SDB Planning en AI Match

SDB Planning en AI Match

Het gebruik van AI Match binnen SDB Planning zorgt er voor dat openstaande diensten in Roosterplan en/of Flexplan via een automatisch ingesteld proces beschikbaar komen bij de medewerkers. Er is geen handmatige actie meer nodig om de diensten open te zetten zodat de medewerker zich kan koppelen.
De vraag om te komen werken komt van Okkie onze AI assistent.
In onderstaand artikel krijgen jullie meer informatie over hoe het werkt en wat belangrijk is. 

De AI Match kent 2 varianten, de Basis en de Uitgebreide versie. 

De Basis versie van de AI Match

De instellingen voor de AI Match zijn in te richten in het beheer gedeelte van SDB Planning.
Hiervoor ga je naar Beheer > Instellingen > AI Match 

1. Door het selecteren van een planeenheid kunnen de andere velden in het scherm ingevuld worden:
In de onderstaande balk kun je maximaal 3 planeenheden selecteren, de instellingen die je verderop maakt geldt voor alle geselecteerde planeenheden


​
2. Maak een keuze voor welke diensten in het proces van de AI Match moeten worden meegenomen: 
Door een vinkje in de checkbox te zetten, maak je de keuze voor  diensten uit Flexplan of uit Roosterplan, het is ook mogelijk om beide opties aan te vinken,



3. Fase 1 is al door ons ingevuld, waarbij de keuze is gemaakt dat een dienst 72 uur voor aanvang in het proces mee gaat voor Eigen en Gedeelde medewerkers. 
Het is mogelijk dit aan te passen door op het potloodje aan het eind van de fase te klikken. 
Door middel van de knop Fase toevoegen kunnen meerdere fase naar wens ingericht worden. 






4. Het is mogelijk maximaal 24 tijdstippen vast te leggen waarop notificaties worden verstuurd, de medewerker krijgt één notificatie voor alle diensten die tussen de verschillende tijden openstaan. 
Voorbeeld: Als er 3 diensten vrijkomen tussen 10 en 11 uur en de medewerker komt in aanmerking voor deze diensten dan wordt om 11 uur 1 notificatie verstuurd. De medewerker krijgt alleen een notificatie om 12 uur als er nieuwe diensten vrij gekomen zijn.



5. Het is instelbaar om aan te geven hoeveel uur voor aanvang een dienst wordt uitgesloten van het AI Match proces. 
Als een dienst om 14 uur begint en deze komt vrij om bijvoorbeeld half 1 dan gaat deze dienst niet meer mee in het proces, deze tijd is zelf in te stellen.



6. Er is een overzicht beschikbaar waarin alle diensten staan die in het AI Match proces zitten, dit overzicht is beschikbaar bij Planning > AI Match.
In de overzicht is de volgende informatie te vinden:
* Uniek nummer
* Datum
* Starttijd
* Eindtijd
* Dienstcode
* Planeenheid
* Functie
* Het aantal gevraagde medewerkers
* Het aantal genotificeerde medewerkers
* Het aantal medewerkers dat geantwoord heeft
* De naam van de medewerker aan wie de dienst is gekoppeld
* Wanneer de dienst gestart is in een fase
* De status > Open, Gevraagd, Ingevuld, Niet ingevuld
* Acties > hierin is zichtbaar welke medewerker gevraagd en genotificeerd zijn


Per dienst is zichtbaar welk fasen er voor deze dienst ingesteld staan, welke medewerkers gevraagd en genotificeerd zijn en of zij de dienst hebben afgewezen.




Belangrijk om te weten
* AI match basis is beschikbaar voor alle klanten die ook gebruik maken van de Octopus app, zonder de Octopus app kan deze functionaliteit niet gebruikt worden. 
* Openstaande diensten in het rooster gaan altijd mee met de AI Match met uitzondering van de geblokkeerde diensten. 
* In het vragen van medewerkers wordt rekening gehouden met:
            - Beschikbaarheid van de medewerker
            - Functie
            - Gekoppelde kwalificaties
* Sleutel voor het overzicht van de uitgezette diensten moet aan het account van de gebruiker toegevoegd worden


* Wanneer een openstaande dienst in de ballenbak of flexplan opgenomen wordt in het AI Match proces wordt er bepaald welke rondes actief zijn en worden deze klaar gezet. 
Het aanpassen van de fase heeft alleen invloed op de diensten die nog niet in het AI Match proces aanwezig zijn, maar na de aanpassing worden opgepakt. 


De Uitgebreide versie van de AI Match
De uitgebreide versie werkt hetzelfde als de Basis variant alleen zit hier geen beperking op ten aanzien van de Planeenheden. 
Voor meer informatie over de uitgebreide versie kunt u in de applicatie klikken op onderstaande knop. In deze mail kunnen de contact gegevens ingevuld worden waarna er contact met u opgenomen wordt.