Tekenboek

Tekenboek

Bij gebruik van digitaal ondertekenen is het mogelijk om gebruik te maken van een tekenboek. Wanneer iemand veel ondertekenverzoeken ontvangt, dan is het raadzaam om van deze functionaliteit gebruik te maken.

Dit artikel beschrijft hoe in het portaal van digitaal ondertekenen (Evidos) het tekenboek kan worden gebruikt en welke inrichting hiervoor nodig is. Om de inrichting te kunnen uitvoeren dien je in SDB toegang te hebben tot de menu optie Beheer > Applicatie > Gebruikers. In Evidos dien je PortalAdministrator te zijn.

Bepalen van tekenboek gebruiker

Bepaal welke persoon gebruik gaat maken van het tekenboek. Dit is in de meeste gevallen de persoon die in SDB als standaard ondertekenaar is opgegeven bij de document categorieën.

Beheer > Stamtabellen > Documenten > (Bewerken)


Van de ondertekenaar heb je de volgende gegevens nodig:

·         Volledige naam

·         E-mail

Deze gegevens zijn straks nodig bij het aanmaken van de user in Evidos, dienen exact over te worden genomen en zijn (o.a.) beschikbaar bij:

Beheer > Applicatie > Gebruikers.

 


Er wordt rekening gehouden met de tenaamstelling. Noteer dus de volledige naam zoals deze in SDB is vastgelegd. Het personeelsnummer inclusief de haakjes dienen niet te worden overgenomen. Mocht de tenaamstelling veranderen, dan dient dit ook handmatig in Evidos te worden aangepast.

User aanmaken in Evidos

Log in bij Evidos met het PortalAdministrator account dat nieuwe users kan toevoegen.

Ga naar Management(1) > Users(2) en klik op Add User(3)

Vul de gegevens in:

  1. Name: volledige naam zoals eerder genoteerd.
  2. Email: vul het email in van de nieuwe user. Beheer > Applicatie > Gebruikers
  3. Zorg ervoor dat het vinkje “Sender” is aangevinkt.

Klik op Submit.

De nieuwe user ontvangt nu een email van Evidos om het account te activeren, laat dit uitvoeren door de nieuwe user. Zolang de email niet is bevestigd kan het tekenboek niet worden gebruikt en krijgt de user de status:

  

Zodra het e-mail is geactiveerd, vervalt de status Awaiting activation en staat in Evidos de dag waarop als laatst is ingelogd.

Vanaf nu kan het tekenboek gebruikt worden in Evidos door de nieuwe user:

  1. Het tekenboek is te benaderen vanaf het Dashboard in Evidos.
  2. Het groepeert alle ondertekeningen waarvan het email en de naam van de ingelogde user gelijk is aan die uit de aangeleverde ondertekeningen vanuit SDB.
  3. E-mails blijven verstuurd worden.

 Gebruik van tekenboek

Zodra de User is geactiveerd, kan er door deze user gebruik worden gemaakt van het tekenboek. Het tekenboek is in Evidos te benaderen op het Dashboard.


Zoals je kunt zien wordt er per ondertekensoort een aparte groepering gemaakt. Dit komt alleen voor als sommige documenten een handtekening vereisen en andere documenten alleen een krabbel. Doorgaans wordt er in SDB overal dezelfde ondertekenmethode gebruikt en zal er dus maar één groepering zijn.

Klik op de tegel om het ondertekenproces te starten. Ieder document dient apart bekeken te worden, waarna de handtekening in één keer voor alle bekeken documenten kan worden gezet.

Als de volledige naam of het email van de tekenboek gebruiker wijzigt in SDB, dan dienen deze handmatig te worden aangepast in het portaal van Evidos. Voordat deze aanpassing in Evidos wordt gemaakt is het verstandig eerst alle ondertekenverzoeken af te handelen