Inleiding
In deze handleiding lees je welke statussen je tegenkomt binnen de module Toestemmingen en hoe je antwoorden van ouders kunt inzien en gebruiken in de praktijk.
Binnen KIS wordt onderscheid gemaakt tussen:
Daarnaast wordt uitgelegd waar je antwoorden kunt terugvinden, zoals op de Kindkaart, in rapportages en in de Groepsapp.
Status van de toestemming
Een toestemming doorloopt verschillende statussen gedurende de levenscyclus. Deze status bepaalt of een toestemming zichtbaar is voor ouders en of zij nog kunnen reageren.
Aangemaakt
De toestemming is aangemaakt maar nog niet gepubliceerd.
Alleen zichtbaar voor beheerders
Ouders en medewerkers kunnen deze nog niet zien
Je kunt de toestemming in deze fase nog bewerken
Gepubliceerd
De toestemming is actief.
Zichtbaar voor ouders en medewerkers
Ouders kunnen antwoorden geven
Indien ingesteld, ontvangen ouders een melding via de Ouderapp
Beëindigd
De uiterste reactiedatum is verstreken.
Ouders kunnen geen antwoord meer geven
Bestaande antwoorden blijven zichtbaar
De toestemming blijft inzichtelijk voor medewerkers
Ingetrokken
De toestemming is handmatig stopgezet door een beheerder.
Niet meer zichtbaar voor ouders
Nieuwe antwoorden zijn niet mogelijk
Eerder gegeven antwoorden blijven bewaard
De toestemming kan later opnieuw gepubliceerd worden
Status van het antwoord (per kind)
Naast de algemene status van de toestemming heeft elk kind een eigen antwoordstatus. Deze geeft aan of en hoe er is gereageerd.
Open
Beantwoord
Verlopen
Geblokkeerd
Antwoorden bekijken op de Kindkaart
De Kindkaart is de belangrijkste plek om per kind de details van toestemmingen te bekijken onder het tabblad toestemmingen.
Wat zie je op de Kindkaart?
Per kind krijg je een volledig overzicht van:
de gestelde toestemming
de status van de toestemming
het gegeven antwoord
de datum waarop het antwoord is gegeven
het kanaal (Ouderapp of inschrijfformulier)
Wijzigingshistorie
Als een ouder het antwoord heeft aangepast (indien toegestaan):
worden alle wijzigingen vastgelegd
inclusief datum en tijdstip
en, indien beschikbaar, de naam van de ouder
Dit maakt het mogelijk om altijd terug te zien wat de meest recente situatie is en hoe deze tot stand is gekomen.
Antwoorden analyseren via rapportage
Voor een breder overzicht gebruik je de rapportagefunctionaliteit.
Mogelijkheden binnen rapportage
Je kunt een totaaloverzicht opvragen van alle toestemmingen en antwoorden, over meerdere kinderen en locaties heen.
Filters
Binnen de rapportage kun je filteren op:
toestemming
opvangsoort
kanaal (bijvoorbeeld Ouderapp of inschrijfformulier)
doelgroep (locatie, groep of kind)
kind- of oudernaam
antwoordstatus (open, beantwoord, verlopen, geblokkeerd)
datumbereik
Toepassing
Rapportages zijn geschikt voor:
Antwoorden bekijken in de Groepsapp
In de Groepsapp hebben medewerkers direct inzicht in de toestemmingen binnen hun eigen groep.
Wat zie je in de Groepsapp?
Per toestemming wordt een overzicht getoond van:
alle kinderen binnen de groep
het gegeven antwoord per kind
de datum van het antwoord
Wijzigingen door ouders
Wanneer een toestemming als aanpasbaar is ingesteld:
kunnen ouders hun antwoord wijzigen
elke wijziging wordt automatisch vastgelegd
inclusief tijdstempel en naam (indien beschikbaar)
Praktisch gebruik
De Groepsapp wordt gebruikt door medewerkers om:
snel te controleren of een kind toestemming heeft
inzicht te houden in actuele antwoorden
direct te handelen op basis van de gegeven toestemming
Samenvatting
Binnen KIS werken toestemmingen met twee niveaus van status:
Antwoorden kunnen op meerdere plekken worden ingezien:
Kindkaart voor detailinformatie per kind
Rapportage voor overzicht en analyse
Groepsapp voor dagelijks gebruik binnen de groep