Karifyportaal

Cliënten kunnen in het Karify portaal gebruik maken van een aantal modules waarin gegevens vanuit de database van USER worden getoond. In enkele gevallen (mits met de juiste rollen) kan interactie plaatsvinden tussen cliënt en behandelaar. In deze handleiding wordt beschreven hoe een cliënt en een medewerker via USER kunnen worden uitgenodigd. Vervolgens wordt per module meer informatie gegeven over de mogelijkheden en instellingen ervan.

Uitnodiging versturen

Cliënt
Een cliënt kan worden uitgenodigd voor het Karify portaal via USER. Indien van toepassing, kan een cliënt tegelijkertijd voor meerdere Healthspaces uitgenodigd worden. Let er wel op dat de cliënt hiervoor mogelijk een BSN nodig heeft, wanneer Karify dit nodig heeft voor het inloggen van een cliënt.

Nieuwe cliënt

Selecteer tijdens het aanmelden (‘Snelle invoer cliënt') in USER onder het kopje Karify portaal toegang het vakje: cliënt toegang geven.
Vul hier een uniek en geldig e-mailadres van de cliënt in. Kies het standaardprofiel ‘cliëntportaal’ of een ander geschikt profiel. Toegang tot het portaal wordt verkregen door de cliënt een profiel te geven. Aan het profiel kunnen rollen worden toegekend, zodat de cliënt naast leesrechten voor bepaalde onderdelen ook schrijfrechten krijgt. Een profiel kan gekozen worden op deze pagina als het vinkje ‘Cliënt’ bij het profiel geselecteerd is.
Vul zo nodig de BSN van de cliënt.
Selecteer vervolgens de Healthspace(s) waarvoor de cliënt moet worden uitgenodigd.

Bestaande cliënt
Geef een bestaande cliënt achteraf toegang tot het portaal via de tegel ‘Cliëntportaal toegang’ op het dashboard van de cliënt. Bestaat de cliënt al in Karify of is deze per abuis eerst vanuit Karify uitgenodigd? Meld dan eerst de cliënt af in Karify voordat je hem vanuit USER uitnodigt. De cliënt ontvangt een notificatie van de afmelding.

Vul zo nodig de BSN van de cliënt.
Voeg via de tegel 'Cliëntportaal toegang' eerst het standaardprofiel ‘cliëntportaal’ of een ander geschikt profiel toe door op het plusje rechts te klikken.
Druk vervolgens op de plus naast Uitnodigingen en vul het email adres van de cliënt in. Selecteer de gewenste Healthspace(s). Druk daarna op de knop Opslaan en sluiten rechts.

De cliënt ontvangt een uitnodigingsmail. Hij/zij kan hiermee een account aanmaken en lid worden van de geselecteerde Healthspace(s). De medewerker die de uitnodiging heeft gestuurd krijgt hier een notificatie van via het notificatiecentrum onder de kop 'Berichten'.

Uitnodiging accepteren
Wanneer het accepteren van de uitnodiging voor een Healthspace is gedaan, dan duurt het 10 minuten voordat deze gesynchroniseerd wordt bij USER. De status "Geaccepteerd" is dan te zien via de tegel 'Cliëntportaal toegang' .

Medewerker
Het aanmelden van gebruikers voor één of meerdere Healthspaces is ook mogelijk vanuit USER. Karify heeft deze mogelijkheid tot uitnodigen ook, maar om te waarborgen dat de SSO goed werkt, dient deze mogelijkheid niet (meer) gebruikt te worden.

Het uitnodigen van de medewerker gaat via Inrichting > Onderhoud medewerker onder de tab Karify portaal.

Selecteer de Healthspaces waar de medewerker voor uitgenodigd moet worden. Bij het versturen van de uitnodiging dient men aan de medewerker ook één of meerdere groepen (rollen) toe te kennen. Met deze rollen worden de rechten bepaald die men heeft in Karify.

N.B. In het meeste van de gevallen is het niet wenselijk dat medewerkers zelf nog cliënten kunnen uitnodigen vanuit Karify, zodat dit vanuit USER gebeurt. Dan is het verstandig om de rol ‘Behandelaar die eigen connecties en uitnodigingen kan beheren’ niet toe te kennen. Soms (bv. uitnodigen van ouders) kan deze rol toch nodig zijn.

Uitnodiging beheren
Een uitnodiging kan worden teruggetrokken vanuit USER. Ga hiervoor naar de tegel 'Cliëntportaal toegang' voor een cliënt of Inrichting > Onderhoud medewerker onder de tab Karify portaal voor een medewerker. Klik hier op de prullenbak van de uitnodigingsregel. Als men een nog niet geaccepteerde uitnodiging terugtrekt, dan is de verstuurde uitnodiging niet langer geldig. Als men een geaccepteerde uitnodiging terugtrekt, dan wordt de cliënt/medewerker uitgeschreven van de betreffende Healthspace(s).

Herinnering versturen
Het verzenden van herinneringen gaat vanuit Karify. Medewerkers met de rol van 'Assistent' in Karify kunnen naar de openstaande uitnodiging via Beheer → Cliënten/Medewerkers → Openstaande uitnodiging. Hier kan men de uitnodiging opnieuw versturen (dit is niet terug te zien in USER).

N.B. Er wordt automatisch een herinneringsmail gestuurd na 3 en na 7 dagen. De uitgenodigde krijgt dus in totaal 3 mailtjes wanneer de uitnodiging niet binnen een week wordt geaccepteerd.

Modulebeschrijving

In Karify kan worden ingesteld welke modules er getoond worden door middel van het aan- of uitzetten van de betreffende plug-ins. Deze instellingen kunnen aangepast worden door de consultant. Hieronder wordt per module beschreven welke informatie er gedeeld wordt, welke interactie mogelijk is en welke instellingen hiervoor benodigd zijn.

Agenda

Welke informatie wordt gedeeld?
In de agenda van het Karify portaal worden de afspraken van de volgende agendatypen getoond waarbij de cliënt ingepland is:

‘Contact’ (C)
‘Groep’ (G)
‘Dagbesteding’ (D)
‘Vergadering’ waar de cliënt bij uitgenodigd is (V)
‘Cliëntafspraak’ (L)

Door op een afspraak te klikken wordt een scherm getoond met detailinformatie over de betreffende afspraak. Bij geregistreerde afspraken wordt de cliënttekst getoond (mits de parameter P_TEKST_TONEN op J staat).

In het overzicht (dag, week, maand of lijst) worden alle afspraken getoond die aan bovenstaande typeringen voldoen en die tussen de huidige datum en de geselecteerde datum + 1 jaar gepland zijn.

Interactie met de cliënt

Afspraak inplannen
Een cliënt kan zelf afspraken inplannen via Karify. De cliënt kan (mits met de juiste rol, UP_AFSPRAAKMAKEN) zelf een afspraak via het portaal aanmaken. De cliënt doorloopt hierbij een wizard. De eerste stap daarbij is het kiezen van een behandelaar. De behandeling wordt automatisch gekozen. Als de cliënt meerdere behandelingen heeft met dezelfde behandelaar, moet de behandeling wel worden gekozen. De volgende stap is het kiezen van een tijdstip. De vrije tijden van de medewerker worden bepaald aan de hand van reserveringen in de agenda van de medewerker (type contact op de juiste afdeling/groep). Na het plannen komt de afspraak in de agenda van de medewerker te staan met de aanwezigheidsstatus 'Ingepland' bij de cliënt. De medewerker heeft de mogelijkheid de aanwezigheid ‘te bevestigen'.

Zie de instellingen hieronder voor de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om een afspraak door de cliënt te laten plannen.

Wijzigen van een afspraak
Alleen afspraken van het type 'contact' (C) mogen door de cliënt worden gewijzigd.

Bij het wijzigen wordt gekeken naar reserveringen van het type contact (C) die de medewerker heeft geplaatst in zijn agenda.
Bij het wijzigen van afspraken met meerdere medewerkers wordt gekeken naar de overlappende reserveringen van het type contact van de gekoppelde medewerkers.
Bij de beschikbare tijd van de medewerker wordt rekening gehouden met de duur van de afspraak en de afdeling/groep waar de afspraak staat.
Na het wijzigen van een afspraak wordt een bevestiging in een scherm met daarin de nieuwe datum/tijd aan de cliënt getoond.

Zie de instellingen hieronder voor de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om een afspraak door de cliënt te laten wijzigen.

Instellingen

Afspraak maken door cliënt
Om ervoor te zorgen dat de cliënt een afspraak zelf kan plannen zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

De cliënt moet op behandeling niveau een relatie hebben met de behandelaar.
De behandeling moet gestart zijn (dus er heeft al een afspraak plaats gevonden en deze afspraak is geregistreerd).
In Inrichting > Onderhoud Medewerker moet onder agendatoegang een rol toegevoegd zijn, bijv. cliëntafspraak. Voor deze rol moeten de opties ‘lezen’ en ‘toevoegen’ aanstaan. Dezelfde rol moet ook in het profiel van de cliënt (zie het geselecteerde profiel bij Cliënt > Cliëntportaal toegang) aanwezig zijn.
Daarnaast moet er in de agenda van de medewerker blokken gereserveerd worden met dezelfde activiteit als van het behandelprogramma: hiermee worden de blokken aangegeven waar een cliënt op kan selecteren als hij een afspraak wil inplannen.
De juiste rol dient te worden toegevoegd voor het type contact dat ingepland mag worden door de cliënt. Bijvoorbeeld: het type contact (C); aan het profiel van de cliënt dient dan de rol AGENDA_CONTACT te worden toegevoegd.
Default activiteit bij de behandeling moet ingericht worden door een medewerker van SDB.

Er zijn daarnaast een aantal parameters beschikbaar voor het inplannen van een afspraak via het Karify portaal:

P_AFSPRAAKDATUM_VANAF: parameter om aan te geven vanaf welke datum een nieuwe afspraak ingepland mag worden;
P_AFSPRAAKDATUM_TM: parameter om aan te geven tot welke datum een nieuwe afspraak ingepland mag worden;
P_CONTACT_STATUS: het default contactstatusnummer die gekozen moet worden bij het inplannen van de afspraak.

Afspraak wijzigen door een cliënt
Dezelfde voorwaarden die hierboven genoemd zijn, zijn ook van toepassing bij het afspraak wijzigen door een cliënt. Met behulp van twee parameters kunnen de nieuwe vanaf en tot en met datum afgebakend worden: P_NORM_TIJD_VANAF en P_NORM_TIJD_TM.

Notificaties
Er worden momenteel geen notificaties verzonden voor deze module.

Behandelplan (zorgplan)

Welke informatie wordt gedeeld?
De volgende gegevens uit het behandelplan worden gedeeld met de cliënt via het Karify portaal:

De eerste vier standaard-velden (zorgvraag, probleemomschrijving, indicatiestelling en toelichting zorgplan);
Status van het plan;
Aanmaakdatum;
Supervisor, zorgcoördinator en trajectbegeleider;
Akkoord cliënt/wettelijke vertegenwoordiger;
Eventueel de datum van het definitief maken.

Interactie met de cliënt

Doelen toevoegen
De cliënt kan, zolang er nog geen akkoord is gegeven op het plan, zelf op het hoogste niveau doelen toevoegen. In ALTA wordt aangegeven welke doelen door de behandelaar zijn toegevoegd en welke door de cliënt. Zodra de cliënt akkoord heeft gegeven, is dat niet meer mogelijk. In dat geval kan alleen de hulpverlener het plan opnieuw 'open' zetten voor de cliënt door het vinkje ‘Besproken met Patiënt/wettelijke vertegenwoordiger' uit te vinken. Met het accorderen van het plan door de cliënt is het plan nog niet definitief gemaakt. Het definitief maken kan alleen in USER door de hulpverlener worden gedaan.

Doelen verwijderen
Doelen kunnen door de cliënt zelf worden verwijderd in het portaal. Dat kan alleen onder de volgende voorwaarden:

Cliënt heeft in zijn profiel de rol UP_ZORGPLANDOEL_VERWIJDEREN.
Het behandelplan is niet definitief en de cliënt heeft nog niet aangegeven akkoord te zijn.
Het doel is nog open.
Er hangt geen rapportage aan het doel.

Rapporteren op doelen
De cliënt kan ook zelf rapporteren op de zorgplandoelen, mits de rol UP_DOELENRAPPORT_AANMAKEN aan zijn profiel is toegekend. In ALTA wordt aangegeven welke rapportages van de cliënt zijn en welke van de medewerker.

Instellingen
Om het mogelijk te maken dat cliënten doelen kunnen toevoegen, verwijderen en kunnen rapporteren op doelen, zijn er een aantal rollen beschikbaar. Zie rollen.

Notificaties
Notificaties worden vanuit Karify naar de cliënt verzonden bij:

Het wijzigen van het behandelplan.
Het toevoegen van een nieuw zorgplandoel, ook als de cliënt zelf een doel heeft toegevoegd.

Correspondentie
Hier volgt de informatie voor Correspondentie via de Karify integratie (beschikbaar vanaf USER 9.12). Door middel van deze integratie wordt correspondentie vanuit USER toegevoegd aan het dossier van de cliënt onder het item ‘Bestanden’ in Karify.
Onderaan deze handleiding is de informatie voor Correspondentie via de voormalige koppeling te vinden, waarbij correspondentie een apart item in de Healthspace van Karify is.

Welke informatie wordt gedeeld?
De cliënt kan de correspondentie die bij hem is vastgelegd inzien via 'Mijn dossier' > 'Bestanden'.
Dit geldt alleen voor correspondentie met de volgende statussen:

Inkomend, verwerkt (definitief);
Uitgaand, verzonden;
Intern, verwerkt.

Per correspondentieregel kan de cliënt de volgende gegevens zien:

Bestandsnaam
Datum & tijd
Met welke contactpersonen dit bestand binnen Karify gedeeld is
Het bestand

Het dossier (en daarmee de correspondentie) blijft voor de cliënt toegankelijk, ook wanneer deze afgemeld is voor de Healthspace(s) van een zorgorganisatie. Dezelfde correspondentie wordt ook getoond aan de behandelaar in Karify; inzichtelijk in het Karify dossier van de cliënt (onder het tabje Bestanden).

Interactie met de cliënt
De cliënt heeft enkel leesrechten op de correspondentieregels en kan dus geen wijzigingen aanbrengen op het bestand. De correspondentie wordt automatisch gedeeld met alle contactpersonen van de cliënt in Karify, behorende tot de organisatie van waaruit het gedeeld is. De cliënt kan vervolgens zelf aangeven of het bestand ook met andere contactpersonen buiten de organisatie gedeeld mag worden.

Instellingen
Correspondentie wordt enkel getoond als hierbij een rubriek gekozen is waarbij de rol van het cliëntportaal gekoppeld is met leesrechten. Het gaat hierbij om een rol die zowel gekoppeld is aan het profiel van de cliënt (Cliënt – Cliëntportaal toegang) als aan de gekoppelde rubriek.

Ga naar Inrichting > Profielen/Rollen en koppel de betreffende rol aan het cliëntportaal (of ander geschikt) profiel.
Ga naar Inrichting > USER DOCS > Rubrieken en koppel dezelfde rol aan de rubriek die gebruikt zal worden voor correspondentie die gedeeld moet worden via het Karify portaal. Zet deze op leesrechten.
Ga naar Cliënt > Correspondentie en koppel de betreffende rubriek aan de correspondentieregel.

Notificaties
Er worden momenteel geen notificaties verzonden voor deze module.

ROM en vragenlijsten

Welke informatie wordt gedeeld?
Vragenlijsten, formulieren en meetinstrumenten kunnen worden gedeeld via Karify portaal. Afhankelijk van de inrichting kan de cliënt de lijsten ook invullen en inleveren. Een (ROM) vragenlijst blijft voor de cliënt beschikbaar in het Karify portaal nadat het is ingeleverd onder het tabblad ‘Afgehandelde vragenlijsten’.

Interactie met de cliënt
De cliënt kan, mits onderstaande instellingen zo zijn ingericht, een (ROM) vragenlijst invullen. Hierbij heeft hij de opties tot ‘tussentijds opslaan’ en ‘opslaan en verzenden’. Als de cliënt kiest voor ‘opslaan en verzenden’ wordt de (ROM) vragenlijst verplaatst naar ‘Afgehandelde vragenlijsten’.

Instellingen

Formulieren en meetinstrumenten (ROM)
Rollen voor formulieren/meetinstrumenten kunnen niet worden aangepast d.m.v. inrichting. In 'Overzicht en rollen' kan je voor de meetinstrumenten een overzicht inzien van de meetinstrumenten en de bijpassende rollen. In dit overzicht van alle meetinstrumenten wordt aangegeven of de respondent de cliënt is of dat het een meetinstrument is dat alleen voor de behandelaar is bedoeld. Je kan vervolgens aan het profiel de juiste rol toekennen om het meetinstrument zichtbaar te krijgen in het portaal.

Vragenlijsten
Door het toepassen van rollen binnen vragenlijsten kunnen:

Vragenlijsten wel/niet worden getoond aan de cliënt
Vragen binnen een vragenlijst wel/niet worden getoond aan de cliënt
Getoonde vragen wel/niet worden ingevuld door de cliënt

De volgende structuur is aanwezig:

Vragenlijsten > Dossier hoofdstuk > Hoofdstuk toegang: voor toegang geven per vragenlijst;
Vragenlijsten > Paragraaf > Paragraaf toegang: voor toegang geven per vraag.

Werkwijze:

Plaats een rol bij Hoofdstuk toegang/ paragraaf toegang voor het betreffende hoofdstuk/vraag;
Ken de gebruikte rol toe aan het profiel van de cliënt voor het cliëntportaal. Let op, het moet wel een schrijfrol zijn.

Voorbeeld:

Vragenlijst 'Conclusie bij evaluatie' heeft voor Hoofdstuk toegang de rol CLIENT_VRAGENLIJST met permissie schrijfrechten;
In die vragenlijst zijn 2 vragen aanwezig die voor Paragraaf toegang de rol CLIENT_VRAGENLIJST met permissie leesrechten hebben;
Deze vragenlijst is zichtbaar voor de cliënt waarbij hij de 2 vragen alleen in kan zien (om ze te kunnen beantwoorden moet permissie schrijfrechten ingesteld worden).

Belangrijk:

De vragenlijst heeft altijd de rol UP_VRAGENLIJST met schrijfrechten nodig om getoond te worden in het portaal.
De klantspecifieke rollen die hierboven genoemd worden, kunnen gebruikt worden om de vragenlijst voor specifieke groepen wel of niet te laten tonen.

Notificaties
Notificaties worden vanuit Karify naar de cliënt verzonden bij:

Het aanmaken van een ROM lijst (meetinstrument) en een vragenlijst
Het akkoord geven op een ROM lijst (meetinstrument)

Authenticatie in twee stappen

De cliënt kan in Karify ‘Authenticatie in twee stappen’ inschakelen. Verificatie vindt plaats via SMS of een authenticatie app zoals Google Authenticator, Microsoft Authenticator of Authy. Authenticatie in twee stappen kan worden vereist door de organisatie.

Labels

Binnen het Karify portaal worden labels gebruikt, die af kunnen wijken van de labels binnen USER. Zo is bijvoorbeeld de tekst van de button voor het versturen van een vragenlijst in USER 'Versturen' terwijl deze in het cliëntportaal 'Versturen naar je behandelaar' genoemd is. De labels zijn aan te passen door de consultant.

Parameters

In USER ALTA is een inrichtingsmodule beschikbaar (dashboard inrichting) met parameters waarmee specifiek voor het Karify portaal een aantal instellingen gedaan kunnen worden. De module 'Instellingen cliëntportaal' staat onder Cliëntportaal/Ehealth.

Parameter:	Omschrijving:
P_TEKST_TONEN	Toon de cliënttekst als de afspraak definitief is. 'J' is tekst tonen, 'N' is tekst niet tonen.
P_NORM_TIJD_VANAF	Cliëntafspraak mag gewijzigd worden vanaf dit aantal dagen na de systeemdatum/tijd.
P_NORM_TIJD_TM	Cliëntafspraak mag gewijzigd worden tot en met dit aantal dagen na de systeemdatum/tijd.
P_AFSPRAAKDATUM_VANAF	Afspraak mag aangemaakt worden vanaf dit aantal dagen na de systeemdatum/tijd
P_CONTACT_STATUS	Contactstatus nummer die geldt als default status bij het maken van een afspraak maken door cliënt. Dit is een ‘ctst_code’ zijn uit de tabel ‘contact_status’.
P_AFSPRAAKDATUM_TM	Afspraak mag aangemaakt worden tot en met dit aantal dagen na de systeemdatum/tijd
P_DATUM_VANAF	Correspondentie voor de hier ingegeven datum wordt niet in het cliëntportaal getoond.
P_MEDEWERKER_ANONIEM	Toon de behandelaar anoniem, door de achternaam van de behandelaar niet te tonen. 'J' is anoniem, 'N' is niet anoniem.
P_STUUR_BERICHTEN	Automatisch een bericht naar de cliënt sturen zodra er een nieuw formulier voor de cliënt is klaargezet. 'J' is sturen, 'N' is niet sturen.

Rollen

Standaard hebben cliënten leesrechten op een module. Toegang tot het portaal wordt door de juiste plugins (zie modulebeschrijving) in te schakelen. Schrijfrechten worden verkregen door de cliënt een geschikt profiel zoals ‘Cliëntportaal’ te geven. Aan dit profiel kunnen de volgende rollen worden toegekend:

Rollen:	Omschrijving:
UP_FORMULIER	Geeft schrijfrechten voor de formulieren
UP_AGENDA	Geeft toegang tot de module-agenda (alleen eigen agenda met lees- en schrijfrechten)
UP_VRAGENLIJST	Geeft schrijfrechten voor de vragenlijsten
UP_CORRESPONDENTIE	Geeft schrijfrechten voor de correspondentiemodule
UP_OVERVIEW	Geeft toegang tot de behandelplanmodule
UP_VRAGENLIJSTOVERVIEW	Geeft schrijfrechten voor de vragenlijstmodule
UP_ZORGPLAN	Geeft schrijfrechten aan de cliënt om zorgplan te gebruiken in het Cliëntportaal.
UP_AFSPRAAKMAKEN	Geeft het recht aan de cliënt om een afspraak te maken via het Cliëntportaal.
UP_ZORGPLANDOEL_VERWIJDEREN	Met deze rol kan de cliënt zelf doelen verwijderen (mits het behandelplan niet definitief is, niet geaccordeerd door de cliënt, er geen rapportages aan het doel hangen en het doel niet is afgesloten.
UP_DOELENRAPPORT_AANMAKEN	Met deze rol kan de cliënt zelf rapporteren op doelen.

Correspondentie - voormalige koppeling
Let op, dit is de informatie voor Correspondentie via de voormalige koppeling, waarbij correspondentie een apart item in de Healthspace van Karify is.

Welke informatie wordt gedeeld?

De cliënt kan de correspondentie die bij hem is vastgelegd inzien. Dit geldt alleen voor correspondentie met de volgende statussen:

Inkomend, verwerkt (definitief);
Uitgaand, verzonden;
Intern, verwerkt.s

Per correspondentieregel kan de cliënt de volgende gegevens zien:

Datum & tijd
Rubriek
Het bestand

Interactie met de cliënt
De cliënt heeft geen interactiemogelijkheden voor correspondentie in het Karify portaal, het betreft enkel leesmogelijkheden. De cliënt heeft wel de mogelijkheid om te filteren in de lijst.

Ga naar Inrichting > Profielen/Rollen en koppel de betreffende rol aan het cliëntportaal (of ander geschikt) profiel.
Ga naar Inrichting > USER DOCS > Rubrieken en koppel dezelfde rol aan de rubriek die gebruikt zal worden voor correspondentie die gedeeld moet worden via het Karify portaal. Zet deze op leesrechten.
Ga naar Cliënt > Correspondentie en koppel de betreffende rubriek aan de correspondentieregel.

Door het vullen van de parameter P_DATUM_VANAF (zie betreffende paragraaf) kan een ondergrens aan het tonen van de correspondentie worden gezet.

Notificaties
Notificaties worden vanuit Karify naar de cliënt verzonden bij het toevoegen of wijzigen van correspondentie.