SDB Planning - Handleiding Medewerkerskaart

1. Inleiding

SDB is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. SDB biedt zorginstellingen zowel het advies als de applicaties om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet.

In de visie van SDB is de zorgvraag leidend in het planningsproces. SDB Planning is een op de praktijk gerichte vertaling van deze vraaggestuurde planningsmethodiek. Roosterplan is een module van SDB Planning om de aanvragen en de inzet van de vaste en flexibele inzetbare medewerkers te beheren.

Voor je ligt de handleiding Medewerkerskaart. Deze handleiding ondersteunt je in het werken met SDB Planning. De belangrijkste mogelijkheden en werking van SDB Planning staan in dit document beschreven. Uiteraard is een en ander afhankelijk van het binnen jouw organisatie geldende rooster- en flexbeleid.

De functionaliteit die ter beschikking staat is afhankelijk van jouw persoonlijke gebruikersinstellingen. Jouw beheerder geeft je namelijk onder meer toegang tot de voor jou beschikbare kostenplaatsen.

Bij vragen kun je het beste contact opnemen met de applicatiebeheerder.

2. Tab Medewerkers (medewerkerskaart)

In de tab Medewerkers zie je informatie van de medewerkers waarvoor je geautoriseerd bent. Bij het openen van de tab Medewerkers worden de gegevens getoond van de eerste medewerker van jouw autorisatie. Met de pijltjes boven in het midden van het scherm kun je doorklikken naar de volgende medewerker.

Door rechts op de knop Meer details te klikken wordt het scherm met aanvullende informatie van de medewerker uitgeklapt.

In tegenstelling tot de planeenheiddetails zijn deze gegevens niet in SDB Planning te muteren met uitzondering van de contactgegevens (indien je hiertoe geautoriseerd bent). Alle aanpassingen van medewerkergegevens op het gebied van NAW of inschalingen vinden plaats in het personeelsinformatiesysteem en worden via een regelmatige import ingelezen in SDB Planning. De contactgegevens kunnen worden aangepast door op de knop Wijzig te klikken. Na aanpassing zal SDB Planning leidend zijn voor de contactgegevens.

Door op Minder details te klikken wordt het detailscherm weer ingeklapt.

2.1 Uitgebreid zoeken

Je kunt een medewerker zoeken door in het veld te typen achter Medewerkernaam. Er is ook een uitgebreide zoekfunctie. Door op de knop Uitgebreid zoeken te klikken rechts naast de Medewerkernaam kom je in het volgende scherm:

Door het aanpassen van de peildatum is het mogelijk om medewerkers te zoeken die in het verleden of in de toekomst in dienst zijn. Verder kan er onder meer gezocht worden op planeenheid, functie, soort contract en medewerker voorkeuren. Er kan ook gezocht worden op een combinatie van deze velden.

Nadat je klikt op de knop Zoeken wordt het scherm gesloten en keer je terug in de eerste medewerkerkaart van de gekozen selectie. Het cijfer midden bovenin toont het aantal medewerkers in de selectie en met de pijltjes kan worden doorgeklikt naar de volgende medewerker.

Om deze selectie op te heffen moet opnieuw worden geklikt op de knop Uitgebreid zoeken en vervolgens rechts onder op de knop Verwijder zoekopdracht. Hierna kun je het scherm dichtklikken via het kruisje of via de knop Annuleren.

2.2 Nieuwe medewerker aanmaken

Naast uitgebreid zoeken vind je, indien je hiervoor geautoriseerd bent, de knop voor het aanmaken van medewerkers in SDB Planning. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om naast de medewerkers die worden ingelezen vanuit het Personeelsysteem extra medewerkers aan te maken zoals uitzendkrachten en overig Personeel Niet In Loondienst. Als je de knop aanklikt verschijnt het volgende scherm:

De accountnaam dient uniek te zijn. Hiermee kan de medewerker inloggen in zijn/haar portaal of app. De medewerker krijgt zijn mail voor de wachtwoord vergeten procedure op het mailadres wat ingevuld staat bij Account e-mail.

Door een dienstverband en inschaling aan te maken zorg je ervoor dat de medewerker zichtbaar wordt op het rooster van de Bron Planeenheid. Je kunt er hierbij voor kiezen om schaal en anciënniteit in te vullen of bij periodesalaris het vinkje bij nominaal aan te zetten onder basis 0 in te vullen. Dit laatste doe je als je iemand wil aanmaken zonder salarisgegevens.

2.3 Verstuur bulkbericht

Indien je hiertoe geautoriseerd bent, zie je de knop Verstuur bulkbericht. Als je hierop klikt kom je in het onderstaande scherm terecht. Hierin kun je een selectie maken van de medewerkers waar je dit bericht naartoe wilt verzenden.

Nadat je de selectie hebt ingevuld en op zoeken geklikt, verschijnt het volgende scherm:

Aan de linkerkant van het scherm zie je de medewerkers die vanuit de zoekopdracht naar voren komen. Indien gewenst kun je hier via het kruisje nog medewerkers verwijderen.

Aan de rechterkant zie je een tekstbox, waarin je jouw bulkmail kunt typen. Door op Verzend te klikken gaat deze mail naar alle geselecteerde medewerkers aan de linkerkant van het scherm.

3. Subtabs medewerkers

De tab Medewerkers heeft de volgende subtabs:

Dienstverbanden: gegevens omtrent dienstverbanden, urenmanagement en de planeenheden.
Notities: hier kun je aantekeningen maken die niet zichtbaar zijn voor de medewerker.
Berichten: hier vind je een overzicht van de berichten die aan de medewerker verstuurd zijn.
Agenda: gegevens omtrent beschikbaarheid en diensten (gepubliceerd en/of zichtbaar gemaakt).
Uren: overzicht van de ingezette uren in een maand.
Voorkeuren: overzicht van de vastgelegde voorkeuren bij de geselecteerde medewerker.
Reiskostenregeling: overzicht van de vastgelegde reiskostenregelingen bij de geselecteerde medewerker.
Verlofaanvragen: overzicht van de door de geselecteerde medewerker ingediende verlofaanvragen.

3.1 Dienstverbanden

In de subtab Dienstverbanden wordt links de informatie over het dienstverband (of dienstverbanden) van de medewerker getoond. Rechts wordt de informatie over de inschaling(en) getoond, waaronder de geldigheid, cao, bron en aantal uur. Bij meerdere dienstverbanden wordt de informatie over de inschaling getoond van het dienstverband dat is aangeklikt.

Onder de tab Dienstverband zijn vijf subtabs te vinden, namelijk Urenmanagement, Planeenheid verdeling, CAO regelingen, FTE regelingen en Verlofaanpassing regelingen.

3.1.1 Urenmanagement

Het Urenmanagement toont per dienstverband een overzicht van de uren die volgens het contract per maand gewerkt moeten worden, de ingezette uren en de urensaldi en cumulatief urensaldi. Ook de opbouw en het saldo voor verlof en persoonlijk levensfase budget wordt getoond.

Door op het pijltje achter een van de koppen in de bovenbalk te klikken, krijg je meer detailinformatie te zien. Als je op het pijltje achter Invulling van contracturen klikt, zie je meer detailinformatie over het contract. Deze zijn zichtbaar in de kolom Invulling contracturen details.

In de detailinformatie van de invulling van contracturen is onder meer terug te vinden of er PLB is opgenomen en of er feestdaguren worden gecompenseerd onder Comp -/-.

Als je opnieuw op het pijltje klikt, klapt de detailinformatie weer in.

Ook voor verlof en PLB is er een uitsplitsing beschikbaar. Hier zie je onder meer de opbouw van verlof in de diverse verlofpotjes.

3.1.2 Planeenheidverdeling

Indien een medewerker op meerdere planeenheden ingepland kan worden, dan kan deze medewerker worden gedeeld met een andere planeenheid. Dit kun je doen in het tabblad Planeenheid verdeling. De medewerker wordt dan in het rooster zichtbaar op de hier gekozen planeenheden.

Standaard staat een medewerker ingedeeld op het rooster van zijn/haar bronkostenplaats. Indien noodzakelijk kan onder Aanvullende planeenheden een of meerdere planeenheden worden toegevoegd door op het plusje te klikken en vervolgens in de nieuwe regel de naam van de gewenste planeenheid te selecteren. Er kan ook een percentage worden ingevuld om aan te geven voor hoeveel procent van de contracturen deze medewerker is gedeeld. Met dit percentage wordt rekening gehouden bij het maken van een basisrooster.

De toegevoegde planeenheid kan weer verwijderd worden door op het kruisje te klikken in de regel van de planeenheid. Deze wordt zichtbaar door met de muis boven deze regel te gaan.

3.1.3 Cao-regelingen

Onder cao-regelingen zie je de vastgelegde informatie over bijvoorbeeld het garantie- en overgangsrecht bij de geselecteerde medewerker.

3.1.4 FTE-regelingen

Onder FTE-regelingen zie je de voor de geselecteerde medewerker vastgelegde regelingen. Een voorbeeld van zo’n regeling is ouderschapsverlof.

3.1.5 Verlofaanpassingsregelingen

Onder verlofaanpassingsregelingen vind je de voor de geselecteerde medewerker vastgelegde afwijkingen. Een voorbeeld is bij stagiaires die ingelezen worden op een urencontract. Door een regeling aan te maken voor 0 verlofuren kun je ervoor zorgen dat deze geen verlof opbouwen.

3.2 Notities

In de subtab Notities kun je een notitie toevoegen die betrekking heeft op de medewerker. Deze notitie is alleen te zien voor gebruikers met toegang tot de medewerkerkaart in RoosterPlan of FlexPlan. Tevens staat erbij vermeld wie de notitie heeft aangemaakt. Indien je hiervoor geautoriseerd bent kun je notities ook weer verwijderen.

3.3 Berichten

Onder berichten vind je alle berichten die aan de medewerker zijn verstuurd. Indien gewenst kun je filteren op soort bericht en op gesloten of open berichten.

3.4 Agenda

In de subtab Agenda kan de beschikbaarheid van de medewerker worden ingezien en aangepast. Ook de ingeplande diensten van een medewerker worden getoond in de agenda, mits het rooster is gepubliceerd en/of zichtbaar gemaakt.

Het opgeven van beschikbaarheid kan op 4 verschillende manieren:

via slepen (zoals in bijvoorbeeld de Google-agenda)
via een vooraf vastgelegd tijdsblok
via een beschikbaarheidsprofiel
via een basisroosterprofiel

De medewerker kan de beschikbaarheid ook zelf opgeven en beheren via het Medewerkerportaal.

3.4.1 Beschikbaarheid opgeven via slepen

Als je de agenda opent, kom je in het volgende scherm:

Linksboven in het scherm vind je de box Vul in met. Hiermee bepaal je welk type beschikbaarheid je wil gaan aangeven (Beschikbaar, Mogelijk, Niet beschikbaar). Je start door hier een keuze te maken. Vervolgens klik je met de linkermuisknop bij de betreffende datum op de begintijd en sleep je jouw muis naar beneden tot de eindtijd die je wilt opgeven, terwijl je de linkermuisknop vasthoudt.

Door op de aangemaakte beschikbaarheid te klikken zie je de details die je indien gewenst hier nog kunt aanpassen of je kan de gehele beschikbaarheid verwijderen. Op deze plek heb je de mogelijkheid een notitie toe te voegen aan de beschikbaarheid. Deze notitie is ook zichtbaar voor de medewerker en in het rooster. Ook bestaat hier de mogelijkheid De hele dag aan te vinken. Nadat je op Opslaan hebt geklikt, is de gekozen beschikbaarheid weergegeven van 00.00-24.00 uur.

Het is mogelijk op 1 dag een combinatie van de verschillende beschikbaarheden te maken. Dit doe je door naast een bestaande beschikbaarheid een nieuwe beschikbaarheid te slepen. Het systeem zal de al bestaande beschikbaarheid dan (deels) overschrijven met de nieuwe beschikbaarheid.

Verder is het mogelijk beschikbaarheid over verschillende dagen aan te geven (bijvoorbeeld bij het beschikbaar zijn voor een nachtdienst). Het systeem toont dit door middel van witte pijlen aan het eind van de eerste dag en het begin van de volgende dag.

3.4.2 Beschikbaarheid vastleggen via een tijdsblok

Onder het blok Vul in met staat het blok Sleep tijdsblok. Indien je regelmatig dezelfde beschikbaarheid op wilt geven kun je hier een of meerdere vaste tijdsblokken aanmaken. Je doet dit door te klikken op knop Tijdsblok toevoegen. Je krijgt dan het volgende scherm:

Hier vul je de begin- en eindtijd in, vervolgens klik je op opslaan. Het tijdsblok wordt nu aan de lijst toegevoegd. Dit kun je herhalen indien je meerdere tijdsblokken wilt aanmaken.

Let op: 7 uur voer je in als 07.

Vervolgens kun je een tijdsblok selecteren door er met jouw linkermuisknop op te klikken en te slepen (linkermuisknop vasthouden) naar de gewenste dag in de agenda. Het geselecteerde tijdsblok zal verschijnen in de door jou gekozen dag.

Ook hierbij heb je de mogelijkheid om het type beschikbaarheid aan te passen. Door in het blok Vul in met te kiezen voor Beschikbaar, Mogelijk, Niet beschikbaar zal het tijdsblok ook van waarde (kleur) veranderen.

3.4.3 Beschikbaarheid vastleggen via een beschikbaarheidsprofiel

Het is mogelijk om een beschikbaarheidsprofiel vast te leggen als er sprake is van regelmatige (niet) beschikbaarheid. Dit doe je door in de tab Agenda > Profiel toevoegen te klikken. Dit opent het volgende scherm:

Het profiel krijgt standaard een naam. Je kunt deze overschrijven met een zelfgekozen naam. Het beschikbaarheidsprofiel kan voor 1 of meerdere weken worden aangemaakt. Het toevoegen of verwijderen van weken kan door op de + en – te klikken rechts naast Week1. Vervolgens kan de beschikbaarheid worden ingevoerd door direct te slepen of door gebruik van een tijdsblok, zoals is beschreven in 3.4.1 en 3.4.2.

Als het profiel is gevuld en opgeslagen, keer je terug in het volgende scherm:

Het opgeslagen profiel is nu zichtbaar onder de knop Selecteer profiel. De aangemaakte beschikbaarheid in het profiel is nog niet zichtbaar in de agenda omdat het profiel nog niet is uitgerold. Om het profiel uit te rollen, klik je op het profiel dat je wilt uitrollen. Dan wordt het volgende scherm geopend:

Vanuit dit scherm kan het profiel ook bewerkt of gedupliceerd worden.

Linksboven voer je de begin- en einddatum in waarover je het profiel wilt uitrollen. De begindatum mag niet in het verleden liggen. Als het profiel uit meerdere weken bestaat, kun je hier ook aangeven met welke gestart moet worden bij de uitrol.

3.4.4 Beschikbaarheid vastleggen in een basisroosterprofiel

Voor het maken van een basisrooster wordt gebruik gemaakt van beschikbaarheid die is vastgelegd in een basisroosterprofiel. In een basisroosterprofiel kunnen bijvoorbeeld vaste roosterwensen worden opgegeven. Om een basisroosterprofiel te maken, klik je in de tab Agenda > Profiel toevoegen. Het scherm om een beschikbaarheidsprofiel aan te maken wordt geopend:

Om het profiel als basisroosterprofiel te kunnen gebruiken, moet het vakje Gebruik als basisroosterprofiel worden aangezet. Dan worden ook de datumvelden zichtbaar waarin de geldigheid van het basisroosterprofiel kan worden vastgelegd. Ook de naam van het basisroosterprofiel kan worden aangepast.

Let op: de begindatum moet altijd op een maandag zijn en de einddatum op een zondag.

Linksboven zie je een blok Regels. Deze regels hebben betrekking op het vastleggen van niet beschikbaarheid. Als je deze regels overtreedt door teveel tijdsblokken in te voeren of voor een te lange aaneengesloten periode dan kan het profiel niet worden opgeslagen. De regels worden op organisatieniveau vastgelegd en zijn onder meer afhankelijk van contractomvang.

De beschikbaarheid kan verder worden ingevoerd door direct te slepen of door gebruik van een tijdsblok, zoals is beschreven in 3.4.1 en 3.4.2.

Als het profiel is gevuld en opgeslagen, keer je terug in agenda. De opgegeven beschikbaarheid wordt zichtbaar tijdens het plannen van een basisrooster waarvan de geldigheid valt binnen de geldigheid van het basisroosterprofiel. Deze beschikbaarheid is dus niet zichtbaar in de agenda. Wil je dat deze beschikbaarheid wel zichtbaar is, dan kun je het basisroosterprofiel op eenzelfde wijze uitrollen zoals beschreven in 3.4.3.

3.5 Uren

In het tabblad uren zie je in de subtab uren een overzicht van de diensten van de betreffende medewerker voor de gekozen maand, zoals die in het rooster staan. Per urenregel staat onder meer aangegeven op welke planeenheid de dienst wordt geboekt, het aantal uur, of er een diensturensoort aan hangt, of er goedkeuring is en wat de status van de urenregel is.

Tevens zie je een subtab Toeslagen. Hier vind je de ORT en overige vergoedingen indien deze van toepassing zijn op de geboekte uren.

In de kolom Actie heb je de mogelijkheid om de urenregel te blokkeren, te wijzigen of te verwijderen, zolang de urenregel de status Open heeft. Als de urenregel is gerealiseerd, kan dit niet meer en kan er alleen nog gecrediteerd worden. Na afloop van de realisatie verandert de status naar Gerealiseerd en verschijnt in de kolom Credit de knop Crediteren als je daar rechten voor hebt.

Het is mogelijk om hier een extra urenregel toe te voegen door te klikken op de knop Dienst toevoegen. Dan wordt het volgende scherm geopend:

De invoer van de inzetplaneenheid is verplicht. Er kan een dienstcode worden gekozen, maar het is ook mogelijk om zelf periodes in te voeren door te klikken op Klik om een periode toe te voegen. Als er sprake is van meerdere dienstverbanden dan is het gewenste dienstverband te selecteren in het veld achter Dienstverband. Er kan een notitie worden toegevoegd. Deze moet eerst apart worden opgeslagen.

Je kunt hier ook nominale uren toevoegen door te klikken op de knop Nominale uren toevoegen. Dan kom je in het volgende scherm:

Nominale uren worden geboekt op de bronplaneenheid. Als er meerdere dienstverbanden zijn, moet hier gekozen worden op welk dienstverband de nominale uren moeten worden verwerkt. Het invoeren van een diensturensoort is verplicht bij het toevoegen van nominale uren.

In de subtab Toeslagen is het mogelijk om de toeslagen te berekenen die gelden op de ingeplande diensten. Als je klikt op de subtab Toeslagen kom je in het volgende scherm:

Naast de knop Bereken toeslagen heb je een keuzeveld die standaard staat ingesteld op ORT. Je kunt hier ook kiezen voor Overige toeslagen, zoals overwerk of betaling.

Door te klikken op de knop Bereken toeslagen wordt de herberekening gestart.

Per toeslagpercentage wordt berekend hoeveel uur hiermee wordt opgebouwd. Rechts in de kolom in het totaal van het aantal uur toeslag per dienst zichtbaar en opgeteld leidt dit tot het totaal aantal uur toeslag per maand.

LET OP: de toeslagen kunnen alleen berekend worden over openstaande diensten. Als de diensten gerealiseerd zijn, kan er geen toeslag meer over worden berekend. De medewerker kan deze berekening ook zelf uitvoeren in het Medewerkerportaal.

3.5.1 Uren goedkeuren

Een urenregel moet goedgekeurd zijn voordat deze kan worden gerealiseerd. Als je het recht hebt om uren goed te keuren voor een planeenheid, dan zijn alle urenregels die je toevoegt of wijzigt meteen goedgekeurd. Er is dan geen aanvullende handeling nodig.

Als je geen goedkeurrechten hebt, dan zijn alle door jou gemaakte wijzigingen of nieuwe diensten ook meteen goedgekeurd zolang het rooster nog niet is gepubliceerd. Door het rooster te publiceren worden de diensten zichtbaar voor de medewerker in het Medewerkerportaal en kan de medewerker hier rechten aan ontlenen. De mogelijkheid om het rooster te kunnen publiceren is een apart functioneel recht. Met het publiceren van het rooster wordt voor alle diensten die er op dat moment zijn goedkeuring gegeven.

Als je een dienst aanmaakt of wijzigt in een gepubliceerd rooster zonder dat je het recht hebt om diensten goed te keuren voor dat rooster, dan krijgen deze diensten de status Wacht op goedkeuring. De gebruiker met goedkeurrechten krijgt hier een bericht over in de tab Berichten. Als de gebruiker de dienst of de wijziging in een dienst afkeurt, krijgt de dienst de status Afgekeurd en krijg je een bericht in de tab Berichten dat de dienst is afgekeurd met een reden voor afkeuring. Je zult dan opnieuw een goedkeuringflow moeten opstarten, bijvoorbeeld door een nieuwe wijziging door te voeren. Als de wijziging of de dienst wordt goedgekeurd ontvang je geen bericht.

3.6 Voorkeuren

In het subtab voorkeuren kun je per medewerker aangeven voor welke functies, Planeenheden, clusters, kwalificaties of doelgroep de medewerker bij voorkeur ingezet wordt. Tijdens het matchen van een aanvraag heb je de mogelijkheid om rekening te houden met deze voorkeuren. Je hebt hierbij de mogelijkheid om te kiezen voor Voorkeur 1, Voorkeur 2 of negatieve voorkeur. In het laatste geval zal de medewerker nooit meegenomen worden in de match.

Voor het vastleggen van een voorkeur kun je de naam van de planeenheid, functie of kwalificatie intypen in het betreffende veld of deze selecteren uit de lijst.

LET OP: de subtab clusters is alleen zichtbaar als jouw organisatie hier gebruik van maakt en de clustermodule is geactiveerd. Als er binnen jouw organisatie gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om met doelgroepen te werken kan alleen de applicatiebeheerder deze doelgroepen aanmaken.

3.7 Reiskostenregeling (optioneel)

Onder subtab reiskostenregeling wordt per medewerker een regeling vastgelegd, indien de medewerker recht heeft op een reiskostenvergoeding.

3.8 Verlofaanvragen

De subtab verlofaanvragen vult zich met de door de geselecteerde medewerker via het medewerkerportaal of via de app ingediende verlofaanvragen met de bijbehorende statussen van de verlofaanvragen.