Totaal rapportage | Beheerder

Totaal rapportage | Beheerder

Als beheerder kun je in SDB Leerplatform een totaalrapportage exporteren naar Excel. Hiermee haal je in één keer alle behaalde resultaten van medewerkers op: e-learnings en opleidingen, leerpaden en bekwaamheden. 

Waar vind ik de export?

  1. Log in op SDB Leerplatform als beheerder.
  2. Ga naar Rapportage
  3. Kies Totaalrapportage

Welke exports zijn er?

Op het exportscherm staan drie blokken. Elk blok levert een apart Excelbestand namelijk
  1. Bekwaamheden 
  2. Leerpaden 
  3. E-learnings & opleidingen

Een export downloaden

  1. Kies bij Domein één of meer domeinen waarvan je de gegevens wilt exporteren. Dit is een verplicht veld.
  2. Kies de periode. Dat kan op twee manieren:
    1. Selecteer een Jaar. De datums Van en Tot worden automatisch op 1 januari en 31 december van dat jaar gezet.
    2. Of vul zelf een Van- en Tot-datum in voor een eigen periode.
Info
De einddatum mag niet vóór de begindatum liggen. Is dat wel zo, dan zie je een melding en is de downloadknop niet beschikbaar tot je de datums hebt aangepast.
  1. Klik op Download.
  2. Het Excelbestand wordt gegenereerd en direct gedownload. Bij grote organisaties of een lange periode kan dit even duren.
  3. In deze Excel staan 4 tabbladen:
    1. Disclaimer (toelichting op de gegevens in het bestand)
    2. Medewerkeroverzicht
    3. Bekwaamheden (overzicht van datum waarop bekwaamheid is aangetoond)
    4. Activiteiten (overzicht wanneer onderliggende activiteiten zijn afgerond)
Met de gegevens in het laatste tabblad kan dus ingezoomd worden op specifieke activiteiten binnen bekwaamheden, zoals zelfbeoordelingen, praktijkbeoordelingen of gelezen protocollen.

Welke medewerkers staan in de export

  1. Actieve medewerkers staan er altijd in
  2. Gedeactiveerde medewerkers (uit dienst) staan erin als zij op of na de begindatum van de periode zijn gedeactiveerd. Iemand die al vóór de periode uit dienst was, staat niet meer op het tabblad met medewerkers.
  3. Eén regel per afdeling en functie. Werkt een medewerker op twee afdelingen met elk één functie, dan staat die medewerker twee keer in de lijst. Het aantal regels is daardoor groter dan het aantal medewerkers. Wil je unieke medewerkers tellen, gebruik dan in Excel Duplicaten verwijderen op de kolom met de gebruikersnaam.
  4. Medewerkers zonder afdeling of functie staan wel in de export. In de kolommen Afdeling en Functie staat dan een streepje.
  5. Managers zien per medewerker alleen de regels van de eigen afdelingen. Werkt een medewerker daarnaast op een afdeling buiten jouw bereik, dan zie je die regel niet.

InfoGoed om te weten
  1. De kolom kostenplaats  (totaal export e-learnings en opleidingen) is leeg | De kostenplaats wordt gevuld vanuit het gebruikersprofiel en het afdelings- of functieprofiel. Worden deze gegevens niet aangeleverd vanuit jullie HR-koppeling of gebruikersimport, dan blijven de kolommen leeg. 
  2. Een medewerker ontbreekt op het tabblad met medewerkers | Controleer of de medewerker vóór de begindatum van de periode is gedeactiveerd. Kies een eerdere begindatum om die medewerker mee te nemen. Managers: controleer of de medewerker op een afdeling staat waarvan jij manager bent.
  3. Het aantal regels is veel groter dan het aantal medewerkers | Dat klopt: elke combinatie van afdeling en functie is een eigen regel. Zie hierboven bij Welke medewerkers staan in de export.