Wat

KindPlanner factureert alle planningen van kind die op dit moment actief zijn. Elke planning krijgt een eigen factuurregel en factuurregels worden gebundeld in een maandfactuur.

Hoe

Start een factuurrun

1. Ga naar Facturatie
2. Kies voor Start Factuurrun
   1. Kies de periode* waarover er gefactureerd moet worden
   2. Zet het eventueel het vinkje Inclusief correctie** en Maandfacturen aan.
   3. Kies voor Ok
3. De factuurrun is gestart. Deze is terug te vinden bij FactuurRuns.

Tip! Zet het vinkje bij Maandfacturen niet aan. Nu kun je de factuurregels nog makkelijk verwijderen/aanpassen.
* Meestal is dit 1 maand vooruit en 2 maanden terug. 
** Inclusie correctie houdt in dat als er een aanpassing is gedaan in de planning, dat het systeem de opvangkosten herberekend.
Mocht dat het geval zijn, dan maakt het systeem 1 gecrediteerde factuurregel aan en 1 nieuwe factuurregel passend bij de nieuwe planning. Dat te samen wordt met elkaar verrekend binnen de maandfactuur. 

1. Open de factuurrun
2. Kies links bij Gerelateerd voor Meldingen > Toon allen
3. Controleer de meldingen en pas zo nodig planningen aan.

Controleer de factuurregels

1. Open de factuurrun
2. Kies links bij Gerelateerd voor Factuurregel > Toon allen
3. Bekijk de factuurregels en pas wanneer nodig de planningen aan.

Tip! Als er planningen zijn aangepast, start dan opnieuw een factuurrun. De aanpassingen in de planning worden dan meegenomen en de bestaande (concept) factuurregels worden overschreven.

Maak maandfacturen en maak deze definitief.

1. Ga naar Facturatie
2. Kies voor Maak Facturen
3. Kies voor Maak Definitief

Alle ouders ontvangen nu een mail dat de maandfactuur klaarstaat op het Ouderportaal.

LET OP! Alle maandfacturen die op Concept staan in de geselecteerde periode worden definitief gemaakt. Er kan niets meer aangepast/verwijderd worden bij de maandfactuur.

Video

Bekijk het proces van het starten van de factuurrun tot en met het definitief maken van de facturen.

Maak nu het exportbestand dat ingelezen kan worden in het boekhoudprogramma.

1. Ga naar Facturatie
2. Kies voor Exporteer facturen
3. Het exportbestand wordt gemaakt. Dit is terug te vinden bij FactuurExports
4. Open de Factuurexport
5. Links bij Gerelateerd > Maandfacturen is te vinden welke maandfacturen in het exportbestand zitten
6. Kies links bij Informatie > Bestanden
7. Kies voor de Bestandsnaam
8. Het bestand wordt op de computer gedownload.
9. Lees het bestand in in het boekhoudprogramma.

LET OP! Alle maandfacturen die nog niet geëxporteerd zijn komen in dit bestand te staan.

Nu kan er eventueel een incassobestand worden aangemaakt (dit kan alleen als deze instelling aan is gezet door KindPlanner).

1. Ga naar Facturatie
2. Kies voor Maak Batch
3. Kies de factuurrun die geïncasseerd moet worden.
4. Kies voor Ok
5. Ga naar Incasso batches
6. Open de Incasso Batch
7. Links bij Gerelateerd ziet u de maandfacturen die in de batch zitten.
8. Kies links bij Informatie > Bestanden
9. Kies de bestandsnaam
10. Het bestand wordt gedownload op uw computer
11. Dit bestand kan opgestuurd worden naar de bank.