Veilig exporteren: Exportwaarschuwingen bij facturatie

Wat is deze functionaliteit?

Met deze functionaliteit wordt het exporteren van facturen veiliger en eenvoudiger. Voordat een export start, controleert het systeem automatisch of alles in orde is. Als er iets ontbreekt of aandacht nodig heeft, zie je dat direct zodat je problemen kunt oplossen vóórdat ze een fout veroorzaken. Ook kun je een ontbrekende PDF alsnog versturen naar je boekhoudprogramma (zoals Exact Online, AFAS), zonder de financiële gegevens opnieuw te exporteren.

Wanneer gebruik je deze functionaliteit?

Je staat op het punt een batch facturen te exporteren en wil zeker weten dat alles klopt.
Eén of meerdere facturen hebben geen (geldige) PDF bijlage.
Een factuur is al geëxporteerd naar je boekhoudprogramma, maar de PDF-bijlage is niet goed aangekomen.
Je wil een overzicht van facturen waarbij tijdens de export iets is misgegaan.
Je wil een factuur handmatig als "geëxporteerd" markeren of die status terugdraaien.

Hoe werkt het?

Stap 1 – Export starten

Selecteer de facturen die je wilt exporteren en kies de exportactie zoals je gewend bent. Het systeem voert automatisch een controle uit op alle facturen in de selectie.

Stap 2 – Controleren op problemen

Als alles in orde is, start de export meteen. Als er problemen zijn gevonden, verschijnt er een exportwaarschuwingen venster met een duidelijk overzicht:

Welke problemen automatisch opgelost kunnen worden (bijv. ontbrekende PDF's opnieuw aanmaken).
Welke problemen handmatige aandacht vragen (bijv. ontbrekende SEPA/IBAN-gegevens).
Hier kan ook op gefilterd worden.

Stap 3 – PDF's herstellen (indien nodig)

Vanuit het waarschuwingsvenster kun je:

Een ontbrekende PDF per factuur opnieuw aanmaken
of
Alle ontbrekende PDF's in één keer opnieuw aanmaken.

Na het herstellen controleert het systeem de betrokken facturen direct opnieuw. Opgeloste problemen verdwijnen automatisch uit de lijst.

Stap 4 – Keuze maken

Je kunt:

De export sluiten om problemen eerst handmatig te bekijken.
De export toch doorgaan, ook als er nog waarschuwingen zijn.

Let op! Bij het kiezen voor 'toch doorgaan' zullen de waarschuwingen niet opgelost worden.
Indien er PDF's niet aangemaakt zijn en je op toch doorgaan klikt, zullen de facturen zonder PDF geëxporteerd worden.

Stap 5 – Export meldingen bekijken

Na de export zijn eventuele problemen zichtbaar in de kolom Export meldingen in de facturenlijst. Hier kun je:

De details van een probleem bekijken.
De lijst filteren op facturen met of zonder exportproblemen.

Stap 6 – Opnieuw exporteren van een factuur (bij al geëxporteerde facturen)

Is een factuur al geëxporteerd, maar is bijvoorbeeld de PDF niet goed aangekomen? Selecteer dan de betreffende factuur en kies voor Exportstatus herstellen. Het systeem zet de exportstatus terug, zodat je eventueel nog aanpassingen kunt uitvoeren. Daarna kun je de factuur opnieuw exporteren.

Factuur handmatig markeren als geëxporteerd

In sommige situaties wil je een factuur niet exporteren, maar kan deze wel het exportproces blokkeren. In dat geval is het mogelijk om de factuur handmatig als geëxporteerd te markeren.

Let op! Dit kan op verzoek door support uitgevoerd worden.

Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op facturen met een bedrag van € 0,00.

De factuur krijgt vervolgens de status Geëxporteerd (handmatig). Hierdoor blijft duidelijk zichtbaar welke facturen daadwerkelijk zijn geëxporteerd en welke facturen handmatig de status Geëxporteerd hebben gekregen.

Belangrijk om te weten

SEPA/IBAN-problemen worden gemeld, maar kunnen niet automatisch worden opgelost. Deze vereisen handmatige controle.
De exportstatus van een factuur blijft altijd geëxporteerd of niet geëxporteerd — er is geen tussenliggende status.
De knop Export status herstellen is alleen beschikbaar voor facturen die al volledig zijn geëxporteerd.
Als het e-mailservicesysteem voor facturen tijdelijk niet beschikbaar is, is het versturen van e-mails uitgeschakeld. Je ziet dan een uitleg waarom deze actie niet mogelijk is.
Interne gebruikers met de juiste rechten kunnen een factuur handmatig als geëxporteerd markeren of die markering ongedaan maken.
Acties zijn alleen beschikbaar als de geselecteerde factuur en de huidige exportstatus dit toestaan zo worden onveilige handelingen voorkomen.
In de facturenlijst is het mogelijk om te filteren op debiteur, debiteurnummer, factuurdatum, Sepa nummer, factuurstatus, gemaild/gedownload, geëxporteerd en export meldingen.

Voorbeeld

Je exporteert de maandfacturen van januari. Het systeem meldt dat drie facturen geen geldige PDF hebben. Vanuit het waarschuwingsvenster kies je voor Alle ontbrekende PDF's opnieuw aanmaken. Na een korte hercontrole zijn de drie problemen opgelost en verdwijnen ze uit de lijst. Je zet de export door. Een week later blijkt dat bij één factuur de PDF niet is aangekomen bij je boekhoudprogramma. Je opent die factuur, klikt op export status herstellen, en selecteer die factuur en kies voor PDF's aanmaken. Het PDF-bestand wordt opnieuw aangemaakt. Selecteer de factuur en kies voor export. De factuur wordt opnieuw verstuurd.

Voordelen

Minder fouten bij export — problemen worden gesignaleerd vóórdat de export plaatsvindt.
Snel herstel — ontbrekende PDF's worden met één klik opnieuw aangemaakt.
Veilig PDF's hersturen — stuur alleen een ontbrekende PDF naar je boekhoudprogramma, zonder risico op dubbele financiële exports.
Beter overzicht — exportproblemen blijven zichtbaar en zijn eenvoudig te filteren in de facturenlijst.
Meer controle — je kiest zelf of je doorgaat met de export of problemen eerst oplost.
Snellere werking — de facturenlijst werkt soepel, ook bij grote administraties.