Speciaal verlof

Speciaal verlof

Speciaal verlof wordt ingevoerd via Personeelsinformatie (tabblad verlof). Tevens kan via Planning/Personeelsinformatie (tabblad verlof). In beide gevallen dient de juiste medewerker te worden geselecteerd.

Na het opvragen van de verlofkaart worden vier tabbladen getoond. Het tabblad ‘Speciaal verlof’ dient voor het invoeren van een speciaal verlof regeling.


 

Het speciaal verlof bestaat uit twee onderdelen:

  • Het maken van een afspraak – hierin wordt de afspraak van speciaal verlof ingevoerd.

  • Het maken van een planning voor het speciaal verlof – hierin kan een planning ingevoerd worden zodat de geplande diensten in de planning de status speciaal verlof krijgen.

 

Speciaal verlof afspraak invoeren

Voor het speciaal verlof dient een afspraak ingevoerd te worden.

Met het + teken wordt een speciaal verlofregel toegevoegd.




Door deze regel te selecteren verschijnt rechts een invoer veld, hier dient de afspraak ingevoerd te worden.




Voer de periode in van het speciaal verlof.

Geef aan om hoeveel uur het per week gaat.

Selecteer het speciaal verlof soort.

Let op het systeem werkt op basis van contracturen voor de berekening van het aantal uren. Voer daarom bij de datum een volle weken in, vanaf maandag t/m vrijdag.




Het systeem geeft bij totaal aan om hoeveel uur dit op basis van periode en uren per week gaat.

Met opslaan rechtsonder wordt de afspraak bevestigd.





Er verschijnt een melding als er nog geen planning is ingevoerd, dit is niet verplicht.

Omdat het systeem per volle week werkt wordt de einddatum automatisch aangepast naar de vrijdag ervoor. Op deze manier wordt er voorkomen dat het systeem 1/5 deel van het contract berekent.

Als er alleen een afspraak is ingevoerd wordt dit wel getoond in de planning aan de rechterkant, maar er zullen dan geen diensten op de status speciaal verlof staan.





Rechts bij Brenda is het contract veld roze, om aan te geven dat deze medewerker een speciaal verlof afspraak heeft.

Door over het wieltje te gaan met de muis wordt de afspraak getoond.





In de planning is het nu mogelijk om een dienst op speciaal verlof te zetten.

Selecteer de dienst en de status speciaal verlof is zichtbaar.





Door de status te selecteren wordt de dienst op speciaal verlof gezet en telt de dienst niet mee voor de BKR.



De dienst krijgt een roze achtergrond zodat het in de planning duidelijk zichtbaar is dat deze medewerker speciaal verlof heeft.


Onbetaald verlof of ouderschapsverlof

Voor onbetaald verlof en ouderschapsverlof geldt een verlof vermindering. Deze wordt automatisch berekend en zal getoond worden op de verlofkaart van de medewerker.




Speciaal verlof planning invoeren

Als er een speciaal verlof afspraak is ingevoerd kan er een planning ingevoerd worden.

De planning kan meteen bij het invoeren van de afspraak ingevoerd worden of later.





Selecteer de dag waarop de planning ingevoerd dient te worden



Kies tijdstip toevoegen en er verschijnt een invoer veld.




Vink de verlof tijden aan, dan kan de juiste tijd, vestiging, groep en uurcode ingevoerd worden.



Selecteer de juiste gegevens van de dienst waarop de medewerker in de planning de dienst met speciaal verlof heeft.

En geef daarna aan voor welke weken dit geldt. Het systeem geeft aan voor welke weken dit mogelijk is aan de hand van de periode die is ingevoerd.




Voor de geselecteerd weken zullen na opslaan alle diensten in de planning met status speciaal verlof zichtbaar zijn.

 

In dit voorbeeld is voor splitsen gekozen, dit wordt dan met roze strepen aangegeven, omdat een gedeelte onder speciaal verlof valt en een gedeelte niet.

Door de dienst te selecteren is te zien om welke verdeling het gaat.






Let op: het systeem zal nooit dagen in het verleden op speciaal verlof zetten.

 

Meldingen

Bij het opslaan kunnen meldingen verschijnen:





Waarschuwingen:

  • Als er minder uren gepland zijn dan de afspraak

  • Als de planning al vergrendeld is voor een bepaalde periode

  • Als start of einddatum niet op maandag of vrijdag vallen

Gevolgen:

  • Voor vergrendelde planning wordt de planning niet doorgevoerd, deze diensten kunnen dan wel via de urenverwerking op speciaal verlof gezet worden naderhand.

Conflicten:

  • Als er een overlap met de dienst is wil het systeem weten wat er gedaan moet worden met de dienst.

    • Bv de orginele geplande dienst was van 7:30-16:30 en de planning van speciaal verlof voor 7:30-11:30. Het systeem wil dan weten wat er met de rest van de dienst gedaan dient te worden.

    • Bestaande dienst weggooien – dan komt alleen de geplande dienst van speciaal verlof in de planning

    • Of bestaande dienst opslitsten – dan wordt de dienst geslitst 7:30-11:30 komt dan op speciaal verlof en 11:30-16:30 blijft dan op normaal staan.

 

Wijzigen of verwijderen

Een speciaal verlof afspraak kan verwijderd worden.

Bij de afspraak regel staat een prullenbakje, door deze te selecteren wordt de regeling verwijderd.



 Let op: na het verwijderen dient opslaan nog gekozen te worden als extra bevestiging.

Door de afspraak regel te selecteren kan de afspraak en/ of planning gewijzigd of aangevuld worden.






Speciaal verlof op basis van goedgekeurde uren

Via de instelling is het mogelijk om in te stellen dat op basis van goedgekeurde uren het speciaal verlof verwerkt wordt.

Instellen

Via instelling / systeeminstellingen / basisinstellingen




Zet de afspraak aan dan hanteert het systeem dat op basis van goedgekeurde uren het speciaal verlof getoond wordt in de compensatie.

Let hierbij op dat als de instelling aan staat, dat dit geldt voor alle medewerkers. Het is dan mogelijk dat er bij sommige medewerkers een afwijking op de compensatiekaart is, omdat er geen uren op speciaal verlof zijn goed gekeurd.

Deze instelling is handig indien en niet wekelijks een speciaal verlof van toepassing is, maar het wel om een bepaalde periode. Bijvoorbeeld als er speciaal verlof om de week plaatsvindt.


    • Related Articles

    • Speciaal verlof extra

      Het rapport geeft aan welke medewerkers voor welke periode en hoeveel uren speciaal verlof hebben gehad.
    • Speciaal verlof rapport

      In het speciaal verlof rapport kan bij het aanmaken gekozen worden voor per medewerker of per vestiging. Het rapport toont met groene blokjes aan welk speciaal verlof soort er geldt voor deze medewerkers in gekozen periode.
    • Vervallen bovenwettelijk verlof

      In het tabblad Rapporten is er onder Verlof / Speciaal verlof / Ziekte het rapport Vervallen bovenwettelijk verlof. In dit rapport worden alleen medewerkers getoond die na 5 jaar nog bovenwettelijk verlof voorgaand jaar hebben, die komen te ...
    • Verlof / Ziekte

      Bij tabblad "Verlof / Ziekte" in de planning wordt een overzicht getoond van alle verlofaanvragen en ziekmeldingen van de geselecteerde vestiging voor dat jaar.
    • Jaaruren & Verlof rapport

      Het ‘Jaaruren & Verlof rapport’ geeft inzage in de jaaruren en het verlof. Die is te vinden bij rapporten onder ‘uren’. Het rapport toont het beschikbaar verlof en jaarsaldo. Hier kan vergeleken worden of de medewerker met het beschikbaar verlof de ...