UWV Koppeling in SDB HR

Inleiding

Door een koppeling tussen SDB HR en UWV Digipoort is het mogelijk om digitaal verzuim- en WAZO-meldingen uit te wisselen met het UWV. Kijk op https://www.uwv.nl/nl/digipoort voor de voorwaarden en meer informatie vanuit het UWV.

Om gebruik te maken van Digi-ZSM meld je jezelf hiervoor aan bij het UWV. Je kunt hiervoor een van de twee aanmeldingsformulieren uit de bijlage gebruiken. Het document verzend je per e-mail naar: servicedesk.digizsm@uwv.nl

Pas na bevestiging van de aanmelding door het UWV kan SDB HR meldingen gaan leveren.

Voorwaarden voor gebruik:

• Je maakt gebruik van SDB HR én de Verzuimmodule.
• Voor WAZO-meldingen is ook de Verlofmodule vereist.

Wil jouw organisatie gebruik maken van deze koppeling? Vraag dan bij de relatiemanager naar de mogelijkheden.

Welke meldingen ondersteunt de koppeling?

De koppeling ondersteunt de volgende berichtsoorten:

Hoe werkt het proces?

Stap 1 – Invoer in SDB HR Je registreert verzuim of verlof zoals je dat normaal doet. SDB HR herkent op basis van de verlof- of verzuimsoort of er een UWV-melding vereist is.

Stap 2 – Melding staat klaar SDB HR maakt automatisch een UWV-bericht aan. Dit bericht is zichtbaar in het overzicht UWV Meldingen en heeft de status Indienen. Je hebt hiervoor de bevoegdheid UWV meldingen nodig.

Stap 3 – Beoordelen en versturen Je bekijkt de melding, controleert de gegevens en klikt op Verzend. Het bericht wordt digitaal verstuurd naar UWV via Digipoort. Elk uur worden de gereedstaande berichten automatisch verzonden.

Stap 4 – Terugkoppeling van UWV SDB HR haalt automatisch de verwerkingsstatus op bij UWV. Je ziet in het overzicht of een bericht is verwerkt, afgewezen of nog in behandeling is. De meldingen zijn ook te exporteren via het Excel-icoon in het overzicht.

Let op: De aanmaakdatum in het overzicht is niet hetzelfde als de meldingsdatum bij UWV.

Statussen van een UWV-melding

(*) Neem contact op met de supportafdeling van SDB HR. (**) Neem contact op met de servicedesk van het UWV.

Verzuimmeldingen

Welke verzuimtypen worden doorgegeven?

Voor de volgende verzuimtypen wordt automatisch een verzuimmeldingsbericht klaargezet:

• Ziek NoRisk
• Ziek overig artikel 4 of 5
• Ziek ten gevolge van zwangerschap
• Ziek ten gevolge van bevalling
• Ziek ten gevolge van orgaandonatie

Voorwaarden voor verzuimmeldingen

• Het verzuim moet uit SDB HR komen; er moet een verwerkte mutatie aanwezig zijn.
• Het dienstverband moet actief zijn (medewerker is in dienst).
• Het UWV verwerkt ziekmeldingen op medewerkerniveau. Bij meerdere dienstverbanden kan de koppeling de ziekmelding alleen verwerken als alle dienstverbanden ziek zijn gemeld. Is dat niet het geval, dan is er sprake van een gedeeltelijke ziekmelding — die moet je handmatig melden via het Werkgeversportaal van UWV.

Let op: Bij een verzuimmelding van het type NoRisk wordt het percentage loondoorbetaling automatisch op 0 gezet. Dit leidt bij UWV tot een loondoorbetaling van 100%.

Herstelmeldingen

Wanneer je een verzuimperiode een einddatum geeft, wordt er automatisch een herstelmelding aangemaakt.

Direct versturen instellen

Standaard worden herstelmeldingen niet direct verstuurd. Wil je dat herstelmeldingen automatisch worden verzonden? Dat kun je instellen via de stuurgegevens in SDB HR, door de gewenste herstelmelding aan te vinken.

Let op: Gedeeltelijke herstelmeldingen worden niet via de koppeling doorgegeven. Deze moet je handmatig of telefonisch doorgeven aan het UWV.

MLA-melding (Melding Langdurig Arbeidsongeschikt)

Wanneer een medewerker langdurig ziek is, maakt SDB HR automatisch een MLA-bericht aan. Dit gebeurt op het moment dat de verzuimmeldingsdatum tussen de 301 en 294 dagen in het verleden ligt en het verzuim is aangemerkt als type Ziek. Er wordt ook rekening gehouden met ziekteperiodes die bestaan uit meerdere aaneengesloten periodes.

MLA herstelmelding

Wanneer een langdurig zieke medewerker hersteld wordt gemeld, kan SDB HR een MLA-herstelmelding aanmaken. De voorwaarden hiervoor zijn:

• Er moet een MLA-melding zijn ingestuurd naar en goedgekeurd door het UWV.
• De herstelmelding moet minimaal één dag eerder zijn goedgekeurd in SDB HR.

Voorbeeld: Een herstelmelding wordt op dinsdag ingevoerd en op woensdag goedgekeurd. De MLA-herstelmelding wordt dan op donderdag aangemaakt.

Verzending MLA herstelmelding

MLA herstelmeldingen worden pas 28 dagen na het aanmaken automatisch verzonden. Dit om te voorkomen dat een herstelmelding wordt verstuurd terwijl de medewerker zich binnen die periode opnieuw ziek meldt.

Via het scherm UWV Meldingen in SDB HR kun je een MLA herstelmelding altijd direct handmatig verzenden.

Let op: Gedeeltelijke herstelmeldingen worden niet via de koppeling doorgegeven. Deze moet je handmatig of telefonisch doorgeven aan het UWV.

Uit-dienstmelding

Voor medewerkers die uit dienst zijn gegaan en nog een openstaande verzuim- of MLA-melding hebben, verstuurt SDB HR automatisch een uit-dienst-melding naar het UWV. Dit bericht wordt altijd verstuurd als een verzuimmelding, omdat een MLA-bericht het type uit dienst niet ondersteunt.

Voorwaarde: De datum uit dienst moet vóór de huidige datum liggen.

WAZO-meldingen

Welke verlofsoorten triggeren een WAZO-melding?

Een WAZO-melding wordt automatisch aangemaakt zodra een van de volgende verlofsoorten is ingevoerd en verwerkt in SDB HR:

Bevallingsdatum verplicht

Voor WAZO-meldingen is de (verwachte) bevallingsdatum of geboortedatum van het kind verplicht. Is deze niet ingevuld, dan kan de melding niet worden verstuurd en ontvang je hiervan een melding.

Betaalverzoek volgt automatisch

Na een verwerkte WAZO-melding voor adoptie-, pleegzorg- of ouderschapsverlof maakt SDB HR automatisch een betaalverzoek aan. Dit is het verzoek aan UWV om de uitkering aan de medewerker uit te betalen.

Foutieve ingangsdatum corrigeren

Wanneer je een ziekteperiode of verlofperiode bij het UWV hebt doorgegeven en achteraf blijkt dat de ingangsdatum onjuist is, is het belangrijk dit snel te corrigeren.

Belangrijk: Digipoort ondersteunt geen wijzigingsberichten. Het is niet mogelijk om via de koppeling een correctie in te sturen op een reeds verzonden ziektebericht.

Correcte werkwijze (advies UWV):

1. Ga naar het UWV Werkgeversportaal.
2. Gebruik het wijzigingsformulier om de correcte ingangsdatum door te geven.
3. Verstuur het formulier zodat UWV de wijziging kan verwerken.