Hulptool

Eerst moeten de rechten via de instellingen ingesteld worden om bij deze functie via de instellingen te kunnen.

Belangrijk voor onze klanten die gebruik maken van bufferuren dat eerst de bufferuren regelingen overgezet zijn. Als dit niet wordt gedaan dan zal de compensatie uren niet op basis van de bufferuren worden overgezet maar op basis van de compensatie uren en hier kan een groot verschil in zitten.

Bij het overzetten van de bufferuren is het belangrijk dat er geen uren in staan die zijn verwijderd. Deze uren zouden op nul moeten staan. Het systeem herkent het patroon niet meer als er uren worden verwijdert.

Zorg ook dat de signaleringspagina geheel is bijgewerkt.

Als hier diensten in blijven staan van het vorig jaar en die worden na het verlof overzetten goed gezet dan kan dit leiden tot verschil in de compensatie uren van de medewerkers.

Ons advies is om deze pagina in de eerste week van januari bij te werken.

Brief opstellen voor de medewerkers en managers

Het advies is om dit minimaal twee weken voor de deadline de medewerkers en managers te laten weten.

Voor medewerkers:

·        Laten weten wanneer hun verlof wordt overgezet

·        Laten weten tot wanneer zij hun uren van dit jaar in kunnen leveren en weken definitief kunnen maken

·        Laten weten tot wanneer zij hun declaraties van dit jaar in kunnen leveren

·        Laten weten wat de gevolgen zijn van het niet uitvoeren van de taken

Voor managers:

·        Laten weten wanneer het verlof wordt overgezet

·        Laten weten tot wanneer zij de diensten en declaraties kunnen afhandelen

·        Laten weten welke rapporten zij hiervoor kunnen gebruiken (zorg wel dat deze gebruikers dan ook het recht hebben op deze rapporten)

o   Statusoverzicht rapport

o   Declaratie rapport

·        Laten weten wat de gevolgen zijn van het niet uitvoeren van de taken

Het vergrendelen van de planning

De eerste stap is zorgen dat alle planningen van dit jaar vergrendeld zijn.

Deze functie is het hele jaar door te gebruiken om de planning te vergrendelen in het verleden.
Het kan namelijk gebeuren dat een planning niet vergrendeld wordt door een storing of door achteraf vestigingen of groepen toe te voegen aan de instelling.
Als de planningen vergrendeld zijn kunnen alle diensten van de planning verwerkt worden.

Ons advies is om te zorgen dat de planning van huidige jaar in de eerste week van het komende jaar vergrendeld worden.
Hiermee geef je medewerkers en managers de tijd om te zorgen dat alle diensten ingeleverd en gekeurd kunnen worden.

Declaraties

De tweede stap is het afronden van declaraties.

Als er nog open declaraties staan die niet afgehandeld zijn dan worden die uren bijvoorbeeld niet verwerkt in de compensatie standen. Dit zorgt dan voor een verschil in de verlofkaarten van de medewerker. En kan niet met terugwerkende kracht via het verlofoverzetten verwerkt worden.

Een correctie kan wel via de verlofkaart van de medewerker handmatig aangepast worden.

Het afronden van declaraties is een functie die het hele jaar door te gebruiken is, bijvoorbeeld om je maand of kwartaal af te ronden.

Controleer een week voor het overzetten van het verlof of er nog declaraties zijn die openstaan van de medewerkers die in dienst zijn en al uit dienst zijn.

Door deze lijst een week voor het overzetten te controleren kan er nog navraag gedaan worden of de declaraties kloppen of om correcties te doen.

Het rapport declaraties toont alle gegevens.

Definitief maken

De derde stap is het definitief maken van de weken van de medewerkers.
Dit is de laatste stap voordat je het verlof kan overzetten. Het verlof kan pas overgezet worden als alle weken definitief zijn.

Om te zorgen dat er geen wijzigingen meer plaatsvinden in de weken van de medewerkers is het belangrijk om alle weken van het jaar van de medewerker definitief te maken.
Hiermee worden de weken voor de medewerker gesloten om nog wijzigingen in te kunnen doen.

Deze functie is het hele jaar door te gebruiken om bijvoorbeeld een maand of kwartaal af te sluiten.

Om deze stap te kunnen doen is het belangrijk dat alle medewerkers hun diensten hebben ingeleverd en dat alle managers alle diensten hebben gekeurd.
Het is belangrijk om te zorgen dat alle diensten verwerkt zijn, om dit te controleren kan je gebruik maken van bijvoorbeeld het rapport “statusoverzicht”
In principe wil je dat alle weken van alle medewerkers op groen staan.

Houdt rekening met het volgende:

·        Diensten die niet ingeleverd of geweigerd zijn worden verwijderd

·        Ingeleverde diensten blijven in behandeling staan

·        Niet genoten verlof wordt ingetrokken

·        Medewerker kan geen wijzigingen meer doen in een definitief gemaakte week (tenzij er nog ingeleverde diensten staan en deze door de manager geweigerd wordt)

·        Het definitief maken kost mogelijk wat tijd om uit te voeren

Daarom is het belangrijk om medewerkers van te voren goed te informeren over de deadline. En dat managers weten wanneer alles uiterlijk verwerkt moet zijn.

Advies is om te kijken naar de datum waarop je het verlof over wilt zetten. Een week daarvoor moeten manager klaar zijn met hun taken.
En een week daarvoor is de deadline voor de medewerkers.

Het is ook belangrijk om aan te geven wat de gevolgen zijn voor het niet inleveren en niet afhandelen van de diensten en declaraties.

Deze functie pas uitvoeren net voordat het verlof overgezet wordt. Het is belangrijk om hiervoor de tijd te nemen.

Om alle weken definitief te maken en te controleren heeft het systeem de tijd nodig.

Zorg dat je twee schermen open hebt zodat je op het ander scherm verder kan werken, sluit dit scherm NIET af tijdens het definitief maken, daarmee gaat de actie verloren.

Als deze functie veel eerder gedaan wordt, dan dient hij voor het overzetten van het verlof nogmaals gecontroleerd te worden.

Pas als alle weken van het jaar definitief zijn kan het verlof worden overgezet.

Verlof overzetten

De vierde stap is het Jaar verlof overzetten. Als alle voorgaande acties uitgevoerd zijn kan het verlof overgezet worden.

Deze functie is niet het hele jaar door te gebruiken en kan pas in het nieuwe jaar gedaan worden.
De optie is ingebouwd dat er gekozen kan worden voor bv alleen eerst wettelijk verlof overzetten.

Belangrijk hierbij is om in de gaten te houden dat het rapport dat gegenereerd wordt alle onderdelen bevat, omdat dit linkt naar het bestaand rapport “gedetailleerd verlofkaart rapport”

Per onderdeel van het verlof kan dit maar een keer per jaar en om het overzichtelijk te houden is ons advies om alles in een keer over te zetten.

Het controleren van het eerste rapport met de peildatum van 31 december is heel belangrijk.

Neem hier de tijd voor.

Als er dan nog standen niet goed staan dan kan dit nog aangepast worden voordat het verlof wordt overgezet.

Het controleren kan ook van te voren al gedaan worden, met het rapport “gedetailleerd verlofkaart rapport” zodat er niet op het moment van verlofoverzetten nog correcties gedaan moeten worden.

Als het verlof is overgezet wordt er een nieuw rapport gegenereerd met de datum van januari. Hierin staat dan het verlof wat is overgezet. 

Het verlof wordt als volgt overgezet:

·          Beschikbaar wettelijk verlof wordt wettelijk verlof voorgaand jaar

·          Beschikbaar bovenwettelijk verlof wordt bovenwettelijk verlof voorgaand jaar

·          Beschikbaar (buffer)compensatie wordt startsaldo

·          Beschikbaar senioruren wordt seniorrecht voorgaand jaar

·          Beschikbaar spaaruren wordt toegevoegd als correctie

·          Het verlof dat is overgezet wordt met een correctie aangegeven op de verlofkaart van voorgaand jaar.

Neem de tijd voor deze actie.

Om al het verlof over te zetten heeft het systeem de tijd nodig.

Zorg dat je twee schermen open hebt zodat je op het ander scherm verder kan werken, sluit dit scherm NIET af tijdens het verlof overzetten, daarmee gaat de actie verloren.

Voorbeeld van een deel van het rapport:

Het eerste rapport geeft de data aan met peildatum 31-12-2021

Dit rapport moet gecontroleerd worden op aanpassingen die je van te voren nog wilt

uitvoeren.

In dit voorbeeld is te zien dat er bij Bianca -5 staat.

Dit is alleen mogelijk als er na verlofaanvragen een wijziging is geweest zoals een contract wijziging, een correctie op verlof of achteraf invoeren van speciaal verlof met verlof vermindering.

Dat is een van de redenen om het eerste rapport goed te controleren.

Als dit vooraf gedaan wordt dan kan je als organisatie nog stappen ondernemen.

Controleer per medewerker waar het min verlof door komt.

Dit kan gecorrigeerd worden in de verlofkaart van de medewerker. Ons advies is om dit met een verlofcorrectie te doen, zodat het altijd terug te vinden is.

Het tweede rapport is het start rapport van 2022, na het verlof overzetten.

Uit het eerste rapport wettelijk totaal beschikbaar wordt overgezet naar het wettelijk beschikbaar VJ (voorgaand jaar)

Let op: de gegenereerde rapport zijn bedoeld voor controles, het systeem haalt niet de gegevens uit dit rapport om het verlof over te zetten. Het overzetten gaat op basis van de individuele verlofkaarten.

In het rapport gegevens aanpassen heeft geen effect op wat er overgezet wordt. Aanpassingen moeten op de verlofkaart gedaan worden.