Van Ad-hoc rapportage tot ingevulde Bulkmail

Van Ad-hoc rapportage tot ingevulde Bulkmail

In dit artikel wordt beschreven hoe een Ad Hoc rapport tot een gepersonaliseerde e-mail naar een groep medewerkers kan worden getransformeerd. Er wordt gebruik gemaakt van de Microsoft Office functionaliteit genaamd: “Mail Merge/Verzendlijsten”.

Disclaimer: Aan dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. SDB Groep stelt zich niet aansprakelijk voor verzonden bulk e-mail en de gevolgen hiervan.


Benodigdheden

Om een bulk e-mail te kunnen opzetten met Mail Merge dien je te beschikken over:
  1. Microsoft Office (Microsoft 365 Business Standard of hoger)
    1. Word
    2. Excel
    3. Outlook
  2. Bronbestand met e-mails en optioneel aanvullende informatie. Dit kan met Ad Hoc worden gemaakt.

Regelgeving

Bij het versturen van een mailing is het belangrijk om rekening te houden met wet -en regelgeving. Zo mag het privémailadres niet gebruikt worden voor enige communicatie vanuit het werk, tenzij daar toestemming voor is verleend of dit absoluut noodzakelijk is voor een werk gerelateerd item.
Gebruik van het zakelijkmailadres is wel toegestaan. Houdt hierbij wel rekening met regelgeving van de organisatie. Bij het opzetten van een mailing is het altijd verstandig de functionaris gegevensbescherming binnen de eigen organisatie te raadplegen.

Limiet van ontvangers

De limiet voor een mailing met MS Outlook is oneindig, echter kan er door de Internet Service Provider, Email Service Provider of ICT administrator een restrictie zijn opgelegd op het aantal e-mails dat verzonden mag worden.
Als er minder dan 100 e-mails worden verzonden is de kans groot dat er geen limitaties zijn. Bij meer dan 100 is het verstandig om te achterhalen wat de limitaties zijn. Zo kan de limitatie per uur gelden of per dag. Omgaan met een limitatie kan bijvoorbeeld door met batches te werken.
Als er vaker een mailing moet worden verzonden dan is het wellicht verstandig te investeren in een pakket dat geschikt is voor mailings, een veel gebruikt pakket is bijvoorbeeld Mailchimp.

Bron bestand

Voor een bulk e-mail met Mail Merge wordt een bronbestand gebruikt. Dit bronbestand is een dataset welke bijvoorbeeld de e-mails van de ontvangers bevat. Het is daarnaast mogelijk meerdere kolommen in het bronbestand op te nemen, zodat de ontvangers bijvoorbeeld op naam en toenaam kunnen worden aangesproken. Voordat je een bronbestand aanmaakt, is het dan ook belangrijk om te weten welke informatie je aan de ontvanger wilt verstrekken.
Voor een simpele mailing is een bronbestand met alleen de e-mails voldoende. Voor ieder extra gegeven dat gebruikt wordt in de mailing dient een aparte kolom in het bronbestand te staan. Later wordt uitgelegd hoe de data in het e-mail op de juiste plek kan worden gezet.


Bron bestanden(data sources) voor Mailings kunnen van verschillende formats zijn. Excel, is een voorbeeld van zo’n format. 

Ad Hoc Bron bestand

Met Ad Hoc rapportage kun je gemakkelijk en snel een Excel bestand maken om als bronbestand te gebruiken voor de mailing. 
Ga naar:       SDB Salaris > Overzichten > Ad hoc
                     SDB HR > Overzichten > Ad hoc rapportage

Gebruik het zoekveld om de velden te zoeken die je in de mailing wilt gaan gebruiken. Sleep een veld naar de geselecteerde velden om het toe te voegen. Als alle velden zijn toegevoegd, klik dan op de export knop (rechtsboven de resultaat gegevens). Het bestand wordt opgeslagen in je standaard map voor downloads.



Als je een lijst van velden hebt toegevoegd welke je in de toekomst opnieuw wilt gebruiken, dan is er de mogelijkheid om de lijst op te slaan. Reeds aangemaakte lijsten zijn te selecteren in het dropdown menu onder “Selecteer een overzicht”.

Aanpassen van het bronbestand

Voordat een (Ad Hoc) bronbestand gebruikt kan worden voor een mailing dient er zeer waarschijnlijk nog een filtering plaats te vinden. Daarnaast kan het voorkomen dat een e-mail vaker dan één keer voorkomt.

Filteren in Excel
In Excel kan snel en eenvoudig een filter worden toegepast, klik op de Filter optie in het homescherm (rechts). Zodra deze optie aan staat, is het mogelijk om in de kopregel filters toe te passen(onder). 


Ontdubbelen in Excel 
In sommige situaties kan een e-mail vaker dan één keer voorkomen. Hiervoor kan de functie van ontdubbelen gebruikt worden.
1. Selecteer de kolom die ontdubbelt dient te worden.
2. Klik op “Remove duplicates/Dubbele waarden verwijderen” op het tabblad “Data/Gegevens”
      
 3. Selecteer “continue with current selection/Doorgaan met huidige selectie” en vervolgens “Remove duplicates/Dubbele Waarden Verwijderen”
      

Nieuw tabblad/bestand
Zodra de filters en ontdubbelingen zijn toegepast, is het verstandig om alle data naar een nieuw tabblad/bestand te kopiëren.

Selecteer alle data die je wilt kopiëren, bijvoorbeeld door in veld A1 te gaan staan en “CTRL + A” te gebruiken. Maak vervolgens een nieuw tabblad door op het plusje te klikken of maak een nieuw bestand en plak daar de gegevens in met “CTRL + V”. Vergeet het niet op te slaan.

Het e-mail dat gebruikt wordt als versturende partij van de mailing, is dat van het ingelogde Microsoft account. Houdt er rekening mee dat potentiële vragen van de ontvangers terug kunnen vallen op dit e-mail. Hieronder vallen ook de automatische antwoorden die terug komen van ontvangers wanneer die bijvoorbeeld “out of office” zijn. Ook zullen instellingen zoals de handtekening worden gebruikt.

Vaak hebben organisaties een vast e-mailaccount van waaruit de mailings worden verzonden. Het is daarom verstandig om dit met de beheerder/ICT af te stemmen. Daarnaast kan het handig zijn om een z.g.n. Bounce Rule in te stellen. Dit kan gebruikt worden om alle antwoorden op de mailing in een aparte map te plaatsen.

Bericht maken

Zodra het bronbestand aanwezig is en de verzender goed staat ingesteld, kan het bericht worden opgesteld. Het opstellen van het bericht kan in Microsoft Word.
1. Open een nieuw Word document 
2. Ga naar de tab “Mailings/Verzendlijsten”
3. Klik op “Start Mail Merge/Afdruk samenvoegen starten“ en vervolgens op “E-mail Messages/E-mailberichten”
      
4. Klik op “Select Recipients/Adressen selecteren” en vervolgens op “Use an existing list/Bestaande lijst gebruiken”
            

        Kies nu de (gefilterde)dataset die je eerder hebt opgeslagen, klik op “Open/Openen”.

5.      Als het bestand meerdere sheets bevat, kies dan de juiste sheet met de te gebruiken data en klik op “OK”.
      
6.      Maak het te versturen bericht op, laat de plek waar je persoonlijke data van de ontvanger wil plaatsen vooralsnog leeg. In de volgende stap (7) wordt uitgelegd hoe deze data kan worden toegevoegd.
        De tekst en opmaak van het bericht zal ook in het e-mail worden meegenomen. Daarnaast is het ook mogelijk om plaatjes te versturen, bijvoorbeeld een plaatje van een handtekening. 
        Bij gebruik van Mail Merge is er geen standaardfunctionaliteit om een bijlage te versturen. Hiervoor zijn online producten te vinden welke in dit document niet behandeld worden. Wees altijd voorzichtig met het           downloaden van onbekende applicaties.

7.      (Optioneel) Indien de data set alleen een lijst e-mailadressen bevat en geen aanvullende velden dan kun je deze stap overslaan. 

Mapping van data

Zodra het bericht is opgemaakt, kun je hier specifieke gegevens vanuit de dataset aan toevoegen. Per kolom in de dataset kan je een “Merge Field/Samenvoegvelden invoegen” toevoegen.

Als je een “Merge Field” toevoegt, dan wordt er op de plek in het bericht waar je cursor voor het laatst stond een veld toegevoegd dat tussen <<pijltjes>> staat. In het uiteindelijke e-mail bericht wordt deze data vervangen met de data van de ontvanger. De tekst tussen de <<pijltjes>> krijgt de naam van de gekozen kolom.



Voorbeeld         <<Roepnaam>><<Tussenvoegsel>><<Achternaam>>
geeft:                Dirkjevan denBroekhuijsen
Voorbeeld       <<Roepnaam>> <<Tussenvoegsel>> <<Achternaam>>
geeft:                Dirkje van den Broekhuijsen

Let dus goed op gebruik van spaties! Met de preview(voorbeeld) functionaliteit kun je zien hoe een bericht er voor de ontvanger uit komt te zien.

Bericht verzenden


8.      Als bovenstaande stappen zijn uitgevoerd, kan het bericht worden verzonden.
      Klik op “Finish & Merge/Voltooien en samenvoegen” en vervolgens op “Send e-mail messages/E-mailberichten versturen”

Controleer in het scherm of de “To: /Aan: ” gekoppeld is met de kolom waarin het e-mail staat.
Voeg vervolgens een onderwerp toe in de “Subject Line/Onderwerpregel” en klik op “OK”.

Let op, Zodra er op OK is geklik, kan de actie niet ongedaan worden gemaakt!

    • Related Articles

    • Instroom welkomstmail templates

      Het proces voor de instroom van een nieuwe medewerker kan zodanig worden ingericht dat hierin een medewerkerstap is opgenomen. Als het instroomproces een medewerkerstap bevat en deze stap wordt bereikt, dan ontvangt de nieuwe medewerker een ...

    • Handleiding SDB Rapportagetool

      Download de bijlage bij dit helpitem voor een volledige handleiding van de rapportagetool SDB*Salaris. Deze gebruikershandleiding beschrijft de werking van de rapportagetool SDB*Rapportage. Met SDB*Rapportage stelt u uw eigen managementrapportages ...

    • Generatieregeling: facultatief aanvullen pensioenopbouw tot 100%

      Voor medewerkers die gebruik maken van de generatieregeling is het mogelijk gemaakt om de pensioenopbouw via een vaste loonfactor aan te vullen tot 100% van de oorspronkelijke deeltijdfactor PFZW. Daar men eerst zelf vrijwillige voortzetting bij de ...

    • Templates voor het aanmaken van nieuwe medewerkers

      In SDB*Salaris kunt u zelf templates aanmaken voor het invoeren van werknemers. Deze templates kunt u zelf vullen of aanmaken op basis van een bestaande medewerker. SNEL EN EENVOUDIG EEN NIEUWE MEDEWERKER AANMAKEN M.B.V. TEMPLATES Wat is er nieuw of ...

    • Handleiding salarisverwerking 2024

      Handleiding voor de salarisverwerking 2024