Kwalificaties, beschikbaarheid en inzet van vrijwilligers

Kwalificaties, inzet en beschikbaarheid zijn te gebruiken om vrijwilligers te koppelen aan bepaalde activiteiten. Het begint met het inrichten van een kwalificatielijst, deze wijs je toe aan vrijwilligers en dan kun je op de aangegeven beschikbaarheid zoeken naar beschikbare vrijwilligers en vrijwilligers uitnodigen om te komen helpen.

Om de inzet van vrijwilligers, in combinatie met kwalificaties, te kunnen bepalen en in te kunnen zien zijn er een aantal stappen te ondernemen. 

Wanneer je alleen de beschikbaarheid wil gebruiken en geen kwalificaties, ga dan naar het kopje 'Inzet'.

Beheer van kwalificaties

Om te beginnen moeten er kwalificaties ingericht worden in de stamtabellen. Ga naar [ Beheer | Stamtabellen | Kwalificaties ] om de kwalificaties te beheren en nieuwe aan te maken.

Klik op nieuw om een nieuwe kwalificatie aan te maken en voer de gegevens in op de nieuwe regel.

Kwalificaties toewijzen

Een lijst met Kwalificaties kan helpend zijn bij de inzetbaarheid van een vrijwilliger. Om kwalificaties toe te wijzen aan een vrijwilliger ga je naar [ HR | Dossier ] en dan naar de tab Kwalificaties. 

Hier zie je de toegewezen kwalificaties met een begin- en einddatum plus het aanspreekpunt binnen de organisatie en een eventuele opmerking. 

Daarnaast kun je makkelijk een nieuwe kwalificatie toevoegen of een bestaande kwalificatie bewerken. 

Om een nieuwe kwalificatie te maken klik je op de knop '+ Nieuw'. Gebruik het potloodje om te wijzigen of het prullenbakje om te verwijderen (hierbij krijg je een waarschuwingsmelding).

Vul alle benodigde gegevens in of pas ze aan waar nodig en vergeet niet op Opslaan te klikken. Het veld begindatum is verplicht, de overige velden zijn optioneel.

Beschikbaarheid

Om met de inzet van vrijwilligers te kunnen werken moet er bij de vrijwilliger in het dossier aangegeven worden op welk dag en dagdeel van de week een vrijwilliger Aanwezig of Beschikbaar is. Op deze manier wordt overzichtelijk wanneer een vrijwilliger ingezet zou kunnen worden. Dit is geen plansysteem, maar een hulpmiddel om inzet te kunnen bepalen. Wanneer je geen gebruik maakt van een plansysteem maar wel een redelijk overzicht wil hebben van in te zetten vrijwilligers, kan deze oplossing helpend zijn. 

Om de inzet van een vrijwilliger aan te geven in het dossier, klik je op het betreffende dagdeel. Deze wordt groen om aan te geven dat de vrijwilliger beschikbaar is.

Ook kun je een aantal dagen per week instellen.

Controle op Kwalificaties en Inzet

De gegevens zoals ingevuld in de rubrieken Inzet en Kwalificaties in het Vrijwilligersdossier vind je ook terug in de Volledigheidscontrole onder [ HR | Overzichten | Volledigheidscontrole ]. Zo kun je een overzicht maken van aanwezige en beschikbare vrijwilligers. Gebruik de filters dag en dagdeel om te selecteren welk moment je wilt inzien. Daarbij kun je het filter kwalificatie gebruiken om alleen vrijwilligers te zien die een bepaalde kwalificatie hebben. 

Om alle stappen te kunnen volgen is het noodzakelijk dat de gebruiker de juiste bevoegdheden heeft, om aanpassingen te kunnen maken in beheer, overzichten te kunnen benaderen en om het vrijwilligersdossier in te kunnen zien en daar wijzigingen in te kunnen maken. 

• Related Articles

• Overzicht mutaties en declaraties

  Voor een overzicht van declaraties kun je naar [ HR | Overzichten | Mutaties ] Hier vind je een drietal tabbladen, te weten Mutaties, Details en Declaratieregels. Met deze drie tabbladen heb je een goed beeld van wat er aan declaraties ingediend is, ...

• Vrijwilligersportaal: Standaardlijsten

  In het Vrijwilligersportaal is het mogelijk om, naast de Ad Hoc Rapportage, standaardlijsten uit te draaien. Deze lijsten vind je in het HR menu [HR | Overzichten | Standaardlijsten]. In de standaard lijsten staan twee tabs, een voor jubilea gegevens ...

• Ad Hoc rapportage voor het Vrijwilligersportaal

  Met de functie ad hoc rapportage kunnen velden uit de database in overzichten geplaatst worden. Door de velden te selecteren creëer je een rapportage, die zich onder de selectie gelijk toont. Hiermee kun je heel flexibel een naar eigen wens ...