‘Rooster aanpassen’ heeft geklikt, dan wordt er voor de betreffende behandelaar op die dag een afwijkend rooster aangemaakt. De locaties worden gekoppeld en het maximaal aantal patiënten van de reservering wordt overgenomen. Het afwijkende rooster voor die dag bestaat uit het gewone rooster, met een afwijking op het tijdstip van de reservering. Op deze manier is het mogelijk om de reservering in te plannen. 


  1. U keert terug in het overzicht van ‘Reserveringen’. Op 14 juli ziet u nu alleen dat behandelaar C niet beschikbaar is. Behandelaar B staat hier niet meer bij. 


Figuur 10: Roosterwijziging


  1. U kunt nu een agenda-item plannen. Vink alleen de betreffende data waarop u een afspraak wilt plannen aan. De overige data vinkt u uit. 


Figuur 11: Data aan- en uitvinken 


  1. In ons voorbeeld hebben we alleen 14 juli aangevinkt. Klik op ‘Plan Agenda Items’ rechtsonder. 


Figuur 12: Agenda-items plannen 


  1. Klik vervolgens bij ‘Reserveringen’ op de tab ‘Afspraken’. In ons voorbeeld ziet u dat behandelaar B bij de afspraak op 14 juli aanwezig is. 



Figuur 13: Geplande agenda-items 




BEHANDELAARS AANPASSEN BIJ RESERVERINGEN VAN GROEPSAFSPRAKEN OF MDO'S



Het is nu mogelijk om aan de achterkant behandelaars toe te voegen of aan te passen in gemaakte reserveringen. Voorheen kon dit alleen aan de voorkant (in de agenda) worden gedaan. 

  1. Klik linksonder op het tandwiel ‘Instellingen’.


Figuur 1: Instellingen

  1. Klik op 'Agenda'.


Figuur 2: Overzicht instellingen

  1. Klik op 'Reserveringen'.



Figuur 3: Agenda- instellingen


  1. Een overzicht van alle reserveringen verschijnt. Klik op de betreffende reservering.


Figuur 4: Overzicht van reserveringen


  1. Bovenaan ziet u de informatie over de betreffende reserveringen staan en onderaan ziet u de reserveringen en afspraken staan. Klik onderaan op de tab 'Afspraken'.


Figuur 5: Voorbeeld van een reservering

  1. Het overzicht met de afspraken wordt geopend. Deze afspraken zijn gekoppeld aan een groepsplanning.


Figuur 6: Afspraken

  1. Klik vervolgens op het blauwe poppetje om de behandelaar van een groepsafspraak te wijzigen of toe te voegen.


Figuur 7: Roosters van een werknemer

  1. Een pop-up venster verschijnt. U kunt hier de geselecteerde behandelaar verwijderen en een andere behandelaar/behandelaars toevoegen.



Figuur 8: Mogelijkheid om behandelaars te wijzigen

  1. Vink rechts de behandelaar/behandelaars aan die u wilt toevoegen.


Figuur 9: Mogelijkheid om behandelaars toe te voegen.

  1. De behandelaars worden automatisch aan het linkerscherm toegevoegd.



Figuur 10: Mogelijkheid om behandelaars toe te voegen.

  1. Wilt u de eerder geselecteerde behandelaar verwijderen uit deze afspraak, klik dan op het prullenbakje voor de naam van de geselecteerde behandelaar. Klik vervolgens op 'Opslaan behandelaars'.


Figuur 11: Mogelijkheid om behandelaars te verwijderen.

     De wijziging is opgeslagen. De behandelaars zijn in deze afspraak gewijzigd.



UITBREIDING GROEPSRESERVERINGEN



De functie voor groepsreserveringen is verder uitgebreid. Hieronder wordt aangegeven wat er precies is veranderd. 


VELD OMSCHRIJVING TOEGEVOEGD


  1. Klik linksonder op het icoon ‘Instellingen’.


Figuur 1: Instellingen


  1. Klik in het volgende scherm op ‘Agenda’.


Figuur 2: Overzicht instellingen


  1. Klik op ‘Reserveringen’.



Figuur 3: Agenda-instellingen


  1. In het volgende scherm ziet u een overzicht van alle reserveringen. 


Figuur 4: Overzicht van reserveringen


  1. Klik links op ‘Nieuwe reservering’. 


Figuur 5: Een nieuwe reservering maken 


  1. U kunt nu een nieuwe reservering maken. 

Onderaan ziet u het veld ‘Omschrijving’. Dit veld is nieuw en kunt u gebruiken om bijvoorbeeld meer informatie over de betreffende therapie te geven. 


Figuur 7: Een nieuwe reservering maken 


  1. Heeft u een omschrijving vermeld, dan kunt u deze omschrijving steeds in de agenda-afspraak terugvinden, zie Figuur hieronder. 


Figuur 8: Omschrijving van een afspraak 


RESERVERING MAKEN ALS NIET ALLE BEHANDELAREN BESCHIKBAAR ZIJN 



Het is mogelijk om reserveringen te maken wanneer niet alle behandelaren beschikbaar zijn. De reserveringstool laat nu alle redenen zien waarom een bepaalde behandelaar niet beschikbaar is. 


  1. Klik linksonder op het icoon ‘Instellingen’.


Figuur 1: Instellingen


  1. Klik in het volgende scherm op ‘Agenda’.


Figuur 2: Overzicht instellingen


  1. Klik op ‘Reserveringen’.



Figuur 3: Agenda-instellingen


  1. In het volgende scherm ziet u een overzicht van alle reserveringen. 


Figuur 4: Overzicht van reserveringen


  1. Klik links op ‘Nieuwe reservering’. 



Figuur 5: Een nieuwe reservering maken 


  1. U kunt nu een nieuwe reservering maken. Vul alle criteria in en klik vervolgens op ‘Zoeken’.


Figuur 6: Een nieuwe reservering maken 


  1. Een lijst met mogelijkheden verschijnt. In dit overzicht ziet u wanneer welke behandelaar  beschikbaar is. In de laatste kolom (’Reden’) vindt u de reden waarom een behandelaar op een bepaalde dag niet beschikbaar is. In de kolom ‘Beschikbaarheid’ ziet u in onderstaande Figuur kruisjes en uitroeptekens. Een rood kruisje betekent dat alle geselecteerde behandelaren verhinderd zijn en dat er dus geen afspraak kan worden gemaakt. Een oranje uitroepteken betekent dat niet alle behandelaren ingepland kunnen worden, maar dat er dus wel mogelijkheden zijn om een behandelaar voor die datum en dat tijdstip in te plannen. 


Figuur 7: Een nieuwe reservering maken 


  1. Selecteer de dagen die u wilt plannen en klik op ‘Plan agenda items’. 


Figuur 8: Een reservering maken 


  1. Uw afspraak is gemaakt. Klik op de Tab ‘Afspraken’ om de afspraken in te zien. 


Figuur 9: Een reservering gemaakt 


REDEN VAN NIET BESCHIKBAAR INZICHTELIJK


Zoals we in de vorige paragraaf hebben laten zien, kunt u nu bij het maken van een reservering precies zien waarom een of meerdere behandelaren op een bepaalde dag en/of tijdstip niet beschikbaar is en dat er dus geen afspraak kan worden ingepland. Voorbeelden van redenen kunnen zijn dat een behandelaar voor die bepaalde dag geen rooster heeft of dat een afspraak buiten zijn of haar rooster valt, maar ook dat het maximum aantal patiënten de maximumcapaciteit van de specialisten overschrijdt.


Figuur 1: Redenen van niet beschikbaar 


DAG VAN DE WEEK INZICHTELIJK ONDER TAB AFSPRAKEN 



Heeft u afspraken gemaakt, dan kunt u deze bekijken onder de tab ‘Afspraken’. Nieuw aan deze optie is de vermelding van de dag van de week. 




Figuur 1: Dagen van de week vermeld in reserveringsmodule 


AANTAL GEKOPPELDE PATIËNTEN INZICHTELIJK ONDER TAB AFSPRAKEN 


Via de agenda of het zorgpad kunt u patiënten koppelen aan een groepsafspraak (reservering). Het aantal gekoppelde patiënten kunt u vervolgens bekijken in de laatste kolom in de reserveringsmodule. 

  1. Ga naar de reserveringsmodule. Klik hiervoor op ’Instellingen’ linksonder. 


Figuur 1: Instellingen


  1. Klik in het volgende scherm op ‘Agenda’.


Figuur 2: Overzicht instellingen


  1. Klik op ‘Reserveringen’.


 

Figuur 3: Agenda-instellingen


  1. In het volgende scherm ziet u een overzicht van alle reserveringen. Klik op de reservering in kwestie.


Figuur 4: Overzicht van reserveringen


  1. Klik onder ‘Reserveringen’ op de tab ‘Afspraken’.


Figuur 5: Gemaakte afspraken 


  1. U ziet dat op woensdag 5 juli 5 patiënten aan deze afspraak zijn gekoppeld. 


Figuur 6: Aantal patiënten gekoppeld aan een afspraak