SDB Planning - Handleiding Werkplek planning

Met behulp van de module Werkplek Planning (WPP) is het mogelijk om medewerkers in te plannen op een locatie/ruimte/werkplek waar de gedefinieerde activiteit uitgevoerd dient te worden.

Werkplek Planning staat los van RoosterPlan, waardoor het ingezet kan worden ongeacht de roosters in RoosterPlan.

Binnen Werkplek Planning kun je als gebruiker alleen kijken of kun je ook muteren indien gewenst.

Ingeplande medewerkers kunnen hun ingeplande werkplekken in het medewerkerportaal inzien.

Voordat we kunnen beginnen zijn de onderstaande acties uitgevoerd:

Heeft een consultant van SDB de module aangezet binnen SDB Planning.
Zijn er groepen aangemaakt voor het kunnen inzien of muteren binnen WPP.
Zijn de gebruikers gekoppeld aan de betreffende groepen.
Indien gebruikers geen activiteiten mogen aanmaken, is dit gedaan door de applicatiebeheerder.

Het gebruik van Werkplek Planning (WPP)

Voordat er gebruik gemaakt kan worden van WPP dienen de gebruikers werkplekken en activiteiten te definiëren voor de diverse planeenheden die gebruik maken van WPP.

1. Aanmaken van werkplekken

Indien je toegang hebt gekregen tot WPP, krijg je in de groene balk van RoosterPlan een extra optie Activiteiten, deze selecteer je.

Als eerste kies je de planeenheid waarbinnen je wilt gaan werken.
Vervolgens klik je op het donkerblauwe icoon in de rechter bovenhoek van het scherm en kies je voor Werkplekken beheren. Je kunt nu voor de betreffende planeenheid werkplekken aanmaken.

In het onderstaande scherm maak je de werkplek aan door op werkplek toevoegen te klikken:

Automatisch wordt de planeenheid gevuld waar je in bezig bent.
Bij Naam vul je de naam in van de werkplek en bij Beschrijving is het mogelijk extra informatie neer te zetten die zichtbaar wordt in het overzicht scherm.
De velden Geldig vanaf (standaard de datum van aanmaken) en Geldig tot zijn vrij in te vullen. Hier vul je de periode in dat deze werkplek geldig moet zijn. Bij onbepaalde tijd kies je voor 01-01-2099.
Door op Opslaan te klikken maak je de werkplek aan.

Indien je meerdere werkplekken hebt aangemaakt heb je de mogelijkheid om deze via de Sorteer-knop in je eigen volgorde te plaatsen.

Als je klaar bent met het aanmaken van de werkplekken, kun je het scherm via het kruisje verlaten. Je komt dan in het overzicht scherm terug.

2. Aanmaken van activiteiten (indien geautoriseerd om activiteiten te maken)

Indien je toegang hebt gekregen tot WPP, krijg je in de groene balk van RoosterPlan een extra optie Activiteiten, deze selecteer je.

Je klikt op het donkerblauwe icoon in de rechter bovenhoek van het scherm en kiest voor Activiteiten beheren.

Door op NIEUW te klikken, kun je activiteiten aanmaken. Je komt dan in het scherm Activiteit toevoegen.

Het is op dit moment niet mogelijk om activiteiten binnen een planeenheid aan te maken.

Je vult de velden in. De velden Naam en Code zijn verplicht. De beschrijving en kwalificatie zijn optioneel. Voor de kwalificaties maakt WPP gebruik van de standaard kwalificatielijst in SDB Planning. Deze is indien gewenst uit te breiden door de applicatiebeheerder van SDB Planning.

Als je daarmee klaar bent kun je onderstaande lijst verlaten door op het kruisje te klikken.

3. Het vastleggen van activiteiten

Indien je toegang hebt gekregen tot WPP, krijg je in de groene balk van RoosterPlan een extra optie Activiteiten, deze selecteer je.

Als eerste kies je de planeenheid waarbinnen je wilt gaan werken.
Vervolgens klik je op het donkerblauwe icoon in de rechter bovenhoek in het scherm en kies je voor Afspraak toevoegen.

Je kunt nu voor de betreffende planeenheid afspraken aanmaken door op Afspraak toevoegen te klikken. Je komt dan in onderstaand scherm.

Veld	Toelichting
Planeenheid	Wordt automatisch gevuld en kun je indien gewenst aanpassen.
Werkplek	Hier vul je de werkplek van de afspraak in.
Activiteit	Hier kies je de activiteit die binnen de afspraak uitgevoerd wordt.
Wanneer	Hier vul je de tijdsduur van de activiteit in. Indien er sprake is van een pauze maak je 2 activiteiten aan: 1 voor de pauze en 1 na de pauze.
Opmerking	Bij opmerking kun je eventuele extra informatie over de activiteit kwijt.

Voor zowel werkplekken als activiteiten bestaat de mogelijkheid om favorieten vast te leggen. Dit kun je doen door met de muis in de keuzelijst over de rechterkant van een werkplek/activiteit te gaan. Er verschijnt dan een doorzichtige ster. Door hierop te klikken wordt het betreffende item als favoriet gemarkeerd en zal het bij het toevoegen van een volgende afspraak bovenaan in de keuzelijst komen te staan.

Als je dit gedaan hebt verschijnt de activiteit in het overzicht scherm. Op deze wijze vul je de afspraken voor de betreffende week in.

Het icoon op Activiteit 1 geeft weer dat er een opmerking is. In de tooltip is deze opmerking te zien.

Rechtsboven in de activiteit staan 3 puntjes, als je hier op klikt, kun je de afspraak:

Wijzigen; als je de ingevoerde gegevens van de afspraak wilt aanpassen.
Kopiëren; als je hem ook op andere werkplekken / dagen wilt gebruiken.
Verwijderen.
Een medewerker koppelen (zie volgende hoofdstuk).

LET OP: bij het kopiëren van een afspraak wordt de opmerking niet mee gekopieerd, evenals een gekoppelde medewerker.

4. Een medewerker koppelen

Per afspraak kun je een medewerker koppelen aan deze afspraak. Hiervoor klik je op de 3 puntjes rechtsboven en kiest voor Medewerker koppelen. Je komt dan in het volgende scherm, deze toont in eerste instantie de medewerkers die behoren tot deze planeenheid.

Het systeem toont de volgende informatie:

Kolom	Betekenis
Medew…	Medewerker nummer
Naam	Medewerker naam
Dienstv…	Dienstverband nummer
Afspraak	Of de medewerker al bij een andere afspraak staat en hoeveel % overlap er is
Dienst	Of er in RoosterPlan een dienst gepland staat en voor welk % deze op de afspraak past
Kwalific…	Hier wordt getoond hoeveel (%) van de gevraagde kwalificaties de medewerker mist. In de tooltip zie je welke kwalificatie(s) ontbreken.
Acties	Hiermee koppel je de medewerker aan de afspraak

Via Zoek medewerkers kun je een specifieke medewerker opzoeken. Ook is het mogelijk om via dit veld (indien je daarvoor de rechten hebt) medewerkers die niet op deze planeenheid staan op te zoeken en te koppelen.

Als je daarmee klaar bent ziet het overzicht scherm er als volgt uit.

5. Een week kopiëren

Het komt regelmatig voor dat de planning van een week zich herhaalt. Binnen WPP is het mogelijk een planning van een week te kopiëren.

Let op: je kopieert alleen de afspraken. Gekoppelde medewerkers worden niet mee gekopieerd, aangezien dat per week vaak wisselt.

Je klikt hiervoor op Week kopiëren onder de knop rechtsboven in je scherm.

In onderstaand scherm kun je vervolgens invullen waar de week naartoe gekopieerd dient te worden door onder Bestemming de juiste week of weken aan te geven. Ook heb je de mogelijkheid om de opgestelde planning te gebruiken binnen een andere planeenheid. Nadat je de gegevens hebt ingevuld klik je onderin het scherm op Kopiëren.

Overige mogelijkheden

Bovenin het scherm staan nog een drietal knoppen:

Knop	Functie
Vergrootglas	Hiermee kun je bepalen hoeveel informatie je in de afspraak zichtbaar wilt hebben.
WERKPLEK	Indien je naast WPP ook route- of projectplanning gebruikt kun je hier switchen tussen de diverse modules.
ROOSTER	Via deze knop kun je bepalen op welke wijze je de afspraken wilt zien. In deze handleiding is gebruik gemaakt van de roosterview. Het is mogelijk ook een lijstview te presenteren.

Informatie voor de applicatiebeheerder

Om gebruikers toegang te geven tot WPP heb je de volgende sleutels ter beschikking zodra de module is geactiveerd.

Sleutel	Toelichting
Werkplek planning kunnen inzien	Om gebruikers kijkrechten te geven.
Werkplek planning kunnen wijzigen	Om gebruikers planrechten te geven binnen WPP. Deze gebruikers kunnen ook werkplekken aanmaken.
Activiteiten beheren	Om gebruikers activiteiten te laten aanmaken.
Zoek alle medewerkers in activiteitenplanning	Om gebruikers ook medewerkers te laten koppelen die niet tot de planeenheid behoren waarvoor men geautoriseerd is of plant.